うつ病で長期間欠勤している社員がいますが、この社員と連絡が取れなくなってから１年以上が経ちました。退職扱いとして何も対応しなくても問題ないでしょうか。なお、当社就業規則には、休職期間を最大１年とする規定と、休職期間満了による自然退職規定があります。当社としては休職しているという認識であり、休職していることを前提とする相手方とのメールのやりとりもありますが、休職命令を書面でしていなかった点に不安があります。また、社会保険料の労働者負担分の立替えも継続しています。

休職命令を書面で発していないことから、休職命令の存否について争いが生じる余地はゼロではないものと考えられます。
もっとも、本件では、相手方とのメールのやり取り等の事情からは、遅くとも一定の時期からは休職命令がなされていると理解するのが合理的な状況と考えられ、そうすると、当該休職命令時から１年間の経過をもって、休職期間満了と判断するのが合理的と考えられます。

休職期間の満了が認められれば、自然退職規定の効果により、自動的に退職しますので、特段の意思表示は法的に必要はありません。もっとも、現状における貴社の立場や相手方の状況を相手方にお伝えすることによって、現在の取扱いを相手方にとっても明確化しておくべきですので、相手方に対し、休職期間満了により自然退職したことを書面で伝えておくことが適切と考えられます。

なお、書面での自然退職した旨の通知と合わせて、社会保険料の立替分を請求することも可能です。