就業規則の作成義務とは｜10人未満の場合や違反時の罰則など

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

一定以上の規模の会社では、就業規則を作成し、届け出ることが義務付けられています。届出を怠ると罰則の対象になる可能性があるため注意が必要です。
また、記載が必要な事項や届出手続等に関して決まりがあるため、十分理解してから対応しなければなりません。

本記事では、就業規則を作成する方法や流れについて詳しく解説していきます。「これから就業規則を作成したい」という方はぜひご覧ください。

就業規則の作成義務とは

就業規則の作成義務とは、労働基準法第89条第1項に基づき、常時10人以上の従業員を雇用する事業場に課される重要なルールです。

対象となる企業は、就業規則を作成したうえで、必ず所轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。この義務は、就業規則を新たに作成する場合だけでなく、内容を見直して変更する場合にも同様に求められます。

ただし、就業規則は単に作成すればよいというものではありません。作成や変更にあたっては、労働者代表の意見を聴き、その意見書を添付して労基署に届け出ることが義務づけられています（労基法第90条）。さらに、完成した就業規則を従業員に周知しなければなりません（労基法第106条第1項）。

こうした手続きを適切に行うことで、初めて就業規則が現場できちんと活用できるようになります。

「常時10人以上」とは

「常時10人以上を雇用している」かは、会社全体ではなく、事業場ごとに判断します。
事業場とは、本社や支店、店舗、営業所など、独立して業務を行う拠点のことです。
例えば、本部で50人、支部で10人の従業員を雇用している場合は、基本的にそれぞれの事業場で就業規則の作成・届出が必要です。

また、一時的にアルバイト等を増員して10人を超えた場合でも、契約終了後に確実に10人未満へ戻る見込みであれば義務は生じません。判断のポイントは、事業場の定義と雇用の継続性です。

労働者にはパートやアルバイトなども含まれる

ここでいう「労働者」には、正社員だけでなく、パートやアルバイト、契約社員なども含まれます。そのため、就業規則の作成義務（常時10人以上）を判断する際には、これらの従業員を含めて人数をカウントする必要があります。ただし、派遣社員については、派遣元の労働者として扱われるため、基本的に人数には含めません。

なお、パートやアルバイトがいる場合には、パートタイマー専用の就業規則を別に作成することも可能です。

就業規則が適用される労働者の範囲について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

10人未満の事業場における就業規則の作成義務

労働者が10人未満の事業場では、就業規則の作成・届出は義務ではありませんが、作成しておくことが望ましいとされています。就業規則がない場合、職場のルールがあいまいになり、思わぬトラブルを招くおそれがあるためです。

例えば、賞与や退職金の支給要件が明確に定められていない場合、会社としては支給対象外と考えていた従業員から支給の請求を受け、紛争に発展する可能性もあります。不要なトラブルを防ぐためにも、たとえ10人未満であっても就業規則を整備し、従業員にきちんと周知しておくことが望ましいでしょう。

就業規則を作成するメリット

就業規則を作成することで、企業には次のようなメリットがあります。

• トラブル予防と法的リスクの軽減
  例えば、残業のルールが曖昧な場合は、従業員から未払い残業代を請求されるおそれがあり、また、懲戒や解雇の基準が定まっていない場合は、会社側の問題社員への対応も難しくなるものと想定されます。就業規則を作成しておけば、事前に決められたルールに沿って対応できるため、トラブルや法的リスクを予防できます。
• 生産性の向上
  従業員は、労働条件や待遇が明確になることで安心して働けるようになり、行動の指針もはっきりするため、迷いなく業務に取り組めるようになります。その結果、仕事がスムーズに進み、業務効率や生産性の向上につながります。
• 企業のイメージアップ
  就業規則がある企業は、法令遵守の意識が高いと評価されやすいため、取引先や求職者からの信頼も高めることができます。
• 助成金の申請に活用できる
  助成金の申請には就業規則の整備が求められることが多いところ、会社としては事前に就業規則を作成しておくことで、助成金を活用しやすくなります。

就業規則の作成・届出等の義務違反における罰則

就業規則の作成や届出を怠ると、30万円以下の罰金が科されます（労基法第120条第1号）。これは、必要事項の記載漏れや従業員代表への意見聴取を行わなかった場合も同様です。

また、就業規則の作成や届け出について法令違反がある会社については、労働基準監督署から是正勧告を受けることがあり、これを無視して法令違反を継続した場合は、書類送検されるおそれもあります。

さらに、就業規則が十分に整備されていないと、残業や懲戒処分などのルールが曖昧となり、会社は、トラブル発生時に適切な判断ができなくなる可能性があります。その結果、会社側が不利な立場に置かれるリスクも高まるため、事前に就業規則は整備しておくことが重要です。

なお、就業規則は届出をしていなくても、社内で周知されていれば一定の法的効力は認められますが、届出義務違反が解消されるわけではあないため、注意が必要です。

就業規則を作成する流れ

就業規則の作成は、次の4つのステップで進めていきます。

1. 原案作成
2. 労働者からの意見聴取
3. 労働基準監督署への届出
4. 従業員への周知

就業規則の基本的なルールについて知りたい方は、あわせて以下の記事もご確認ください。

①原案作成

まず、就業規則の作成は、就業規則の原案を作成することから始まります。この作業は一般的に、会社側の人事・労務部門が中心となって進めるのが基本です。

就業規則に決められた書式はありませんが、厚生労働省が公表している「モデル就業規則」を参考にすることで、基本的な構成を押さえることができます。これをひな形として、自社の特性や事業内容に合わせて内容を具体化していくと効率的です。また、この段階で労働者側の意見を取り入れておくことで、実態に合ったルールづくりやトラブル防止にもつながります。

なお、就業規則の記載内容は、「必ず記載すべき事項」「制度がある場合に記載すべき事項」「任意で定める事項」の3つに分けられます。これらを整理して漏れなく整備することが必要です。

就業規則に記載すべき事項について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

②労働者からの意見聴取

就業規則の原案を作成したら、使用者は、労働者の過半数で組織する労働組合（ない場合は労働者の過半数代表者）の意見を聞き取ります（労基法90条1項）。なお、聞き取った意見は、労働基準監督署への届出の際に、意見書として添付します（同条2項）。詳細については、下記の記事をご覧ください。

労働者からの意見聴取についてさらに詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

③労働基準監督署への届出

就業規則が完成したら、管轄の労働基準監督署へ届出を行います（労基法89条）。

届出は会社単位ではなく、事業場ごとに必要です。本社だけでなく、支店や営業所がある場合は、原則それぞれの所在地を管轄する労働基準監督署へ提出しなければなりません。

提出期限に明確な定めはありませんが、就業規則を作成した場合は施行日までに、変更した場合はできるだけ早く届け出ることが大切です。

届出の際には、以下の３つの書類を労働基準監督署へ提出します。

• 作成した就業規則
• 意見書（提出を拒否された場合は、その旨を記載した書面）
• 届出書

これらの書類はいずれも2部ずつ提出します。1部は提出用、もう1部は会社保管用として、労基署の受付印が押された状態で返却されます。

労働基準監督署についてさらに詳しく知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。

④従業員への周知

就業規則は作成・届出を行うだけでなく、従業員に周知してはじめて効力を持つものです（労働契約法第7条）。そのため、会社には就業規則を労働者に知らせる「周知義務」が課されています（労基法106条）。

周知方法としては、社内の見やすい場所への掲示や備付けのほか、書面の配布、イントラネットでの閲覧など、従業員がいつでも確認できる状態にすることが重要です。

なお、就業規則については、必ずしも全従業員に配布する義務まではありません。ただし、従業員から希望があった場合は、コピーを渡すなど適切に対応することが求められます。周知義務についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

就業規則を作成する際の注意点

労働基準法に沿った内容を制定する

就業規則を作成する際に最も重要なのは、労働基準法に沿った内容にすることです。就業規則は会社独自のルールを定めるものですが、法律に反する内容はその部分が無効となります。

例えば、次のような内容は労働基準法違反となる可能性があります。

• 残業代を一切支払わないとする
• 正当な理由がないと有給休暇を取得できないとする
• 労働基準法で定められた基準を下回る休日や休憩時間にする
• 遅刻や欠勤を理由に、働かなかった時間分以上の賃金を差し引く

こうした規定を設けても法的効力は認められず、かえってトラブルの原因になるため注意が必要です。また、就業規則は一度作って終わりではありません。労働法令は頻繁に改正されるため、法改正に合わせて定期的に見直すことが重要です。

社会通念上合理的な内容にする

就業規則の内容は、社会通念上合理的なものでなければなりません。会社のルールを自由に定められるとはいえ、不当に従業員の権利を制限したり、極端に厳しい規律を設けたりすることは適切ではありません。

例えば、数回の遅刻で即時解雇とする、私生活を過度に制限するなどの規定は、合理性を欠くとして無効と判断されるおそれがあります。

また、就業規則の変更についても注意が必要です。基本的に労働者の合意を得ずに不利益な変更を行うことは認められていません（労契法9条）。

例えば、手当の減額や退職金制度の廃止といった変更は、慎重な対応が求められます。ただし、変更内容に合理性があり、周知が適切に行われている場合は、例外的にその変更が認められることもあります。

自社の業種や社内事情に合ったものを作成する

就業規則はひな型をそのまま使うのではなく、自社の業種や職場の実情に合わせて作成することが大切です。見た目が整っていても、現場に合っていなければ実際に使えず、トラブルの原因になりかねません。

例えば、業務に資格や免許が必要な場合は、無資格業務を禁止するルールや資格手当の支給などを明記しておく必要があります。また、繁忙期と閑散期で仕事量が変わる職場では、出勤日や勤務時間の決め方を定めておかないと、現場で混乱が生じやすくなります。

さらに、営業職のように外出が多い場合には、みなし労働時間の扱いを明記しておくことも重要です。現場の実態をしっかり踏まえて作成することで、就業規則は初めて実務で活用できるものとなり、円滑な職場運営とトラブル防止に役立ちます。