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就業規則

この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 執行役員弁護士家永 勲(東京弁護士会)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

社内のルールを定めるうえで、就業規則は大きな役割を果たします。就業規則については、一定の事業規模の会社では作成と届出が義務づけられていますが、具体的にどのような規定を指すのか、なぜ作成しなければならないのか、作成することによってどのようなメリットが得られるのか等、疑問をお持ちの方もいらっしゃるかと思います。

本記事では、こうした疑問にお答えするべく、就業規則の概要について解説していきます。

就業規則とは

就業規則とは、労働基準法等に基づき、労働条件や服務規律について事業場ごとに定めた規則です。賃金や休日等に関する規定に加えて、業務にあたっての遵守事項といった職場のルールに関する規定が定められており、働くうえでのルールブックと呼ばれることもあります。

社内のルールである以上、労働者が知っていなければ意味がないので、使用者は社内に就業規則を周知しなければなりません。

労働契約書(雇用契約書)との違い

就業規則と、労働契約(雇用契約)を書面にした労働(雇用)契約書は、いずれも労働契約の内容になるという点では同じです。ただし、就業規則は会社全体の規律であり、複数の労働者に統一して適用される一方、労働契約は会社と個々の労働者が個別に結ぶものであるため、労働契約書の規律は契約当事者にだけ適用されます。

なお、両者の内容が矛盾する場合は、より労働者側に有利なルールに従えば良いとされます。

就業規則の意義

就業規則を作成するということは、会社の公式なルールを定めるということなので、労働条件等を都度決める必要がなくなり、事務処理の負担を軽減できます。また、会社は多様な人材で構成されているので認識の違いからトラブルが生じるおそれもありますが、統一したルールを設けることで、こうしたトラブルの発生を防ぐことができます。そして、懲戒規定を整備することで、トラブルが発生したときに適切な懲戒処分を行うことが可能になります。

このように、就業規則は、社内ルールを共有し、トラブルを防止すると同時にリスクマネジメントを図るという、会社経営上重要な役割を果たします。

なお、就業規則の意義からすると、作成するだけで済ませるのではなく、その内容を周知することが重要だといえます。

就業規則の法的効力

就業規則以外にも、労使間の労働契約の内容となる規定が存在します。その優先順位としては、次のとおりです。

法令(労働基準法等) > 労働協約 > 就業規則 > 労働契約

労働組合が使用者と交渉して締結した「労働協約」、使用者が一方的に制定・改廃できる「就業規則」、使用者と個々の労働者が個別に締結する「労働契約」は、国により定められた「法令」に反する規定を設けることはできません。つまり、「法令」よりも労働者に不利な内容の規定を設けることはできないとされます。

また、労使間で比較的対等に取り決めたと考えられる「労働協約」は、「就業規則」と「労働契約」に優先するため、これらに「労働協約」に違反する部分があれば、該当部分が無効となります。

なお、「就業規則」で定める基準未満の労働条件を定めた労働契約は、その部分について無効となりますが、換言すれば、基準以上の部分については有効とされます。

就業規則作成に関する規律

就業規則を作成するにあたっては、労働基準法や労働契約法をはじめとする各種法令や、厚生労働省からの通達等、様々な規律を理解している必要があります。

労働契約に対する効力

労働基準法93条および労働契約法12条によると、就業規則で定める基準未満の労働条件を取り決めた労働契約は、その部分について無効とされます。そして、無効とされた部分には、就業規則で定めた基準が適用されることになります。

就業規則の法的性質

労働契約関係において就業規則がどのような効力を有するかという問題、つまり就業規則の法的性質に関する問題については、「法規範説」「契約説」という代表的な2つの考え方があります。

法規範説とは、合理的な労働条件を定めていると認められる就業規則は、一種の社会的規範という性質だけでなく法的規範としての性質も有しており、この場合には労使間の労働条件は就業規則によるものとされるので、労働者が就業規則の存在や内容を知っているかどうか、また、個別に同意したかどうかを問わずに、当然に就業規則の適用を受けるとする考え方です。判例(最高裁昭和43年12月25日判決、秋北バス事件)も同様の考え方を採用しているとされます。

これに対して、契約説では、就業規則自体は法規範ではなく、労働契約の内容に取り込まれることにより初めて労使双方を拘束するものであると考えます。

就業規則の適用範囲

就業規則の適用対象は「労働者」です。労働基準法9条によると、同法にいう「労働者」とは会社に雇用されるすべての社員を指すので、制限を設けなければ、就業規則は雇用形態の区別なく適用されることになります。詳しくは下記の記事をご覧ください。

「就業規則の適用範囲」について

作成する場合の基本ルール

就業規則を作成する場合には、次の点を念頭に置いておくべきでしょう。

まず、就業規則上、法令(労働基準法等)または当該事業場に適用される労働協約で定めた基準未満の労働条件となる規程を設けることはできません(労基法92条1項)。

また、就業規則には「絶対的必要記載事項」というものがあり、労使間で事前に必ず示し合わせておくべき事項に関しては、就業規則を作成する際に必ず記載しなければならないと定められています(労基法89条1号、2号、3号)。

さらに、正社員用の就業規則・パートタイマー用の就業規則というように、適宜、就業規則の適用範囲を制限して作成する必要があります。

※規程…単一の条文や項を指し、条文の束を指す“規定“とは区別されます。

就業規則と名称

労働基準法89条は、就業規則に記載すべき事項(以下、「就業規則記載事項」といいます)を列挙しており、この項目に該当する規程を設けた規定は、就業規則の一部として取り扱われます。また、就業規則とは、「働くうえで守るべき規律および労働条件の具体的な細目について定めた規則等の総称」であるといわれています。

したがって、就業規則記載事項や労働者の規律、労働条件に関する規程である等、規程の内容が就業規則の定義・性質に該当するのであれば、名称がどうであれ、労働基準法89条に規定される「就業規則」の範囲に含まれると解されます。

就業規則のメリットと就業規則がないことのリスク

就業規則を作成することには大きなメリットがあります。次項以下で、就業規則のメリットとともに、就業規則を作成しない場合に発生するリスクについて解説していきます。

就業規則のメリット

就業規則を作成するメリットは、次のとおりです。

・トラブルの発生の防止
例えば無断欠勤や遅刻を繰り返す労働者がいたとしても、こうした労働者の処分に関する明確なルールが就業規則に定められていなければ、会社は減給や解雇といった懲戒処分を行うことはできません。仮に就業規則を作成していないにもかかわらず懲戒処分を行った場合には、労基署や裁判所との関係で、会社側に不利な結果となってしまいます。
起こり得る問題に対する対処方法をあらかじめ就業規則に明確に定めておくことで、適切に対処することが可能になり、結果的にトラブル発生の防止に繋がります。

・人材の定着率を高める
労働条件が明示されている、賃金や退職金に関するルールが明確に規定されている、育児休業や介護休業等の制度が整備されている等、会社の規則が明確に決められており、確認したいときにいつでも確認できる状況にあれば、労働者も安心して働くことができるので、結果として人材の定着率が高まります。

・助成金の受給要件のひとつになる
一定の受給要件を満たせば、雇用関係助成金等、公的な給付金を受け取ることができます。その受給要件のひとつとして、就業規則の作成と備え付けが含まれている場合があるので、就業規則をあらかじめ作成しておくことで、助成金のスムーズな受け取りの実現に繋がります。

就業規則がないことのリスク

就業規則がないことで生じるリスクとしては、次のようなものがあります。

・罰金が科せられる
常時労働者を10人以上使用しており、就業規則の作成義務があるにもかかわらず作成していない、あるいは管轄の労働基準監督署に届け出ていない等、就業規則の作成義務や届出義務に違反した場合は、30万円以下の罰金が科せられます(労基法120条)。

・会社都合で年次有給休暇を付与できない
会社は、労働者に対して勤務状況に応じて年次有給休暇を付与する義務がありますが、特に中小企業では、個人の都合で自由に有給休暇を取得されると事業が立ち行かなくなるおそれがあります。そこで、年次有給休暇のうち5日を除いた分については、会社都合で付与することが認められています。もっとも、就業規則によって、年次有給休暇の計画的付与を導入する旨を明示しなければなりません。

・労働者に懲戒処分を行うことができない
就業規則に、減給や出勤停止といった懲戒処分の規定がなければ、懲戒処分に値する行動をした労働者に対して、懲戒処分を行うことができません。したがって、適正に労働者を管理・監督できません。

・雇用関係助成金の申請ができない
厚生労働省からの公的な給付金である、雇用関係助成金の受給要件のひとつとして、就業規則の作成と備え付けが含まれていることは少なくありません。そのため、就業規則を作成していないと、助成金を迅速に受給することができません。

就業規則の「別規定化」

就業規則の作成方法としては、いわゆる「本則」には主要な規程だけを定め、詳細な内容については「別規定」として定めることとするのが一般的です。

このようにしておけば、例えば、賃金に関する規定について小さな修正があった場合でも、別規定化していた賃金規定のみを修正して届け出れば足りるようになるため、就業規則全体に変更を加える手間がかからず、経済的です。

別規定化できるもの

1999年4月に改正後の労働基準法が施行される以前は、労働者に就業規則を統一的に把握させるために、就業規則と別規定化できる事項が限られていました。しかし、就業規則で規律する内容が複雑化し、画一的に規定していくことが困難になってきたため、労働基準法が改正され、別規程化できる事項の制限が廃止されました。

そのため、現在では、職種別、雇用形態別に就業規則を作成することや、就業規則記載事項別に規程を分けることが可能です。

届出・周知義務

別規程とはいえ、就業規則と定義や性質が同じものは、就業規則の範囲に含まれます。したがって、就業規則と同様、管轄の労働基準監督署に届け出て(労基法89条)、その内容を労働者に周知する義務を負います(労基法106条)。

就業規則と「内規」の違い

就業規則と混同されがちなもののひとつに、「社内規定(内規)」があります。どちらも会社のルールであり、業務に関係することも多く重要である点は共通していますが、次のように明確な違いがあります。

社内規定とは、会社の裁量で取り決める規則の全般を指し、経営に関する事項や権限の所在、意思決定プロセスといったあらゆる事柄に関するルールを包含するのに対して、就業規則は原則として就業に関するルールに限られます。

また、社内規定は労使間の合意の有無にかかわらず適用されますが、就業規則の適用にあたっては、労働者への周知や合意の形成が必要となります。

さらに、社内規定には法的拘束力はないものの、就業規則にはあるという違いもあります。

なお、実務上、社内規定の多くが就業規則を運用する際の解釈や細則として機能していますが、場合によっては就業規則として扱われることもあるため注意が必要です。特に、「労働者に対する周知」がなされているケースではその可能性が高まります。

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