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労務管理で重要な役割を持つ給与計算について

この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 執行役員弁護士家永 勲(東京弁護士会)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

労務管理をするうえで、給与計算は非常に重要な役割を果たします。そのため、給与計算の担当者には、労働条件に関する法律を熟知し、労働基準法の定める賃金支払いの原則等の確かな知識を備えたうえで、正確に職務を行うことが要求されます。これは、給与計算の担当者を監督する立場にある者も同様です。

今回は、給与計算が果たす役割をはじめ、給与計算を行ううえで押さえておくべきポイントについて解説していきます。適切な労務管理に役立てていただければ幸いです。

給与計算の役割

給与計算とは、労働者の賃金総支給額と、総支給額から控除する税金や社会保険料等を計算し、最終的な手取り額を算出することです。就業規則に定められたルールに従い、労働者の労働実績等を考慮しながら行いますが、これにより、「労働契約の履行」「税金・社会保険等の公的手続き」という重要な役割を果たすことになります。


労働契約の履行

使用者は、労働者を雇用する際に、様々な労働条件を定めて労働契約を結びます。給与(賃金)の計算方法は、必ず定められる労働条件のひとつです。したがって、労働条件に則って算定した賃金を支払うことで、使用者は労働契約を履行することになります。

しかし、賃金の計算にミスがあり、契約と異なる条件で金額が算定されてしまった場合、算定されたとおりの賃金を支払ったとしても、契約を完全に履行したことにはなりません。労働契約の不遵守を理由として労働者から損害賠償請求がなされるような事態を防ぐためにも、正確に給与計算を行うことは重要です。


税金・社会保険等の公的手続き

使用者は、賃金の総支給額から税金や社会保険料を天引きして、本来は労働者がそれぞれ行うべき公的手続きを代行します。したがって、給与計算にミスがあり、天引きする税金や社会保険料が正確なものではなくなると、納付金額も誤ったものになるため、労働者が滞納や脱税をしたことになってしまいます。公的手続きを正確に行うためにも、正確な給与計算が求められます。

給与計算における注意点

賃金の計算にあたって、使用者としてはどのような点に注意すべきでしょうか?ポイント別に解説します。

計算ミスが及ぼす影響

給与計算のミスは、会社の信用を低下させます。例えば、労働契約が遵守されていない、社会保険料の滞納や脱税をしているといった噂が流れれば、世間からの評判が悪くなり、人材の確保や円滑な業務遂行に支障が出てしまいます。

また、ひいては社会保険料の計算ミスに繋がるので、労働者が将来受け取ることができる年金の額にも影響します。さらに、社員に不信感を抱かせることになり、モチベーションの低下や離職等のリスクも発生するでしょう。

したがって、使用者は、ミスを起こさないための対策をする必要があります。具体的には、給与計算システムを見直し明確にする、ミスしやすいポイント(法改正や社員情報の更新等)を事前にリストアップしておく、チェック担当者を配置する等ダブルチェック体制を導入する、専門家に代行を依頼するといった方法を検討すべきだといえます。

個人情報の取り扱い

給与計算には、住所や年齢、家族構成等、個人情報に当たる情報が多く必要とされます。また、その金額等、賃金自体の情報も保護されるべき個人情報です。そのため、給与計算の担当者には、プライバシーを保護する意識が強く要求されます。

使用者としては、給与計算の担当者に個人情報保護に関する研修を定期的に実施する等して、こうした意識を啓発することが求められます。

最新の法令に対応した給与計算

給与計算を行うにあたっては、労働基準法をはじめ、法律や厚生労働省からの通達等の賃金計算に関する規定への理解がかかせません。これらは社会情勢に応じて改定されるため、常に最新の知識を頭に入れておく必要があります。

使用者が行うこととしては、給与計算の担当者に対して、最新の情報を見落とさないように注意喚起する、改定が行われた際にフォローアップをする等が考えられます。

就業規則に規定すべき事項

労使間の取り決めのなかでも「賃金に関する事項」は重要な項目のひとつですが、その計算方法は一際重要です。そのため、「絶対的必要記載事項」として、就業規則に明記することが義務づけられています。

就業規則には、具体的にどのようなことを明記しなければならないのでしょうか?次項より説明していきます。なお、就業規則とは別に賃金規定を設けることもできますが、記載すべき事項に異なる点はありません。

賃金の計算期間・支払日

賃金は一定期間の労働に対して支払われるため、計算の対象とする期間を確定させる必要があります。そのためには、計算期間の起算日締日(終了日)を決めたうえで、別に支払日を指定し、その旨を明記します。下記は就業規則等への記載例です。

第〇条(賃金計算期間および支払日)

賃金は、前月1日から起算し、前月末日を締め切りとした期間について計算し、当月20日に支払う。ただし、当該支払日が休日の場合はその前日に支払う。

なお、賃金の支払日等を決定し運用するうえでは、賃金支払いの5原則を遵守しなければなりません。詳細は下記の記事をご覧ください。

賃金の支払いに関する労働基準法の定めについて

欠勤・遅刻・早退の賃金控除

賃金は、労務の提供への対価であるため、欠勤・遅刻・早退等のために労務の提供がなされなかった時間については、賃金を支払う必要はありません。

しかし、こうした欠勤控除に関する規定があいまいであると、労使間のトラブルに発展してしまうおそれがあるため、「どのような場合に」「どのような計算式で」賃金を控除するのかを、就業規則に明記しなければならないでしょう。

欠勤控除の概要については、下記の記事で説明しています。

欠勤や遅刻・早退時の賃金控除について

月中入退社の給与計算

例えば、締日を10日とする月給制の会社のケースで、1日に入社または退社した労働者がいたとします。このような場合、当該労働者のその月の賃金は、一般的に日割りで計算されることが多いようです。

もっとも、日割り計算については、一律に計算式が定められているわけではありません。

A社の場合「給与月額÷月別の所定就労日数×実働日数」

B社の場合「給与月額÷一律に定められた就労日数×実働日数」

※一律に定められた就労日数:例えば、「週5日×4週間」と仮定し、「1ヶ月あたりの就労日数=20日」と定めるようなケースです。なお、会社の規定によって日数は異なります。

退職者のケースに関しては、下記の記事でより詳しく説明しています。

退職及び解雇

給与計算の流れ

労働者に支払われる実際の賃金の額は、額面上の総支給額から様々な項目を控除した残金、つまり「手取り額」です。手取り額は、一般的に次の計算式によって求められます。

手取り額=総支給額-(税金+社会保険料+会社による天引き額)

※総支給額:「基本給+諸手当(時間外手当+その他手当)」

休暇や休職中の賃金について

労働者が年次有給休暇以外の休暇を取得、または自己都合で休職した場合の賃金について定めた法律はないため、原則として使用者に支払義務はないとされています。もっとも、使用者の都合で労働者を休業させた場合には、休業手当として平均賃金の6割以上を支払う義務を負います(労基法26条)。

詳しくは下記の各記事をご覧ください。

休暇
休職期間中の給与・賞与
会社都合の休業による休業手当の支給義務

年次有給休暇の賃金計算

年次有給休暇は名称のとおり「有給」の休暇であるため、これを取得した労働者に対して、使用者は賃金を支払う義務があります。なお、労働条件によって、1日あたりの賃金の計算方法は異なります。

賞与・退職金の計算方法

賞与とは、労働者の勤務成績等に応じて、定期的または臨時に支給される賃金です。どのような要素を金額に反映させるかは、会社により異なります。

退職金とは、退職に際して支給される、後払い的な性質を持つ賃金です。自己都合による退職か会社都合による退職かによって相場が異なりますし、金額の計算方法も会社ごとに異なります。一般的な計算方法等、詳しくは下記の記事をご覧ください。

退職金の計算方法
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