監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

業務を行う上で必要不可欠となっているインターネットとメールですが、従業員がこのツールを私的に利用していたらどうでしょうか。
例えば、仕事中にオンラインゲームをする、私的なメールを繰り返す、株取引に熱中するといったケースが考えられます。また、悪質なサイトに接続されれば、セキュリティ面でのリスクも想定されます。

そこで本記事では、インターネットの私的利用によるリスク、私的利用が発覚した場合の対応、私的利用を未然に防ぐための対策などをわかりやすく解説していきます。

業務中のインターネットの私的利用に伴うリスク

インターネットを私的に利用すると、機密情報の漏洩やサイバー攻撃などのリスクが高まります。例えば、会社のパソコンでネットサーフィンをしていたところ、ウイルスに感染し、顧客の個人情報が漏洩するなどのケースが考えられます。

このような事態が発生すると、会社は多額の損害賠償責任を負ったり、社会的信用を失ったりするなど多くのダメージを受ける可能性があるため注意が必要です。
また、メールの私的利用についても、誤送信による情報漏洩などが懸念されます。

さらに、勤務時間中の従業員は、「使用者の指揮に従い、誠実に業務を遂行しなければならない」という職務専念義務を負っています。インターネットの私的利用は「職務専念義務違反」にあたり、生産性の低下や業務効率の悪化を招くおそれがあるため厳格に対処する必要があります。

職務専念義務については、以下のページもご覧ください。

業務中に私的メール・ネット利用をする従業員への対応

従業員によるインターネットの私的利用が疑われる場合、会社は以下の流れで対応する必要があります。

1. 私的利用の調査をする
2. 従業員と面談をして事実確認を行う
3. 注意・指導を行う
4. 懲戒処分を検討する

手順を誤ると、従業員との間でトラブルが発生するおそれもあるため注意しましょう。

①私的利用の調査をする

当該従業員に貸与していたパソコンやスマートフォンの閲覧履歴をチェックし、私的利用の頻度や内容などを調査します。また、アクセス履歴は証拠として残しておきましょう。

ただし、いくら業務中とはいえ、無制限に監視やモニタリングを行うことはプライバシーの侵害にあたり、権利濫用とみなされる可能性があります。そのため、私的利用に対する会社の権限については就業規則で明記しておくことが望ましいでしょう。

②従業員と面談をして事実確認を行う

調査によってインターネットの私的利用が発覚した場合、従業員と面談を行い、事実確認を行います。本人に調査結果を伝え、内容に誤りがないか、私的利用の目的などを聴き取りましょう。

また、面談では本人に弁明の機会を与えることも重要です。弁解の機会を与えずに処分を行うと、会社の権利濫用と判断され、処分が無効とされる可能性があります。また、従業員に損害賠償請求される場合もあるため、弁明の機会は必ず与えるようにしましょう。

③注意・指導を行う

調査や面談で判明した事実関係を踏まえ、従業員に注意・指導を行います。
従業員の中には、悪気なく軽い気持ちで私的利用をしてしまう人も多いため、以下のような点を強く伝えると効果的です。

• 業務中のインターネットの私的利用は就業規則で禁止されていること
• 従業員は労働契約上の「職務専念義務」を負っていること
• 私的利用には大きなリスクが伴うこと
• 私的利用は懲戒処分の対象になること（就業規則に規定がある場合）

厳重に注意・指導することで、従業員の危機意識が高まり、私的利用を抑制する効果が期待できます。
また、注意・指導の内容は会社が適切に対応したことを示す重要な証拠となるため、書面や録音・録画データなどで記録を残しておきましょう。

④懲戒処分を検討する

注意・指導を繰り返しても私的利用が続く場合や、私的利用の態様が悪質な場合、就業規則に基づき「懲戒処分」を検討することになります。インターネットの私的利用が、就業規則上の“懲戒事由”として定められていれば、懲戒処分が認められる可能性があります。

ただし、私的利用が軽度の場合には、戒告や譴責など比較的軽い処分に留めるのが一般的です。私的利用の程度に比して処分の程度が重すぎると、懲戒権の濫用にあたり処分が無効となる可能性もあるため慎重に判断する必要があります。

業務中のメール・ネットの私的利用を防ぐにはどうする？

従業員が勤務中にインターネットを私的に使ってしまうのは、「少しくらいなら大丈夫だろう」「みんなもやっているし」と軽く考えているケースがほとんどです。

こうした行為を未然に防ぐためには、私的利用によってどのようなリスクがあるのかをしっかりと説明し、従業員一人ひとりの危機意識を高めることが大切です。
そのためにも、会社としては次のような体制や環境づくりに取り組む必要があります。

私的利用について就業規則に規定する

就業規則は、会社で働くうえでのルールブックともいえる存在であり、従業員は就業規則に従い職務を遂行する義務があります。
そのため、就業規則に「インターネットやメールを私的利用してはならないこと」や「モニタリング調査を行うことがある旨」を規定し周知することで、私的利用の未然防止につながります。

ただし、従業員が就業規則に目を通すとは限らないため、必要に応じて説明会を行うことも検討すべきでしょう。

また、インターネットの私的利用を“懲戒事由”に定めることで、従業員への処分や会社側の対応も明確になります。

休憩時間の私的利用についても定める

休憩時間は業務時間ではありませんが、パソコンの管理権限が会社にある以上、休憩時間中の私的利用を無制限に認めるのはリスクが大きいです。
そこで、休憩時間は業務パソコンの私的利用を禁止するなど、業務時間中と同様の制限を設けるのも良いでしょう。

会社から貸与したパソコンなどの取扱いについては、以下のページもご覧ください。

従業員への教育・指導を行う

就業規則でインターネットの私的利用を禁止しても、従業員が十分理解しているとは限りません。そのため、定期的にパソコンやスマートフォンの利用方法について教育・指導を行うことが重要です。

教育や指導においては、私的利用が発覚した場合の処分についても具体的に説明しましょう。それによって従業員の意識が高まれば、私的利用の未然防止につながります。

また、インターネットの私的利用によるリスクも明確にするとより効果的です。例えば、ウイルス感染によって機密情報が流出した場合、会社だけでなく従業員本人も損害賠償責任を負う可能性があること等を伝えると良いでしょう。

従業員のプライバシー保護における注意点

業務パソコンには会社の施設管理権が及びますが、無制限にモニタリングが認められるわけではありません。サイトの閲覧履歴やメールの送受信履歴は「従業員のプライバシー」にかかわるため、個人情報保護の観点から一定の制限を受ける場合があります。

会社によるモニタリングやメールの閲読は許される？

インターネットの使用履歴はプライバシーにかかわるため、無制限にモニタリングやメールの閲読が認められるわけではありません。

しかし、会社のパソコンは業務のために利用するのが大前提なので、通常よりもプライバシー保護の程度は軽減されるのが一般的です。よって、監視の目的や態様が、社会通念上相当な範囲を逸脱しない限り、モニタリングやメールの閲読は違法とはならない（プライバシー権の侵害にはあたらない）と考えられています。
また、合理的な理由に基づくモニタリングであれば、就業規則に規定がなくても認められる傾向があります。

とはいえ、無用なトラブルやリスクを避けるためにも、モニタリングの目的や方法、実施時間帯、収集する情報などは就業規則で明記しておくと安心です。

パソコンのモニタリングが違法になるケースとは？

以下のような方法でモニタリングを実施した場合、社会通念上相当な範囲を逸脱しているとして、違法と判断される可能性があります。

• モニタリングする権限を持たない者が、従業員の閲覧履歴などを監視した場合
• 権限を持つ者であっても、モニタリングを行う合理的必要性がない状況下で、専ら個人的な好奇心などからモニタリングを行った場合
• ルール上の手続きを行わずに上司が独断でモニタリングを行った場合　など

業務中のメール・ネットの私的利用に関する裁判例

業務中のインターネットの私的利用に関する対応は弁護士にご相談ください

業務中のインターネットの私的利用は、情報漏洩や職務怠慢などさまざまなリスクを招きます。そのため、私的利用を未然に防ぐための社内体制を整備することが重要です。

弁護士であれば、インターネットの私的利用を防ぐための就業規則の整備から、従業員への研修・教育、トラブル対応まで幅広くサポートが可能です。また、従業員への処分についても、法的見解から妥当な処分を判断することができます。

弁護士法人ALGは、企業法務に精通した弁護士が多く在籍しています。業務中のインターネットの私的利用でお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。