監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

労働者を解雇する場合、使用者は解雇予告の実施または解雇予告手当の支払いのいずれかをすることが義務付けられています。
仮に解雇予告を実施する場合、使用者は解雇予告通知書を用いて労働者に通知することで将来のトラブルを避けることができます。

本記事では、解雇予告通知書の概要、作成方法や交付手続等について解説します。

解雇予告通知書とは

解雇予告通知書とは、従業員に対して「〇月〇日をもって解雇します」と会社が正式に伝えるための書面です。解雇の予告自体は口頭でも行うことができるため、解雇予告通知書を発行しなかったからといって直ちに違法になるわけではありません。

しかし、会社が従業員を解雇するときは、解雇予告手当を支払わない限り、原則として解雇日の30日前までに予告する義務があります（労働基準法20条1項）。この義務をめぐって「予告を受けていない」と従業員が後から主張し、トラブルに発展することも少なくありません。

そのため、解雇を行うときは、いつ、どのように解雇を伝えたかを明確に残しておくためにも、解雇予告通知書を交付しておくのが適切です。

解雇予告や解雇予告手当について詳しく知りたい方は、こちらの解説もあわせてご覧ください。

解雇予告義務が不要になるケース

解雇予告義務は、以下のいずれかに当たる場合は免除されます。
これらのケースでは、従業員に対して解雇予告通知書を渡す必要はなく、即日で解雇することも可能です。

• ①解雇予告手当を支払った場合
  従業員に平均賃金30日分以上の解雇予告手当を支払えば、30日前の予告を行わなくても解雇できます（労基法20条1項）。
• ②解雇予告除外認定を受けた場合
  天災などで事業の継続が困難になった場合や、従業員に重大な過失がある場合には、労働基準監督署長から除外認定を受けることで、予告なしの解雇が認められます（労基法20条1項）。
• ③一定の短期労働者に該当する場合
  勤務期間が1ヶ月以内の日雇い労働者、2ヶ月以内の有期雇用労働者、4ヶ月以内の季節労働者、試用期間14日以内の労働者は、はじめから解雇予告義務の対象外とされています（労基法21条）。

解雇予告通知書・解雇理由証明書・解雇通知書の違い

解雇に関する書面には「解雇予告通知書」「解雇通知書」「解雇理由証明書」の3つがあり、それぞれ役割が異なります。

解雇予告通知書と解雇通知書は、どちらも従業員に解雇を知らせるための書面です。予告期間を設けて、後日に解雇する場合は「解雇予告通知書」を使います。一方、伝えたその日をもって即時に解雇するときは「解雇通知書」を交付するのが一般的です。

また、「解雇理由証明書」は、解雇理由を示すための書面です。会社が自主的に作成するものではなく、従業員から請求があった場合に交付義務が生じる点に特徴があります。

このように3つの書面は目的も使われる場面も異なるため、それぞれの違いを正しく理解しておくことが大切です。

解雇予告通知書の記載事項と書き方【雛形・テンプレート付き】

解雇予告通知書には、一般的に解雇日や解雇理由などを記載しますが、法律で細かな記載項目が定められているわけではありません。ただし、内容が不十分だと説明不足と争われる可能性があるため、事実をもとに分かりやすく書くことが重要です。

また、WEB上のテンプレートは参考用であり、どの会社にもそのまま使えるわけではありません。実際の事情に合わせて、内容を修正してから利用する必要があります。

以下に解雇予告通知書のひな形をご紹介しますので、作成する際の参考にしてください。

作成年月日

解雇予告通知書を作成した年月日を記載することで、当該年月日に解雇対象の労働者に対していつ解雇予告通知をしたのかを明らかにすることができます。

なお、原則として使用者は労働者を普通解雇する30日以上前に解雇予告通知をしなければならないところ、この日数のカウントは解雇予告通知が労働者に到達した時点からスタートすることに注意が必要です。

解雇する従業員の氏名

解雇対象者を明確にするために、解雇する従業員の氏名を記載する必要があります。

会社名・代表者氏名

解雇の内容を特定するためには、何という名称の使用者が何という氏名の労働者を解雇するのかを特定する必要があります。
そのため、解雇する従業員の氏名に加えて、会社名・代表者氏名を記載する必要があります。

解雇の意思表示

解雇予告通知書の到達によって労働基準法上の解雇の予告の効果が発生するためには、解雇予告通知書に解雇の意思表示が記載されていることが必要です。労働基準法20条1項に基づいて通知していることを示すとより解雇の意思表示として明確になるでしょう。

解雇年月日

解雇予告通知の到達から解雇日が一定期間（原則として、30日以上）後に定められていることが適法な解雇の要件になるため、解雇予定日を予め記載する必要があります。

解雇理由

後に「不当な理由で解雇された」などと労働者が主張してトラブルになることを防ぐために、解雇対象の労働者が就業規則上のどの条項にあたるため解雇するのか、及びその就業規則の条項に該当する理由については記載しておくことが肝要です。

解雇予告通知書の交付方法と注意点

解雇予告通知書を正しい方法で交付することは、後々のトラブルを防ぐうえで非常に重要です。ここからは、解雇予告通知書を従業員に渡すときの注意点について解説します。

解雇予告通知は書面で交付する

解雇予告を書面で通知することで、使用者は後々労働者とトラブルになるリスクを低減することができます。そのため、解雇予告通知は口頭で行うのではなく、解雇予告通知書を交付することによって行うことが望ましいです。

手渡しする場合は受領印をもらう

労働者が解雇予告通知書に受領印を押すことで、労働者に解雇予告通知書が到達したことを証拠として残すことができます。

手渡しできない場合は郵送する

解雇予告通知書を労働者に直接交付できない場合は、郵便等の手段で労働者の住所に解雇予告通知書を送付することが考えられます。内容証明郵便に加えて、労働者が不在の場合にも投函される特定記録郵便を送付することが望ましいでしょう。

解雇予告通知書の受け取りを拒否されたら？

解雇予告通知書の受け取りを拒否されたとしても、会社が解雇の意思を伝え、従業員がその内容を確認できる状態にあれば、解雇予告は有効と判断されます。例えば、会社が通知書を手渡そうとしたときに、従業員が受け取りませんと拒んでも、その場に通知書が提示されていれば、相手が読んだかどうかに関係なく「届いた」と扱われます。

ただし、後からそんな話は聞いていないと争われる可能性があるため、通知が届いた証拠を残すことが必要です。内容証明郵便と、ポストに投函された事実が記録に残る特定記録郵便を併用し、自宅に解雇予告通知書を送付するのが望ましいでしょう。解雇予告が従業員に到達したことを客観的に示すことができ、トラブル防止につながります。

解雇予告をしなかった場合の罰則やリスク

解雇予告をしないまま従業員を解雇し、さらに解雇予告手当も支払わなかった場合、会社は労働基準法20条1項に違反したものとして、6ヶ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金に処される可能性があります（労働基準法119条1号）。しかし、リスクはこれだけにとどまりません。

解雇予告を適切に行わなかった場合、解雇そのものが無効と判断される可能性が高く、従業員を職場に復帰させなければならないケースも出てきます。解雇が無効とされた期間については、実際に働いていなくても賃金を支払う義務が生じ、未払い賃金に加えて遅延損害金を請求されることもあります。

さらに、従業員が解雇無効を主張して裁判を起こせば、裁判所から付加金の支払いを命じられる可能性もあり、企業にとって大きな負担となるでしょう。こうしたリスクを避けるためにも、解雇予告や解雇予告手当の手続きは、法律に定められたルールに沿って確実に行うことが重要です。

解雇予告通知書に関するQ&A

解雇予告通知書を交付するタイミングはいつですか？

解雇予告手当を支払わずに労働者を解雇する場合には、解雇の日の30日以上前に解雇予告をしなければなりません。
郵便等で解雇予告通知書を送付する場合には、解雇予告通知書の到達をもって解雇予告の効果が発生するため、余裕をもって発送することが必要です。

パート・アルバイトや試用期間中の従業員にも解雇予告通知書の交付は必要ですか？

パートやアルバイトであっても、労働基準法21条に定められた特別な例外事由に当てはまらない限り、解雇予告通知書を交付しなければなりません。また、試用期間中の従業員についても、働き始めてから14日を過ぎていれば、通常の従業員と同じように解雇予告通知書の交付が求められます。「パートだから」「試用期間だから」といった理由で手続きを省略することはできません。

アルバイトや試用期間中の従業員を解雇する方法について詳しく知りたい方は、以下の各ページをご覧ください。

アルバイトを解雇するための正当な理由とは？解雇の流れや留意点について

試用期間とは｜メリットや注意点、期間の延長、解雇について解説

解雇予告通知書の解雇理由はどのように記載すべきですか？

解雇理由には、就業規則のどの条項に基づいて解雇するのか、そしてその根拠となる具体的な事実を記載することが必要です。理由があいまいだったり、事実と異なる内容を書いたりすると、従業員から「そんな事実はない」と反論され、裁判に発展する可能性があります。

その場合、企業側が解雇理由の正当性を証明しなければならず、立証が不十分だと解雇が無効と判断されるリスクも生じます。解雇理由は事実に基づき正確にまとめることが不可欠です。

解雇予告通知書には会社の印鑑を押印する必要がありますか？

会社の印鑑を押すことは義務ではありませんが、万が一訴訟等の紛争になった際には会社の印鑑による押印があることが、会社が解雇の意思表示をしたという強い証拠になりうるため、会社の印鑑を押印することをおすすめします。

解雇する従業員が行方不明の場合、解雇予告通知書の交付は不要ですか？

労働基準法20条1項ただし書は、「労働者の責に帰すべき事由に基づいて解雇する場合」には解雇予告を不要としています。

また、2週間以上の正当な理由なく無断欠勤し、出勤の督促に応じない場合は「労働者の責に帰すべき事由」として認定すべきであるとしています（昭和 23 年 11 月 11 日基発第 1637 号、昭和 31 年 3 月 1 日基発第 111 号）。

その場合、解雇予告通知書の交付は原則として不要になりますが、解雇予告通知書を送付したにもかかわらず応答しないといった事実は労働者が出勤の督促に応じないことを示す材料になるため、解雇予告通知書の交付を試みることは有用でしょう。

解雇予告通知書についてご不安な点があれば、弁護士に相談することをおすすめします。

解雇予告通知書に不備があると、予告そのものが無効となり、従業員から解雇無効を主張されるリスクがあります。無効となれば、従業員の復職や解雇期間中の賃金支払いが必要になるなど、企業にとって大きな負担になります。特に解雇理由の記載があいまいな場合は、トラブルにつながりやすいため注意が必要です。

こうしたリスクを避けるには、労働法務に詳しい弁護士に相談し、法的な要件を満たした適切な通知書を作成することが有効です。

弁護士法人ALGには、企業側の労働問題に豊富な実績をもつ弁護士が多く在籍しております。解雇予告通知書の作成はもちろん、解雇の有効性の判断、万が一のトラブル対応まで、手厚いサポートが可能です。ぜひご相談ください。