給与計算の基礎知識 | 事前準備や注意点など詳しく解説します

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

給与計算は労働者を雇っている会社であれば毎月発生する作業であり、正確な計算が求められる重要な業務です。
そのため、給与計算の担当者には、労働基準法の定める「賃金支払いの５原則」など、労働条件に関するルールを理解したうえで、正確に職務を行うことが求められます。これは、給与計算の担当者を監督する立場にある者も同じです。

本記事では、給与計算を行う前の事前準備、給与計算の方法や流れ、給与計算における注意点などについて解説していきます。適切な労務管理に役立てていただければ幸いです。

給与計算とは

給与計算とは、労働者に支払う給与額を計算する業務のことです。
手順としては、就業規則や雇用契約書に定められたルールに従い、労働者の基本給や勤怠状況、各種手当などを計算して、賃金の総支給額を求めます。そこから、社会保険料（健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料など）や、税金（所得税・住民税など）を差し引き、最終的な手取り額を算出します。

これにより、「働いた分の給料を支払うという労働契約の履行」と、「税金・社会保険料の徴収・納付等の公的手続き」という重要な役目を果たすことになります。

賃金支払いの5原則

賃金支払いの5原則とは、労働基準法24条に定められている賃金支払いに関する原則のことです。使用者が労働者に賃金を支払う際には、以下のルールを遵守する必要があります。

①通貨払いの原則
賃金は現金で支払う必要があります。ただし、労働者の同意があれば、銀行口座への振り込みが可能です。また、労働協約に規定すれば、通勤定期券や自社製品などの現物支給も認められます。

②直接払いの原則
賃金は労働者本人に支払う必要があります。よって、労働者の法定代理人や任意代理人、労働者の債権者への支払いは違法となります。ただし、病気療養中の本人に代わり賃金を受け取りに来た家族など、使者への支払いは認められています。

③全額払いの原則
賃金は所定の支払い日に全額支払う必要があります。ただし、税金・社会保険料など法令に基づく控除や、労使協定で合意した控除（社内預金や親睦会費など）、遅刻・早退・欠勤時の控除は認められています。

④毎月1回以上払いの原則
賃金は毎月1回以上支払う必要があります。ただし、臨時に支払われる賃金（退職金、私傷病手当など）や賞与などは適用外です。

⑤一定期日払いの原則
賃金は、「毎月20日払い」のように、期日を特定して支払う必要があります。
よって、支払日を「15日～20日の間」「第4金曜日」などとすることは違法となります。ただし、臨時に支払われる賃金や賞与などは、適用外です。

労働基準法に定められた賃金支払いのルールの詳細については、以下の記事をご覧ください。

給与計算を行う前の事前準備

給与計算を行う前の事前準備として、以下のことを実施する必要があります。

• ①就業規則と給与規程の作成
• ②社会保険への加入
• ③従業員の情報の把握・更新

以下で、一つずつ見ていきましょう。

就業規則と給与規程の作成

給与計算前に準備すべきものとして、就業規則と給与規程の作成が挙げられます。
労使間の取り決めのなかでも「賃金に関する事項」は重要な項目のひとつですが、その計算方法はひときわ重要です。そのため、「絶対的必要記載事項」として、就業規則に明記することが義務づけられています。

なお、就業規則とは別に給与規程を設けることもできますが、記載すべき事項は同じです。給与規程はあくまで就業規則の一部ですので、届け出についても就業規則とともに行う必要があります。

詳しい手続きについては、以下の記事をご覧ください。

なお、就業規則に明記すべき事項として、以下のようなものが挙げられます。

以下で、各詳細について確認していきましょう。

賃金の計算期間・支払日

賃金は一定期間の労働に対して支払われるため、計算の対象とする期間を確定させる必要があります。そのためには、計算期間の起算日と締日（終了日）を決めたうえで、別に支払日を指定し、その旨を明記します。下記は就業規則等への記載例です。

なお、賃金の支払日等を決定し運用するうえでは、賃金支払いの5原則を遵守しなければなりません。

欠勤・遅刻・早退の賃金控除

賃金は、労務の提供への対価であるため、欠勤・遅刻・早退等のために労務の提供がなされなかった時間については、賃金を支払う必要はありません。

しかし、こうした欠勤控除に関する規定があいまいであると、労使間のトラブルに発展してしまうおそれがあるため、「どのような場合に」「どのような計算式で」賃金を控除するのかを、就業規則に明記しなければならないでしょう。

欠勤控除の概要については、下記の記事で説明しています。

社会保険への加入

一定の要件を満たす労働者には、社会保険の加入が義務づけられており、以下の５つの保険が該当します。社会保険料の計算のために必要ですので、各従業員の保険加入が適切に行われているか確認する必要があります。

①健康保険
本人や家族の業務外の病気やケガ等に対して必要な給付を行う保険。給与額をもとに保険料を算出し、会社と従業員で半額ずつ負担する。

②厚生年金保険
国民年金に上乗せして支給される公的年金。給与額をもとに保険料を算出し、会社と従業員で半額ずつ負担する。

③介護保険
介護サービスが受けられる保険。40歳以上65歳未満の従業員が適用対象。給与額をもとに保険料を計算し、会社と従業員が半額ずつ負担し、健康保険とともに徴収される。

④雇用保険
失業手当などを支給する保険。雇用保険料は、会社と従業員が定められた率で負担する。

⑤労災保険
従業員が業務上、又は通勤中にケガや病気等をした際に補償が受けられる保険。労災保険料は会社が全額負担する。

従業員の情報の把握・更新

基本給や各種手当などは、従業員の勤続年数や役職、扶養状況等により、金額が変更されます。これらの従業員の情報は給与計算に関わるものです。スムーズに給与計算に反映できるよう、情報を常にアップデートしておくことが重要です。

また、従業員の勤怠管理の情報についても、残業代を含めて正しい金額で給与を計算するために必要であるため、常に把握しておく必要があります。
具体的には以下のような情報の管理が求められます。

• 従業員の入退社、異動、役職、勤続年数
• 人事評価による昇給・降給
• 各種手当（通勤手当、住宅手当、家族手当など）
• 税額と社会保険料
• 扶養家族の有無や人数
• 勤怠情報（通常の労働時間、時間外・休日・深夜労働、遅刻・早退・欠勤、有給休暇の日数など）

給与の計算方法や流れ

労働者に支払われる給与額は、総支給額から控除額を差し引いた残金、つまり「手取り額」です。手取り額は、基本的に次の計算式によって求められます。

なお、給与計算の流れは、以下のとおりです。

1. 勤怠データや各種手当などに基づき、総支給額を計算する。
2. 社会保険料や税金、会社による天引き（社内預金等）などの控除額を計算する。
3. 総支給額から控除額を差し引き、手取り額を求める。
4. 給与明細や賃金台帳を作成する。
5. 従業員に給与を支払う。
6. 税金や社会保険料を税務署や役所に納付する。

給与計算の流れについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

給与計算における注意点

給与の計算にあたって、使用者として注意すべきポイントとして、以下のようなものが挙げられます。

• ①給与の計算ミス
• ②個人情報の取り扱い
• ③記録の保存
• ④スケジュール管理
• ⑤残業代の計算
• ⑥月中入退社の給与計算

以下で、一つずつ確認していきましょう。

給与の計算ミス

給与の計算ミスが起きると、社員に不信感を抱かせ、モチベーションの低下や離職等のリスクが発生します。また、計算ミスがある場合は、社会保険料や税金の額も間違えている可能性があります。正しい納税額を納めないと、延滞金をとられる場合もあるため注意が必要です。

さらに、残業代の計算が長期にわたり間違っていたようなケースでは、残業代未払いとして従業員から訴訟を起こされる可能性も否めません。
したがって、使用者は、計算ミスを起こさないための対策を講じる必要があります。

例えば、給与計算システムの見直し、ミスしやすいポイント（法改正や社員情報の更新等）のリストアップ、ダブルチェック制の導入、専門家に代行を依頼するなどの方法を検討すべきでしょう。

個人情報の取り扱い

給与計算には、住所や年齢、家族構成等、個人情報にあたる情報が多く必要とされます。また、給与の金額等も保護されるべき個人情報です。そのため、給与計算の担当者には、プライバシーを保護する意識が強く求められます。

なお、従業員の個人情報を漏えいさせた場合は、個人情報保護法違反に問われ、漏えいを行った従業員と会社に対して、懲役や罰金が科されるおそれがあります。また、漏えいにより、従業員や社外からの信用の低下なども避けられないでしょう。

そのため、使用者は、給与計算の担当者に「個人情報保護に関する研修」を定期的に実施するなどして、プライバシー保護の意識を啓発する必要があります。

記録の保存

給与計算をした場合は、賃金台帳に記録する必要があります。

賃金台帳とは、従業員への給与の支払い情報を記載した書面のことです。従業員を雇うすべての事業所に、その作成と5年間の保管が義務付けられており（労基法108、109条）、正社員、パート・アルバイトなど雇用形態に関わらず、すべての従業員が対象となります。

具体的には、以下のような項目を記載します。

• 従業員の氏名と性別
• 賃金の計算対象期間
• 労働日数と労働時間数
• 時間外労働時間数
• 深夜・休日労働時間数
• 基本給や手当などの種類と金額
• 税金や社会保険、会社からの天引き等の控除項目と金額

一方、給与明細は、会社が従業員に対して給与額と内訳を通知するための書面であるため、会社での保管は基本的に必要ありません。

スケジュール管理

給与計算は毎月決まった時期に行う必要があります。
そのため、作業の抜けがないようスケジュール管理を行いましょう。

例えば、下記のケースでは、以下のようなスケジュールになります。

（例）給与の締め日が15日、給与支払日が25日の会社の場合
→給与の締め日と給与支払日に合わせて、月間スケジュールを組みます。

①10日：源泉所得税、住民税の納付（前月支払い給与分）
②15日まで：従業員情報の整理（役職、昇給・降給、異動、扶養家族増減など）
③15日：給与の締め日
④15～22日：勤怠の集計（出退勤、残業代、遅刻・早退・欠勤、休暇など）、給与の支給額や控除額などの計算
⑤22日：給与振り込みの手配
⑥25日：給与支払日
⑦月末：健康保険料、厚生年金保険料等の納付（前月支払い給与分）

残業代の計算

時間外労働や深夜労働、休日労働をした従業員には、通常の給与に加えて、一定の割増率をかけた割増賃金（時間外手当）を支払わければなりません。時間外手当は、以下の計算式で求めることができます。

時間外手当=時間外労働を行った時間×1時間あたりの賃金×割増率

基本的に時間外労働は25％、休日労働は35％、深夜労働は25％の割増賃金を支給しなければなりません。

仮に残業代を支払わなかった場合は、労基署に申告され是正勧告や指導を受ける、悪質な場合は刑事罰を受ける、未払い分の残業代の遅延利息の発生、従業員のモチベーション低下、企業イメージの悪化などのリスクが生じる可能性があります。

したがって、未払いの残業代が発生することがないように、労働時間を正確に記録し、適切な割増賃金を支払うことが重要です。

月中入退社の給与計算

月の途中で入社、又は退社した従業員がいる場合、従業員のその月の給与は、日割りで計算するのが一般的です。
もっとも、日割り計算については、一律に計算式が定められているわけではなく、会社ごとにそれぞれの判断で計算方法を決めることが可能です。例えば、以下のような計算方法が挙げられます。

なお、日割りの計算方法については、就業規則にあらかじめ規定しておかなければなりません。

従業員の退職及び解雇については、以下の記事でより詳しく説明しています。

休暇や休職中の給与について

労働者が年次有給休暇以外の休暇を取得、または自己都合で休職した場合の賃金について定めた法律はないため、原則として使用者に支払義務はないとされています。もっとも、使用者の都合で労働者を休業させた場合には、休業手当として平均賃金の6割以上を支払う義務を負います（労基法26条）。

詳しくは下記の各記事をご覧ください。

年次有給休暇の給与計算

年次有給休暇は、その名のとおり「有給」の休暇であるため、これを取得した労働者に対して、使用者は賃金を支払う義務があります。
有給休暇中の賃金の計算方法として、以下の３つが挙げられます。

①所定労働時間働いた場合に支払われる通常の賃金を支払う
月給、時間給、日給など賃金の支払い方法によって計算方法が変わります。例えば、月給制の場合は、月給額をその月の所定労働日数で割って、1日あたりの賃金を算出します。

②平均賃金を支払う
基本的にはAで計算しますが、労働日数が少ない場合はAとBを比べて高い方の金額を適用します。

• 直近3ヶ月間に支払った賃金の総額÷暦日数
• 直近3ヶ月間に支払った賃金の総額÷実働日数×60％

③健康保険法に定める標準報酬日額に相当する金額を支払う

有給休暇中の賃金の計算方法の詳細については、以下の記事をご確認ください。

産休中の給与計算

産休とは、産前休業から、産後休業までの休暇期間のことです。基本的には、出産予定日の6週間前から出産後の8週間までが産休となります。

産休中に給与が支払われる会社は少なく、給与の代わりに、「出産手当金」が支給されるのが通常です。ただし、本手当をもらうには、健康保険組合等に加入する必要があります。
また、休業中に会社から給料が支払われ、出産手当金よりも多い額が支給されている場合には、出産手当金は支給されません。

出産手当金の計算方法は、以下のとおりです。

産休に入った月以前の12ヵ月間の標準報酬月額の平均額÷30日×（2/3）×会社を休んだ日数

これをもとに計算された金額が、出産予定日の42日前から産後の56日まで支給されます。
なお、出産手当金は給与でないため、所得税は課せられません、また、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料なども免除されます。

育休中の給与計算

育児休業は、子どもが1歳（要件を満たした場合は2歳）まで取得することができるものです。
育児休業中の給与は通常は無給になりますが、雇用保険から育児休業給付金を受け取ることが可能です。

育児休業給付金とは、雇用保険に加入する労働者が、育児休業を取得して給与が一定額以上支払われなくなった場合に、雇用保険から支払われる給付金のことです。
給付を受けるには、雇用主がハローワークに申請手続きを行う必要があります。

育児休業給付金の支給額は、支給対象期間（1ヶ月）について、基本的に以下のとおりです。

休業開始時賃金日額×休業期間の日数×67％（育児休業開始日から181日目以降は50％）

賞与・退職金の計算

賞与とは、会社の業績や、労働者の勤務成績等に応じて、定期的または臨時に支給される賃金です。どのような要素を金額に反映させるかは、会社ごとに異なります。

まず、賞与の支給額を決定し、次に、賞与から差し引く社会保険料と税金の金額を計算します。

実際に従業員が受けとる賞与額は、以下のとおりです。

賞与の手取り額＝賞与支給額－社会保険料－所得税

賞与の計算方法について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

退職金とは、退職に際して、後払い的な性質を持つ賃金です。自己都合による退職か会社都合による退職かによって相場が異なりますし、退職金の計算方法も、定額制や基本給連動制、ポイント制など様々な方法があり、会社ごとに異なります。

まず、退職金額を決定し、次に、退職金から控除する税金を計算します。

最終的な従業員の手取り額は、以下のとおりです。

退職金の手取り額＝退職金－所得税－住民税

退職金の計算方法について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。