弊社では、これまでの数年間、８月に夏季休業として、土日祝日以外に、特別休暇を従業員に付与してきました。
しかし、これまで特別休暇として付与してきた休日を、今後は有給休暇として消化してもらおうと考えています。
どのように従業員に説明すればよいでしょうか。

ご相談された依頼者では、就業規則及び雇用契約書において、休日を「土日・祝日」と定めており、これまで８月に付与してきた特別休暇については、就業規則及び雇用契約書上は休日として定められていませんでした。
依頼者では、これまで数年間、特別休暇を付与していたとのことですが、労使慣行（労使慣行とは、就業規則等の明文の規範に基づかない一般的な取扱いが、長い間、反復継続して行われ、会社と従業員との間で事実上の行為準則として機能するものをいいます。）となっているか否かをお聞きしました。
労使慣行化していると、特別休暇を付与していた扱いを有給休暇の消化へと代えることは、従業員にとっての不利益変更に該当するからです。
仮に、労使慣行化している場合には、特別休暇の付与を有給休暇の消化に代えるためには、従業員個々人に説明をし、同意を得ることをおすすめしました。同意を得た場合には、書面に残し証拠化することをもアドバイスさせていただきました。
また、有給休暇の指定を行う権利は、原則として、労働者にあることから、夏季休暇に消化するためには、労使協定を締結したうえで、計画年休制度を導入する必要があります。