当社の休職中の従業員に１名住所が不明の者がおります。入社時には住所を確認したのですが、その後に転居した際に住所変更を出さないまま、現在休職となってしまっております。家族にも現住所を伝えていないようで、家族もメールや携帯電話での連絡しかできない状況のようです。

この社員が休職となった発端は、突然医師の診断書と休職願を一方的に会社に送付してきたというものなのですが、その後も診断書に記載された療養期間の終了が近づくと、一方的に新たな医師の診断書と休職届を送ってくるので、当社としては、現在まで休職が続いているという認識でおります。

このような社員について、現在、休職期間の満了が迫っている状況であり、復職させるか退職させるかの判断が必要な時期になっております。 もし本人が復職を希望した場合、休職期間中の状況から、今後も問題行動を取る可能性が高いと考えています。会社として、今後どのようにするのが良いのでしょうか。また、そもそも復職を断ることが可能かもご教示ください。

他方、本人が退職を希望した場合、ここまで会社が立替えた本人負担分の社会保険料を請求する必要があります。支払督促のためにも住所を把握する必要があるのですが、一方的に退職届を提出された場合に、住所を調べる方法はあるのでしょうか。

問題の社員が復職を希望する場合に、復職可能であるという診断書が提出されたときには、復職を認めないという会社の対応が違法であると判断される可能性が高いと考えられます。復職が難しいと判断できるだけの特別な事情があれば別ですが、問題の社員が復職可能との診断書を提出しつつ復職を求める場合には、これを拒絶するのは難しい場合が多いでしょう。少なくとも、復職が現実的ではないことを裏付ける産業医の意見や別の医師の診断書等が必要と考えられますが、本人の協力が必要となります。

復職後の会社の対応としては、問題社員による問題行動があるようであればその内容について細かく記録を取り、また、問題行動に対して会社が指導や注意をした場合にも、その記録を取っておくことが有効です。後に、懲戒処分をする場合には処分の有効性をアピールする資料になるほか、退職勧奨をする場合でも交渉の材料になるものと考えられます。

立替えていた本人負担部分の社会保険料を請求する場合など、支払督促や訴訟の手続を検討されているのであれば、原則として問題の社員の住所を把握する必要があります。住所を調べる方法について、例えば、本人が適切に住民票を移している場合には、自己の権利行使を目的として住民票を取得することで住所を調べることが可能です。支払督促等について弁護士にご依頼されるのであれば、職務上請求という制度を用いることで住民票を取得することもできます。