給与規定(給与規程)とは｜記載項目や作成の流れ、注意点など

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

給与規定(給与規程)は、賃金や給与の支払いルールを定めたものです。賃金の計算方法や支払方法などを具体的に定めることで、社内ルールを明確化することができます。
また、給与規定を定めることで、給与の支給額をめぐるトラブル防止につながるでしょう。

ただし、給与規定の作成方法には決まりがあり、記載すべき事項も定められています。
どんな項目をどのような流れで決定すれば良いのか、本記事で詳しく解説していきます。

給与規定(給与規程)とは

給与規定（給与規程）とは、従業員に支払う賃金のルールを定めたもので、就業規則の一部にあたります。

労働基準法第89条では、常時10人以上の従業員を雇用する事業所に就業規則の作成を義務づけており、賃金に関する項目は必ず記載しなければなりません。給与規定は就業規則とは別に作成することも可能ですが、そのときは就業規則とあわせて労働基準監督署へ届け出る必要があります。

給与規定を整備することで賃金の決め方が明確になり、公平性や透明性が高まるほか、未払い賃金などのトラブルを防ぐ効果が期待できます。従業員10人未満の事業場でも、就業規則や給与規定を整備しておくことが望ましいでしょう。

なお、「給与規定」と「賃金規程」は名称が違うだけで、実務上は同じ意味で使われています。

給与規定へ記載する項目

労働基準法第89条により、就業規則には大きく分けて2つの項目を記載する義務があります。

• 絶対的記載事項：必ず記載する義務のある項目
• 相対的記載事項：会社で制度を設けている場合には、その内容を就業規則に記載しなければならない項目

それぞれ、記載する内容は労働基準法に則って決めるようにしましょう。
その他にも、任意的記載事項として、就業規則における用語の定義や会社の理念等を自由に定めることもできます。

就業規則に記載すべき内容や、作成時の注意点について詳しく知りたい方は、こちらの解説をご覧ください。

絶対的記載事項

給与規定を設けるときには、以下の事項を就業規則に必ず定めなければなりません。

• 賃金の決定方法
• 賃金の計算方法
• 賃金の支払い方法
• 賃金の締め切り日
• 賃金の支払い時期
• 昇給に関する事項

給与の構成は、基本給・手当・割増賃金等に分けられます。
給与規定では、図のように整理して記載すると分かりやすいでしょう。

各種手当については、支給の条件や計算方法、支給額を具体的に定めてトラブルを防止しましょう。
手当等を設けたのに給与規定に記載しない等、給与についての記載事項が足りない場合には、30万円以下の罰金刑となるおそれがあるので注意しましょう。

賃金を構成する要素や給与計算の方法について詳しく知りたい方は、以下の各記事をご覧ください。

相対的記載事項

会社が給与に関する制度を設けた場合には、給与規定に以下の事項のうち設けたものを必ず記載しなければなりません。

• 退職金制度に関する事項
• 賞与など臨時の賃金に関する事項
• 最低賃金に関する事項
• 従業員の費用負担に関する事項
• 制裁（減給）規定の制限に関する事項

給与規定を作成する際のルール

労働基準法では、賃金の支払いに関して、会社が守るべき基本的なルールが定められています。具体的には、以下のような内容です。

• 賃金支払い5原則
• 賃金から控除できるもの
• 最低賃金
• 休業手当
• 出来高払制の保障給

賃金支払い5原則

会社は、賃金の支払い方法や支払い時期等について、労働基準法第24条の「賃金支払い5原則」に従わなければなりません。
賃金支払い5原則は以下のとおりです。

なお、労働者の同意があれば、口座振込は例外的に認められています。また、令和5年4月より、労使協定の締結等の要件を充たし、労働者の同意を得た場合には、資金移動業者の口座への支払い（いわゆる賃金のデジタル払い）も例外として認められるようになりました。

賃金支払い5原則について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事を併せてご覧ください。

賃金から控除できるもの

労働基準法第24条1項は賃金全額払いの原則を規定しています。そのため、使用者が一方的に労働者の賃金から控除（いわゆる給与からの天引き）して支払うことは基本的に認められません。これは、手取額を確保するための方策であり、賃金が労働者の生活の基盤であるためです。

例外的に、以下のものは給与から天引きできます。

• 法令の定めにより控除できるもの
  • 健康保険料
  • 厚生年金保険料
  • 雇用保険料
  • 介護保険料
  • 所得税
  • 住民税
• 労使協定の締結により控除できるもの
  • 社宅・寮の使用料
  • 社員旅行の積立金
  • 労働組合費
  • 給食費
  • 親睦会費

最低賃金

給与規定による賃金は、労働基準法第28条の定めにより、最低賃金法による最低賃金以上の金額である必要があります。
最低賃金には次の2種類があります。

• 地域別最低賃金：都道府県ごとに定められている最低賃金
• 特定最低賃金：特定の産業について設定されている最低賃金

通常であれば特定最低賃金の方が高額になっていますが、どちらも下回らない金額を設定しましょう。また、支払っている賃金が最低賃金に近い金額である場合には、最低賃金の引き上げによって下回らないように注意しましょう。

最低賃金制度について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事を併せてご覧ください。

休業手当

休業手当とは、会社の都合で従業員を休ませたときに支払う賃金のことです。労働基準法第26条により、休業手当として平均賃金の60％以上を支給することが義務づけられています。平均賃金は休業前3ヶ月間に支払われた賃金の総額を、暦日数で割って算出します。

会社都合にあたる例としては、経営不振による業務の縮小、機械の故障、資材不足などがあり、こうした場合は基本的に休業手当の支払いが必要です。一方で、地震や台風などの自然災害や、従業員自身のケガや病気による休業は、通常は会社の責任とはされず、支払い義務は生じません。給与規程を作成するときは、休業手当の取扱いについても明確に定めておきましょう。

休業手当について理解を深めたい方は、以下の記事をご覧ください。

出来高払制の保障給

給与規定で出来高払制を適用している賃金は、労働基準法第27条の定めにより、労働時間に応じて一定額の賃金を保障する必要があります。
これは、労働者の成果がほとんど上がらなかった場合についても、ある程度の賃金を維持するための規定です。

保障給の金額は決められていませんが、多くの会社では平均賃金の6割程度が定められています。
少なくとも、最低賃金は下回らないように注意する必要があります。
出来高払制を導入したら、忘れずに保障給の定めも設けるようにしましょう。

出来高払制を導入したときの保障給について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

給与規定の作成の流れ

給与規定を作成するときの基本的な流れは、次のとおりです。

• 賃金に対する取り決めの決定
• 労働者代表の意見書作成
• 給与規定を労働基準監督署へ提出
• 従業員へ給与規定の周知

これらの手続きは、新たに給与規定を作成する場合だけでなく、内容を見直して変更する際にも必要となります。

①賃金に対する取り決めの決定

給与規定に記載する内容を整理したうえで、草案を作成します。
特に重要なのは、賃金の締め日や支給日、そして昇給に関する項目です。例えば、欠勤や遅刻・早退があった場合は、締め日の設定によって給与額が変わります。従業員があらかじめ受け取る金額を把握できるよう、締め日や支給日は具体的に定めておく必要があります。

また、基本給と残業代で締め日が異なる場合は、その違いもわかりやすく明記しておくことが大切です。さらに、昇給についても給与に直結する重要なポイントであるため、実施する時期や昇給額の決め方などを記載しておきましょう。

給与規定を作成するときは、厚生労働省が公表しているモデル就業規則を、テンプレートとして活用することをおすすめします。

モデル就業規則の内容については、厚生労働省の以下のページをご参照ください。

②労働者代表の意見書作成

給与規定の作成にあたっては、従業員の意見を聴くことが会社の義務となっています。
従業員の過半数で組織する労働組合、または従業員の過半数を代表する者から意見を聴き、その内容を意見書に記載してもらいましょう。この意見書は、給与規定とあわせて労働基準監督署へ提出する必要があります。

もっとも、従業員の意見は必ずしもすべて取り入れなければならないものではありません。あくまで意見を聴くことが目的であり、法令に違反していなければ、会社の判断で規定をそのまま進めることも可能です。

ただし、給与規定は従業員の収入や生活に直結する重要なルールです。できるだけ従業員の意見を反映し、納得感のある内容に整えることが望ましいでしょう。

③給与規定を労働基準監督署へ提出

給与規定の内容が決定したら、所轄の労働基準監督署に届け出ます。作成した給与規定の他、「就業規則届」と「意見書」も提出する必要があります。

• 企業の名前と住所
• 企業の代表者の役職及び氏名
• 代表者の捺印

また、書面はそれぞれ2部ずつ提出します。1部は受領印が押されて返却されるため、社内で保管しておきましょう。

④従業員へ給与規定の周知

給与規定の作成後は、その内容を従業員に周知することが義務づけられています。
ここで重要なのは、単に知らせるだけでなく、従業員が必要な時にいつでも確認できる状態にしておくことです。周知方法としては、以下のような方法が一般的です。

• 従業員全員に書面を配布する
• メールに添付して従業員全員へ送信する
• 回覧板や掲示板で知らせる

給与規定を作成・変更する際の注意点

給与規定を作成・変更するときは、特に以下の点に注意しながら進めることが大切です。

• 最新の法令を遵守する
• 自社の実態に適した内容にする
• 届出・周知義務を怠った場合は罰則がある
• 労働者の不利益になっていないか確認する

最新の法令を遵守する

給与規定の作成・変更にあたっては、その内容が現行の法令に違反していないかを確認することが重要です。

給与規定は労働基準法や労働契約法、パートタイム・有期雇用労働法など、複数の法律と関係しています。これらの法令は定期的に改正されるため、これまで問題なく運用していた内容でも、現在では違法となる可能性があります。

例えば、2020年4月に導入された同一労働同一賃金制度では、正社員と非正規社員の間に基本給や賞与、手当で不合理な差を設けることが禁止されており、該当する場合には見直しが必要です。
また、毎年改定される最低賃金を下回っていないか、また、割増賃金率が最新の基準に合っているかも確認しなければなりません。

こうした法令対応には専門知識が求められるため、弁護士などに相談しながら、給与規定を整備することをおすすめします。

自社の実態に適した内容にする

給与規定は自社の実態を正しく反映し、従業員が納得できる内容にすることが重要です。

給与規定は企業の労務管理の土台となるものです。内容が不明確であったり、厚生労働省のモデル就業規則をそのまま流用していたりすると、自社の実態とのズレが生じ、トラブルにつながるおそれがあります。

例えば、営業職中心の会社で歩合給制度を導入しているのに、その内容が規定に書かれていなければ、従業員は給与の仕組みを理解できず、不信感を抱く可能性があります。また、残業が多い職場で残業代の計算方法が曖昧だと、従業員とのトラブルだけでなく、労働基準監督署から指摘を受けるリスクも高まります。

給与規定は実際の働き方や給与体系に合わせて、適切に整備しましょう。

届出・周知義務を怠った場合は罰則がある

給与規定の届出や周知を行っていない場合、罰則の対象となるおそれがあります。

給与規定は就業規則の一部として扱われます。そのため、常時10人以上の労働者を使用する事業場で、給与規定を作成・変更したときは、労働基準監督署に届け出なければなりません。また、その内容は従業員にも周知し、いつでも確認できる状態にしておく必要があります。従業員に内容が伝わっていない状態では、就業規則としての法的効力は認められません。

さらに、こうした届出や周知の手続きを怠ると、労働基準監督署から指導や是正勧告を受ける可能性があります。これに従わない場合や、悪質な場合は、30万円以下の罰金が科されるおそれがあるため注意が必要です。

就業規則の作成と届出義務や、労基署による是正勧告について詳しく知りたい方は、以下の各ページをご覧ください。

労働者の不利益になっていないか確認する

給与規定を作成・変更する際は、従業員に不利益となる内容になっていないかを確認することが重要です。特に基本給や手当の引き下げは「不利益変更」に当たり、会社が一方的に行うことは基本的に認められていません（労働契約法9条）。もっとも、業績悪化や人事戦略の見直しなどにより、やむを得ず賃金の減額が必要となる場合もあるでしょう。

不利益変更を有効とするためには、適切な手続きを踏む必要があります。最も確実なのは、変更の理由や内容を丁寧に説明し、従業員一人ひとりから同意を得る方法です。一方で、同意が得られない場合でも、変更に合理性があり適切に周知されていれば、有効と認められる可能性があります。

この「合理性」は、経営上の必要性や不利益の大きさ、手当の新設などの代償措置の有無、労使間で十分に協議されているかといった点を考慮して判断されます。

労働条件の不利益変更について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。