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特別休暇とは|種類や導入方法、給料の扱いについて

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

企業は労働者に「特別休暇」を付与することができます。「特別休暇」の内容は企業が独自に決められるという特徴があります。そのため、特別休暇の有無やその内容で他企業と差別化を図り、労働者にとってより魅力的な企業になることで、優秀な人材及び安定した労働力の確保につながる可能性が広がります。

そこで、今回は特別休暇をクローズアップし、法定休暇との違いや設けるメリット・デメリット、一般的にどのような種類があるのか等について解説していきます。

ぜひ本記事をご覧いただき、適切な制度運用による、安定した企業の成長を実現していただければ幸いです。

特別休暇とは

「特別休暇」とは、福利厚生の一環として、企業が労働者に付与する休暇です。法律によって与えるのが義務とされている休暇ではないため、どのようなときに、どの範囲の従業員に対して与えるのかを企業が自由に決めることができます。

「特別休暇」は、法律で定められた年次有給休暇や、子の看護休業等の「法定休暇」に対して、「法定外休暇」とも呼ばれています。

労働者が仕事と私生活を両立しながら、健康を保ったうえで、様々な面で豊かな生活を送れるようにすることを目的として定められます。ただし、有効に特別休暇を付与するためには、必ず就業規則に明記し、企業内に周知しておく必要があります。

特別休暇と法定休暇の違い

法定休暇とは、法律によって定められており、要件を満たした従業員に対して与えることが義務づけられている休暇をいいます。

特別休暇は、法律上、労働者への付与が企業に義務化されていない点で、法定休暇とは異なります。したがって、例えば他企業が付与していることを理由に、労働者から特別休暇を付与するよう請求されたとしても、自企業がルールとして定めていない限り付与する必要はありません。また、法定休暇とは異なり、付与しない場合に懲役刑や罰金刑等を科されるといった心配もありません。

ちなみに、公務員には夏季休暇や病気休暇等が法定されており、民間企業とは扱いが異なります。

特に法定休暇について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

休暇について

特別休暇と有給休暇の違い

有給休暇は、労働基準法で付与することが義務づけられている「法定休暇」です。勤続年数や所定労働日数によって付与するべき日数の下限が定められており、出勤率の要件を満たした従業員には必ず付与しなければなりません。そして、従業員には基本的に自由な日に取得させなければならないと定められている等の規制があります。

特別休暇は、各社の規定に従って、どのような休暇を定めて、誰に対して何日を付与するのかは自由とされています。

年次有給休暇の基礎知識を知りたい方は、下記の記事をご確認ください。

有給休暇の基礎知識

特別休暇中の給料の支払いについて

特別休暇中、企業には給与を支払う法的な義務がありません。給与を支払うときに、特別休暇をどのように取り扱うかは、企業がそれぞれ決めることができます。しかし、慶弔休暇については、お祝いやお悔やみの気持ちを伝える等の目的で有給としている企業が多いです。

仮に特別休暇を無給とする場合、給与の計算上は欠勤と同じ扱いになるため、給与から休んだ日数分の給与が控除されることになります。
また、特別休暇を有給とするか無給とするかは、特別休暇を設ける旨の規定と同様に、就業規則に明記して労働者に周知する必要があります。

特別休暇を導入するメリット・デメリット

特別休暇を導入することによって生じるメリットとデメリットについて、以下で解説します。

メリット

特別休暇を導入するメリットとして、以下のようなことが挙げられます。

  • 従業員のワーク・ライフ・バランスを向上できる
    仕事と私生活の両立を可能にし、充実した生活が送れるように後押しできます。
  • 従業員の心身の健康管理に役立つ
    休暇中にリフレッシュできるので、定着率の改善も期待できます。
  • 従業員のスキルアップ・生産性の向上が期待できる
    休暇を利用して労働者が勉強することで、専門性の向上が期待できます。
  • 企業自体のイメージの向上による優秀な人材の獲得につながる
    休日が多く従業員を大切にしていると思ってもらえると、求人を出したときに優秀な人材からの応募が期待できます。

デメリット

特別休暇制度の導入には、以下のようなデメリットもあると考えられます。

  • 従業員数が少ない企業では、人手不足になるおそれがある
  • 特別休暇を取得する従業員が増えると、1人あたりの労働の負荷が上昇するおそれがある
  • 年次有給休暇の取得率が低い企業では、特別休暇を導入してもあまり利用されず、導入した目的を果たすのが難しい

特別休暇の種類

特別休暇は、企業によって独自に制度化できるため、その内容も様々ですが、多くの企業で導入されている次のような特別休暇もあります。

  • 慶弔休暇
  • 病気休暇
  • 夏季・冬季休暇
  • リフレッシュ休暇
  • ボランティア休暇
  • バースデー休暇
  • 教育訓練休暇
  • ワクチン休暇

それぞれの内容については、次項より紹介していきます。

慶弔休暇

慶弔休暇とは、従業員本人の結婚や、従業員の親族の不幸といった出来事を理由に付与する休暇です。法的な義務はないものの、大企業のほとんどが導入しています。なお、企業によっては「結婚休暇」や「忌引休暇」といった名称である場合もあります。
特別休暇の中でも、お祝いやお悔やみの意を込めて、有給扱いとしている企業が多いようです。

休暇として付与する日数は、少ない企業でも1~2日、多いところでは3~5日程度とする傾向にあります。具体的には、慶弔の内容や本人との続柄ごとに日数を定めます。

慶弔休暇について、さらに詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

慶弔休暇について

病気休暇

病気休暇とは、労働者が業務外で怪我を負ったり病気を発症したりした場合に、退職しないままで治療や通院、療養ができるように付与する休暇です。

時間単位での取得を可能にする等、柔軟な運用を可能にしている企業が多くみられます。なお、上限とする期間は、勤続年数に応じて定めるとともに、無給扱いとする場合が多いようです。

新型コロナウイルス感染症や、インフルエンザ等の感染症に罹患又はその疑いが強い従業員について、病気休暇を適用して社内に蔓延するリスクを下げることが可能です。

なお、類似の制度として、業務が原因でない怪我や病気によって労働者が長期間の欠勤をした場合に、一定期間の勤務を免除して解雇を猶予する私傷病休職という制度もあります。

病気休暇と私傷病休職の意味合いは大きく異なります。私傷病休職について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

私傷病休職

夏季休暇・冬季休暇

夏季休暇とは、特にお盆等の時期に連続して休めるよう、労働者に付与される休暇のことです。また、冬期休暇(年末年始休暇)とは、特に大晦日や元日といった日の前後で連続して休めるように、労働者に付与される休暇のことです。
どちらも、日数は3~6日程度付与する企業が多いです。

ただし、企業によっては、特別休暇ではなく「年次有給休暇」として付与される場合があります。このように、企業の都合で労働者の年次有給休暇の取得日を指定できる制度を「年次有給休暇の計画的付与」といいます。

「年次有給休暇の計画的付与」について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

有給休暇の計画的付与制度

リフレッシュ休暇

リフレッシュ休暇とは、勤続年数が一定に達した、または一定の年齢に達した労働者に対して、心身ともに疲労回復することを目的として付与する休暇です。同時に、長期の勤続者に対する慰労の意味も込められています。

3年や5年、10年といった勤続年数に応じて、3~7日程度付与する企業が多く、勤続年数が長いほど多くの日数を付与するのが一般的です。また、勤続の節目として付与する休暇のため、有給扱いとする場合が多いようです。

ボランティア休暇

ボランティア休暇とは、労働者にボランティア活動を通じて社会貢献してもらうために付与する休暇です。2011年の東日本大震災以来、労働者のボランティア活動を企業の社会的責任の一環と捉える企業が増え、ボランティア休暇の導入が進みました。

ボランティア休暇の日数は一律ではなく、国内の災害への対応や海外での活動、国際的行事の手伝い等、目的に応じて1日~数ヶ月と、付与される日数が変わることがあります。

ボランティア活動にかかる交通費やボランティア保険等の費用を負担し、有給扱いとする企業もみられます。また、東京都では、ボランティア休暇制度を整備する企業へ助成金を支給する試みもなされています。

バースデー休暇

バースデー休暇とは、労働者の誕生日に付与する休暇です。誕生日当日だけでなく、その前後1週間の間に1~3日の休暇を付与するといった規定を設けている企業もあります。

まだ導入している企業が少ないため、求職者に対して、福利厚生が充実していることをアピールする要素として導入する企業もみられます。

教育訓練休暇

教育訓練休暇とは、労働者が業務上の知識やスキルを向上させるために、一定の日数業務から離れて訓練するために付与する休暇です。

教育訓練休暇の制度を導入する企業は、一定の基準を満たした場合に、国から助成金を受け取ることができます。なお、最低でも以下の基準を満たす必要があります。

  • 教育訓練休暇を有給とする場合、5年に5日以上かつ1年間に5日以上付与すること
  • 教育訓練休暇を無給とする場合、5年に10日以上かつ1年間に10日以上付与すること
  • 期間の初日から、1年につき1人以上(自発的に)休暇を取得していること

ワクチン休暇

ワクチン休暇とは、新型コロナウイルス感染症を予防するために、ワクチンのスムーズな接種を目的として導入された休暇です。

ワクチンを接種すると、副反応によって仕事に支障が出ることが予想されました。しかし、土日や祝日に接種の希望が集中すれば、希望する全ての国民に対する接種が難しくなるため、各企業には積極的に休暇を与えることが求められました。

そこで、急遽としてワクチン休暇を新設し、平日であっても従業員にワクチンを接種させることにより、新型コロナウイルス感染症の流行を収束させる試みがなされています。

特別休暇制度を導入する流れ

  1. 目的・内容の決定
  2. 就業規則の改定
  3. 社内通知
  4. 休暇を取得しやすい環境づくり

特別休暇を導入するときには、どのような休暇であり、どうすれば取得できるのかを就業規則に定めなければなりません。その就業規則は、従業員に周知する必要があります。

また、法定の有給休暇ですら十分に取得できない環境では、特別休暇の取得も諦めてしまうかもしれません。希望すれば取得できる環境を作ることも大切だと言えるでしょう。

①導入目的・内容を決定する

特別休暇を導入する際には、自社が抱えている課題や従業員のニーズを把握したうえで、なにを目的として、どのような内容の特別休暇を導入するかを決定するべきです。

そのために、様々な部署の従業員から聞き取りを行ってニーズを把握します。そのうえで、特別休暇を導入する「目的」と休暇の「内容」を検討することにより、労使双方にとって有益な特別休暇を設定することができます。

また、「対象者の〇%以上が利用できるよう促進する」といった数値目標を設定しておくと、より効果的な運用が可能になります。

②就業規則で取得要件等を定める

「休暇」に関する規定は、必ず就業規則に記載しなければならない「絶対的必要記載事項」に該当するため、特別休暇を導入する際には、その旨の規定を就業規則に追加しなければなりません。

就業規則には、取得するための要件(入社〇年目以上から取得可能、〇〇の場合に取得できる等)や取得日数、申請手続き、給与の支払いの有無といった詳細な条件についても忘れずに記載しましょう。

なお、就業規則の変更後、労働基準監督署への届出も失念しないようにしてください。

特別休暇の取得要件

特別休暇は、法定休暇と異なり、取得するための要件や手続き、対象者の範囲等に制限を設けることができます。

ただし、取得要件が自由に決められるとしても、休みが多いように見せかけようとして、満たすことが困難な要件を定めて取得を阻むようなやり方をすれば、企業の評判を下げてしまうおそれがあります。
実現可能であり、それなりに取得の実績が生まれるような規定にしておく必要があるでしょう。

対象者 対象者を自由に設定できるので、雇用形態や勤続年数、退職予定の有無等で労働者を区別することが可能です。
取得日数 特別休暇の日数は、企業が自由に決めて付与することができます。休暇の種類にもよりますが、3~5日程度の休暇を設けるのが一般的です。
取得期限 特別休暇の取得期限は、企業が自由に定められるため、年度内に取得されなかった休暇の繰り越しを認めず消滅させることが可能です。
取得制限 就業規則に定めた理由で取得制限が可能です。例えば、「企業が多忙である場合には請求を拒否できる」と規定しておけば、実際に多忙を理由として特別休暇を付与しないことも適法とされます。
有給・無給 有給扱いとするか否かは休暇ごとに定める必要があります。また、無給扱いとする場合には、有給休暇を付与する要件を満たしたかを判断するために、出勤扱いとするか否かについても決めておく必要があります。
申請方法 就業規則に定めた申請方法(所定の用紙で申請する等)によります。

③従業員に周知する

就業規則を変更したら、変更後の就業規則を周知する(労働者が知りうる状態に置くこと)必要があります。そこで、実際に新設した特別休暇を利用してもらうためにも、メールや社内報、社内掲示板、社内SNS等のツールを活用して、労働者に特別休暇を新設したことを周知することをお勧めします。

また、実際に特別休暇を取得した労働者の感想を企業内に伝えることも、特別休暇の取得の促進に繋がります。そこで、特別休暇取得者にアンケートを実施すると良いでしょう。

④特別休暇を取得しやすい環境を作る

労働者に特別休暇を取得させることは、企業にとって様々なメリットがあります。
そこで、労働者が休暇を取得しやすい環境を整えるために、以下のような取り組みが必要です。

  • ①引継ぎを実施したり業務マニュアルを作成したりする等フォローしやすい体制を確立する
  • ②経営者や管理職の労働者が積極的に特別休暇の取得を促す
  • ③企業全体に特別休暇の取得についての理解を深めさせる

特別休暇の廃止による不利益変更

特別休暇は就業規則に規定されているため、廃止するには就業規則を変更する必要があります。
このような就業規則の不利益変更のためには、次のような事情を総合的に考慮して、この変更が合理的だと認められなければなりません。

  • 労働者が受ける不利益の程度
  • 労働条件の変更の必要性
  • 労使間の交渉の経緯
  • 不利益変更に対する代償措置の有無
    (例:段階的に休暇を減らす、休暇を減らす代わりに給与を増額する等)

なお、たとえ特別休暇の廃止が合理的なものであっても、労働者からの反発も起こり得ます。
なぜ特別休暇を廃止するのか、廃止にあたってどのような代償措置を設けるのかを十分に説明し、労働者からの反発をできる限り抑える努力も求められます。

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この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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