監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

在籍中の社員が、未払い残業代を支払うよう会社に請求してくることがあります。このような場合に、会社が適切な対応をとることができなければ、紛争を激化させたり、過大な残業代を支払ってしまったりすることがあり得ます。
そこで、本コラムでは、「在籍中の社員が未払い残業代の支払いを請求してきた場合の会社側の対応」について労務問題を多く扱う弁護士が解説します。

在籍中の社員から残業代を請求された場合の対処法

まず、前提として、会社には、残業代を支払う法的な義務があります（労働基準法37条第1項）。

しかし、社員から請求された残業代の金額を鵜呑みにして全額を支払うことはおすすめできません。社員が請求している金額は、あくまで社員が自らの持っている資料や記憶に基づき、概算で算出しているものである可能性が高いからです。そこで、会社が管理しているタイムカード等の資料に基づいて、正確な未払い残業代の金額を算出することが重要です。

また、会社側としては、正確な計算をするだけではなく、
・消滅時効が完成している
・請求している労働者は、管理監督者に該当するため残業代を支払う必要はない
・労働時間と主張してきているものが、労働時間とは考えられない
といった反論をすることができる場合もあります。

なお、会社が残業代を支払う際は、「割増賃金」も忘れてはいけません。割増賃金のルール等については以下のページで解説していますので、併せてご覧ください。

未払い残業代についての団体交渉

社員が在籍中の未払い残業代を請求する際は、会社と直接交渉することは難しいと考えて労働組合を通じて請求してくることがあります。

労働組合から未払い残業代に関する団体交渉を申し込まれた場合、会社側は団体交渉に応じる義務を負います（労働組合法7条2号）。ただし、この義務は、労働組合の要求を飲まなければならないことを意味するわけではありません。労働組合の要求に対し、正確な資料に裏打ちされた事実があれば、反論することが可能です。

したがって、労働組合から団体交渉を申し込まれた場合には、労働組合の請求内容を吟味し、会社として反論できることがないかを検討し、毅然とした対応を心掛ける必要があります。

特に会社外部のユニオンに労働者が加入した場合、ユニオンの担当者は交渉のプロであることが多いため、交渉方法に不安を覚えたまま団体交渉に応じることは大変危険です。そのため、ユニオンから団体交渉を申し込まれた場合には、早期に弁護士に相談することをおすすめします。

また、以下のページでは「未払い賃金」や「団体交渉」で会社が負う義務などについてより詳しく解説しています。ご覧いただくと、より理解が深まるでしょう。

在籍中に残業代を請求されることのデメリット

では、実際に在籍中の社員が残業代を請求してきた場合、会社にはどんなダメージがあるのでしょうか。以下でいくつか見ていきましょう。

社員側は証拠の保全がしやすくなる

在籍中に残業代を請求する場合、社員は会社に出社していることが多いため、会社の就業規則やタイムカード等の証拠を比較的容易に取得し、請求の準備をすることができます。

他の社員についても残業代を支払う必要が出てくる

在籍中に残業代を請求された場合、社員間で情報の共有がされやすい状況にありますので、請求をしている社員だけではなく、他の社員も一斉に残業代の請求をしてくる可能性があります。そうなると会社としては、多額の残業代を一斉に支払わなくてはならないだけでなく、当該請求への対応に追われることになり、会社の規模によっては事業の継続が困難となることさえあり得ます。

また、仮に請求をしてきた社員にだけ残業代を支払った場合には、社内で不公平感が生じ、職場の雰囲気が悪化することが予想されます。

タイムカード等の提出を要求されたときの対応

「会社はタイムカード等の証拠を提出する義務を負う」と明示的に定めた法律はありません。

しかし、裁判例上、会社がタイムカード等の開示義務を負うと判断したものがあります（大阪地方裁判所　平成22年7月15日判決）。

この裁判例は、労働基準法が、労働時間について罰則による厳格な規制を置くとともに（労働基準法32条以下、同法119条1号）、使用者自らが労働時間の把握をすべきものとし（労働基準法108条、同法施行規則54条1項5号参照）、さらに、使用者に対して賃金その他労働時間に関する重要な書類についての保存義務を課していること（労働基準法109条）から、会社には、法律上、労働者の労働時間の把握、資料の作成及び保管をする義務があると判断しています。

また、これに加えて、一般に労働者は労働時間を正確に把握できないと残業代が請求できないという大きな不利益を被るのに対して、会社がタイムカード等を開示することは容易であることから、会社はタイムカード等を開示する義務を負うと判断しています。

とはいえ「どの程度まで資料を提出しなければならないのか」と思われる方もいらっしゃるでしょう。この疑問については以下のページで解説していますので、ぜひご覧ください。

在籍中の社員に対する不利益取り扱いの禁止

在籍中の社員が残業代を請求してきた場合、当該社員と会社の間には紛争が生じている状態です。しかし、会社は、これを理由として、当該社員に対して本人の望まない配置転換、降格、減給及び解雇等を行ってはいけません。

仮に、会社が上記のような不利益取り扱いをした場合、後に当該取り扱いについて紛争が生じ、配置転換、降格、減給及び解雇の効力が否定される可能性があります。

なお、会社としては「経営上の必要性がある」と考えて当該措置（配置転換、降格、減給及び解雇等）をとったとしても、その社員との間で残業代の争いが生じた際に、当該措置の目的が「残業代を請求してきたことに対する嫌がらせである」と認められる可能性があります。そのため、会社としては、嫌がらせ目的ではなかったことを主張できるような証拠を準備しておくと良いでしょう。

社員への不利益取り扱いについてより詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

在籍中の残業代請求を予防するためには

在籍中の残業代請求を予防するためには、日ごろから労働時間を正確に把握し、残業代を支払っておく必要があります。

なお、残業代の金額を抑えるために、残業に関する許可制を設け、社員は上司の決裁を受けなければ残業をすることができない制度を作るのが有効でしょう。ただし、そのためには、就業規則において残業の許可制を記載する必要があります。

在籍したまま残業代を請求された裁判例

ここで、在籍中の社員からの残業代請求について争われた裁判例をご紹介します。

在籍中の社員から残業代を請求されたら、労務問題に強い弁護士にご相談下さい。

在籍中の社員から残業代を請求された場合、適切な対処をとることができないと不当に多額な残業代を支払うことになったり、不当な不利益処分に関する別の紛争を生じさせたりしてしまったりすることがあります。

適切な対処を行い、また、残業代請求の再発を防止するためにも、在籍中の社員から残業代を請求された場合には、労務問題に強い弁護士にご相談ください。