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就業規則の作成・届け出義務について

この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 執行役員弁護士家永 勲(東京弁護士会)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

一定規模以上の事業場には、会社のルールブックである就業規則を作成し、届け出る義務が課せられています。

本記事では、就業規則に関して使用者に課せられるこのような義務や、作成するまでの簡単な流れ等、就業規則の作成時点に焦点を当てて説明していきます。

就業規則の作成・届出の意義と違反時の罰則

就業規則を作成することにより、労使間で社内ルールの共有が図れるので、トラブルを防止するとともにリスクマネジメントが可能になります。詳細については下記の記事をご覧ください。

就業規則の意義

このように、就業規則は会社の経営上大きな役割を果たすため、一定規模以上の事業場には、作成・届出義務があり(労基法89条)、これらの義務に違反した場合、30万円以下の罰金が科されることになります(労基法120条1号)。

就業規則の作成義務

労働基準法89条によると、常時10人以上の労働者を雇用する使用者は、同条に掲げる事項に関する就業規則を作成する義務を負います。

「常時10人以上」とは具体的にどのようなケースを指すのか、次項より解説していきます。

「常時10人以上」とは

労働基準法89条にいう、「常時10人以上」に当たるかどうかは、「事業場ごと」に、「雇用形態を問わないすべての労働者」のうち「日常的に雇用している者」が「10人以上」いるかどうかで判断します。

したがって、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトも人数に含まれますし、所定の勤務時間が短いからといって該当しないわけでもありません。もっとも、有期雇用労働者を一時的に雇い入れた結果10人を超えたものの、契約期間満了後はまた10人未満に戻るような場合は、「常時10人以上」には該当しないと考えられます。また、派遣労働者は派遣元の労働者として数えられることから、基本的には人数に含まれません。

10人未満のとき

日常的に雇用する労働者が10人未満の事業場は、就業規則の作成・届出義務が課されていないだけであって、作成が禁じられているわけではありません。

少人数の職場だとルールの運用が曖昧になりがちですが、就業規則を作成すれば、基本的な労働条件や服務規律、経営方針等が明確になるので、トラブルを防止し、労働者が安心して働ける環境を整えることができます。たとえ作成義務がなくとも、就業規則を作成しておくことをお勧めします。

事業場ごと

事業場」とは、事業を行うひとつの場所のことをいい、たとえひとつの会社であっても、場所的に独立した営業所を持っていれば、その営業所は原則として「事業場」とみなされます。ひとつの会社であっても事業場により就労環境が異なるため、事業場ごとに就業規則を作成する必要があります。

ただし、出張所や支所等、規模が著しく小さく、組織的な関連性や事務能力等を考慮して一の事業といえるような独立性のないものについては、直近上位の事業場と一括して取り扱うこととされています。

正社員用以外の就業規則の必要性

事業場内の就業規則が1種類だけの場合、雇用形態を問わずに、その事業場の全労働者に同一の就業規則が適用されます。そのため、正社員と正社員以外の労働条件について、雇用形態に応じた差異を設けることが難しくなります。したがって、正社員用の就業規則の作成に加えて、パートタイマーや契約社員等用の就業規則を作成することが望まれます。

就業規則の適用範囲

就業規則の届出義務

労働基準法89条によると、「常時10人以上」の労働者を雇用する使用者は、作成した就業規則を労働基準監督署に届け出る義務を負います。

なお、届出に際して、使用者は、就業規則の作成または変更の内容に対する労働者側の意見を記した書面(意見書)を添付しなければなりません(労基法90条2項)。

別規定の届出

就業規則に記載すべき事項は複数ありますが、必ずしもひとつの規則にすべての記載事項を盛り込んで作成する必要はありません。一般的に、主要な規程だけを定めた「本則」と、詳細について定めた「別規定」に分けて作成する方法をとるケースが多くみられます。なお、別規定であっても、定義や性質上就業規則の範囲に含まれるものに関しては、管轄の労働基準監督署へ届け出る(労基法89条)とともに、労働者にその内容を周知しなければなりません(労基法106条1項)。

行政への届出を怠っていた場合

就業規則の届出を怠っていた場合、労働基準法違反として、30万円の罰金が科せられます(労基法120条1号)。

しかし、就業規則の届出をしていなかったからといって、当然に労働者に対する有効性がなくなるわけではありません。届出のない就業規則の有効性について判断した判例(最高裁平成15年10月10日第2小法廷判決、フジ興産事件)がありますが、判決の要旨として、「就業規則に法的規範として拘束力を持たせるためには、その内容を労働者に周知させることが必要である」と述べています。

つまり、たとえ労働基準監督署に届け出られていなくとも、周知されていれば、就業規則の効力は発生するものと考えられます。

就業規則の作成の流れ

ここから、就業規則の作成の流れについて説明していきます。就業規則は、以下の手順で作成されます。

  1. 原案作成
  2. 労働者からの意見聴取
  3. 届出・周知

原案作成

まず、就業規則の原案を作成します。就業規則に決められた書式はありませんが、厚生労働省が公表している、「モデル就業規則」を参考にすることができます。これをひな形として、自社の特性や事業内容に応じた就業規則を作成していくと良いでしょう。また、この段階で、労働者側からの意見を取り入れて内容に反映することもできます。

なお、就業規則は非常に重要な規則であり、細目にわたって規定する必要があるため、作成にあたっては専門家に相談するのが一般的です。

労働者からの意見聴取

就業規則の原案を作成したら、使用者は、労働者の過半数で組織する労働組合(ない場合は労働者の過半数代表者)の意見を聞き取ります(労基法90条1項)。なお、聞き取った意見は、労働基準監督署への届出の際に、意見書として添付します(同条2項)。

届出・周知

就業規則が完成したら、管轄の労働基準監督署へ届け出ます(労基法89条)。

また、就業規則は、その性質上、労働者に周知されることを必要とするため、使用者には、労働者への周知義務も課せられています(労基法106条1項)。かかる義務の詳細については、下記の記事をご覧ください。

就業規則の周知義務

就業規則の記載内容

就業規則の記載内容は、就業規則を作成するうえで必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、会社に何らかの制度を設ける場合に必ず記載しなければならない「相対的必要記載事項」、記載するもしないも自由な「任意的記載事項」に分けられます。

作成した就業規則の変更をする場合

就業規則の絶対的必要記載事項および相対的必要記載事項を変更した場合も、作成したときと同様の手順を踏まなければなりません(労基法89条)。具体的には、以下の流れで変更します。

  1. 変更案作成
  2. 労働者からの意見聴取
  3. 就業規則変更届の提出
  4. 変更後の就業規則の周知

不利益変更の禁止

就業規則の変更自体は許されますが、労働者の合意を得ずに、労働者の不利益になる変更を行うことは、原則として禁止されます(労契法9条)。もっとも、①変更後の就業規則が周知されている、②変更が合理的であるといえる等、一定の要件を満たす場合には、変更後の就業規則に定められた労働条件が適用されます(同法10条)。

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