監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

近年、「コンプライアンス違反」などという言葉を耳にする機会が多くなっています。
コンプライアンス違反があった場合には、企業に金銭的な損害が発生するだけでなく、その企業に対する信頼も失ってしまう可能性が高いため、企業利益の損失は大きなものになります。

以下では、コンプライアンス違反が起きることを未然に防止するために、企業がとるべき５つの対策を以下にご紹介していきます。

コンプライアンスが重視されている背景

コンプライアンスとは、企業などが法律や会社のルールを守り、正しく行動することを意味します。
最近では、単に法律を守るだけでなく、公正で適切な企業活動を通じて社会的責任を果たすことも、コンプライアンスの重要な要素とされています。

昨今、上場企業などで不祥事が相次ぎ、メディアでも大きく取りあげられています。不祥事を起こした企業は長年築いてきた信用を失い、売上が落ち込むなど、経営に深刻な影響を受けるケースが増えています。

このような状況を受け、企業が社会的責任を果たし信頼を守るために、コンプライアンスの徹底が重視されるようになっています。事業者は、今一度コンプライアンスへの意識を高めて、違反を防ぐ取り組みを強化しなければなりません。

企業で起こりうるコンプライアンス違反の事例

企業によるコンプライアンス違反事例

企業によるコンプライアンス違反の例は、次のとおりです。

• 不正会計
  利益を実際より多く見せるなど、財務情報を操作する行為です。発覚すれば刑事罰や上場廃止など重大なリスクが生じます。
• 情報漏えい
  管理体制の不備により顧客・取引先情報が外部に流出すると、社会的信用を失います。
• 不適切な労務管理
  賃金や残業代の未払い、違法な長時間労働は労働基準法違反であり、行政指導や罰則の対象です。
• 不正受給
  受給条件を満たしていないのに、満たしていると虚偽申告して補助金や助成金を受け取る行為は、詐欺罪に該当します。

従業員によるコンプライアンス違反事例

従業員によるコンプライアンス違反の例は、以下のとおりです。

• ハラスメント
  上司による過度な叱責などパワハラは増加傾向にあります。企業にはパワハラの防止義務があり、放置すると損害賠償や評判低下につながります。
• AIの不適切利用
  業務でAIを使う際、機密情報を入力したり、誤った情報をそのまま使用することは、情報漏えいや誤報の原因となります。
• SNSでの不適切投稿
  顧客情報や社内情報をSNSに投稿する行為は、企業の信用を損ないます。
• 不正請求
  実際に使っていない経費を申請する行為は、詐欺罪に該当する悪質な行為です。

コンプライアンス違反が起こる原因

コンプライアンス違反が起こる原因として、以下が考えられます。

• コンプライアンスに対する知識不足
  法律や社内ルールを十分に理解していないことで、従業員が無意識に違反行為をしてしまうことがあります。
• 違反行為を行いやすい環境
  企業に「昔からこうしているから」という慣習や、売上げを重視するあまり不正を黙認する文化がある場合、違反が起こりやすくなります。例えば、粉飾決算のように違反と知りながらあえて行う企業もあります。
• 違反防止のための体制不備
  ルールを守っているか監視したり、指導する体制が整っていない企業では、違反が見つかりにくく、繰り返されるリスクが高まります。

こうした原因を理解し、教育の徹底、企業文化の見直し、チェック体制の強化などを行うことが、コンプライアンス違反を防ぐための鍵となります。

コンプライアンス違反によるリスクと影響

コンプライアンス違反は企業に深刻な影響を与え、場合によっては経営悪化や倒産につながる可能性があります。主な影響やリスクとして、以下があげられます。

• 行政処分や刑事罰
  法令違反が発覚すると、営業停止や許認可の取消しなど行政処分を受けるだけでなく、刑事罰や罰金が科されるケースもあります。
• 損害賠償責任
  法令違反で第三者に損害を与えた場合、企業は多額の賠償金の支払いを余儀なくされる可能性があります。
• 社会的信用の失墜
  法令違反が報道やSNSで広まると企業イメージが悪化し、取引停止や顧客離れが起きるリスクがあります。
• 従業員の離職
  不祥事を起こした企業では、従業員のモチベーションが低下し、退職者が増える可能性があります。
• 株主離れ
  上場企業の不祥事は株価急落や株主離れを招き、資金調達が困難になれば事業継続が危うくなります。

コンプライアンス違反を未然に防ぐ5つの対策

企業がコンプライアンス違反を起こすと、信用の失墜や損害賠償、刑事罰など重大なリスクが発生します。こうしたリスクを未然に防ぐためには、次のような対策をしっかりと行うことが重要です。

• ①自社リスクの洗い出し
• ②社内ルール・マニュアルの作成
• ③コンプライアンス研修の定期的な実施
• ④コンプライアンス相談窓口の設置
• ⑤内部監査の実施

①自社リスクの洗い出し

コンプライアンス違反を防ぐには、まず自社でどのような違反が起きやすいのかを把握することが重要です。リスクを明確にすることで、どのような体制やルールを整えるべきかを検討できます。

リスクを洗い出す際には、現場の声を拾うことが必要です。各部署の従業員に聞き取り調査を行い、業務の中でルールが曖昧だと感じる部分や、不安を感じる場面などを確認し、リスクをリストアップしましょう。また、過去に自社や同業界で発生した違反事例を分析し、自社に起こり得るリスクを特定することも有効です。

②社内ルール・マニュアルの作成

コンプライアンス違反を防ぐには、社内規程や業務マニュアルを整備することが必要です。明確なルールがあれば、従業員は迷わず業務を進められ、違反が起きにくい環境を作ることができます。

社内規程には、規程の目的や適用範囲、守るべきルール、組織体制、違反が発覚した場合の罰則などを明記しましょう。また、業務マニュアルには「コンプライアンス違反に該当するケース」と「該当しないケース」を具体的に示すことが必要です。例えば、情報漏えいに関するルールでは、顧客データを外部に持ち出す行為は違反である一方、社内での共有は一定の条件下で認められることを記載します。

規定やマニュアルは、最新の法令や業界動向に合わせて定期的に見直すことも重要です。

③コンプライアンス研修の定期的な実施　

コンプライアンス違反は、経営者だけでなく、従業員の行動によっても起こる可能性があります。従業員にコンプライアンス意識を強く持ってもらうためには、定期的な研修を行うことが重要です。

研修は従業員の立場に合わせて内容を変える必要があります。上級管理職、中間管理職、新入社員では、起こりやすい違反の種類や注意すべき場面が異なるからです。上級管理職にはリスクマネジメントや部門間の調整、中間管理職には部下指導やハラスメント防止、新入社員には社内ルールや個人情報保護など、それぞれに適したテーマを設定しましょう。

具体的な方法としては、専門家を招いたセミナーで最新の法令や事例を学ぶことや、eラーニングを活用して理解度を確認する仕組みを導入するのがおすすめです。

④コンプライアンス相談窓口の設置

企業でコンプライアンス違反の疑いを見つけたら、すぐに事実を調査し、損害の発生を防ぐことが重要です。そのためには、社内や社外にコンプライアンス相談窓口を設置しておくことが欠かせません。

特に、弁護士事務所など社外にも相談窓口を設けることで、より効果的な対応が期待できます。社員にとって、会社に自分が通報したことが知られないという安心感があるため、問題を報告しやすくなるでしょう。さらに、専門家が対応することで、迅速かつ的確な処理が可能になります。

⑤内部監査の実施

コンプライアンス違反を防ぐには、報告を待つだけでなく、企業側から積極的にリスクを発見する仕組みを整えることが重要です。

そのために有効なのが内部監査の実施です。各部署に業務遂行状況の定期報告などを求めることで、違反の原因となるリスクを早期に発見できます。

さらに、外部監査の導入も非常に効果的です。弁護士など専門家による第三者の視点を取り入れることで、社内では見落としがちな課題や盲点を発見でき、より適切な改善策を講じることができます。

コンプライアンス対策を成功させるためのポイント

コンプライアンス対策により、効果的にコンプライアンス違反を防止するためのポイントがいくつかあります。

企業のトップが違反を許さない決意を示す

コンプライアンス対策を成功させるためには、企業のトップが「違反を許さない」という強い決意を示すことが重要です。

たとえ違反を起こしたのが一従業員であっても、最終的には企業の責任として、企業イメージの悪化をもたらす可能性があります。そのため、経営陣が率先してコンプライアンスへの取り組みを明確に示す必要があります。

具体的には、取締役会でのコンプライアンスに関する対応策の提案、コンプライアンス担当部署の設置や優秀な人材の配置などを行うと効果的です。こうした取り組みによって、従業員の意識も高まり、企業全体でコンプライアンス違反を防ぐ文化が根づいていきます。

健全な組織風土を作る

コンプライアンス違反を防ぐためには、単にルールを定めるだけでは不十分です。企業全体で違反が起きにくい職場環境を整えることが重要です。風通しが悪く「言うべきことが言えない」職場では、問題の発見や報告が遅れ、違反の温床となるリスクがあります。

こうしたリスクを避けるには、上司と部下、同僚間で活発なコミュニケーションと議論の場を設けることが欠かせません。問題が小さいうちに社内でしっかり議論し、改善策を講じることで、コンプライアンス違反を未然に防ぐことができます。

法律の専門家である弁護士に相談する

社内体制を整備するだけでなく、弁護士と顧問契約を結ぶなどして、いつでも弁護士に相談できる環境を整えておくことも重要です。コンプライアンス違反が発生した場合だけでなく、問題が表面化する前の段階で不安を感じたときにも、専門知識を持つ弁護士に相談することで、適切な予防策を講じることができます。

さらに、社内のコンプライアンス対策チームに、社外の弁護士を加えることも有効です。

ただし、実際にトラブルが生じた際に、その弁護士に裁判代理や事件処理を依頼できなくなる場合もあるため、顧問弁護士がいる場合は、顧問弁護士以外の弁護士に依頼することをおすすめします。

コンプライアンス違反が発生した場合の対処法

コンプライアンス違反が起きたときは、以下の手順で冷静に対応しましょう。

1. 事実関係の調査
   関係者へのヒアリング、証拠の調査などを通じて、正確な事実関係を把握します。
2. 被害者のケア
   被害者がいる場合は適切なケアを行い、必要に応じて損害賠償請求等にも対応します。
3. 情報の発信
   プレスリリースなどで違反への対応状況を公開し、株主や取引先の不安を軽減します。
4. 監督官庁への報告
   報告義務がある場合は速やかに監督官庁へ報告し、指示に従って対応しましょう。
5. 違反者の処分
   事実確認が終わったら、違反者に懲戒など適切な処分を検討します。
6. 再発防止策
   ルールの見直しや研修の実施など再発防止策を講じます。

コンプライアンス違反についてのQ&A

機密情報や個人情報の漏えいを防止するには、どのような対策が有効ですか？

情報漏えいを防止するためには、情報管理に関する社内規定を整備し、情報管理に関する研修を実施する等、従業員に遵守させる体制を作ることが有効です。

反社リスクに対して企業はどう備えるべきですか？

典型的には、各種契約書や取引規程などにいわゆる“反社条項”を設けることが考えられます。

ただし、契約書等に反社条項を設けるだけでは不十分であり、企業が反社会的勢力と関係を持たないようにするために、取引に入る前に、取引相手の素性を調査すべきでしょう。

具体的には、インターネットによる検索や登記情報、雑誌や新聞等から情報を収集することが重要です。

従業員の退職後にコンプライアンス違反が発覚した場合はどうすればいいですか？

従業員が退職した後にコンプライアンス違反が発覚した場合でも、企業は適切な対応を取る必要があります。

まず、事実関係をしっかり確認し、違反によって会社に損害が生じている場合は、損害賠償請求を検討しましょう。また、退職金の返還を求めることができるケースもありますので、就業規則や契約内容を確認することが必要です。

こうした対応は法律問題が含まれるため、労働トラブルに詳しい弁護士に相談しながら進めることをおすすめします。

コンプライアンス違反を未然に防ぐために、弁護士法人ALGがサポートいたします。

コンプライアンス違反は企業にとって重大なリスクとなり、信用の低下や損害賠償、経営悪化など深刻な問題につながる可能性があります。近年、法令遵守や企業倫理の重要性はますます高まっており、違反を未然に防ぐための体制づくりがとても重要です。

しかし、社内だけで対応するのは限界があります。そのようなときは、専門知識を持つ弁護士に相談するのがおすすめです。法的リスクを正しく把握し、予防策を講じることができます。

弁護士法人ALGでは、企業のコンプライアンス対策を専門家として丁寧にサポートし、違反防止に向けた実効性の高いアドバイスをご提供します。企業の信頼を守るためにも、ぜひ弁護士法人ALGへご相談ください。