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有給休暇の計画的付与|労使協定で定めるべき内容や導入例について

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

いわゆる「働き方改革」が進められ、平成31年4月より、使用者には、一定の要件を満たす労働者に年5日の有給休暇を取得させる義務が課せられました。
しかし、会社の規模が大きければ大きいほど、労働者の有給休暇を個別に管理するのは難しくなってきます。
そこで、有給休暇の計画的付与制度の導入、活用が有効です。このページでは、「有給休暇の計画的付与制度」に焦点を絞り、その概要と注意点等をお伝えします。

有給休暇の計画的付与とは

年次有給休暇の計画的付与とは、使用者が年次有給休暇の付与日数のうち5日を超える部分について、あらかじめ年次有給休暇の取得日を指定することができる制度のことをいいます(労基法39条6項)。労使協定に基づいていることがポイントとなります。

本制度は、年次有給休暇の取得率向上を図る施策の一つです。本制度を導入するか否かは、労働者の有給休暇取得率の状況等を考慮したうえで、会社ごとに決定することができます。

労働基準法(年次有給休暇)第39条

6 使用者は、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定により、第一項から第三項までの規定による有給休暇を与える時季に関する定めをしたときは、これらの規定による有給休暇の日数のうち五日を超える部分については、前項の規定にかかわらず、その定めにより有給休暇を与えることができる。

計画的付与を導入するメリット・デメリット

有給休暇の計画的付与制度を導入すると、以下のようなメリットとデメリットがあります。

【メリット】

  • 従業員の有給休暇を個別に管理する手間が軽減される
  • 業務への支障が少ない時季を選んで付与日を指定できる
  • 会社側からの指定であれば、従業員も気兼ねなく有給休暇を取得することができる

【デメリット】

  • 導入時には労使協定を結ぶ必要がある
  • 一度指定した付与日は、会社都合で勝手に変更することができない
  • 労働者が希望して取得できる有給休暇の日数が減ってしまう

なお、有給休暇を取得させる義務のある従業員について5日分取得させることができなかった場合には、30万円以下の罰金刑が科せられるおそれがあります。

働き方改革における有給休暇の取扱いについて、詳しくは以下のページで説明していますので、ぜひご覧ください。

年5日の有給取得が義務化|罰則や取得させるための方法

計画的付与導入時の手続き

有給休暇の計画的付与を導入するときには、就業規則に明記したうえで労使協定を締結する必要があります。
この手続きについて、以下で解説します。

就業規則による規定

計画的付与制度を適法に実施するためには、労使協定により当該制度の実施を可能とする旨を、就業規則等に記載する必要があります。

《記載例》
労働者代表と書面による協定を締結した場合、その定めに従い、年次有給休暇日数のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることができる。

労使協定の締結

年次有給休暇の計画的付与を行うには、労働者の過半数で組織される労働組合又は労働者の過半数を代表する者との間で労使協定を締結しなければなりません。なお、労使協定は、必ず書面で締結する必要があります。

労使協定には、具体的な有給休暇の付与日や付与する期間を定めます。このとき、労使協定の有効期間は、計画的付与の日程が年度ごとに変わると考えられるため、各年度につき協定を締結することが望ましいと言えます。

なお、年次有給休暇の計画的付与に関する労使協定は、労働基準監督署への届出の対象にはなっていませんが、法律上の作成義務がありますのでご留意ください。

労使協定で定める計画的付与の内容とは

労使協定で定める主な内容は、以下のとおりです。

  • 計画的付与の対象者
  • 計画的付与の対象となる日数
  • 年次有給休暇の日数が不足する労働者への対応
  • 計画的付与を実施する方法
  • 計画的付与日の変更について

次項より、それぞれ詳しくみていきましょう。

計画的付与の対象者

計画的付与の対象となる日数(※次項参照)の関係上、年次有給休暇を6日以上付与する労働者であれば、正社員か契約社員かといった雇用形態や、フルタイム労働者かパートタイム労働者かといった勤務形態にとらわれず、計画的付与の対象者とすることが可能です。

また、計画的付与の時季に、育児休業や産前産後休業に入る労働者、定年退職が予定される労働者等、計画的付与の対象から除外する者についても定めておく必要があります。

計画的付与の対象となる日数

計画的付与の対象となるのは、年次有給休暇日数のうち5日を超過する部分のみです。

付与する有給休暇の日数すべてを計画的付与の対象とすれば、労働者の自由に利用できる取得分がなくなってしまいます。そのため、有給休暇のうち最低5日は労働者がいつでも取得できるよう残しておかなければなりません。前年度分の繰り越しがあるケースでは、繰り越し分の日数を含めて5日を超過する部分が対象となります。

なお、週の所定労働時間が30時間未満であり、週の所定労働日数が4日以下等の労働者は、労働日数に応じて有給休暇が付与(比例付与)されます。比例付与の対象者についても、5日を超過する部分が計画的付与の対象です。

通常労働者の場合
パートなどの週4日以下、週30日未満の従業員の場合

年次有給休暇の日数が不足する労働者への対応

有給休暇の計画的付与を行うときに、新入社員の入社のタイミングや勤続年数、所定労働日数等によっては、付与された有給休暇の日数が、計画的付与の対象となる有給休暇の日数に足りていない労働者が出てきます。

この場合、そのままであれば計画的付与の対象者とすることができないため、以下に挙げるような対応が必要になります。

  • (ア) 特別措置として前倒しで年次有給休暇を付与する。
  • (イ) 特別休暇を付与する。
  • (ウ) 対象者から除外する
  • (エ) (ア)~(エ)の措置をせずに労働者を休業させる場合、休業手当を支払う

(ア)、(イ)の場合は就業規則に、(ウ)の場合は労使協定に、その旨定めておく必要があります。また、(エ)の場合に支払う金額は、平均賃金の60%以上でなくてはなりません(労基法26条)。

特別休暇や休業手当について等の詳しい内容は、それぞれ以下のページで説明していますので、併せてご覧ください。

年次有給休暇
特別休暇制度
休業手当

計画的付与を実施する方法

計画的付与を実施する方法は、大きく以下の3つに分けられます。

  • ①一斉付与方式
  • ②交代制付与方式
  • ③個人別付与方式

次項より、1つずつみてみましょう。

①一斉付与方式

すべての労働者に同一の日に年次有給休暇を付与する方式です。人や機械等の稼働を一斉に止めることができるため、業務の引継ぎに要する時間や手間、そしてコストの削減も期待できます。会社・事業場全体を一斉休業にしても支障がない会社での導入に適しているといえます。

②交替制付与方式

業務に影響がないよう、労働者全体を班やグループに分け、交代で有給休暇を付与する合理的な方式です。流通業やサービス業といったシフト制で稼働している業種や、部署ごとに繁閑の差がある会社等、会社・事業場全体の一斉休業が難しい会社での導入に適しているといえます。

③個人別付与方式

会社が作成した年次有給休暇計画表に労働者が取得希望日を記入し、その希望に基づいて個人ごとに有給休暇を付与する方式です。誕生日や結婚記念日といった私的な事情が考慮されるため、ワークライフバランスを重要視する会社での導入に適しているといえます。

計画的付与日の変更について

計画的付与の日を指定する場合、基本的には、労働者の時季指定権、使用者の時季変更権はともに行使できません。つまり、使用者からも、労働者からも日程の変更ができないということです。

日程の変更を要する事情が生じたケースでは、改めて労使協定を締結し直す必要があります。そのため、当初の労使協定においてあらかじめ、そのようなケースが生じた際に日程の変更があり得る旨定めておくことが有用です。

年次有給休暇における時季指定権、時季変更権については、以下のページで詳しく説明していますので、ぜひご覧ください。

時季指定
時季変更権

時間単位・半日単位の計画的付与

年次有給休暇は、1日単位で付与するのが原則です。

時間単位での年次有給休暇は、労働者自身が請求した場合に限り付与できるものであり、計画的付与として与えることは認められていません。他方で、半日単位での年次有給休暇は、労働者が希望し、使用者が同意した場合、計画的付与として与えることが可能です。

年次有給休暇の時間・半日単位の付与に関するより詳しい内容は、以下のページをご覧ください。

時間・半日単位の付与

有給休暇の計画的付与の拒否について

有給休暇の計画的付与は、従業員の過半数代表者が同意しているときには、一部の従業員が拒否していても導入することが可能です。このとき、導入を拒否した従業員について、特別扱いをする必要はありません。

ただし、付与される有給休暇の日数が5日以下である場合には、計画的付与をそのまま適用することができないので注意が必要です。

退職予定者がいる場合の注意点

年次有給休暇の計画的付与の前に退職が予定されている者については、仮に労使協定にて計画的付与の日を定めていたとしても、退職後を付与日とする計画的付与を実施することはできません。したがって、労働者より、退職の日までに計画日数分の年次有給休暇を請求された場合、使用者はその請求を拒否できず、労働者に取得させる必要があります。

退職に係る年次有給休暇の取扱いについて等の詳しい内容は、以下のページで説明していますので、併せてご覧ください。

退職時の有給休暇の消化

計画的付与の具体的な導入例

では、計画的付与は、具体的にどのような時季に設定することができるのでしょうか。
これについて、以下4つの例を紹介します。

夏季、年末年始を付与して大型連休にする

日本では、8月のお盆の期間や年末年始に所定休日を設定する場合が多くあります。この場合、この時季に計画的付与を実施して、年次有給休暇を組み合わせることで、大型連休にすることができます。

※主に、上記の①一斉付与方式、②交代制付与方式を導入する会社で広く活用されています。

ブリッジホリデーとして3連休、4連休にする

暦の関係で休日が飛び石となっている時季に、休日の橋渡し(=ブリッジ)として計画的付与を実施することで、3連休、4連休、ゴールデンウィーク等であればそれ以上の連休も実現することが可能です。

※主に、上記の①一斉付与方式、②交代制付与方式を導入する会社で広く活用されています。

アニバーサリー(メモリアル)休暇制度を設ける

誕生日や結婚記念日等、その前後を「アニバーサリー(メモリアル)休暇」とするよう制度化することで、有給休暇取得の後押しができます。事前に日程がわかっていれば、計画的付与が実施しやすい等使用者側にとってメリットがあるうえ、予定を立てやすいといった労働者側にもメリットが得られます。

※主に、上記の③個人別付与方式を導入する会社で広く活用されています。

閑散期に付与する

1年の中で定期的に閑散期がある業種や会社では、その時季に計画的付与を実施することで、業務への影響を最小限に、労働者に年次有給休暇を取得させることができます。

年次有給休暇の計画的付与に関する裁判例

【長崎地方裁判所 平成4年3月26日判決、福岡高等裁判所 平成6年3月24日判決、三菱重工業長崎造船所計画年休事件】

裁判所の判断
裁判所は、会社が労働者の過半数で組織される労働組合と締結した「年次有給休暇の計画的付与に関する労使協定」の効果は全事業場に及び、これを拘束することが著しく不合理となる特段の事情等が認められない場合には、これに反対する労働組合の労働者も当該協定に拘束されると判断しました。
当該事案において、被告会社は、労働者の過半数(約98%)で組織する労働組合との間で、所定の2日について年次有給休暇の計画的付与とする旨の協定を、適切な手続を経て、書面にて締結しました。この協定は、少数労働組合に効果を及ぼすことが著しく不合理となる特別な事情がないことは明らかであるとされました。

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この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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