海外出張｜労働基準法の適用や保険について

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

海外出張がある会社においては、規定の整備やリスク対策などさまざまな手続きが必要となります。
また、海外出張者にも労働基準法が適用されるため、日本で働く場合と同じように労務管理を行わなければなりません。
適切な対応をとらないと、労使トラブルに発展するおそれもあるため注意が必要です。

本記事では、労働者に海外出張を命じる場合に企業が注意すべき点や、求められる対応などを解説していきます。海外出張の実施を検討している企業の方は、ぜひご覧ください。

海外出張の定義

「海外出張」とは、一時的に海外の事業場等へ行き、日本の使用者の指揮命令の下、業務にあたることを指します。あくまで一時的であるため、海外に居住を移すといったことはせず、一般的には短期間になります。そのため、就業規則や労働条件等は日本での勤務時と変わりません。

類似しているものとして海外派遣が挙げられますが、海外の事業場に所属することになる等、海外出張との違いがあります。

詳しくは、以下のページをご覧ください。

海外出張中の労働基準法の適用

海外出張の場合、日本の労働基準法が適用されます。
労働基準法は労働条件等を定めた法律であり、日本で勤務する労働者に適用されます。

海外出張者は、日本の会社に属しながら、その使用者の指揮命令の下、あくまで一時的に海外へ出張するに過ぎないため、労働基準法も変わらず適用されることになります。

海外出張中の労災保険の適用

海外出張中は、日本の労災保険制度がそのまま適用されます。また、出国前に特別な手続きも必要ありません。

海外出張は、就業場所が一時的に海外になるだけであり、日本の使用者の指揮命令下にあることには変わりありません。よって、現地での業務中に事故が生じても日本の労災保険から補償を受けることができます。

海外出張時の労働時間管理

海外出張中は労働基準法が適用されるため、日本の規定に応じて労働時間や休日を管理する必要があります。

例えば、日本での勤務同様、休日に相当する日に勤務した場合、休日手当を支給しなければなりません。また、所定労働時間が週40時間を超えた場合、割増賃金を支払う必要があります。

しかし、海外出張中の労働時間をしっかり管理するのは困難でしょう。そのため、海外出張中は、所定労働時間を勤務したものとみなして給与を支払うケースも多いです。
また、時間外労働や休日労働が生じることが想定される場合は、割増賃金を含めた出張手当を支給するケースもあります。

出張時の移動時間と労働時間

一般的に、出張時の移動に要する時間は労働時間にカウントしないとされています。

これは、出張時の移動は、通常勤務時の通勤と同じであると考えられるためです。実際の裁判例でも、「移動時間は労働拘束性の程度が低く、これが実勤務時間に当たると解するのは困難である」と示しています（東京地方裁判所　平成6年9月27日判決、横河電機事件）。

ただし、移動中に業務上使用する物品や現金などの管理・監視を行う場合、労働時間に含まれる可能性があります。

海外出張時の時間外労働と休日労働

海外出張中も、時間外労働が発生した場合には、割増賃金を支払う必要があります。

ただし、みなし労働時間制が適用されると、実際の労働時間にかかわらず所定労働時間だけ勤務したものとみなされます。よって、その場合、時間外労働は発生せず、原則として割増賃金を支払う必要はありません。
もっとも、法定休日と定められている日に労働した場合には、割増賃金の支払いが必要となります。

ただし、実際に海外で休日労働が行われたのか否かを把握するのは困難でしょう。そのため、事前に出張命令書などで「休日労働は行わないものとする」など定めておくことがよいでしょう。

なお、あらかじめ休日労働が発生することが想定できる場合、割増賃金を「出張手当」として支給するケースもあります。

海外出張の旅費

一般的に海外出張は、国内出張と比べて多くの費用が発生します。それらの費用をすべて実費精算にすると、個別に精算処理を行わなければならず、多くの手間がかかります。

そこで、あらかじめ就業規則に「海外旅費規程」を作成し、固定額を「出張旅費」として定めておくのが一般的です。例えば、「交通費は〇円とする」などと規定します。

全員に一律の出張旅費を支給することで、個別精算の必要がなくなり、担当者の負担を大きく減らすことができます。

また、海外旅費規程を定めることで、法人税や消費税を節税することもできます。なぜなら、出張旅費は“損金”とみなされ、経費に算入できるためです。

海外旅費規程で定める項目は、以下のようなものがあります。

• ①交通費
• ②宿泊費
• ③日当
• ④支度料

それぞれ詳しくみていきましょう。

①交通費

海外出張での移動は、飛行機を利用するのがほとんどです。出張先の地域ごとに航空券の相場を調べ、出張旅費を定めると良いでしょう。
なお、社長や役員、部長、一般社員などと、役職によって飛行機の利用クラス（ビジネスクラス、エコノミークラス等）を分けることも可能です。

また、交通費には、出張先での移動にかかる鉄道やタクシー代なども含めるのが一般的です。

②宿泊費

宿泊費も、現地のホテルの相場を調べ、支給額を決定します。一般的に、1万円～1.5万円が平均とされています。
また、役職に応じて金額を変えることも可能です。

ただし、宿泊費を支給するのは、実際に費用を支払ってホテルに宿泊したケースのみです。
そのため、移動時に機内泊を伴う場合、その分の宿泊費は除く必要があります。

また、「他の人がホテルを予約し、宿泊費も負担してくれた」といったケースも定額支給はできません。

③日当

日当とは、交通費や宿泊費以外に、出張先でかかる費用をまかなうためのお金です。例えば、飲食代や通信費などの諸雑費が含まれます。
また、海外出張者の慰労に対する手当という目的もあります。

日当の金額は、会社の判断で自由に決めることができます。一般的に、役職や出張先の地域によって支給額を変えるケースが多くなっています。

④支度料

海外出張では、国内出張と比べて様々な準備が必要です。例えば、海外で適用可能なコンセントプラグ、海外で使用できるモバイル機器等が挙げられます。
そのような費用は、海外出張旅費規程に「支度料○○円」等と規定しておくことで、会社が支給できるようになります。

ただし、海外出張が続く場合、毎回支度料を支給すると追徴課税されるおそれがあります。
そのため、実態に応じて支給額も減らすのが良いでしょう。例えば、「〇ヶ月以内に再び海外出張に行く場合、支給額を50％とする」などと定めておくと安心です。

海外出張の旅費に関する留意点

税務調査に備え、海外出張の旅費では以下の点に注意する必要があります。

【仕事として海外に行くこと】
海外に行った目的が、私用ではなく“仕事”であると証明するため、現地での行動記録や商談の資料など証拠を残しておくと安心です。

【交通費や宿泊費について、労働者個人のお金から支出させること】
出張旅費は、労働者個人が費用を負担したケースのみ支給することができます。
そのため、定額支給であっても、領収書を提出させ保管しておくことが重要です。

【旅費精算書を提出させる】
「実際にかかったお金」と「出張旅費の内容」に相違がないことを証明するため、帰国後に旅費精算書を作成・提出してもらいましょう。

企業に求められる海外出張に関する安全対策

海外出張に備え、企業はさまざまなリスク対策を講じる必要があります。
リスク対策が不十分だと、安全配慮義務違反とみなされ、損害賠償責任を負う可能性もあるため注意が必要です。

以下でさらに詳しく解説していきます。

出張先の情報収集

実際に海外出張する労働者だけでなく、労働者を送り出す企業側も、出張先について情報を集めることが重要です。具体的には、テロや犯罪の発生状況、治安が悪い地域、政治情勢などを事前に調査すべきといえます。また、感染症の拡大状況など、健康被害のリスクも把握する必要があります。

これらの状況は日々変わるため、最新の情報は外務省のホームページなどでチェックしましょう。

出張期間に応じて必要な手続き

【出張期間が3ヶ月以上の場合】
現地に到着後、日本大使館又は総領事館に「在留届」を提出する必要があります。
「オンライン在留届」を利用すれば、インターネット上で登録することができます。

【出張期間が3ヶ月未満の場合】
外務省の海外安全情報配信サービス「たびレジ」を利用することができます。

これは、旅行日程や連絡先を登録することで、現地の安全情報や緊急発生時の連絡が配信されるサービスです。
登録は義務ではありませんが、安全を確保するため利用すると良いでしょう。

トラブル回避のためのマニュアル作成

海外出張中のリスク対策について、マニュアルを作成しておきましょう。例えば、緊急時の対応や連絡先、連絡方法などを具体的に定めることが重要です。
また、マニュアルの内容を労働者に周知し、教育・研修を行うことが望ましいといえます。

なお、海外出張で起こりやすいトラブルには以下のようなものがあります。

• 窃盗などの犯罪被害
• テロや誘拐
• 自然災害
• 食中毒や感染症
• メンタル不調

海外出張命令は拒否が可能なのか

就業規則などに「海外出張命令に関する規定」がある場合、基本的には出張命令を拒否することはできません。また、業務命令に従わないことを理由に、懲戒処分となることもあります。

ただし、当該海外出張命令に業務上の必要性がない場合や、必要性があっても、当該海外出張命令が他の不当な動機・目的をもってなされたものであるとき若しくは労働者に対し通常甘受すべき程度を著しく超える不利益を負わせるものであるときには、海外出張を拒否できるケースもあります。

例えば、治安悪化や政情不安が広がっている地域や、感染症のリスクが大きい地域への出張を命じられたケースが考えられます。
また、出張が予定されていない職種についている場合も、出張命令を拒否することができます。

海外出張命令を出す場合、業務上の必要性や安全対策をしっかり説明し、労働者の理解を得ることが重要です。

海外勤務に関する社内規程については、以下のページで詳しく解説しています。