弁護士が解説する【能力・適格性が欠如する問題社員対応】について

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監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

たった一人の従業員の能力不足が、会社全体のパフォーマンス低下を招くことがあります。

ミスの繰り返しや業務の遅れにより他の社員の負担が増えれば、職場の士気や生産性の低下につながりかねません。ただし、能力不足だからといって、会社が自由に解雇や降格を行えるわけではありません。対応を誤れば、労使トラブルに発展するおそれもあります。

本記事では、能力や適格性に問題がある社員への対応において、会社が注意すべき点を解説します。

能力の低い問題社員への対応

会社側には、従業員の解雇をできる限り回避する努力義務が課せられています。そのため、従業員が就業規則の解雇事由に該当していたとしても、会社が何らの努力もせずに即解雇としてしまうと、解雇が無効となるリスクがあります。解雇はあくまでも最終的な手段と考え、まずは以下のような取組みを行うことが必要です。

• 改善の機会を与える
• 教育・指導を行う
• 配転や懲戒処分を検討する
• 退職勧奨を行う

改善の機会を与える

従業員には、改善のチャンスを十分に与えることが重要です。
業務上の問題点を具体的に伝えたうえで、会社が求める水準や行動を示し、改善に向けた指導を行う必要があります。例えば、入力ミスを繰り返している場合は、「ダブルチェックを徹底し、入力ミスの件数を〇件以下にする」といった具体的な目標を設定します。

一定の改善期間を設けて、定期的な面談で進捗を確認しながら、指導や助言を行うことも大切です。
こうした改善の機会を設けても、改善が見られないという事実は、解雇の効力が争われた際に、解雇が有効と認められる一つの事情となり得ます。

教育・指導を行う

使用者が従業員に対し、適切な教育・指導を行ってきたかどうかは、解雇の有効性を判断するうえで重要なポイントです。

単に「もっと頑張ってほしい」といった抽象的な指示ではなく、研修やOJT、マニュアルなどを活用し、業務に必要な知識やスキルを身につけられるよう指導する必要があります。また、「この作業はこの手順で行う」といった実務に即した説明を行い、上司や先輩が手本を示したうえで、本人に実践させ、改善点をフィードバックすることも大切です。

それでも能力不足や適格性の欠如が改善されない場合、その事実は解雇の有効性を裏づける事情の一つとなり得ます。

配転や懲戒処分を検討する

解雇する前に、配転命令や懲戒解雇以外の懲戒処分など、段階的な処分をすることが望ましいと考えられます。なぜなら、段階的に手段を講じたにもかかわらず、従業員に改善の余地が見られないことが解雇の有効性を導き得るからです。

ただし、配転命令や解雇以外の懲戒処分であっても争われるリスクはあり、不当な目的を持ってしてはならないことや、権利濫用になってはならないなどの制約はありますので、注意が必要です。

なお、懲戒解雇やそれ以外の懲戒処分、懲戒処分を行う際の注意点、また、異動のなかでも配置転換について、以下の記事で紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。

退職勧奨を行う

解雇に踏み切る前に、退職勧奨による解決ができないかを検討することも大切です。
退職勧奨とは、会社が従業員に対し、退職を勧めることをいいます。従業員が納得して自主退職を選択すれば、解雇をめぐるトラブルを回避できるというメリットがあります。

もっとも、退職勧奨を行うタイミングには注意が必要です。退職勧奨に失敗したことをもって配置転換や懲戒処分の手段に出ると、退職を迫るための不当な措置と判断され、無効となるおそれがあります。また、繰り返し退職を求めたり、威圧的な言動をしたりすると、退職強要として違法と評価される可能性もあります。退職勧奨は従業員の意思を尊重しながら、強制ではなく話し合いによって進めることが必要です。

退職勧奨についてさらに詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

能力不足を理由に解雇(クビ)できるのか？

解雇には法的に厳しい制限があるため、能力不足を理由にいきなり解雇することはできません。

労働契約法16条では、解雇に客観的に合理的な理由がなく、社会通念上相当と認められない場合、その権利を濫用したものとして、無効になると定められています。

そのため、能力不足を理由に解雇するには、単に業務成績が低いというだけでは不十分です。業務に支障を及ぼすほどの能力不足があり、会社が教育・指導など、改善の機会を与えたにもかかわらず、改善の見込みがないことが求められます。単に他の社員より評価が低いといった程度では、解雇は認められないでしょう。

また、解雇するにあたっては、懲戒解雇、普通解雇を問わず、就業規則に解雇事由が定められていることが必要です。よって、まずは就業規則の解雇事由に当たるか否かを確認しなければなりません。

解雇理由や就業規則、解雇が有効となる要件について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

能力不足による解雇が有効と認められるための要件

裁判例上、能力不足を理由とする解雇が有効と認められるためには、基本的に以下の要件を満たす必要があるとされています。

• 能力不足の程度が相当深刻であること
  単に他の従業員より成績が低いというだけでは、解雇は認められません。業務に重大な支障を生じさせるほど能力が不足しており、雇用の継続が困難な状態にあることが必要です。
• 能力向上のための指導を行っていること
  従業員に対して不足している能力や課題を具体的に伝えたうえで、必要な指導や教育を行い、能力向上を図る努力をしなければなりません。
• 改善のための期間を与えていること
  従業員に改善のための十分な期間を与え、その後も改善が見られず、能力向上の見込みがないことを確認する必要があります。
• 配置転換などを行っても改善が見込めないこと
  適性に合った職種への配置転換や、職位への降格などを検討・実施しても、なお雇用を継続することが難しい状態であることが求められます。

新卒採用と中途採用で解雇の判断は異なるか？

新卒採用の場合は、将来の成長可能性を評価して採用するのが一般的です。そのため、会社には従業員を育成することが求められます。

能力不足を理由に解雇するには、十分な指導や教育、配置転換を行っても改善の見込みがなく、業務運営にも支障が生じていることなどが必要とされるため、解雇が認められるハードルは高いです。

一方、中途採用者は、特定の経験やスキルを評価されて、即戦力として採用されることが多いです。したがって、採用時に期待された能力を発揮できない場合には、新卒採用者ほど手厚い指導や配置転換を行わなくても、解雇が認められやすい傾向があります。

実際に、特定の役職に就くことを前提として採用された中途採用者について、裁判所が「会社には下位の役職へ配置転換する義務まではない」と判断し、解雇を有効とした裁判例もあります。

新卒と中途の解雇判断の違いや、本採用拒否について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

試用期間中の能力不足を理由に解雇はできる？

試用期間とは、従業員の能力や適性を見極めるために設ける期間です。試用期間中の労働契約は、解雇権留保付労働契約と呼ばれています。入社時点で労働契約は成立しているものの、適性に問題がある場合には解約する権利を会社が留保している状態をいいます。

もっとも、試用期間中であっても自由に解雇できるわけではなく、客観的に合理的な理由があり、社会通念上も相当といえることが必要です。例えば、能力不足が著しく、短期間の指導では改善が見込めない場合などに限られます。

試用期間中の解雇は、通常の解雇より有効と判断されやすいものの、「社風に合わない」といった主観的な理由だけでは認められないため、ご注意ください。

試用期間中の問題社員への対応については、以下の記事をご覧ください。

能力不足の問題社員を解雇する際の注意点

能力不足を理由に従業員を解雇する場合、後に労働審判や訴訟で、解雇の有効性を争われる可能性があります。そのため、会社は能力不足の事実だけでなく、指導や研修の実施など、改善の機会を十分に与えたことを客観的な証拠によって示せるようにしておくことが重要です。

例えば、人事評価資料、勤務成績や目標達成状況が分かる資料のほか、業務上のミスやクレームに関する報告書、上司との面談記録、指導記録、始末書などが有力な証拠となります。また、配置転換や担当業務の見直しなど、解雇を回避するために講じた措置についても記録しておくとよいでしょう。

必要な証拠は事案によって異なるため、判断に迷うときは弁護士にご相談ください。

能力不足を理由とする解雇の有効性が問われた裁判例

問題社員の能力不足に関するQ&A

能力不足を理由に人事評価を下げることはできますか？

能力不足を理由に人事評価を下げることは可能です。
人事評価は従業員の能力や成果などを評価する制度であるため、期待された成果を上げていない場合は、その内容を人事評価に反映することができます。

もっとも、上司の主観や好き嫌いだけで評価することは適切ではありません。能力不足を理由に評価を下げるときは、業績や目標達成状況、業務上のミスの内容など、客観的な事実をもとに判断することが必要です。

公正な人事評価を行う方法については、以下の記事をご覧ください。

公正評価義務

能力不足を理由に解雇する場合、解雇理由証明書にはどのように記載すべきですか？

解雇理由証明書には、どの業務でどのような問題が発生したのか、会社がどのような指導を行ったのか、それでも改善が見られなかった経緯を具体的に記載しましょう。「勤務成績不良」といった抽象的な表現だけでは不十分です。また、解雇の根拠となる就業規則の条項も明記する必要があります。

さらに、将来の訴訟を見据え、会社が解雇理由として主張する内容は、漏れなく記載しておくことが大切です。後から理由を追加しても、裁判所で重視されない可能性があるため注意しましょう。

能力不足の管理職にはどのように対応すべきですか？

能力不足の管理職への対応は、役職を特定したうえで、それに対応する賃金が支払われることを前提として採用されたか否かによって異なります。

管理職として採用され、その役職に見合う能力を有することが前提となっていたにもかかわらず、実際の能力が著しく不足している場合には、解雇が認められる可能性があります。

一方、採用時に役職の限定がない場合は、直ちに解雇するのではなく、能力に応じた降格や配置転換などを検討するのが望ましいでしょう。

降格を行うときの注意点については、以下の記事をご覧ください。

降格処分とは？処分を行う際の留意点や違法となるケースを解説

能力不足を理由にアルバイトの解雇や契約社員の雇い止めはできますか？

アルバイトや契約社員であっても、能力不足という理由だけで、直ちに解雇や雇い止めができるわけではありません。

アルバイトの解雇には、正社員と同じように、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要です。また、有期雇用の契約社員の雇い止めも、契約更新が繰り返されるなど更新への期待が認められる場合は、雇止め法理により、通常の解雇と同じレベルの合理性や相当性が求められます。

アルバイトを解雇する方法や、雇止め法理について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

アルバイトを解雇するための正当な理由とは？解雇の流れや留意点について

雇止め法理とは｜対象となる有期労働契約や労務管理上の注意点

能力不足の従業員への指導でパワハラを主張されたらどう対応すべきですか？

従業員への指導は、業務上必要かつ相当な範囲内で行われている限り、パワハラには当たりません。
パワハラを主張されたら、感情的に反論するのではなく、業務上の必要性や指導方法の妥当性を、客観的な資料に基づいて説明することが必要です。

もっとも、パワハラに該当しない指導であっても、従業員によっては大きな負担となる場合があります。必要に応じて、指導方法の見直しを検討することが大切です。

ハラスメントの労働審判で会社が行うべき反論については、以下で詳しく解説しています。

ハラスメントの労働審判で、会社側が主張すべき反論と答弁書

問題社員への適切な対応について、企業労務に強い弁護士がアドバイスいたします

能力不足の問題社員への対応は、多くの企業が直面する悩ましい問題です。しかし、十分な準備をしないまま解雇に踏み切ると、解雇無効と判断され、会社が大きな負担を負うおそれがあります。

問題社員に対しては、注意指導、配置転換、退職勧奨など段階的に対応し、解雇は改善が見られない場合の最終手段として慎重に検討することが大切です。

弁護士法人ALGには、企業側の労務問題に精通する弁護士が多く在籍しており、問題社員対応に関する豊富な経験とノウハウがあります。解雇の可否の判断をはじめ、証拠の収集、退職勧奨、裁判対応まで幅広くサポートすることが可能です。問題社員への対応でお悩みの際は、ぜひご相談ください。