監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

従業員が退職する際に、当該従業員が担当していた業務に関する引継ぎが適切に行われなかった場合、会社としては、当該業務に関する必要な情報が失われ、通常の業務に支障が出ることもあり、最悪の場合、会社に大きな損害が生じることもあり得ます。
そこで、本コラムでは、引継ぎを拒否されないための予防策及び引継ぎを拒否された場合に会社として取るべき対応策等を弁護士が解説します。

退職時に引継ぎを拒否された場合の会社側の対応

引継ぎを拒否した元従業員へ損害賠償請求が可能な場合も

従業員が、業務の引継ぎを拒否したために、会社に損害が生じた際には、会社は、当該従業員に対し、債務不履行に基づく損害賠償請求できる可能性があります。

従業員は、退職するまでの間、会社の従業員として会社に命じられた業務を行う義務を負っているのであり、会社から退職前に業務の引継ぎを行うように命じられていた従業員が、命じられた引継ぎをしなかった場合には、当該従業員は、従業員として雇用契約に基づき会社に対して負っていた義務に違反していることになるからです。

なお、この点、就業規則において、退職時の業務引継ぎ義務を定めている会社も多く、従業員の債務不履行を基礎づけるためには、そのような規定を定めておいたほうがよりよいでしょう。

なお、会社が実際に損害賠償請求をする際には、業務の引継ぎ拒否と損害との間の因果関係、従業員の過失等超えなければならない主張・立証上のハードルが存在します。

詳しくは、以下のページで解説していますので、併せてご覧ください。

引継ぎ不履行で損害賠償請求が認められるケースとは？

引継ぎがなされなかった場合に、損害賠償請求が認められるケースとしては、 ①引継ぎがされない業務についての情報が、退職した従業員しか有していないものであったうえ、そのことを当該従業員が認識していたにもかかわらず、当該従業員が必要な業務引継ぎをしないまま退職したことで会社に損害を生じさせたケース
②緊急性がある案件で、引継ぎがなされなければ滞りなく業務が実行できない状況であるにもかかわらず、退職する従業員が正当な理由もなく引継ぎを拒否した結果会社に損害を生じさせたケース といったものが考えられるでしょう。

なお、上記のようなケースであっても、会社側の主張が全て認められるとは限らず、また、会社に生じた損害の全額の賠償が認められる可能性は低いことに留意が必要です。

有給休暇の消化を理由に引継ぎが行われない場合の対応

退職をする従業員が業務の引継ぎを拒否する理由としてよく問題となるのが、退職日までの間有給休暇を消化すると主張する従業員が出社自体を拒否するというものです。

この点、会社には、従業員が指定した時季に有給休暇を与えることが会社の事業の正常な運営を妨げる場合には、他の時季に有給休暇を与えることとする時季変更権があります（労基法39条５項）。

しかし、会社の時季変更権は、別の時季に有給休暇の付与を前提としたものであり、退職前の時季変更権は、別の時季に有給休暇を付与できないことから、これを行使できないと考えられています。

そこで、会社としては、従業員に業務の引継ぎ義務が存在すること等を根拠として、退職時期を後に伸ばす交渉をするなどが考えられます。

より詳しい解説は、以下の各ページをご一読ください。

そもそも退職時の引継ぎを命じることはできるのか？

「引継ぎしないと退職させない」とすることは可能か？

従業員には、職業選択の自由の一種として退職の自由が憲法上保障されており（憲法22条１項）、使用者は、従業員に対し、強制的に労働させることはできませんので（労基法5条）、従業員が退職の意思表示をしているにもかかわらず、引継ぎをしないことを理由として退職を認めないのは、違法と判断される可能性が高いです。

以下のページで詳しく解説していますので、併せて参考になさってください。

引継ぎが十分に行われない場合の企業リスクとは？

引継ぎが十分に行われない場合の企業リスクとして、例えば、業務に関する必要な情報やノウハウが特定の人物に集中しており、それらの情報やノウハウが十分に引継がれないまま当該特定の人物が退職してしまった場合、当該業務の遂行に支障が出ることによって関係取引先の信用を失う事態等が考えられます。

また、債権管理等の業務を担っている従業員が十分に引継ぎをしない場合には、会社の債権が実現せずに埋もれてしまうということも考えられます。

これらのリスクは、状況によっては、かなり重大な経済的損失につながり得るものだと考えられます。

従業員に業務の引継ぎを拒否されないための予防策

就業規則の懲戒事由に規定する

従業員に業務の引継ぎをするよう説得するための材料として、就業規則において退職時の引継ぎ義務についての定めを置き、また、当該義務違反を懲戒事由に規定するのが有効です。

これらの規定がなければ従業員に業務の引継ぎをさせることができないというわけではありませんが、実際に従業員が業務の引継ぎを拒否した場合に、当該従業員に引継ぎをするように説得をする材料となるでしょう。

以下の各関連ページも参考になりますので、併せてご覧ください。

業務の引継ぎを退職金支給の要件にする

そもそも、退職金を支給するかどうか、どのような額とするかについて、法律は何ら規定を置いていませんので、退職金の支給要件の設定は、就業規則等による当事者の任意に委ねられています。

裁判例においても、退職届の提出後、一定期間実際に勤務をしなかった者には退職金を支給しない旨が規定されている就業規則が有効であると判断されたものがあります（大阪地方裁判所　昭和57年1月29日判決、大宝タクシー退職金請求事件。なお、同事件は高等裁判所に控訴されましたが、控訴審においても同様の判断が維持されています。）。

業務の引継ぎを行うことを退職金支給の要件にした場合、従業員に業務の引継ぎをさせるための強力な説得材料になるものと思料します。

以下、関連ページを紹介します。ぜひご一読ください。

退職の予告期間を長めに設ける

就業規則において、退職の予告期間（従業員が退職届を提出した後、実際に退職の効力が生じる日までの期間をいいます。）を長く設定することにより、一見引継ぎのための期間を用意して従業員に業務の引継ぎをさせやすくできるのではないかとも思えます。

ただし、このような規定は、必ずしも法的に有効でないと判断される可能性がありますので、十分に注意する必要があります。

例えば、期間の定めのない雇用契約であった場合、従業員が退職届を提出してから2週間が経過した時点で退職が認められることになります（民法627条1項）。

同項の趣旨は、使用者による不当な人身拘束を防ぐものであり、裁判例においても、同項に反する内容の就業規則（退職予告期間を30日とするもの）を定めたとしても当該就業規則の効力には疑義があると判断されたものがあります（福岡高等裁判所　平成28年10月14日判決）。

就業規則に定めた内容が法的に有効かどうかは、事前に専門家である弁護士等に相談することをおすすめします。

従業員が引継ぎしやすい職場環境をつくる

最終的に、従業員が引継ぎをしないまま退職してしまうといった事態を避けるためには、従業員が業務の引継ぎをしやすい職場環境をつくることが重要です。

具体的な方策としては、まず、日頃から業務に関する情報やノウハウを記録化の義務付けが考えられます。日頃から記録化を心掛けていれば、いざ退職する際に大量の引継資料を作成しなければならない事態に陥ることもありませんので、引継ぎに抵抗感を示す従業員も減ると考えられます。

次に、従業員同士の風通しがよい職場環境を保つことも重要です。従業員同士が、お互いにどのような業務を行っているのかがわからない状況であると、引継ぎの際に一から説明をしなければならないため、引継ぎをする従業員にも、引継ぎを受ける従業員にも大きな負担が生じることになってしまいかねません。

退職時の業務引継ぎが争点となった裁判例

ここで、退職時の業務引継ぎが争われた裁判例を紹介します。

引継ぎを拒否されない場合の対処法や予防策について弁護士がアドバイスいたします

本コラムにおいてご説明したように、退職する従業員の引継ぎが適切に実施されなかった事案において、それが原因で会社に損害が生じたとしても、後から従業員に帰責することで当該損害を回収することは実際には極めて困難であると言わざるを得ません。

会社としては、引継ぎ拒否という事態が生じないように、事前の対策として、就業規則の整備、職場環境の整備等を実施したほうがよいでしょう。

その際には、労務関係の専門家である弁護士に相談することをおすすめします。