退職勧奨(退職勧告)とは｜適切な進め方や注意点、応じない場合の対応

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

退職勧奨とは、会社を辞めてほしい従業員に対して退職を促す手続きです。主に、解雇の前段階として行われるのが一般的です。

退職勧奨は、解雇に比べてトラブルになりにくく、上手くいけば労使ともにメリットが大きい制度です。一方、適切に進めないと「退職強要」にあたり、違法となるおそれがあるため十分注意が必要です。

本記事では、退職勧奨が行われるケースや退職勧奨の進め方、適切に進めるための注意点などを詳しく解説していきます。

退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社側から従業員に退職するよう求め、合意のうえで退職を目指す手続きです。「双方の合意」が前提なので、本人が退職に応じなければそこで終了となります。
一方的に労働契約を終了する「解雇」と比べ、円満な解決を見込めるのが特徴です。

なお、退職勧奨を行うこと自体は違法ではありませんが、退職勧奨の方法によっては実質的な「退職強要」とみなされ、違法と判断される可能性があります。従業員に慰謝料を請求されたり、訴訟を起こされたりするリスクもあるため、退職勧奨は慎重に行うことが重要です。

退職勧奨と解雇の違い

退職勧奨と解雇との最大の違いは、「労働者の同意が必要であるか否か」です。
また、解雇では基本的に“解雇予告”または“解雇予告手当の支払い”が必要ですが、退職勧奨の場合は通常の退職時と同じ手続きを踏めば基本的に問題ありません。

また、退職勧奨は従業員との合意のうえで成立するため、解雇と比べてトラブルが起こりにくい傾向があります。解雇の場合、「不当解雇」をめぐって裁判に発展することも少なくないため、まずは退職勧奨を行い、合意を試みるのが得策といえます。

解雇が認められるケースなどは、以下のページで解説しています。

退職勧奨は会社都合退職として扱われる

退職勧奨は、基本的に「会社都合退職」として扱われます。

退職勧奨の理由は、“従業員側の問題”や“経営上の問題”などさまざまですが、会社から退職を求めている以上、その経緯にかかわらず「会社都合退職」となるのが基本です。
会社都合退職の場合、失業保険の給付日数が優遇されるため、従業員にもメリットがあります。

一方、従業員が退職勧奨に応じず、別の形で退職することになった場合、「自己都合退職」となり失業保険の優遇措置を受けられない可能性があります。
このような事情もしっかり説明することで、従業員も納得し、退職に応じやすくなるでしょう。

会社都合退職のポイントは、以下のページで詳しく解説しています。

退職勧奨を行う企業側のメリット・デメリット

退職勧奨を行うことで、企業には以下のようなメリット・デメリットがあります。

【メリット】

• 解雇できるだけの理由がなくても退職させることが可能
• 不当解雇だと主張されるリスクが低い

【デメリット】

• 従業員の合意が得られない場合には退職させられない
• 時間をかけて説得しなければならないケースがある
• 退職金の増額や、解決金の支払いなどが必要となるケースが多い

退職勧奨に至る理由

法律上、退職勧奨を行う理由に制限はありません。また、問題がある労働者に対して退職勧奨を行うことも可能です。
退職勧奨を行う理由としては、以下のようなものが挙げられます。

• 従業員の能力不足
• 勤務態度の問題
• 周囲とのトラブル
• 信頼関係の喪失
• 経営上の事情

従業員の能力不足

能力不足とは、

• ミスの頻発
• 取引先や顧客からのクレーム
• 営業ノルマの未達
• 管理職のマネジメント不足

などが代表的です。これらは業務や経営に支障をきたすおそれがあるため、退職勧奨によって退職を求めるケースが多いです。

従業員が試用期間中の場合、試用期間満了前に退職勧奨を行うのが一般的です。
試用期間は従業員の能力や適性を見極めるための期間なので、能力不足と判断されれば本採用を見送るのが通常です。しかし、本採用の拒否は違法と判断されるリスクがあるため、試用期間中に退職勧奨を行い、できるだけ穏便に退職してもらうケースが多くなっています。

本採用を拒否するリスクや注意点は、以下のページで解説しています。

勤務態度の問題

勤務態度の問題とは、

• 無断遅刻や無断欠勤などの勤怠不良
• 仕事中の居眠り
• 業務指示に従わない
• 私用による離席が多い

などが挙げられます。これらの事情があっても、会社は直ちに従業員を解雇できるわけではありません。注意や指導、軽い懲戒処分などを繰り返し、それでも改善がみられないような場合に解雇が検討されます。
そこで、できるだけ早く従業員に退職してもらうため、退職勧奨が行われることも多いです。

懲戒処分の種類やポイントは、以下のページで解説しています。

周囲とのトラブル

周囲とのトラブルとしては、

• 協調性がなくコミュニケーションが取れない
• セクハラやパワハラを繰り返す
• 部下が次々とメンタル不調を起こしている
• 仕事を他人に押し付ける
• 他の従業員の悪口を言いふらす

などが挙げられます。これらの行為を繰り返す従業員についても、まずは注意や指導をしっかり行い、問題点を自覚させたうえで退職勧奨を行うのが良いでしょう。

なお、パワハラ防止に努めることは会社の義務ですので、日頃から十分な対策が求められます。詳しくは以下のページをご覧ください。

信頼関係の喪失

信頼関係を喪失させる行為は、

• 機密情報の持ち出し
• 横領
• 名誉棄損
• 上司や経営陣への誹謗中傷
• 経歴詐称

などが考えられます。これらの行為が発覚すると、たとえ損害が小さくても信頼関係を維持するのは困難なため、会社側から退職を求めるケースが多いです。

経営上の事情

経営上の事情とは、

• 経営悪化
• 不採算部門の統合・廃止
• 事業内容の転換

など、人員整理が必要な状況をいいます。
整理解雇の前段階として、退職勧奨が行われるのが一般的です。また、人件費を削減するため、より多くの従業員に対して退職勧奨が行われる傾向があります。

なお、個別の退職勧奨ではなく、希望退職者を募るケースもみられます。

退職勧奨の進め方

退職勧奨は、主に次のような手順で進めます。

1. 退職勧奨の方針を決定する
2. 退職勧奨の理由を整理する
3. 従業員と面談を行う
4. 回答期限を伝え、検討を促す
5. 退職の時期や条件を話し合う
6. 退職届を受理し、合意書を締結する

①退職勧奨の方針を決定する

退職勧奨の方針は、全社で共有することが重要です。
例えば、“対象従業員の範囲”や“退職の時期”などについて、人事部だけでなく会社の経営陣、直属の上司なども交えて話し合うことで、社内の意識を統一させることができます。

また、退職勧奨が会社の総意であることを、従業員に認識してもらうためにも有効です。

②退職勧奨の理由を整理する

退職勧奨の理由をメモに整理し、従業員にしっかり説明できるよう準備します。理由としては、「経営上の都合による人件費削減」「従業員側の問題」の2つが多いでしょう。

特に後者の場合、従業員は自分の問題点を自覚していないことも多いため、説得が難しいケースもあります。そこで、「具体的にどのようなトラブルが起こったのか」「どんな影響が出ているのか」なども明確に示し、事の重大さを認識してもらうことが重要です。

③従業員と面談を行う

従業員を個室に呼び出し、退職勧奨を行います。
ただし、いきなり退職を求めると従業員も混乱するため、まずはこれまでの問題行為や再三注意しても改善がみられなかった事実を説明してから、退職してほしい旨を伝えるのが一般的です。

なお、従業員が退職を明確に拒否している場合、それ以上勧奨するのは控えましょう。執拗に退職を求めたり、解雇をほのめかしたりすると、「退職強要」にあたり違法と判断される可能性が高くなります。
また、後々不当な訴えを起こされても反論できるよう、面談の内容を録音しておくのもおすすめです。

④回答期限を伝え、検討を促す

退職勧奨に応じるかどうか、すぐに回答を求めるのは避けましょう。
数日～1週間ほど検討期間を与え、回答期日を定めて再度面談を実施するのが一般的です。

その場で回答を迫ると、退職強要ととられ、同意が無効になる可能性もあるため注意が必要です。
特に家族がいる場合、退職によって収入が減ると生活に大きな影響が出ます。週末を挟むなど、従業員が家族としっかり話し合えるよう配慮することが重要です。

⑤退職の時期や条件を話し合う

従業員が退職勧奨に応じる場合、「退職時期」や「条件面」などについて交渉を行います。従業員の希望も聞きながら丁寧に話し合うことで、後のトラブル回避につながります。

会社が提案できる条件としては、以下のようなものが挙げられます。

• 給料の数ヶ月分を支払う
• 退職金を割り増しで支払う
• 次の就職先を見つけるための支援をする
• 未消化の有給休暇を買い取る

退職金を割り増しするときには、中小企業であれば給与の3ヶ月分程度が一応の目安になり得ます。従業員に落ち度がないケースについては、さらに条件を引き上げると交渉がスムーズに進むでしょう。

⑥退職届を受理し、合意書を締結する

退職が決まったら、必ず従業員に「退職届」の提出を求めましょう。
退職届は、本人の意思で退職すること、つまり解雇ではないことを証明する重要な書類なので、後に不当解雇などを訴えられても会社に有利に働く可能性が高いです。

また、より証拠能力を高めるには、退職届だけでなく「退職勧奨同意書」も取り交わしておくと安心です。同意書では、双方が合意のうえで退職に至ったことや、退職時の条件、清算条項、守秘義務条項などを定めます。そのため、退職届よりもトラブル防止には効果的と考えられます。

退職勧奨を適切に行うための注意点

退職勧奨は、適切に行わないと「不当解雇」や「退職強要」で訴えられるおそれがあります。具体的には、以下のような影響が起こり得ます。

• 退職の合意が無効となる
• 退職としてから無効とされるまでの賃金を請求される
• 慰謝料を請求される

特に、退職勧奨の場で従業員に侮辱的な言葉をかけたり、仕事を与えないなど心理的圧力をかけたりした場合、パワハラとみなされ慰謝料を請求される可能性が高くなります。

違法な理由での退職勧奨を行わない

以下のような理由で退職勧奨を行うと、違法になるおそれがあります。

• 従業員の性別
• 妊娠や出産
• 労働組合への加入
• パワハラやセクハラなどを社内窓口に相談している
• 会社の不正を通報した
• 労災を申請した

なお、労災に遭った労働者に退職勧奨を行うと、労災隠しを疑われてしまうおそれがあるので注意しましょう。

脅迫やパワハラになるような言い方は避ける

退職勧奨では、“従業員を侮辱する発言”や“脅しともとれる言葉”は使わないよう注意が必要です。言い方によっては退職強要やパワハラにあたり、退職の同意が無効になるおそれがあります。

具体的には、以下のような言葉は控えましょう。

• 他の従業員の迷惑だ
• 給料泥棒
• 退職届を書くまで部屋から出さない
• 応じるまで帰宅を認めない
• 退職届を出さないと解雇する
• 退職勧奨に応じなければ退職金は支払わない
• 残っても任せられる仕事はない
• （妊娠中の従業員に対して）産休や育休を取るなら辞めてほしい

これらの言葉以外にも、従業員の受け取り方次第ではパワハラ等を理由に訴えられる可能性があります。退職勧奨が適切であったと後から証明できるよう、面談の様子は録音しておくと安心です。

退職を目的とした配置転換などをしない

退職の同意を得るために、不当な配置転換や出向を行うことは認められません。
例えば、退職勧奨を拒否した従業員に対して以下のような対応をとると、違法と判断されるおそれがあります。

• 事務員を出向させて、肉体的な負担が大きい倉庫業務に従事させる
• 草むしりや雑用を命じて、他の仕事を与えない
• 1人だけ個室を与え、会社の業務とは関係ない作業をさせる

従業員が退職勧奨に応じない場合の対応

退職勧奨を拒否された場合、執拗に退職を求めるのは避けましょう。退職に応じるかは従業員の自由なので、何度も退職勧奨を行うと違法と判断されるおそれがあります。
そのため、退職に応じない従業員には「注意指導」や「懲戒処分」で対応するのが一般的です。

まずは退職勧奨に至った経緯（従業員側の問題点）をしっかり伝え、本人に改善を求めます。教育係を付けてマンツーマンで指導したり、作業日報を提出させたりすると効果的です。
ただし、退職に応じなかったことの報復と捉えられるような形での「注意指導」や「懲戒処分」とならないよう、時期や方法については配慮する必要があります。

注意指導を繰り返しても改善がみられない場合、戒告やけん責、減給、出勤停止などの懲戒処分も検討する必要があります。まずは軽い処分から科し、一向に改善されなければ「解雇」とするのが基本です。

なお、従業員を解雇する際は、一定の「解雇予告期間」を空ける必要があります。詳しくは以下のページをご覧ください。

退職勧奨の行為が違法と判断された判例