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フレックスタイム制の清算期間|働き方改革により「最長3ヶ月」へ延長

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

2019年4月1日に施行された「働き方改革関連法」により、フレックスタイム制の「清算期間」に関するルールが変更されて、期間の上限が1ヶ月から3ヶ月に延長されました。
フレックスタイム制とは、一定の期間(清算期間)について予め定められた総労働時間の範囲内で、労働者が日々の始業時刻・終業時刻、労働時間を自由に決められる制度です。

今回は、フレックスタイム制の「清算期間」の変更に焦点を当てて解説します。既にフレックスタイム制を導入されている企業の方だけでなく、導入を検討中の企業の方にもお役立ていただける情報をお伝えするので、ぜひご覧ください。

なお、フレックスタイム制についての詳しい解説は、下記の記事でご覧いただけます。ぜひ併せてご確認ください。

フレックスタイム制の仕組み

フレックスタイム制の「清算期間」とは

「清算期間」とは、フレックスタイム制を採用するにあたって、労働者が働くべき時間を定める期間です。労働者は、清算期間の枠の範囲内で、労働時間の過不足を日々調整しながら働きます。ですので、清算期間は非常に重要な概念です。

制度を導入するときには、労使の話し合い(労使協定)によって清算期間の長さや具体的な起算日・終期等を定めなければなりません。清算期間の長さを1ヶ月とした場合を例にすると、起算日を「毎月1日」、終期を「月末」といった設定にしておく必要があります。

働き方改革による清算期間の延長

労働基準法の改正により、フレックスタイム制の清算期間の上限が「3ヶ月」に延長されました(労基法32条の3第1項2号)。

従来の制度では、清算期間の上限は1ヶ月までに限定されていました。そのため、労働時間の調整はその月内でしか行えず、1年を通じて繁忙期と閑散期がある業界等では、有効に活用しにくい面がありました。

しかし、法改正により清算期間を最長3ヶ月に延ばせるようになったため、月をまたいだ労働時間の調整が可能になる等、制度の柔軟性が増しました。この改正により、企業へのフレックスタイム制の導入率が上がることが期待されています。

「最長1ヶ月」の清算期間の仕組み

清算期間を1ヶ月に設定したケースでは、1ヶ月間の実労働時間が「法定労働時間の総枠」を超えた場合、超過分は時間外労働となります。

法定労働時間の総枠とは、時間外労働の割増賃金が発生しない労働時間の範囲のことであり、労働時間の週平均が基本的に40時間以内になるように定められています。

フレックスタイム制を導入した場合、「1日8時間・週40時間」という通常の法定労働時間を超えて働いても、すぐに時間外労働をしたことにはなりません。清算期間内の実労働時間が、法定労働時間の総枠を超えるかどうかで判断します。

実労働時間が法定労働時間の総枠を超える場合、超過した労働時間に対しては割増賃金を支払う必要があります。

なお、1ヶ月の法定労働時間の総枠は下表のとおりです。

清算期間の暦⽇数 1ヶ月の法定労働時間の総枠
31日 177.1時間
30日 171.4時間
29日 165.7時間
28日 160.0時間

例えば、清算期間を5月の1ヶ月間とし(※5月の暦日数は31日)、その清算期間における総労働時間を177.1時間と定めている場合に、5月1日から5月31日までの実労働時間が180時間であったとすると、「180時間-177.1時間=2.9時間」が時間外労働となります。

「最長3ヶ月」の清算期間の仕組み

清算期間を最長の3ヶ月に設定するケースでも、時間外労働に関する基本的な考え方は変わりません。清算期間内の実労働時間が法定労働時間の総枠を超えると時間外労働となるので、使用者は超過分について残業代(割増賃金)を支払わなければなりません。

ここで、清算期間を3ヶ月に設定する場合には、基本的には最後の月に実労働時間を清算します。
例えば、「1ヶ月目は所定労働時間を10時間分超えて働いたものの、3ヶ月目は実労働時間が所定労働時間に10時間分満たなかった」という場合には、1ヶ月目の超過分と3ヶ月目の不足分を差し引きできます。

その結果、3ヶ月の清算期間全体における実労働時間がその清算期間における総労働時間(所定労働時間)と一致するのであれば、使用者は1ヶ月目の10時間分の割増賃金を支払わずに済みますし、労働者も3ヶ月目の10時間分の賃金をカットされずに済みます。

フレックス最長3ヶ月の清算期間の仕組み

清算期間が1ヶ月を超える場合は労使協定の届出が必要

1ヶ月を超えた期間で清算期間を設定する場合は、その旨を定めた労使協定を管轄の労働基準監督署に届け出る必要があります(労基法32条の3第4項)。

万が一届出を怠ると、30万円以下の罰金に処せられるおそれがあるので注意しましょう(同法120条1号)。なお、清算期間の単位を1ヶ月以内にする場合、届出は不要です。

清算期間を3ヶ月に延長するためには、次の3つの要件を満たす必要があります。

  • 就業規則等への規定
    「始業・終業の時刻を労働者自身の決定に委ねる旨」を定めます。
  • 所定事項に関する労使協定の締結
    対象となる労働者の範囲、清算期間、清算期間における総労働時間(所定労働時間)、標準となる1日の労働時間等を記載します。
  • 労使協定の届出
    清算期間が1ヶ月を超える場合のみ行います。

なお、フレックスタイム制の導入手順について詳しく知りたい方は、労使協定の締結も含めて解説している以下の記事を併せてご覧ください。

フレックスタイム制の導入手順や注意点

清算期間が1ヶ月を超える場合の時間外労働・残業代

フレックスタイム制を取り入れているケースでも、時間外労働を行わせるためには36協定の締結が必要です。
なお、フレックスタイム制では、清算期間における労働時間のうち、法定労働時間の総枠を超えた時間が時間外労働として残業代(割増賃金)の対象になります。

また、1ヶ月を超えて清算期間を設定している場合には、後述のとおりさらに労働時間の制限がなされるため、時間外労働とされるケースが増えます。

具体例を使った詳しい解説や、フレックスタイム制の下での休日労働の取扱いなどの詳細は、下記の記事でご覧いただけます。ぜひ併せてご覧ください。

フレックスタイム制における時間外労働のカウント方法

清算期間につき1ヶ月を超えて設定する場合には、次に挙げる時間は時間外労働としてカウントすることになります。

①清算期間を通じて、法定労働時間の総枠を超えた労働時間
=清算期間全体の労働時間について、週平均40時間を超えた時間

②1ヶ月ごとに区分した期間において、週平均50時間を超えた労働時間

そのため、繁忙月と閑散月の差が大きい企業では、繁忙月の労働時間を過度に増すと、時間外労働が長時間に及ぶおそれがあります。

法定労働時間の総枠の算出方法

法定労働時間の総枠は、以下の式により算出します。

法定労働時間の総枠=×「清算期間の暦日数÷7」×「1週間の法定労働時間(原則40時間)」

例えば、清算期間を7月~9月の3ヶ月間とした場合、暦日数は92日となり、一週間の法定労働時間が40時間である場合には、以下のようになります。

法定労働時間の総枠=92÷7×40時間≒525.7時間

よって、法定労働時間の総枠は525.7時間になります。

完全週休2日制の法定労働時間の総枠の特例

完全週休2日制を採用している事業場でフレックスタイム制を導入すると、土日が少なく平日の多い月について、1日平均8時間の労働をした労働者に時間外労働が発生することがあるため、36協定の締結や割増賃金の支払いの義務が発生することがありました。

そこで、法改正により、以下の2つの要件を満たせば「清算期間内の所定労働日数×8時間」を清算期間における総労働時間とする特例が認められました。

  • ①週の所定労働日数が5日(完全週休2日)の労働者であること
  • ②労使協定において、「清算期間内の所定労働日数×8時間」を総労働時間とする旨を定めること

この法改正によって、偶然の要因で割増賃金の負担が増えるリスクがなくなり、フレックスタイム制を導入しやすくなりました。

繁忙期間のみ清算期間を3ヶ月とすることは可能か

例えば下記のようにすることによって、繁忙期間のみ清算期間を3ヶ月とすることが可能です。

・繁忙期に合わせて清算期間を3ヶ月と設定し、有効期間も3ヶ月とする労使協定を締結し(清算期間が1ヶ月を超える場合は、労使協定の届出が必要です。)、その労使協定の有効期間終了後に改めて(例えば清算期間を1ヶ月とする)労使協定を締結する(清算期間が1ヶ月以内である場合は、労使協定の届出は不要です。)

・有効期間を1年とする労使協定で、繁忙期などに合わせて複数の清算期間を設定する

とはいえ、時間外労働の管理がかなり複雑になりますし、労働者も混乱しやすいため、実際に運用する際には注意が必要です。
また、労使協定の締結時に労使間で十分に協議すること、労使協定の内容をわかりやすいものにすること、労働者に十分に説明する機会を設けるなど協定内容の周知を徹底することといった配慮が必要でしょう。

就業規則の内容が労使協定の内容と異なるときには、就業規則の清算期間等を修正する必要もあります。

清算期間の上限が3ヶ月に延長されたことによるメリット

清算期間の上限が3ヶ月まで延長されたことによるメリットは以下のとおりです。

より柔軟な働き方が可能になった
多忙な月とそうでない月に分かれている業界や企業では、労働時間のメリハリをつけてもらうことができるようになりました。また、これにより、多忙な月に残業代が高額になることを抑制できるようになりました。

フレックスタイム制を導入しやすくなった
月ごとに労働者の実労働時間が異なったり、繁忙期や閑散月がある等、年間の労働時間の配分に偏りがある企業・事業所でも、フレックスタイム制を導入しやすくなりました。

労働生産性の向上が期待できる
柔軟な働き方が実現することによる、労働者のモチベーション・生産性の向上が期待できます。

求人募集の際に大きなアピールポイントになる
フレックスタイム制を導入していることは求人募集の際のアピールポイントとなり、結果として優秀な人材が集まる可能性も高まります。

清算期間の上限が3ヶ月に延長されたことによるデメリット

1ヶ月を超える清算期間を設定したフレックスタイム制のデメリットは以下のとおりです。

労働時間の計算が複雑になる
1ヶ月を超える清算期間を設定した場合には、1ヶ月毎の労働時間が週平均50時間を超えた時間も時間外労働時間としてカウントしなければならないなど、清算期間が1ヶ月以内の場合よりも労働時間(残業時間)の計算方法が複雑になります。

労働者への負担、業務効率が低下してしまうリスク
自己管理が苦手な労働者にとっては、3ヶ月という清算期間を通して自分の労働時間を管理していくことは負担となる可能性があります。また、例えば最初の2ヶ月間で労働時間が極端に少なくなってしまった場合は最後の月で調整をする必要があり、長時間労働が一時期に集中することでかえって業務効率が低下してしまうリスクがあります。

清算期間に関わる労務管理上の注意点

フレックスタイム制が適用される労働者についても、労働時間を把握するのは使用者の責任とされています。そのため、タイムカードやパソコンのログ等を活用して、各月の所定労働時間や法定労働時間を管理し、適切な時間外労働の計算を行う必要があります。

フレックスタイム制のために出退勤時間が把握しづらかったとしても、自己申告のみによる管理は望ましくありません。知らないうちに労働者が過重労働に陥っていた場合には、企業の責任を追及されるおそれがあります。

しかし、フレックスタイム制は自己管理が重要なので、各月の労働時間の実績を労働者に通知して、なるべく自分で労働時間を調整するように促すと良いでしょう。

実労働時間が所定労働時間に満たない場合

清算期間における実労働時間が総労働時間(清算期間における所定労働時間)を下回った場合には、不足時間分の賃金を控除するか、賃金は控除せずに不足時間分を次の清算期間における総労働時間に加算することができます。

ただし、不足時間分を次の清算期間における総労働時間に加算できるのは、総労働時間(所定労働時間)が法定労働時間の総枠に収まる限度までです。法定労働時間の総枠を超える時間については割増賃金を支払う義務があるからです。

なお、ある清算期間において超過勤務分が発生した場合は、その分の残業代を支払わなければならず、次の清算期間の総労働時間から差し引いて調整することはできません(賃金全額払いの原則〔労働基準法24条1項本文〕に反するためです。)。

清算期間の途中で賃金清算が必要な場合

1ヶ月を超える清算期間を設定したフレックスタイム制では、清算期間中に労働者が入社、退職、異動等を行うと、賃金を清算しなければならない場合があります。

賃金を清算するときには、清算期間内における労働時間を平均して、週40時間を超えて働いた労働時間分については、割増賃金を支払うことになります。
労働者が清算期間の最後まで勤務していれば、清算期間が終わる時期の労働時間が短かった場合に、これまでの過剰な労働時間と相殺します。しかし、清算期間の途中で賃金清算をする場合には、その時点における労働時間の超過分に対して、割増賃金を支払うことになります。

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この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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