監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

柔軟な働き方へのニーズが高まる中、フレックスタイム制を導入する企業が増えています。

出勤・退勤の時間を自由に調整できる魅力的な制度ですが、清算期間や労働時間など押さえておくべきルールが存在します。労務管理も複雑になりやすいため、導入前にしっかり理解しておくことが大切です。

この記事では、フレックスタイム制のルールや残業代の扱い、清算期間ごとの注意点などについて解説します。導入を検討している事業主の方は、ぜひご覧ください。

フレックスタイム制の「清算期間」とは

フレックスタイム制における清算期間とは、その期間内で従業員が働くべき総労働時間を定めるための期間のことです。従業員はこの清算期間を通して決められた総労働時間（所定労働時間）に達するよう、日々の勤務時間を自分で調整します。そのため、仕事が落ち着いている日は早めに退勤し、忙しい日は長めに働くといった柔軟な働き方が可能になります。

清算期間は最長で3ヶ月まで設定できますが、1ヶ月以内に設定する場合と、1ヶ月を超えて3ヶ月以内に設定する場合では運用方法が異なるため注意が必要です。1ヶ月以内であれば管理は比較的シンプルですが、1ヶ月を超える場合は労使協定でより細かいルールを定める必要があり、残業代の計算も複雑になります。

2019年より清算期間の上限が「3ヶ月」に延長

2019年4月の労働基準法改正により、フレックスタイム制の清算期間の上限が「1ヶ月以内」から「3ヶ月以内」に延長されました。月を跨いで労働時間を調整できるため、より柔軟な働き方が可能です。

清算期間を延長する際のポイントや注意点は、以下のページで解説しています。

清算期間が1ヶ月以内のフレックスタイム制のルール

法定労働時間の総枠＝「清算期間の暦日数÷7」×「40時間（1週間の法定労働時間）」

清算期間が1ヶ月の場合、法定労働時間の総枠は以下のとおりです。

この法定労働時間の総枠に収まるように、その月に働くべき総労働時間を定める必要があります。

残業代が発生するタイミング

清算期間を1ヶ月以内に設定している場合、時間外労働の割増賃金が発生するのは、1ヶ月の法定労働時間の総枠を超えたときです。そのため、1日の労働時間が8時間を少し超えたとしても、その時点でただちに割増賃金が発生するわけではありません。

例えば、1ヶ月の法定労働時間が160時間の月を考えてみましょう。ある従業員が、ある日は9時間働き、別の日は7時間しか働かなかったとします。1日9時間働いた日があっても、月の合計が160時間以内に収まっている限り、この時点では割増賃金は発生しません。しかし、月末になって労働時間の合計が160時間を超えた部分があれば、その超えた時間について初めて割増賃金の支払いが必要になります。

清算期間中の労働時間の過不足の扱い

清算期間が1ヶ月以内で、実際の労働時間が総労働時間を上回った場合、その超過時間分を翌月に繰り越すことはできません。残業代もその月の給与で支払う必要があります。
一方、実労働時間が総労働時間を下回ったときは、以下のいずれかの方法で調整します。

• ①不足した時間分を賃金から控除する
• ②不足時間を翌月の総労働時間に加算する

ただし、②で不足時間分を繰り越しても、翌月の総労働時間は、法定の総労働時間の総枠に収める必要があるためご注意ください。

清算期間が1ヶ月を超えるフレックスタイム制のルール

清算期間が1ヶ月を超える場合でも、法定労働時間の総枠を計算する方法は変わりません。以下の計算式で算出します。

法定労働時間の総枠 ＝（清算期間の暦日数 ÷ 7）× 40時間

清算期間を2ヶ月、3ヶ月とした場合の法定労働時間の総枠は、下表のようになります。

もっとも、1ヶ月を超える清算期間を設定する場合は、これらの法定労働時間の総枠を守るだけでは足りません。追加で守らなければならない重要なルールがあります。以下で詳しく解説します。

残業代が発生するタイミング

清算期間が1ヶ月を超える場合、どの時間が時間外労働となるかは、次の2つの基準で判断します。

• ①1ヶ月の週平均の労働時間が50時間を超えた場合
  清算期間が複数月に及ぶと、特定の月だけ労働時間が過度に増えるおそれがあります。そのため、週平均が50時間を超えた分はその時点で時間外労働と扱われ、割増賃金の支払いが必要になります。
• ②清算期間全体の法定労働時間の総枠を超えた場合
  清算期間が終了した時点で、実際に働いた時間が法定労働時間の総枠を上回っていれば、その超過分にも時間外労働として割増賃金を支払う必要があります。

すでに①で残業代を支払った時間は、②の計算には含めません。そのため、同じ時間に対して二重で残業代が発生することはありません。

残業代の計算例などは、こちらのページで紹介しています。

清算期間中の労働時間の過不足の扱い

労働時間の過不足は清算期間内であれば月をまたいで調整できます。
ある月で実労働時間が総労働時間を超えても、以下の条件を満たせば時間外労働にはあたらず、他の月の勤務時間を減らすことで相殺できます。

• ①清算期間全体の労働時間が週平均40時間以内
• ②1ヶ月ごとの労働時間が週平均50時間以内

例えば、1ヶ月目が週平均50時間でも、2ヶ月目・3ヶ月目がいずれも35時間であれば、3ヶ月平均は40時間となり、割増賃金は不要です。
反対に、実労働時間が総労働時間に届かない月については、他の月で勤務時間を増やすことで不足分を補えるため、すぐに賃金控除を行う必要はありません。清算期間終了時点で不足が残った場合のみ、賃金控除または次期への繰越で調整します。

過不足の調整については、以下のページでも詳しく解説しています。

フレックスタイム制の清算期間の決め方

フレックスタイム制を導入する場合や、清算期間を変更する場合は、労使協定の締結または変更が必要です。具体的には、過半数労働組合または過半数代表者と協議し、合意を得なければなりません。
労使協定で定めるべき事項は、次のとおりです。

• 対象労働者の範囲
• 清算期間の長さ（最長3ヶ月）
• 清算期間の起算日
• 清算期間内で働くべき総労働時間
• 1日の標準労働時間
• コアタイム・フレキシブルタイムの設定（必要な場合）

さらに、フレックスタイム制の導入・変更後は、就業規則への反映も必要となります。

導入時や変更時の詳しい手順は、こちらのページをご覧ください。

部署ごとや繁忙期に応じた清算期間を設定することも可能

フレックスタイム制では、部署によって清算期間を変えることも可能です。
また、繁忙期とそれ以外で清算期間を変えることもできるため、より柔軟な働き方を実現できます。例えば、以下のような使い分けも可能です。

ただし、部署や時期によって清算期間が変わると、労働時間の管理も複雑になります。また、労働者の混乱も招きやすいため、労使協定の締結時は十分な説明が必要です。

フレックスタイム制の清算期間における注意点

清算期間が1ヶ月を超える場合は労使協定の届出が必要

清算期間が1ヶ月を超える場合は、必ず労使協定を締結し、その内容を労働基準監督署へ届け出なければなりません。届出を怠ると30万円以下の罰金が科される可能性があるため、制度の導入や清算期間の変更時には注意が必要です。
一方で、清算期間が1ヶ月以内であれば、労使協定は必要ですが、労基署への届出までは求められません。

清算期間中の入社・退社・異動では賃金清算が必要な場合がある

フレックスタイム制では、清算期間の途中で入社・退社・異動があると、予定していた総労働時間と実際の労働時間に差が生じるため、賃金の清算が必要になる場合があります。

このような場合は、その従業員が清算期間内に実際に働いた労働時間を平均し、週40時間を超えた分について割増賃金を支払います。

例えば、清算期間中の労働期間が50日であった従業員の場合、その期間の法定労働時間の上限は「40時間×50日÷7日＝285.7時間」です。実労働時間が285.7時間を超えていれば、その超過分が時間外労働となり、割増賃金を支払わなければなりません。特に退職時は翌月に繰り越して調整できないため、その時点で労働時間の過不足をすべて精算する必要があります。

フレックスタイム制の清算期間についてのQ&A

フレックスタイム制の清算期間は最短で1日に設定できますか？

フレックスタイム制の清算期間は、法律で最長3ヶ月までと定められていますが、最短期間についての規定はありません。
ただし、清算期間を1日など極端に短く設定すると、その日だけで労働時間を調整しなければならず、勤務時間が実質的に固定化されてしまいます。これでは、従業員が自分のライフスタイルに合わせて働けるというフレックスタイム制のメリットが失われ、制度の趣旨にも合いません。

そのため、実務では清算期間を1週間から1ヶ月程度に設定するケースが一般的です。この範囲であれば、無理のない運用ができると考えられます。

「標準となる1日の労働時間」は清算期間によって変わりますか？

フレックスタイム制で用いられる「標準となる1日の労働時間」は、清算期間の長さによって異なります。
これは、清算期間中に予定されている総労働時間を、その期間内の所定労働日数で割ることで算出するためです。例えば、清算期間1ヶ月とし、所定労働日数が21日、総労働時間を168時間と定めている場合、標準となる1日の労働時間は168÷21日＝８時間になります。

フレックスタイム制の従業員が有給休暇を取得した場合は、この「標準となる1⽇の労働時間」を働いたものとして扱い、給与計算を行います。

フレックスタイム制の清算期間に関するお悩みは弁護士にご相談ください

フレックスタイム制は、労働者にとっても企業にとってもメリットがある制度です。柔軟な働き方を実現するため、積極的に導入を検討すると良いでしょう。

ただし、清算期間の設定は慎重に行う必要があります。また、導入後も労働時間の管理や残業代の計算など、複雑な手続きが多くなるため注意が必要です。

弁護士であれば、企業ごとに適切な清算期間をアドバイスできるため、実態に合った制度設計が可能です。また、導入後の労務管理も安心して任せることができます。
弁護士法人ALGは、企業問題の知識や経験が豊富なため、フレックスタイム制の導入から実務まで幅広いサポートが可能です。お悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。