採用と内定の違いとは｜通知書や取り消し、企業側の注意点

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

厳しい雇用情勢の中、会社と応募者の意向がようやく一致、いよいよ「採用内定」という段階で、ちょっとした不備から大きなトラブルに転じてしまった…といった事態は避けたいところです。

採用内定は単なる合格連絡ではなく、法的にも重要な意味を持つため、会社側には正しい理解と慎重な対応が求められます。

この記事では、採用と内定の違いや、内定を出すときの注意点、内定取り消しが認められるケースなどについて、わかりやすく解説します。

採用と内定の違い

「採用」と「内定」は、会社の採用活動において同じような意味合いで使われることが多々あります。

しかし、「採用」と「内定」では、労働契約の成立や法的拘束力の有無など、法律上の取扱いに大きな違いがあります。混同して使うと、当事者の認識の違いから労使トラブルを招くリスクがあるため、採用と内定の相違点を把握しておくことが重要です。

具体的にどのような違いがあるのか、次項で詳しく見ていきましょう。

採用とは

「採用」とは、一般的に会社が採用選考の結果を踏まえて、応募者に合格を通知することを指します。

ただし、この段階では、会社側が自社で働いてほしいという意思を示しているにすぎず、まだ会社と応募者の雇用契約は結ばれていません。たとえ会社が採用通知書を交付したとしても、応募者が辞退すれば契約は成立せず、基本的に法的な拘束力はありません。

なお、「採用」という言葉は文脈によって使い方が異なることもありますが、本ページでは、会社が合格を通知する段階という意味で使用しています。

従業員の採用に関する法律上のルールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

内定とは

「内定」とは、すべての採用選考に通過した応募者と会社の間で、雇用について合意している状態、つまり労働契約が成立している状態をいいます。

求人への応募は応募者による労働契約の申し込みであり、会社がこれに応じて内定通知を出すことがその申し込みへの承諾（＝労働契約の成立）になると一般的に解されています。

この内定によって成立する労働契約を「始期付解約権留保付労働契約」といい、内定が決まると、基本的に、会社と内定者との間に法的拘束力が生じることになります。

そのため、内定を会社側から一方的に取り消すことは、正社員の解雇と同じく、合理的な理由がなければ、基本的に違法とされるため注意が必要です。

内々定とは

「内々定」とは、会社が応募者に対し、将来あらためて正式な内定を出すことを約束した状態を指します。メールなどで「〇月〇日に内定を出します」と通知するのが通例です。主に新卒採用で用いられ、内定解禁日である卒業・修了年度の10月1日より前に、優秀な学生を確保する目的で出されることが多いです。

内々定は正式な内定ではなく、労働契約は成立していないため、基本的に内々定を取り消しても違法にはなりません。ただし、他社選考の辞退を求めるなど、応募者に強く入社を期待させる行為があった場合は、会社が損害賠償責任を負う可能性があり、実態として内定に至っている場合には、内定と同様に法的拘束力を持つことになるため注意が必要です。

採用内定の通知方法

採用と内定が確定すると、会社は対象の応募者に対して、それぞれ「採用通知書」と「内定通知書」を発行し、採用する意思があることを示します。

ここで、一見すると区別がしにくい「内定通知書」と「採用通知書」の違いを確認しておきましょう。
採用通知書の後に正式な内定通知書の交付を予定している場合、会社としては、応募者が採用通知書を内定通知書であると捉えることがないよう、注意が必要となります。

採用通知書

採用通知書とは、採用選考に合格した応募者に、採用の決定を知らせる書類をいいます。
発行は義務ではないため、発行の有無や発行時期、記載項目などは会社側の判断に委ねられます。

採用通知書には法的な定義がないため、内定通知書と同じ扱い・運用としている会社もありますが、このような場合を除けば、基本的に採用通知書には応募者の入社意思を問う意図がありません。あくまでも会社からの一方的な採用通知に留まります。

採用通知書は最終面接から約1週間以内にメールで送付されるのが通例で、主に以下の項目が記載されます。

• 採用決定のお知らせ
• 入社の意思確認方法
• 入社予定日
• 入社までに提出する書類（入社承諾書、身元保証書など）
• 返信・対応期限
• 採用が取り消しになる条件
• 採用担当者の連絡先

内定通知書

内定通知書とは、採用選考に合格した応募者に、内定を知らせる書類をいいます。

一般的には、採用を伝えた後、入社の意思確認が取れた応募者に対して発行します。会社と応募者との間で労働契約が成立したことを示す重要な書面です。

内定通知書の発行は法律で義務づけられているものではなく、発行するかどうかや発行方法、時期、記載内容は会社の判断に委ねられています。それでも、内定通知書を交付しておけば、労働条件の認識違いや、言った・言わないのトラブルを防止できるため、発行しておくのが望ましいでしょう。

なお、内定通知書が発行された時点で、労働契約が成立し、法的拘束力が発生することが明確化されます。そのため、発行後はよほどの事情がない限り内定を取り消せなくなります。

内定通知書は、新卒の場合は内定式など、採用通知書の後や口頭での内々定の通知の後に交付されるのが通例で、主に以下の項目が記載されます。

• 応募への御礼
• 採用内定の通知
• 入社日
• 勤務地、勤務部署
• 労働条件
• 入社日までに準備しておくもの
• 返送が必要な同封書類の返送期限
• 内定の取り消し事由

採用内定の取り消し

基本的に、一度通知した採用内定を、会社側が一方的に取り消すことはできません。

例えば、入社直前になって正当な理由なく内定を取り消すなど、不適切な理由や手段により内定を取り消した場合は、内定取消しが無効と判断され、未払い賃金や慰謝料などの支払いが命じられる可能性もあります。これは、内定通知後の内定取消しが、社員の「解雇」に等しい行為であると判断されるからです。

ただし、内定取消しに正当な理由がある場合は、採用内定の取消しが認められるケースがあります。
以下で、採用内定の法的性質と内定取消しが有効とされるケースについて見ていきましょう。

採用内定の法的性質

法的にみた採用内定とは、会社と応募者との間で、入社することについて合意が成立している状態のことです。求人への応募は応募者による労働契約の申し込みであり、会社がこれに応じて内定通知を出すことがその申し込みへの承諾（＝労働契約の成立）となります。

もっとも、内定時に成立する労働契約は、入社予定日から働き始めることを前提とし、特別な事情がある場合には内定を取り消せる、「始期付解約権留保付労働契約」と解されています。

この契約において、会社が内定を取り消せるのは、従業員の経歴に重大な虚偽があった、急激な経営悪化など、やむを得ない事情がある場合に限られる点に注意が必要です。解雇と同じく厳しく判断され、客観的に合理的な理由を欠き、社会的に相当であると認められなければ、内定取り消しが無効となります。

内定を取り消すときの注意点について詳しく知りたい方は、こちらのページをご覧下さい。

内定者の事情による内定取り消しの例

内定者の事由による内定取消しとは、内定者自身に責任があったり、健康に問題が生じたりしたような場合が挙げられます。内定者側の言動や行動などから、内定取消しが認められるケースとして、以下が挙げられます。

• 学校を卒業できなかった場合
• 内定した職種や業務に必要な免許や資格が取得できなかった場合
• 病気やケガによって健康状態が悪化し、働くことが困難となった場合
• 応募書類の記載内容や面接での受け答えに重大な虚偽が発覚した場合
• 内定後に犯罪歴や問題行動が明らかになった場合
• SNSで不適切な言動を行った場合

企業側の都合による内定取り消しの例

内定取消しは解雇とみなされます。そのため、会社都合による内定取消しが認められるのは、基本的に整理解雇の要件を満たした場合のみに限定されています。
整理解雇の要件として、以下が挙げられます。

• 大規模な災害や経営状況の急激な悪化など、人員削減に高度な必要性があること
• 労働者への事情説明や協議が十分かつ丁寧に行われていること
• 整理解雇を回避する経営努力を行ったが、それでも避けられないこと
• 解雇対象者の人選を合理的かつ公正に行っていること

会社側の都合による一方的な内定取消しは、内定者に多大な不利益を与えるだけでなく、企業イメージの悪化を招くリスクもあるため、慎重に対応することが必要です。

整理解雇の要件についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

内定辞退への対応

会社が内定通知書を交付し、内定者から入社承諾書が提出されている場合でも、内定者には内定辞退（=労働契約の解約）を申し入れる権利があります。

会社にとっては大きな損失ではありますが、労働者には職業選択の自由が保障されています。そのため、2週間の予告期間を設けた申入れであれば、基本的に理由を問わず内定辞退を認めなければなりません（民法627条1項）。

なお、内定辞退を防ぐために、行き過ぎた引き留めを行うと、違法と判断されるおそれがあるため注意しましょう。

採用内定を出す際の注意点

採用内定を通知するときは、特に以下の３つのポイントに注意することが大切です。

• ①決定後の迅速な連絡
• ②書面による通知書の提示
• ③内定者へのフォロー

これらを適切に行うことで、応募者との不要なトラブルを避けられるだけでなく、内定辞退の防止にもつながると期待されます。以下で、それぞれのポイントについて解説します。

決定後の迅速な連絡

採用や内定が決定したら、迅速かつ丁寧に応募者に連絡するようにしましょう。

新卒か中途にかかわらず、応募者は複数の会社の選考を並行して受けていることが通例です。採用や内定の通知が遅れると、他の会社へ入社を決めてしまう可能性があります。優秀な人材を取り逃さないようにするためにも、採用や内定の通知はスピーディーに行うことが重要です。

採用の通知後、応募者の内定承諾の意思を確認できたならば、すぐに内定通知書を発行します。採用の通知、内定承諾の確認、内定通知書の発行といった一連の手続きは、最終面接から1週間以内を目安に行うのが望ましいでしょう。

書面による通知書の提示

採用内定の通知は、口頭だけでなく、書面でも行うことが重要です。

内定の通知方法について法律上の決まりはないため、会社の判断で口頭だけの通知とすることも可能です。しかし、口頭だけでは通知した事実が記録に残らず、内定の有無や労働条件について認識の食い違いが生じた場合、トラブルに発展するおそれがあります。

そのため、メールなどで採用の意思を伝えた後、書面による内定通知書を交付し、賃金や労働時間、業務内容などの労働条件を明示しておくことが望ましいでしょう。書面で通知することで、内定の内容が明確に残るだけでなく、会社が誠意を持って採用している姿勢を示すことができ、応募者の入社意欲の向上にもつながります。

内定者へのフォロー

内定通知を出した後も、会社は内定者に対して継続的なフォローを行うことが大切です。

内定後であっても、より条件の良い他社から内定を得たことなどを理由に、内定辞退が生じるケースは少なくありません。しかし、会社としては採用にかけた費用や労力などを考えると、内定辞退はできる限り避けたいところでしょう。

内定後の辞退を防ぐためには、内定後から入社までのフォローを積極的に行って、内定者の不安や迷いを解消し、入社意欲を高めることが重要です。具体的な取り組みとして、以下があげられます。

• 内定者面談の実施
• 内定者ごとに大学OBなどのフォロー担当者をつける
• 入社前研修や課題の実施
• インターンシップ（就業体験）の実施
• 経営陣との交流会の開催
• 職場見学会による業務内容の理解促進
• 社員や同期の内定者との懇親会の実施など

なお、内定はあくまで「始期付」解約権留保付労働契約であり、会社は、内定者に対し、入社前の研修等に参加することを義務付けることはできないため、会社からの要請に対する内定者の任意の同意に基づいて実施する必要があることには注意しましょう。