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給与明細の電子化について

事例内容 相談事例
人事 人事制度見直し
労働 労働契約
就業規則 規程類の改定
担当した事務所 ALG 東京法律事務所

事案の概要

社内のペーパーレス化の一環として、給与明細の電子化を検討しています。
この場合、従業員の同意をとる必要はあるのでしょうか。
電子化するうえで必要な手続等がありましたら教えてください。

弁護士方針・弁護士対応

給与明細を電子化する場合、受給者に対し、あらかじめその用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、電磁的方法又は署名で承諾を得る必要があるものとされています(所得税法施行令352条の4第1項)。

なお、「給与所得の源泉徴収票」及び「給与等の支払明細書」の電子化について、「支払者が定める期限までに承諾に係る回答がない時は承諾があったものとみなす」旨の通知をあらかじめ受給者に対して行い、上記期限までに受給者からの回答がなかった場合には、承諾を得たものとみなされます(所得税法施行規則第95条の2第2項)。

したがって、事前の通知を行えば、必ずしも受給者の明示的な同意を得る必要はありません。
また、承諾の取得方法や通知の方法について法令の定めがあるわけではないため、個別の通知さえしていれば、メール等の電磁的方法で行っても問題ありません。

以上については国税庁のHP(https://www.nta.go.jp/publication/pamph/hotei/denshikofu-qa/answer.htm#q8)も参考になります。

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