弁護士が解説する【減給、出勤停止、始末書提出に関する対応】について

YouTubeで再生する

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

従業員が企業の秩序を乱すような行動をした場合や、勤務態度などに問題がある場合、注意・指導をしても改善がみられなければ「懲戒処分」を検討することになります。

しかし、いきなり懲戒解雇などの重い処分を下すことは難しく、処分の有効性をめぐり従業員とトラブルになるリスクもあります。
まずは「始末書提出」や「減給」、「出勤停止」といった軽い処分から行うのが基本ですが、これらについても安易に認められるものではないため、慎重な判断が求められます。

本記事では、懲戒処分における始末書提出・減給処分・出勤停止処分の3つを取り上げ、それぞれの概要について詳しく解説していきます。

懲戒処分とは

懲戒処分とは、企業の秩序を著しく乱すような行為をした従業員への“制裁罰”です。
秩序を乱す行為とは、例えば会社の服務に違反する行動や、業務命令違反、会社の社会的信用を失墜させるような行動を指します。

懲戒処分の種類は会社の取り決めによって異なりますが、一般的には、懲戒解雇、諭旨解雇、降格、出勤停止、減給、訓告、けん責などがあります。どのような処分を下すかは、違反した行為の内容や態様、程度などを踏まえて判断しましょう。

なお、懲戒処分を行うには就業規則上の根拠（懲戒処分の種類や懲戒事由）が必要となるため、自社の就業規則に不備がないか改めて確認することも重要です。　

始末書の提出について

始末書とは、就業規則違反や規律違反にあたる行為をした従業員が、謝罪や反省の意を述べるための文書です。また、再発防止に向けた取り組みや姿勢などを記載してもらうケースも多いです。

例えば、懲戒処分のうち比較的軽い「けん責処分」を科す場合、従業員に始末書を提出させたうえで、口頭や文書で厳重注意を行うのが一般的です。
また、それ以外の処分についても、就業規則で始末書の提出を求める旨の規定を設けるケースは多くみられます。

けん責処分における始末書の提出については、以下のページもあわせてご覧ください。

業務命令として強制することはできない

懲戒としての始末書は、従業員に謝罪や反省を促すための文書ですので、業務命令として提出を強制することは基本的にできません。
つまり、たとえ著しい違反行為をした者でも、本人の意思に反して謝罪や反省の意を述べさせることはできないのが基本です。

謝罪や反省の意は、「労働者の思想・良心の自由」といった憲法19条にも関係してくるため、提出の強制については多くの裁判例で否定的な見解がされています。　

始末書の提出は業務命令として強制することはできず、あくまで従業員に「求める」ものであることを理解しておきましょう。

二重処罰に注意する

二重処罰とは、1つの違反行為に対し、複数回の処分を行うことをいいます。二重処罰は憲法39条で禁止されており、懲戒処分についても同様のルールが適用されています。

例えば、パワハラを理由に「減給処分」と「始末書の提出」を求めたが、始末書が提出されなかったため、追加で「出勤停止処分」を科すようなケースです。
これは同一の行為（パワハラ）に対する二重処罰にあたるため、二度目の処分（出勤停止）は無効になる可能性が高いといえます。

ただし、一度目の処分の後も一向に改善がみられず、同様の行為を繰り返すような場合には、前の違反行為と新たな違反行為が実質的に同一であると判断されない限りは、“制裁”としてさらに重い処分を科すことは可能です。

また、本例では「減給」と「始末書の提出」という2つの処分が同時に科されていますが、これは二重処分ではなく「併科処分」にあたるため、権利濫用がない限り“有効”とされています。

始末書提出を拒否する従業員への対応

始末書の提出は基本的に従業員の“任意”なので、提出を強制したり、何らかの不利益を科したりするとトラブルを招くおそれがあります。
そこで、始末書の提出を拒否する従業員については以下のような対応を検討しましょう。

• 顛末書や報告書の提出を求める
• 解雇ではなく合意退職を目指す

顛末書や報告書の提出を求める

始末書の提出を拒否する従業員には、まず「顛末書」や「報告書」の提出を求めるのが効果的です。

顛末書とは、従業員に問題が発生した経緯や事実を報告させるための文書であり、謝罪や反省を求めるものではありません。報告書についても、顛末書とほぼ同義とされています。

顛末書や報告書を作成させることで、本人に問題行為の重大性を自覚させ、自然に反省を促す効果が期待できます。そのため、再発防止策としても有効な手段でしょう。

仮に始末書が提出されても、本人に反省の意がなければ意味がありません。顛末書や報告書は、従業員に事案の概要を整理させ、客観的に理解させるためにも重要といえます。

解雇ではなく合意退職を目指す

始末書を提出せず、その後も同様の問題行為を繰り返す従業員については、「懲戒解雇」も検討する必要があります。

しかし、実務上解雇が認められるハードルは高く、その有効性については厳格な要件が設けられています。
不当解雇として訴えられた場合、処分が無効となるだけでなく、慰謝料などの損害賠償責任が生じるおそれもあります。

そこで、解雇は“最終手段”ととらえ、まずは労使間の合意による退職を試みるのが良いでしょう。
合意退職であれば、最終的に退職するかどうかは従業員の意思に委ねられるため、後々トラブルとなるリスクを抑えることができます。

合意退職までの流れや注意点については、以下のページをご覧ください。

始末書の提出拒否を理由に懲戒処分はできる？

始末書は従業員の謝罪や反省を求めるものなので、提出は基本的に“任意”とされています。そのため、提出を拒否したことを理由に、従業員に懲戒処分を科すことはできません。

ただし、始末書を提出せず、その後も問題行為を繰り返す従業員については、制裁罰としてより重い処分を下すことが可能です。もっとも、いきなり懲戒解雇することはリスクが大きいため、比較的軽い処分から順に科すのが基本です。

また、始末書の提出拒否を人事評価に反映させることは一般的に認められているため、マイナス査定となり得ることを対象者に説明しておくと良いでしょう。

始末書の提出に関する判例

減給処分について

減給処分とは、従業員の実労働に対して支払われる賃金から一定額を差し引くことをいいます。
ただし、従業員の生活保障の観点から、制裁としての減給であっても、減給額には以下のとおり一定の上限が設けられています（労働基準法91条）。

なお、上記の10分の1を超えた部分を次期に繰り越すことは認められています。
賞与については本条の規制を受けないとされていますが、その場合でも、軽微な事案について賞与ゼロとするような減給は公序良俗に反するとされた裁判例もありますので注意しましょう。

懲戒処分における減給については、以下のページでも詳しく解説しています。

過失の制裁としての減給は認められるか？

従業員の過失によって会社が多大な損害を受けた場合、制裁罰として減給処分を科すことは可能です。ただし、労働基準法91条で定められた上限額を超えないよう注意が必要です。

また、従業員の故意や過失によって会社に損害が発生した場合、会社は従業員に対して“損害賠償請求”を行うことも可能です。例えば、「指示に従わずに行動し、会社の備品を壊したケース」や「社用車で交通事故を起こし、相手方に怪我をさせたケース」などが考えられます。

もっとも、賠償金分の金額を賃金から差し引くこと（減給すること）は、労働基準法24条における「全額払いの原則」に反するため基本的に認められません。
また、1回の事案に対する賠償金額をあらかじめ定めることも、労働基準法16条の「賠償予定の禁止」から違法とされています。例として、「社用車を運転中の人身事故1回につき、一律で10万円を請求する」といった規定は認められません。

つまり、減給処分としての減給は可能である一方、あらかじめ賠償金額を定めたうえで、賃金から控除することは違法となるため留意しましょう。

出勤停止処分について

出勤停止とは、従業員の就労を一定期間禁止する処分のことです。出勤停止期間中は、「ノーワーク・ノーペイの原則」から無給となるのが基本です。
ただし、賃金が支給されないということは従業員にとって非常に大きな不利益となるため、出勤停止の有効性や期間の長さは慎重に判断することが重要です。

出勤停止の期間について法律上の決まりはありませんが、一般的には1～2週間程度とする企業が多いようです。事案の重さに対して処分期間が長すぎる場合、公序良俗違反とみなされる可能性もあるため注意しましょう。

出勤停止処分については、以下のページでも解説しています。

出勤停止中の行動まで制限することはできるのか？

出勤停止処分は、企業での就労を禁止するものであり、その期間中の行動まで制限することはできません。

これに対し、処分決定までの間の暫定措置として下される「自宅待機命令」の場合は、自宅待機という職務命令に従うことが従業員の仕事となるため、命令期間中は自宅にいることが必要となります。

この場合、従業員は職務命令に従って行動しているため、賃金については平均賃金の6割の支給が必要とされています。

始末書提出・減給・出勤停止処分に関する企業の対応

懲戒処分を行う際は、就業規則など明確なルールに則って実施する必要があります。ルールが曖昧だと、同様の事案であっても処分の重さにバラつきが生まれ、従業員とトラブルになるおそれがあります。

また、労働契約法15条では、処分に“客観的合理性”と“社会的相当性”が認められない場合は「懲戒権の濫用」にあたり、処分が無効になると定められているため、安易な判断はリスクが大きいといえます。

そこで企業は、以下のポイントを押さえたうえで懲戒処分を行うことが重要です。

• 就業規則に該当する懲戒事由であること
• 就業規則に定められた処分の種類であること
• 行為と処分の重さの釣り合いがとれていること
• 判断にあたっては軽い処分から段階的に検討すること
• 就業規則に定めた処分手続きを厳守すること
• 二重処分の禁止を厳守すること

懲戒処分を行う際の注意点については、以下のページでも解説しています。

就業規則に規定を設ける必要性について

懲戒処分に値する行為（懲戒事由）や懲戒処分の内容については、あらかじめ就業規則で定めておく必要があります。

労働基準法89条9号では、制裁の定めをする場合、その種類及び程度を就業規則に記載しなければならないと定められています。そのため、規定がないまま懲戒処分を行うと、違法とみなされ処分が無効となる可能性が高いです。

また、就業規則は作成するだけでなく、従業員に周知しないと効力が発生しません。懲戒規定を設けた後は、執務室への掲示や書面での配布、一斉メールの送信といった方法により従業員へしっかり周知しましょう。

懲戒規定を設けることは、従業員が守るべきルールを明確化し、1人1人の規律意識を高めるためにも重要です。また、懲戒処分の内容を具体的に示すことで、違反行為を抑止する効果も期待できるでしょう。

就業規則の規定の必要性については、以下のページでも記載しています。

懲戒処分や始末書の対応を円滑に進めるためには

懲戒処分などをスムーズに進めるには、自社に合った適切なルールを構築することが重要です。具体的には、就業規則に懲戒処分の種類や内容、懲戒事由、服務規律などを明確に定めます。

なお、インターネット上には就業規則のひな形やテンプレートが多数掲載されていますが、これらをそのまま使うことは避けましょう。これらには自社に必要な服務規律が記載されていなかったり、懲戒処分の種類が不足していたりする可能性があるため、企業の実態に合わせてカスタマイズすることが必要です。

就業規則の作成には幅広い専門知識が求められるため、企業法務に精通した弁護士に相談することをおすすめします。

減給・出勤停止処分・始末書提出の対応について企業法務に詳しい弁護士にご相談ください

減給・出勤停止・始末書の提出といった懲戒処分は、対応を誤ると処分が無効になったり、労使トラブルに発展したりするおそれがあるため、慎重な判断が求められます。

仮に就業規則に明確な規定があっても、違反行為の内容に対して処分の程度が重すぎると“懲戒権の濫用”とみなされ、違法となるリスクもあります。

弁護士であれば、企業の実態に合った就業規則を作成し、導入後の運用もサポートすることができます。例えば、従業員の違反行為が発覚した際も、妥当な処分について法的に判断できます。

減給・出勤停止・始末書の提出などの懲戒処分についてお悩みの方は、ぜひ一度弁護士法人ALGにご相談ください。