監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

フレックスタイム制は、働きやすい環境を実現するために有効な手段です。
しかし、「導入したいが何から始めたら良いかわからない」「導入後の労務管理に不安がある」などと導入をためらわれる方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、フレックスタイム制の導入手順や必要な手続き、導入時の注意点などを詳しく解説していきます。

フレックスタイム制とは

フレックスタイム制とは、一定期間における総労働時間を定めたうえで、始業時刻と終業時刻を労働者の判断に委ねる制度です。そのため、事業主が勤務時間を固定することは基本的にできません。

例えば、「毎日9時の朝礼に参加するように」「毎日18時までは業務にあたるように」などと命じることは認められません。
ただし、コアタイムを定め、その範囲内で業務を命じることは可能です。また、不要な深夜労働などを防ぐため、フレキシブルタイムを定めることもあります。

もっとも、フレックスタイム制にはメリットもデメリットもあるため、導入前にきちんと確認しておくことが重要です。次項からみていきましょう。

なお、以下のリンク先でもフレックスタイム制について詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

導入するメリット・デメリット

【メリット】

• 〈ワークライフバランスの向上〉
  子供の予定がある日は早く退勤するなど、仕事と家庭の両立が図りやすくなります。
• 〈離職率の低減〉
  自由度が高いフレックスタイム制は、労働者の満足度や定着率アップにつながると期待できます。
• 〈優秀な人材の確保〉
  働きやすい環境はアピールポイントになるため、応募者が増え、優秀な人材を確保できる可能性が高まります。

【デメリット】

• 〈労務管理が複雑〉
  ひとりひとりの勤務時間が異なるため、勤怠管理の手間が増えるおそれがあります。
• 〈コミュニケーション不足〉
  他の労働者と顔を合わせる機会が減り、コミュニケーションや情報共有が不足する可能性があります。
• 〈生産性の低下〉
  労働者の裁量が大きい分、自己管理が苦手な者はサボりやすく、生産性が下がるリスクがあります。

フレックスタイム制を導入する手続きの流れ

フレックスタイム制の導入が決定したら、以下の手順で導入手続きを進めましょう。

1. 就業規則の作成・変更
2. 労使協定の締結
3. 労働基準監督署への届出
4. 労働者への周知・説明

各手順について、次項から詳しく解説していきます。

①就業規則の作成・変更

フレックスタイム制を導入する際は、「始業と終業の時刻を労働者の決定に委ねる旨」を就業規則で定める必要があります。コアタイムやフレキシブルタイムを設ける場合、併せて記載しましょう。

なお、就業規則の作成や変更が必要なのは、パートやアルバイトを含め常時10人以上の労働者を雇用する企業です。労働者が10人未満の場合、就業規則の作成義務はありませんが、書面にまとめて労働者に周知するのが望ましいでしょう。

就業規則の作成方法は、以下のページで詳しく解説しています。

就業規則の規定例

就業規則では、「始業及び終業の時刻を労働者の決定に委ねる旨」を定めます。
具体的には、以下のような規定を加筆するのが一般的です。

②労使協定の締結

フレックスタイム制について、事業場の過半数労働組合または過半数代表者と協議し、労使協定を締結する必要があります。また、清算期間が1ヶ月を超える場合は労使協定の届出も必要です。

労使協定の有効期間について法的なきまりはありませんが、1年間と定めるのが一般的です。
有効期間を定めないと、双方の合意なく協定を解約できず、企業経営に支障をきたすおそれがあるためです。

もっとも、１年ごとに締結するのは手間なので、あらかじめ「期限までに申入れがない限り自動更新とする」旨を定めておくのがおすすめです。

対象となる労働者の範囲

フレックスタイム制を適用する労働者の範囲を定めます。
適用範囲に法律上のきまりはないため、特定の部署や個人にのみ適用することも可能です。
例えば、「全労働者」「〇〇部のみ」「○○職の従業員」などさまざまな範囲で定めることができます。

フレックスタイム制の適用範囲を決める際の注意点などは、以下のページで解説しています。

清算期間

清算期間とは、労働者が働くべき“総労働時間”を定める期間のことです。
従来、清算期間は「1ヶ月以内」でしたが、2019年の法改正により「上限3ヶ月」に延長されました。事業主は、最長3ヶ月の範囲内で定めることになります。

また、清算期間の「起算日」も定める必要があります。月給制の場合、起算日は賃金計算期間の始期と合わせるのが一般的です。

ただし、清算期間によって総労働時間の定め方は異なりますし、勤怠管理の手間も変わるため、清算期間の長さは慎重に検討しましょう。

清算期間を延長する際の注意点などは、以下のページで解説しています。

清算期間における総労働時間

総労働時間とは、清算期間内に労働者が働くべき時間、いわゆる“所定労働時間”を指します。

総労働時間は、清算期間全体を平均したとき、1週間あたりの労働時間が“40時間（法定労働時間）”を超えない範囲で定める必要があります。具体的には、以下の計算式を用いるのが一般的です。

総労働時間＝1週間の法定労働時間（40時間）×清算期間の暦日数÷7日

上記の範囲を超える場合、時間外労働にカウントされ割増賃金が発生するため注意しましょう。

標準となる1日の労働時間

標準となる1日の労働時間とは、年次有給休暇取得時の賃金計算の基礎となる労働時間です。以下の計算式で算出できます。

標準となる1日の労働時間＝清算期間における総労働時間÷期間中の所定労働日数

単に時間数を定めれば良いので、始業時刻や終業時刻まで定める必要はありません。
フレックスタイム制の場合、労働者が有給休暇を取得した場合、標準となる1日の労働時間働いたとみなし、実労働時間にカウントする必要があります。

コアタイムとフレキシブルタイム

コアタイムやフレキシブルタイムを定めるかは任意ですが、労務管理や情報共有の観点から定めておくのがおすすめです。

【コアタイム】
1日の中で必ず働かなければならない時間帯です。
コアタイムを定めないと、全く働かない日が出たり、情報共有の機会が減るデメリットがあります。
ただし、コアタイムが長すぎるとフレックスタイム制が機能せず、制度として認められない可能性があります。

【フレキシブルタイム】
労働者が自由に出退勤できる時間帯です。
フレキシブルタイムを定めないと、毎日の深夜労働も認められ、割増賃金が高額になるおそれがあります。よって、割増賃金が発生する深夜帯（午後10時～午前5時）を避けてフレキシブルタイムを定めるのが一般的です。

③労働基準監督署への届け出

フレックスタイム制を導入する場合、就業規則にルールを定め、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。
なお、常時雇用する労働者が10人未満の場合、就業規則の作成・届出義務はありませんが、書面に記載し社内で周知するのが望ましいとされています。

また、清算期間が1ヶ月を超える場合、過半数労働組合または過半数代表者と労使協定を締結し、労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。
一方、清算期間が1ヶ月以内の場合、労使協定の締結はしますが、届出までは必要ありません。

必要な届出義務を怠った場合、30万円以下の罰金を科せられる可能性があるため注意が必要です。

④従業員への周知・説明

就業規則や労使協定の作成・変更後は、その内容を労働者に周知することが義務付けられています。
周知方法は、全労働者が自由に閲覧できるよう、以下のように行う必要があります。

• 作業場の入り口、休憩室、更衣室など、労働者が頻繁に目にする場所へ掲示する
• 書面で配布する
• パソコンやUSBなどの電子媒体に記録し、誰でも閲覧できる状態にする

周知が不十分だと、就業規則や労使協定の効力が認められない可能性があります。

フレックスタイム制を導入するにあたっての注意点

フレックスタイム制は勤怠管理が複雑なため、導入前にしっかり準備しておくことが重要です。
事業主が注意すべき点について、次項から解説していきます。

労働時間の適切な管理

フレックスタイム制は労働者ごとに出退勤時刻が異なるため、勤怠管理が複雑になりやすいです。
また、時間外労働の計算は清算期間終了後に行うため、期間内の労働時間をしっかり管理しておく必要があります。
手動で管理するのは厳しいので、「勤怠管理システム」を導入するのが一般的です。

例えば、出退勤の打刻から労働時間を自動集計できるシステムであれば、実労働時間の累計を一目で把握できます。
また、アラート機能が備わっていると、総労働時間を超過する前に警告してくれるため、時間外労働の発生も抑えることができます。

時間外労働に対する割増賃金の支払い

フレックスタイム制でも、時間外労働は発生します。時間外労働にカウントされるのは以下の時間です。

時間外労働に対しては、通常と同じく割増賃金の支払いが必要です。
また、フレックスタイム制でも時間外労働を行うには36協定の締結・届出が必要となります。

以下のページで詳しく解説しています。

残業命令の可否について

フレックスタイム制の適用対象者については、基本的に残業を命じることができません。
残業命令によって退勤時刻をコントロールできてしまうと、フレックスタイム制の趣旨に反すると考えられるためです。

とはいえ、会議や打ち合わせなどの参加のために残業が必要になる場合もあるでしょう。その場合は、労働者と協議し、個別に同意を得るか、労働者にあらかじめ、出勤・退勤時刻の予定を申告させて、その範囲内で必要な業務遂行を命じるとよいでしょう。

フレックスタイム制の導入手続については弁護士までご相談ください

フレックスタイム制の導入時は、就業規則の変更や労使協定などさまざまな手続きが必要です。また、勤怠システムの導入や労務管理の見直しなど、事前準備も重要といえます。

弁護士であれば、フレックスタイム制の導入手続きから制度設計、適切な労務管理の方法まで幅広くアドバイスできます。また、導入後の運用についてもサポートできるため、より高い効果を得られるでしょう。

弁護士法人ALGは、企業法務に精通した弁護士が多数在籍しており、実務経験も非常に豊富です。フレックスタイム制の導入・運用についてお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。