弁護士が解説する【懲戒処分を行う場合の注意すべきポイント】

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監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

懲戒処分とは、従業員による労働契約上の義務違反に対して使用者が科す処分です。
もっとも、従業員が使用者にとって好ましくない行動をとっても、直ちに重い懲戒処分を下せるわけではありません。

この記事では、懲戒処分を行う場合に注意すべきポイントや、処分するときに知っておくべきルールなどについて解説していきます。

懲戒処分を行う場合の注意すべきポイントとは？

懲戒処分は、従業員に対して大きな不利益を与えるため、慎重に行わなければなりません。不適切な処分をすると無効になる場合があります。

懲戒処分を有効に行うためには、以下のような要件を満たすことが必要です。

• 就業規則に懲戒規定が定められていること
• 処分の相当性があること
• 適正な手続きを経ること
• 弁明する機会を与えること

就業規則に懲戒規定が定められていること

懲戒処分を行うためには、就業規則に懲戒事由と処分内容が定められており、その就業規則が従業員へ適切に周知されている必要があります。これは、人を犯罪者として処罰するには、法律によってあらかじめ罪と罰を明確に定めておかなければならないとする罪刑法定主義と同様の考え方によるものです。

また、問題行為が就業規則上の懲戒事由に該当していなければなりません。
就業規則に根拠がない場合や、懲戒事由に該当しない場合には、処分は無効になるおそれがあります。

就業規則については、以下の記事で解説しています。

処分の相当性があること

懲戒処分の内容は、従業員の懲戒事由の程度や内容などに照らして、相当なものである必要があります（合理性・相当性の原則）。
そのため、従業員が1分遅刻したなどの軽微な規律違反に対して、解雇のような過度に重い処分を科した場合には、懲戒権の濫用として無効となるリスクが高いです。

処分の相当性を判断するときには、懲戒事由とされた行動の態様や動機、業務への影響、損害の程度、従業員の態度、使用者側の原因などが考慮されます。

適正な手続きを経ること

懲戒処分を行うためには、就業規則に定められた手続きに従わなければなりません。
処分の前には、事実関係の十分な調査や関係者への事情聴取を行い、客観的な証拠に基づいて判断することが求められます（適正手続の原則）。

同僚からの申告内容を十分に確認せずに従業員を処分したり、本人の弁明を聞かずに懲戒処分を決定したりすると、その処分が無効と判断されるおそれがあります。推測や一方的な情報だけで判断すると、労使トラブルや訴訟に発展するリスクも高いです。

企業は慎重な事実確認と適切な手続きを経て、公正な判断を行うことが重要です。

弁明する機会を与えること

懲戒処分を行うためには、従業員に弁明の機会を与えなければなりません。

弁明の機会の付与は、事実誤認を防止することや、処分の客観性・公正性を確保することなどを目的とするもので、懲戒処分の相当性を判断するときに重視されます（適正手続の原則）。

特に、就業規則に弁明の機会を付与すると記載した場合や、重い処分を行う場合などでは、弁明の機会を与えていないと懲戒権の濫用として裁判などで無効となるリスクが高いことに注意しましょう。

重大な規則違反でも与えるべきか？

懲戒処分には刑罰に類似した制裁罰という性質があるので、処分の適正性を保障するためにも、重大な規則違反を行った者であっても弁明の機会を与えることが望ましいでしょう。

そもそも従業員に処分の原因となった事実関係に関する弁明の機会を与える理由は、事実認定を適切に行うことにより、懲戒処分が適正な手続きに則って行われたことを根拠づけるためです。そのため、規則違反の程度に関係なく与えられるべきだと考えられます。

懲戒処分を行う際に知っておくべき2つのルール

懲戒処分には、有効に行うための要件だけでなく、他にも基本的なルールがあります。
基本的なルールに反した懲戒処分は、懲戒事由の要件に該当していても、懲戒権の濫用として処分が無効と判断されることがあるため注意しなければなりません。

守るべきルールとして、以下のようなものが挙げられます。

• 同じ問題行為を理由に繰り返し処分することはできない【二重処分禁止の原則】
• 同じような問題行為には同程度の処分が求められる【平等取扱いの原則】

同じ問題行為を理由に繰り返し処分することはできない

懲戒処分を行うときには、二重処分禁止の原則に注意しましょう。これは、会社が懲戒処分を行ったら、同一の問題行為に対して、改めて再度懲戒処分を科すことはできないという考え方です。

例えば、無断欠勤を理由に戒告処分とした後で、同じ無断欠勤のみを根拠として減給処分を追加することは認められません。
従業員が複数の問題行為を行っている場合には、それぞれの行為ごとに懲戒事由が存在するのであれば、同時に複数の処分を検討できるケースがあります。

それぞれの行為を総合的に評価して、一つの懲戒処分を行うことも可能です。

同じような問題行為には同程度の処分が求められる

懲戒処分を行うときには、平等取扱いの原則に注意しましょう。これは、同種・同程度の問題行為を行った従業員に対しては、基本的に同程度の懲戒処分を行うべきだとする考え方です。

例えば、過去に無断欠勤をした従業員に対して戒告処分としていたのに、別の従業員には出勤停止処分を科した場合には、不公平な取扱いであるとして処分の有効性が争われるおそれがあります。

ただし、役職や過去の懲戒歴、反省の有無、会社への影響の大きさなどの事情が異なれば、処分内容に差を設けることも許されます。

社員に問題行為があれば懲戒処分できるのか？

社員に問題行動があり、それが就業規則で規定している懲戒事由に当てはまるケースでも、すぐに懲戒処分を科すことは望ましくないでしょう。次項以下で説明するように、段階を踏んでいくことが大切です。

まずは指導することで改善を促す

従業員による問題行動があった場合、それが軽微なものであれば、いきなり懲戒処分を行うよりも改善を図るための指導をすることが望ましいです。
口頭注意や書面による注意、面談など、問題行動の内容や程度に応じた対応をしながら、改善の機会を与える必要があります。

指導を行った日時や内容、本人の反応などについては書面に記録を残しましょう。その後も改善が見られない場合には、懲戒処分の必要性を証明するための資料として活用できます。

段階的に処分を実施する

従業員による問題行動があっても、軽微なものであれば、いきなり重い処分をするのではなく、戒告やけん責などの軽い処分から段階的に行いましょう。
いきなり重い懲戒処分を科すと、処分が重すぎるとして無効と判断されるリスクが高まります。

同じような違反行為が繰り返された場合には、最初は軽い処分を行ったとしても、労働者の態度に反省が見られないことを理由として、2回目以降は徐々に重い処分を科すことができる可能性が高まります。

懲戒処分に該当する問題社員の具体例

企業が懲戒処分を検討する場面では、問題行為が就業規則上の懲戒事由に該当するかを確認する必要があります。

代表的な懲戒事由として、以下のようなものが挙げられます。

問題行為があったからといって、直ちに重い懲戒処分が認められるわけではありません。行為の悪質性や影響の大きさなどを総合的に考慮して処分します。

なお、従業員の私生活上の非行であっても、会社の信用や業務運営に重大な影響を及ぼす場合には、懲戒処分の対象となる可能性があります。

懲戒処分の有効性が争われた判例

懲戒処分の注意点に関するQ&A

懲戒解雇で退職金の減額・不支給は認められますか？

懲戒解雇を行った場合には、退職金の減額や不支給が認められる可能性があります。

ただし、退職金を必ず減額できるわけではありません。就業規則や退職金規程にその根拠が定められていることが前提です。
また、横領や重大な情報漏えいなど、従業員の背信行為の程度が著しく、退職金制度の趣旨に照らしても支給が不相当といえる事情が必要となります。

懲戒解雇による退職金への影響については、以下の記事で解説しています。

懲戒解雇で退職金はどうなる？減額・不支給は違法なのか？

過去の行為に対して懲戒処分を下すことはできますか？

過去の問題行為であっても、発覚後に懲戒処分を行うことは可能です。ただし、懲戒処分の不遡及の原則により、行為当時には存在していなかった懲戒規定を、後から適用して処分することはできません。
また、問題行為を会社が把握しながら長期間放置していた場合には、企業側が許容していたものとして争われるおそれがあります。

企業は、行為当時の就業規則の内容を確認して、事実関係に基づき、合理的な期間内に処分する必要があります。

能力不足の問題社員を懲戒解雇したい場合の注意点を教えてください

能力不足のみを理由として懲戒解雇を行うことは、一般的に難しいと考えられています。

懲戒処分は、従業員の問題行為に対して行う制裁です。単なる成績不振や業務遂行能力の不足は、基本的に懲戒事由には該当しません。
能力が不足している従業員に対して、まずは指導や教育、配置転換などにより改善する機会を与えて、その経過を記録しておくことが重要です。
改善が見込めない場合には、懲戒解雇ではなく、普通解雇できるかについて検討する必要があります。

問題社員への具体的な対応方法は、下記の記事で詳しく説明します。

能力・適格性が欠如する問題社員(モンスター社員)対応

懲戒処分の判断に時間をかけても問題ありませんか？

懲戒処分を行うにあたっては、事実関係の調査や本人への弁明の機会の付与が必要であるため、ある程度の時間をかけても問題ありません。

ただし、問題行為の発覚から処分までの期間が長すぎると、会社が行為を容認していたと受け取られて、処分の有効性を裁判などで争われるリスクがあります。

一方で、十分な調査を行わずに性急に処分を決定すると、事実誤認や証拠の不足などによって懲戒処分が無効と判断されるおそれがあります。合理的な期間内に判断することが重要です。

問題社員の懲戒処分に対する注意点については弁護士にご相談ください

たとえ社員が問題行動を起こしたからといって、すぐに懲戒処分をすべきではありません。まずは問題社員を指導して自発的な改善を促し、それでも改善しない場合には段階的に処分を行っていくことになります。しかし、不当な処分であると主張され、トラブルに発展してしまうリスクを完全になくすことはできません。

そこで、問題社員への対応に悩まれている使用者の方は、労働問題に強い弁護士に相談されてみることをおすすめします。労働問題に詳しい弁護士であれば、リスクを最大限回避できるよう、問題社員への対応方法等についてアドバイスすることが可能なので、労働トラブルを未然に防止できる可能性が高まります。

また、万が一トラブルが生じてしまった場合にも、すぐに相談できる弁護士がいれば迅速・適切な対応をとることができるので、被害を最小限に抑えることにも繋がるでしょう。

懲戒処分等、問題社員への対応についてご不安がある方は、ぜひ労働問題に精通した弁護士に相談することをご検討ください。