就業規則の作成と届出の義務｜作成の流れや違反時の罰則など

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

一定以上の規模の会社では、就業規則を作成し、届け出ることが義務付けられています。届出を怠ると罰則の対象になる可能性があるため注意が必要です。
また、記載が必要な事項や届出手続等に関して決まりがあるため、十分理解してから対応しなければなりません。

本記事では、就業規則を作成する方法や流れについて詳しく解説していきます。「これから就業規則を作成したい」という方はぜひご覧ください。

就業規則の作成・届出義務

常時10人以上の労働者を雇う事業場では、就業規則を作成し、行政官庁（労働基準監督署）に届け出ることが義務付けられています（労基法89条1項）。
また、新たに就業規則を作成するときだけでなく、就業規則の内容を変更する場合も届出が必要となります。

就業規則は会社のルールを統一するという重要な役割があるため、作成は慎重に行いましょう。記載事項を確認し、誤りがないよう注意します。
もっとも、就業規則をゼロから作成するのは難しいので、弁護士などの専門家に相談されるのが一般的です。

「常時10人以上」とは

「常時10人以上を雇用している」かは、事業場ごとに判断します。よって、例えば本部で50人、支部で10人の労働者を雇用している場合、基本的にそれぞれの事業場で就業規則の作成・届出が必要です。

なお、この“労働者”には、正社員だけでなくパートタイマーやアルバイト、契約社員なども含まれます。また、所定勤務時間や日数が少なくても除外することはできません。
ただし、派遣社員については、派遣元の労働者とみなされるためカウントしないのが基本です。

なお、繁忙期などで一時的に有期職員を雇った結果、10人を超えたというケースもあります。その場合、当該職員の契約満了後に10人未満に戻ることが確実であれば、就業規則の作成義務はありません。

10人未満の場合

労働者が10人未満の場合、就業規則の作成、届出義務はありませんが、作成するのが望ましいとされています。就業規則がないと職場のルールが統一されず、労働トラブルを招くおそれがあるためです。

例えば、賞与や退職金の支給要件を定めていない場合、会社側の認識としては支給対象ではない労働者からも賞与等の請求がされ、紛争に発展する可能性があります。
余計なトラブルを避けるため、労働者が10人未満の場合でも就業規則を作成してこれを従業員に周知しておくべきです。

就業規則の作成・届出義務に違反した場合の罰則

就業規則の作成・届出義務を怠った場合、30万円以下の罰金が科せられます。これは、就業規則に必要事項を記載しなかった場合も同様です。
また、労働基準監督署による是正勧告の対象にもなります。勧告を無視したり、態度が悪質だった場合、書類送検されるおそれもあるため注意しましょう。

では、就業規則の届出はしていないものの、その内容がすでに社内で周知さている場合はどうでしょう。この場合、就業規則は無効にならず、法的効力は維持されると考えられています。
とはいえ、届出義務違反で罰則の対象になるので、届出は必ず行いましょう。

就業規則の作成の流れ

ここから、就業規則の作成の流れについて説明していきます。就業規則は、以下の手順で作成されます。

1. 原案作成
2. 労働者からの意見聴取
3. 届出・周知

原案作成

まず、就業規則の原案を作成します。就業規則に決められた書式はありませんが、厚生労働省が公表している、「モデル就業規則」を参考にすることができます。これをひな形として、自社の特性や事業内容に応じた就業規則を作成していくと良いでしょう。また、この段階で、労働者側からの意見を取り入れて内容に反映することもできます。

なお、就業規則は非常に重要な規則であり、細目にわたって規定する必要があるため、作成にあたっては専門家に相談するのが一般的です。

労働者からの意見聴取

就業規則の原案を作成したら、使用者は、労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は労働者の過半数代表者）の意見を聞き取ります（労基法90条1項）。なお、聞き取った意見は、労働基準監督署への届出の際に、意見書として添付します（同条2項）。詳細については、下記の記事をご覧ください。

届出・周知

就業規則が完成したら、管轄の労働基準監督署へ届け出ます（労基法89条）。

また就業規則は、その性質上労働者に周知される必要があるため、使用者には「労働者への周知義務」も課せられています（労基法106条1項）。かかる義務の詳細については、下記の記事をご覧ください。

就業規則の届出に必要な書類

就業規則を作成したら、以下の3つの書類を労働基準監督署へ提出します。
なお、これらの書類はすべて2部ずつ提出しましょう。1部は提出用、もう1部は自社保管用として、労基署の受付印が押されたうえで返却されます。

• 作成した就業規則
• 意見書
  ※労働者側に意見書の提出を拒否された場合、その旨を記載した書類を添付します。
• 届出書
  ※指定の書式はありませんが、厚生労働省のサイトからサンプルを取得できます。

就業規則の記載内容

就業規則の記載内容は、以下の３つに分けられます。

• 絶対的必要記載事項：必ず記載しなければならない項目
• 相対的必要記載事項：会社に何らかの制度を設ける場合、必ず記載しなければならない項目
• 任意的記載事項：記載してもしなくても良い項目

それぞれの詳細は、以下のページで解説しています。

作成した就業規則の変更をする場合

就業規則の絶対的必要記載事項および相対的必要記載事項を変更した場合も、作成したときと同様の手順を踏まなければなりません（労基法89条）。具体的には、以下の流れで変更します。

1. 変更案作成
2. 労働者からの意見聴取
3. 就業規則変更届の提出
4. 変更後の就業規則の周知

不利益変更の禁止

就業規則の変更自体は許されますが、労働者の合意を得ずに、労働者の不利益になる変更を行うことは、基本的に認められません（労契法9条）。もっとも、①変更後の就業規則が周知されている、②変更が合理的であるといえる等、一定の要件を満たす場合には、変更後の就業規則に定められた労働条件が適用されます（同法10条）。