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海外出張

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

業務上、海外出張が必要な会社は、海外出張に関する管理を行っているでしょう。海外出張は、国内出張に比べ様々な準備や規定事項等が必要になることが多いです。本記事では、海外出張に関して、会社(使用者)が規定しておくべきことや、実務上何を規定しておくべきか等、解説していきます。

海外出張の定義

「海外出張」とは、一時的に海外の事業場等へ行き、日本の使用者の指揮命令の下、業務にあたることを指します。あくまで一時的であるため、海外に居住を移すといったことはせず、一般的には短期間になります。そのため、就業規則や労働条件等は日本での勤務時と変わりません。

類似しているものとして海外派遣が挙げられますが、海外の事業場に所属することになる等、海外出張との違いがあります。

詳しくは、以下のページをご覧ください。

海外派遣・出張

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海外出張の労働基準法適用

海外出張の場合であっても、日本の労働基準法が適用されます。

労働基準法は労働条件等を定めている法律であり、日本で勤務する労働者に適用されます。海外出張者は、日本の会社に属しながら、その使用者の指揮命令の下、あくまで一時的に海外へ出張するに過ぎないため、労働基準法も変わらず適用されることになります。

海外出張の労災保険

海外出張は、業務にあたる場所が一時的に海外になるだけであり、国内出張と同様に日本の使用者の指揮命令下にあります。そのため、労災保険に関しても、特別な手続等を要することなく、所属する日本の会社の内容が適用され、労災保険給付を受けることができます。

海外出張の労働時間管理

海外出張時であっても、労働基準法が適用されるため日本の規定に応じた労働時間、休日の管理が必要となります。

例えば、日本での勤務同様、休日に相当する日に勤務した場合、休日手当を支給しなければなりません。また、所定労働時間が40時間以上となった場合も割増賃金を支払う必要があります。

しかしながら、実際の労働時間を管理することは困難です。そのため、海外出張中は、所定労働時間を勤務したものとみなして給与を支払うケースも多いです。また、割増賃金が生じると想定できる場合は、その分を含めた出張手当を支給するケースもあります。

出張時の移動時間と労働時間

出張時の移動に要する時間は労働時間にカウントしない、というのが一般的な考えです。もとより出張時の移動は、通常勤務時の通勤と同じであるとされており、実際の判例においても、「移動時間は労働拘束性の程度が低く、これが実勤務時間に当たると解するのは困難である」と示しています(東京地方裁判所 平成6年9月27日判決、横河電機事件)。

それに対し、業務上使用する物品や現金といったものの管理および監視という目的がある移動の時間は、労働時間に含むとみなされる可能性があります。

海外出張の時間外労働と休日労働

海外出張においても、日本の使用者の指揮命令下にあり、労働基準法が適用されます。そのため、労働者が海外出張中に時間外労働をした場合、割増賃金を支払わなければなりません。また、休日労働についても、時差を考えて日本では休日に相当する日に労働した場合、労働した分の割増賃金が発生すると考えられます。

しかしながら、実際の労働時間や休日労働の管理をするのは非常に困難です。そのため、海外出張時にはみなし労働時間制を適用し、所定労働時間を労働したものと扱うことも多いです。特に休日労働に関しては、管理や判断が困難になるため、あらかじめ出張命令書や指示書等に休日労働をさせない旨を明記することが一般的でしょう。どうしても時間外労働や休日労働を要する場合は、割増賃金分を出張手当として支給しているケースもあります。

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海外出張の旅費

海外出張では、様々な費用がかかってきます。海外出張にかかる費用を実費で精算すると出張にかかわる費用すべてについて個別に精算処理をしなければならず、煩雑な処理等をするため負担がかかります。そこで、あらかじめ“海外出張旅費規程”を作成しておき、これに基づいて旅費の精算をした方が簡便でしょう。また、出張旅費規程を定めておくことは節税対策にも役立ちます。

“海外出張旅費規程”を作成するにあたっては、出張旅費の種類を明確にし、最低限、➀交通費、➁宿泊費、③日当、④支度料について定めておくと良いでしょう。次項でそれぞれの費用を解説していきます。

交通費

海外出張の移動には、飛行機が多く使用されるでしょう(場合によっては船舶も考えられますが、使用するのは極稀と思われます)。社長や役員、または一般社員等と、役職によって飛行機の利用クラス(ビジネスクラス、エコノミークラス等)を分けて定めておくことも可能です。

飛行機代等の交通費は、場所によりその費用が大きく違いますので、費用を抑えるためにも、実費精算にしたほうが良いでしょう。

宿泊費

海外出張時の宿泊費(ホテル代等)は、定額支給が一般的です。

定額支給とは、会社が海外出張旅費規程によって定めた宿泊費の金額を支給することです。ただし、移動時に機内泊を伴う場合は、実際にはホテル等に宿泊していないため、その分の宿泊費を除く必要があります。

また、他の人がホテルを予約し、宿泊費も負担してくれた、といったケースも定額支給はできません。したがって、宿泊費は、実際に代金を支払ってホテル等に宿泊した場合にのみ支給できることになります。

日当

海外出張の日当は、交通費や宿泊費等以外の費用をまかなうために支給されるものです。支給額は、宿泊費と同様に役職と出張先の地域によって変えるのが一般的でしょう。

支度料

国内出張と違い、海外出張では様々な準備が必要でしょう。例えば、海外で適用可能なコンセントプラグ、海外で使用できるモバイル機器等が挙げられます。

そのような準備にかかる支度料は、海外出張旅費規程に「支度料○○円」等と規定しておけば、会社が支給することが可能です。

ただし、海外出張が続く場合、何度も支度が必要とは考えにくいため支度料の額を減らすべきでしょう。毎回、多額の支度料を支給していると、追徴課税のおそれがあると考えられます。

海外出張の旅費に関する留意点

海外出張にかかる費用に関して、税務調査の対策として注意すべき点がいくつかあります。

まず1つ目は、海外へ行った目的が“仕事である”といった証拠(現地での行動記録、写真等)を残すことです。私生活での渡航ではなく、仕事が目的であったという証拠を残しておくてと安心でしょう。

2つ目は、定額支給とした宿泊費等について、労働者個人のお金から支出させることが必要です。また、定額支給であったとしても領収書を取得させ会社が保管しておくことが重要です。こうした領収書も、海外出張の証拠としてなり得ます。

最後は、労働者に旅費精算書を作成、提出してもらいます。それをもって、会社が海外出張者へ定額支給することになります。

海外出張命令の強制力

あらかじめ就業規則や入社時の契約書等に海外出張がある旨を明記していれば、海外出張命令を出すことは可能です。しかしながら、海外出張先の治安が著しく悪かったり、危険区域であったり等の正当な理由があれば、労働者は出張命令を拒否することができます。

実際の判例でもその旨を認めたものがあります(最高裁 昭和43年12月24日第三小法廷判決、電電公社千代田丸事件)。よって、会社側も海外の情勢をみながら出張命令をする必要があり、万が一のことを考え保障制度も整備しておくと良いでしょう。

海外勤務関係の規定については、以下のページをご覧ください。

海外勤務の就業規則と海外勤務規定

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この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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