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フレックスタイム制の清算期間と延長について

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

多様な働き方ができる社会の実現を目指すため、働き方改革によって労働基準法が改正され、平成31年4月に改正法が施行されました。この改正によって、フレックスタイム制の「清算期間」に関するルールが変わりました。

では、具体的にどのように変わったのでしょうか?
今回は、働き方改革による労働基準法の改正に伴うフレックスタイム制の変更点について、特に「清算期間」に焦点を当ててまとめていきます。既にフレックスタイム制を導入されている方だけでなく、導入を検討中の方にもお役立ていただける情報をお伝えするので、ぜひご覧ください。

フレックスタイム制についての詳しい解説は、下記の記事でご覧いただけます。ぜひ併せてご確認ください。

フレックスタイム制の仕組み

フレックスタイム制の「清算期間」とは

「清算期間」とは、フレックスタイム制を運用するにあたって、労働者が働くべき時間数を決める際の単位となる一定の期間をいいます。

清算期間は、フレックスタイム制で働く労働者の勤怠を管理するうえで、かなり重要な役割を果たします。そのため、制度を導入する際には、「労使協定」によって清算期間の長さや具体的な起算日終期等を必ず定めておかなければなりません。

例えば、清算期間の長さを1ヶ月とした場合、起算日を「毎月1日」、終期を「月末」といった設定にしておく必要があります。

フレックスタイム制の清算期間の延長

政府が主導する働き方改革によって労働基準法が改正された結果、フレックスタイム制の清算期間の上限が“3ヶ月”に延長されました(労基法32条の3第1項2号)。

本改正は、フレックスタイム制の柔軟性が増し、国内企業へのフレックスタイム制の導入率を上げることによって、働き方改革を促進することを目的に行われました。

従来のフレックスタイム制では、清算期間の上限は“1ヶ月”までと定められていました。そのため、労働時間の調整はその月内でしか行えず、月末近くで時間外労働が発生してしまうと割増賃金を支払わなければならなくなる等、活用しにくい面がありました。

しかし、本改正により最長3ヶ月単位で総労働時間をまとめて考えられるようになったので、月をまたいだ労働時間の調整が可能になり、労働者は、より柔軟な働き方ができるようになりました。

改正後のフレックスタイム制の活用事例としては、例えば、資格取得を目指す労働者が資格試験の前月と当月は早めに退勤して勉強時間を確保し、資格試験後の月に長時間働くことで労働時間のバランスをとるといったようなケースが考えられます。

清算期間の上限の延長は、労働者と使用者のどちらにとっても利便性の高いものとなる可能性があります。

「最長1ヶ月」の清算期間の仕組み

フレックスタイム制を導入した場合、「1日8時間・週40時間」という法定労働時間を超えて働いても、すぐに時間外労働をしたことにはなりません。フレックスタイム制の下で時間外労働をしたかどうかは、清算期間内の実労働時間が、法定労働時間の総枠を超えるかどうかで判断します。実労働時間が法定労働時間の総枠を超える場合、使用者は超過した労働時間に対しては割増賃金を支払う必要があります。

清算期間を“1ヶ月”に設定したケースでは、1ヶ月間の実労働時間が法定労働時間の総枠を超えた場合、超過分は時間外労働となります。

なお、1ヶ月の法定労働時間の総枠は下表のとおりです。

清算期間の暦⽇数 1ヶ月の法定労働時間の総枠
31日 177.1時間
30日 171.4時間
29日 165.7時間
28日 160.0時間

例えば、5月のカレンダー上の日数は31日なので、5月1日から31日までの実労働時間が180時間であれば、「180時間-177.1時間=2.9時間」が時間外労働となります。

「最長3ヶ月」の清算期間の仕組み

清算期間を最長“3ヶ月”に設定するケースでも、時間外労働に関する基本的な考え方は変わりません。

清算期間内の実労働時間が法定労働時間の総枠を超えると時間外労働となるので、使用者は超過分について割増賃金を支払わなければなりません。

ただし、清算期間を最長“3ヶ月”に設定する場合には、1ヶ月を超えて実労働時間を清算することが可能です。

例えば、「清算期間が3ヶ月となっており、1ヶ月目は所定労働時間を超えて働いたものの、3ヶ月目は実労働時間が所定労働時間に満たなかった」ような場合には、1ヶ月目の所定労働時間を超過する労働時間分と3ヶ月目の所定労働時間に不足する労働時間分を相殺して実労働時間を清算できます。相殺後の実労働時間が総労働時間(所定労働時間)と一致するのであれば、使用者は1ヶ月目の割増賃金を支払わずに済みますし、労働者も3ヶ月目の賃金をカットされずに済みます。

フレックス最長3ヶ月の清算期間の仕組み

清算期間を延長する際の注意点

清算期間を延長させるうえで注意すべきポイントがいくつかあるので、次項より解説していきます。

繁忙月に過度に労働時間を偏らせることはできない

清算期間につき1ヶ月を超えて設定する場合には、次の条件の両方を満たす必要があります。

  • ①清算期間における総労働時間が法定労働時間の総枠を超えないこと
    =清算期間全体の労働時間が週平均40時間を超えないこと
  • ②1ヶ月ごとの労働時間が週平均50時間を超えないこと

上記のいずれかの労働時間を超えた時間は、時間外労働となります。そのため、繁忙月と閑散月の差が大きい会社の場合、繁忙月の労働時間を過度に増やして閑散月と調整することは、時間外労働を生じさせ、別途、36協定の締結が必要となることもあります。

労使協定の届出が必要

1ヶ月を超えた期間で清算期間を設定する場合は、その旨を定めた労使協定を管轄の労働基準監督署に届け出る必要があります(労基法32条の3第4項)。

万が一届出を怠ると、30万円以下の罰金が科されるおそれがあるので注意しましょう(同法120条1号)。

なお、清算期間の単位を1ヶ月以内にする場合、届出は不要です。

清算期間の上限が3ヶ月に延長されたことによるメリット

清算期間の上限が3ヶ月まで延長されたことよって、労働者としては、より柔軟な働き方が可能になりました。そして、使用者としても、月ごとに労働者の実労働時間が異なったり、繁忙期や閑散月があるなど、年間の労働時間の配分に偏りがあったりするケースでもフレックスタイム制を導入しやすくなりました。

また、清算期間の上限を延長すれば、労働者は、より柔軟で効率的な働き方ができるようになるので、労働生産性の向上や残業代等のコストの削減が期待できます。

さらに、フレックスタイム制を導入していることは、求人募集の際に大きなアピールポイントとなり得る場合もあります。そのため、通常の労働時間制の場合と比べて応募者が増え、結果として優秀な人材が集まる可能性も高まります。

清算期間の上限が3ヶ月に延長されたことによるデメリット

1ヶ月を超える清算期間を設定したフレックスタイム制には、前述のようなメリットがある一方、1ヶ月のフレックスタイム制に比べて労働時間の管理や賃金の計算が複雑になるというデメリットがあります。

例えば、清算期間の途中で労働者に異動や昇給などの条件変更があった場合には、その条件の変更に合わせて精算しなければならないなど計算が複雑なので、計算ミスによって時間外手当の規定や労働時間の上限規制に違反してしまう危険があります。

さらに、自己管理が苦手な社員の場合、勤務時間がルーズになりかえって業務効率が低下してしまったり、こうした事態を防ごうとして、業務の進捗状況を都度確認する手間が増えたりする可能性もあります。

このように、清算期間の上限を3ヶ月まで延長すると、従来の制度と比べて手続的な負担が増加してしまうことがあります。

繁忙期間のみ清算期間を3ヶ月とすることは可能か

労使協定で下記のように定め、管轄の労働基準監督署に届け出ることによって、繁忙期間のみ清算期間を3ヶ月とすることが可能です。

・繁忙期にあたる時期に合わせて、清算期間と労使協定の有効期間のそれぞれを3ヶ月とする労使協定を締結し、有効期間終了後に改めて清算期間を3ヶ月未満とする労使協定を締結する。
(ただし、繁忙期以外の清算期間を1ヶ月以内にする場合、繁忙期以外については労使協定の届出は不要です。)

・有効期間を1年とする労使協定で、繁忙期などに合わせて複数の清算期間を設定する

とはいえ、時間外労働の管理がかなり複雑になりますし、労働者も混乱しやすいため、実際に運用する際には注意が必要です。

具体的には、労使協定の締結時に労使間で十分に協議すること、労使協定の内容をわかりやすいものにすること、労働者に十分に説明する機会を設けるなど協定内容の周知を徹底することといった配慮が必要でしょう。また、就業規則の内容が労使協定の内容と異ならないように、就業規則に定めた清算期間等を修正する必要もあります。

清算期間を3ヶ月に延長するために必要な手続き

清算期間を3ヶ月に延長するためには、次の3つの要件を満たす必要があります。

  • ①就業規則などへの規定
    「始業・終業の時刻を労働者自身の決定に委ねる旨」を定めます。
  • ②所定事項に関する労使協定の締結
    対象となる労働者の範囲、清算期間、清算期間における総労働時間(所定労働時間)、標準となる1日の労働時間などを記載します。
  • ③(清算期間が1ヶ月を超える場合)労使協定の届出

このうち①「就業規則などへの規定」と②「所定事項に関する労使協定の締結」は、フレックスタイム制を導入する前提条件です。

したがって、既に制度を導入している会社が清算期間を延長する際には、まずは労使間で清算期間について話し合って労使協定を締結し、この合意に基づいて就業規則上の清算期間の記載を変更します。そして、新たに締結した労使協定の写しを、労使協定届と併せて管轄の労働基準監督署に届け出ることになります。

清算期間に関わる労務管理上の注意点

フレックスタイム制における時間外労働は、通常の労働時間制とは異なる計算方法となるため、労働時間や賃金を計算するうえで注意が必要です。

というのも、対象となる労働者は、日々の労働時間を自由に決定できるので、1日・1週間あたりの実労働時間が法定労働時間を超過しても、すぐさま時間外労働とはなりません。他方、実際に働いた時間が標準となる1日の労働時間に達しない場合でも、直ちに欠勤したことにもなりません。

時間外労働の有無やその時間を判断する際には、清算期間内における実労働時間と総労働時間(所定労働時間)との差を求めなければならないため、詳細な労務管理が必要です。

時間外労働となる場合

フレックスタイム制を取り入れているケースでも、時間外労働を行わせるためには36協定の締結が必要です。その際には、時間外労働を許可する時間の単位を「1日」ではなく、「1ヶ月」「1年」で協定することになります。

なお、フレックスタイム制では、清算期間を通じて実際に労働した総労働時間のうち、法定労働時間の総枠を超えて労働した分が時間外労働となります。

また、1ヶ月を超えて清算期間を設定している場合には、さらに労働時間の制限がなされるため、時間外労働とされるケースが増えます。

具体例を使った詳しい解説や、フレックスタイム制の下での休日労働の取扱いなどの詳細は、下記の記事でご覧いただけます。ぜひ併せてご覧ください。

フレックスタイム制における時間外労働のカウント方法

実労働時間が総労働時間を下回った場合

フレックスタイム制の下では、清算期間における実労働時間が、総労働時間(所定労働時間)を下回る可能性があります。このようなケースでは、下回った労働時間分の割合に応じて賃金を減額するか、次の清算期間における総労働時間に下回った労働時間分を加算することができます。

なお、次の清算期間における総労働時間に対して前回の下回った労働時間分を加算できるのは、加算後の総労働時間が法定労働時間の総枠に収まる場合に限ります。なぜなら、使用者としては労働者に対し、一度賃金を過払いしており、次の清算期間でこの過払分を清算したものと解釈されるためです。

ただし、逆のパターンで、超過勤務分を次の清算期間の総労働時間から差し引くことは、「賃金支払いの5原則」に違反するため許されません。使用者は、きちんと残業代(時間外手当)を支払いましょう。

清算期間の途中で賃金清算が必要な場合

1ヶ月を超える清算期間を設定したフレックスタイム制では、清算期間中に労働者が入社、退職、異動等を行ったために、実労働時間が総労働時間(所定労働時間)よりも短くなる場合があります。このような場合には、清算期間の途中で賃金の清算が必要になります。

具体的には、実際に働いた期間内の労働時間を平均して、週40時間を超えて働いた労働時間分については、割増賃金を支払うことになります。

つまり、清算期間の途中で賃金清算をする場合、使用者は、通常の清算期間内であれば時間外労働とはならない労働時間に対して、割増賃金を支払わなければならなくなるケースがあるということです。

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この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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