退職勧奨とは｜進め方や従業員が応じない場合の対応について

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

日本では、解雇が有効であると認められにくいことから、退職してほしい従業員がいる場合や人件費を削減したい場合には、退職勧奨を行う方法が考えられます。

退職勧奨は、会社から労働者に対して退職を促して受け入れてもらい、同意のうえで退職してもらう方法です。しかし、進め方や程度によっては違法な退職強要と判断され、不法行為に基づく損害賠償を請求される事態につながりかねません。

以下では、退職勧奨は違法になるのか、退職勧奨に応じてもらうと会社都合退職になるのか等、退職勧奨を行う際の注意点などをご紹介します。

退職勧奨とは

退職勧奨とは、①労働者からの辞職を勧める使用者側の行為、あるいは、②使用者からの労働契約の合意解約の申込みに対して労働者側の承諾を勧める行為をいいます。あくまでも退職を勧める手続きであるため、退職勧奨には強制力も法的な効果もありません。

退職勧奨を行うこと自体について、法規制はなく、使用者がこれを行うことは、時期や内容を含めて基本的に自由です。しかし、退職勧奨が過剰になって退職強要になってしまうと、違法であると評価されるリスクが生じます。

解雇や懲戒解雇、解雇権濫用の法理について

解雇は、使用者からの一方的な労働契約終了の意思表示です。中でも、懲戒解雇はペナルティとして行われる解雇であり、最も重い懲戒処分とされています。

懲戒解雇を含む解雇は、労働者に重大な影響を及ぼします。そのため、解雇権濫用法理が生まれました。
解雇権濫用法理とは、「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」がなければ、解雇をしてはいけないというルールです。このルールにより、不当な解雇は解雇権の濫用として無効となります。

なお、退職や解雇、解雇予告等について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

退職勧奨は会社都合退職となるか

会社からの退職勧奨によって退職した場合には、雇用保険において、基本的に会社都合退職として取り扱われると考えられます。しかし、会社が恒常的に用意している早期退職制度等を利用して、退職勧奨に応じる結果となった場合は自己都合退職となります。

会社都合退職であれば、労働者は失業保険を退職から7日後から受け取れます。また、失業保険の受給期間が延びるケースがある等、労働者にとっては有利になる場合が多いです。そのため、会社都合退職としての退職を求められることも多いと考えられます。

違法な退職勧奨による損害賠償責任

退職勧奨が過度に行われて、事実上の退職強要になった場合には、退職勧奨を行った者だけでなく使用者にも損害賠償責任が生じることがあります。

特に、退職勧奨の態様が、個室に隔離して仕事を与えないようなものであったケースや、侮辱的な言葉を繰り返し投げかけるものであったケース等、パワハラに該当するようなものだったときには、労働者からの慰謝料の請求が認められるリスクが高いです。

また、違法な退職強要によって労働者が退職した場合には、裁判等によって退職が取り消されるおそれがあります。

退職勧奨が違法と判断されるケース

裁判等によって退職勧奨に違法性が問われるのは、退職勧奨が執拗で従業員が応じるしかないと思うものや、退職勧奨の態様がパワハラに該当するものであったケース等についてリスクが高いと考えられます。

具体的な態様について、以下の表にまとめましたのでご覧ください。

退職勧奨の進め方

退職勧奨は、主に以下のような手順で進めます。

• ①正当な理由を提示する
• ②退職勧奨の対象者との面談
• ③退職勧奨同意書の作成

上記の手順について、それぞれを以下で詳しく解説します。

①正当な理由を提示する

退職勧奨を行うためには、退職勧奨を行う理由を提示する必要があります。それは、主な原因が従業員側にあるケースと、企業側にあるケースがあります。

従業員側に主な原因があるケースでは、当該従業員がいわゆる問題社員であり、無断欠勤や遅刻が多い場合や、能力が他の社員と比べて著しく劣っている場合、注意してもセクハラやパワハラを繰り返す場合等が考えられます。

企業側に主な原因があるケースでは、経営状況が悪化して、人件費を削減しなければならない場合が考えられます。なお、この場合であっても、より能力の劣る従業員に退職勧奨を行うのが一般的であるため、対象者に人選の理由を丁寧に説明してください。

②退職勧奨の対象者との面談

退職勧奨の対象者との面談は、適切な時間、適切な頻度、適切な態様で行う必要があります。

これらの注意点を守るために、「必ず退職してもらう」という意気込みで退職を迫らないことが重要です。というのも、退職勧奨の対象者は退職を拒むのが通常であり、退職勧奨を成功させることに熱心になってしまうと、退職強要やパワハラとして訴えられる事態に陥ってしまうリスクがあるからです。

退職勧奨に応じるか否かは従業員の自由であることを、常に念頭に置きながら対応するべきでしょう。

③退職勧奨同意書の作成

退職勧奨同意書とは、会社が退職勧奨を行い、従業員がそれに応じたことを証明するための書面です。

従業員が退職勧奨に同意した場合であっても、後になって不当解雇であったと主張されてしまうリスクがあるため、円満に退職勧奨に同意してもらった証拠として、退職勧奨同意書を作成する必要があります。

退職勧奨同意書は、会社側が適切な書面を作成し、できれば双方が署名すると良いでしょう。内容には、退職日を明記して、他にも未払賃金や退職金等に関する条項や、離職事由に関する条項、競業避止義務に関する条項等を記載するべきでしょう。

退職勧奨の面談を行う際の注意点

退職勧奨の対象者と面談を行うときには、後で「実質的に不当な解雇だった」といった主張をされないように注意しなければなりません。

この点について、退職勧奨に臨む際に気を付けるべきことを以下で解説します。

理由なく脅したり迫ったりしない

退職勧奨を目的とした面談を行う際には、言動に気を付ける必要があり、脅迫や強要と判断されるような行為をしてはなりません。

面談で理由なく脅したり、退職を迫ったりすることは、「退職勧奨」すなわち退職を促す行為ではなく、それを超えて、「退職強要」すなわち退職を強要する行為にあたってしまい、労働者に対して不当に不利益を与える違法行為になってしまいます。

通常必要とされる回数より多く面談を行わない

退職勧奨に同意してもらうことを目指して、何度も呼び出して面談を行うのは控えるべきでしょう。

面談の回数が増えていけば、労働者の意思に反して執拗に退職を強要していると評価されるおそれが高まっていきます。退職を勧め、一定の説得を行うために通常必要とされる回数、期間を超えて頻繁、長時間、長期間の面談が続くと、退職強要であると評価されるおそれが高くなります。

即日での回答を求めない

退職勧奨の面談を行っても、即日での回答は求めないようにしてください。

即日での回答を求めると、従業員は真意に基づかない意思表示をするおそれがあります。考える時間を与えられず、退職する以外に選択肢がないと誤信して行った退職合意は後日無効となるおそれがあり、トラブルになるリスクが高まります。

明確に拒否された場合はそれ以上勧めない

労働者が退職を明らかに拒否した場合には、いったん面談を中断すべきです。
そして、また新たな提案とともに退職勧奨を続けるにしても、労働者が退職拒否の意思を示すことが明らかである場合には、面談を行うことにつきリスクが大きくなります。

そのため、例えば、拒否した理由について、退職勧奨で提示する退職条件に新たな変更点を加えて再考を求めるなど、一度方針を練り直す必要があります。

従業員が退職勧奨に応じない場合

退職勧奨は、あくまでも従業員に退職を勧める手続きであり、退職を強制することはできません。
そこで、従業員が退職勧奨に応じない場合に、どのような対応を検討するべきかについて、以下で解説します。

退職の優遇措置を提案する

従業員は、退職勧奨がなされると、「辞めさせられる…」と感じて構えてしまうこともあります。そこに、退職の優遇措置の提案があれば、退職を快諾する可能性も高まります。

優遇措置としては、例えば退職金の割増し、特別手当などの経済的メリット、次の就職先のあっせんなどがあります。

人員整理であれば解雇を検討する

会社が退職勧奨を行っても、従業員が退職勧奨を断る場合には解雇を検討することも考えられます。
会社が雇用契約を結んでいる従業員を解雇することは難しいですが、全く認められないわけではありません。当該従業員が就業規則に違反し改善が全くみられない場合など、客観的にみて労務提供に必要な能力が欠けていることについて客観的かつ合理的な理由がある場合で、社会通念上当該解雇が相当であれば、会社は当該従業員に対する解雇が有効となることもあります。

また、会社の経営状態の悪化により、どうしても整理解雇しなければならない状況であれば、解雇が合理的な理由として認められる場合もあります。

なお、退職や解雇、解雇事由について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

労働者が退職勧奨に応じた場合にすべきこと

労働者が退職勧奨に応じる場合において、特に注意するべきことを以下で解説します。

退職時期や条件面の協議

労働者が退職勧奨に応じた場合、退職時期や条件面などを決める必要があります。労働者にとって何が好条件になるかをよく考え、しっかりと協議することが後のトラブル回避につながります。給料の数ヶ月分を支払う、退職金を割り増しで支払う、次の就職先が見つかるまで支援する、消費していない有給休暇を考慮した金銭を支給する、などの条件を提示することが考えられます。

退職届を提出させる重要性

退職勧奨の結果、労働者が退職することに納得したときは、退職届を提出してもらいましょう。退職届は、解雇ではなく、労働者が退職勧奨に応じて自らの意思に基づき退職したことを示す重要な書類となります。