監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

会社は組織である以上、やむを得ず人員調整を行わなければならない場面もあります。調整理由によっては解雇を検討しているケースもありますが、解雇はハードルが高くトラブルに発展するリスクもあるため、合意による退職を目指すことが適切なケースもあるでしょう。

合意退職の成功の鍵は、慎重な計画と丁寧な対応です。対象従業員と十分に話し合い、退職勧奨に至った理由を理解してもらうといった対応は合意に不可欠といえます。それらと同時に法的な観点からも慎重に手続きを進め、公正で合法的な合意を築くようにしましょう。

もし慎重さを欠き、焦って対応すると従業員の不満やトラブルに繋がる可能性もあります。本稿では、合意退職を成功させるための具体的なポイントと、トラブルを避けるための注意点について解説していきます。

合意退職とは？

従業員と会社が合意のもとで雇用関係を解消することを合意退職といいます。
合意退職では、会社と従業員が退職の条件や時期などについて協議し、決定事項を書面で取り交わすことが一般的です。

これに対し、解雇は会社側からの一方的な雇用関係の解消方法です。従業員と話し合う時間をとる必要がなく、解雇の方が早期解決で効率的に思うかもしれません。しかし、合意退職は会社にとっても従業員にとってもメリットのある解決方法なのです。

解雇ではなく合意退職を目指す理由

合意退職を目指す理由は、紛争化の回避でしょう。解雇した場合、従業員側に強いわだかまりが残ることも多く、トラブルに発展するリスクは合意退職に比べると高くなります。

解雇によって訴訟に発展すると、敗訴した場合の金銭的負担や裁判終了までの費用や労力など、会社にとって大きな損害が発生します。このようなリスクを軽減するため、従業員と話し合いによって円満に雇用関係を終了させることができれば、会社にとって大きなメリットといえるでしょう。

従業員側にとっても合意退職は解雇よりも柔軟性があり、退職条件等の交渉機会が得られる点でメリットがあるといえます。従業員も合意退職に向けて自発的に動くことで、転職活動を計画的に行いやすくなります。

総じて、合意退職は会社だけでなく従業員にも納得しやすい解決策であり、雇用関係の終了をスムーズに実現させる手段といえるでしょう。

退職と解雇については下記ページで詳細を解説しています。

合意退職のステップとしての「退職勧奨」

退職勧奨は、会社が合意退職を実現させるための説得活動です。話し合いは個室で、対象従業員と会社側から2名程度の出席で行うことが多いでしょう。合意退職の概要や条件について話し合い、会社と従業員の双方が合意できる解決策を見つけます。

退職勧奨は話し合いですので、１度の面談で終わることは少なく、結論として従業員が退職を拒否することもあります。説得はしますが、最終的に退職を決断するのは従業員の自由な意思によって行われなければいけません。結論を急ぐあまり合意を強要するような言動にならないよう注意しましょう。

退職勧奨の詳細については下記ページをご確認ください。

合意退職手続きの進め方

合意退職を目指すには下準備が重要です。まずは、対象従業員の上司らの意見も踏まえて退職勧奨の方針を決めましょう。会社の役員や人事担当者らで方針を共有し、想定問答のメモを作成し、大まかなスケジュールを設定しておきます。

また、合意退職を実現させるための金銭的条件を事前に決めておくことも話し合いをスムーズにするためには必要となります。あらかじめどの程度まで応じることができるのか予算を決めて確保しておきましょう。その後、対象従業員と話し合い、合意することができれば退職届の提出や合意書の署名を行い、退職日を迎えることになります。

合意退職(退職勧奨)を成功させるためのポイント

退職勧奨を行う際には、できるだけ従業員が合意しやすいよう、従業員の状況等に配慮した条件を提示することが成功の確率を左右します。事前準備をせずに面談をしてしまうと、その場で条件を詰めることも提案することもできません。あらかじめ、協議の重要ポイントについては会社側で協議しておくことが円滑な合意退職に繋がります。以下、退職勧奨を成功させるためのポイントを解説していきます。

退職勧奨を行う理由を具体的に提示する

たとえ話し合いであっても、会社から退職を促されるのは従業員にとって大きな衝撃でしょう。会社は退職勧奨を行う理由を丁寧に説明して、従業員の理解を得られるよう努力したほうがよいでしょう。

もし、能力不足や勤務態度等が原因であるならば、そのことについての注意や指導の経緯を振り返ることも効果的です。指導票などの客観的な資料を提示できれば尚良いでしょう。会社が退職勧奨を決断せざるを得ない事情をできるだけ具体的に説明して、従業員にその事情を納得してもらうことが合意形成に繋がっていきます。

就職活動を見込んだ退職日を設定する

退職勧奨を行う事情に納得はできても、職を失えば生活へ影響が出るといった現実的な問題があります。会社はできるだけ早く退職してもらって完全解決にしたいかもしれません。しかし、円満に合意退職してもらうには従業員の事情を汲むことがとても大切です。

退職して次の仕事が決まるまでの期間、無職となることに大きな不安を抱える従業員は少なくないでしょう。もし、転職活動期間中は在籍できるとなれば、退職に対して意地になる必要もなくなるかもしれません。ある程度の活動期間を含めた退職日を提案することで、従業員も退職に応じても良いと考えやすくなる可能性は高まるでしょう。

再就職支援を提案する

年齢や今までの職歴などから、そもそも転職できるかどうかといった点に大きな不安を抱える従業員もいます。その可能性があるのであれば、事前に会社が対応できる再就職支援を検討しておきましょう。

一般的には、会社が費用を負担して職業紹介事業者へ委託したり、求職活動のための特別休暇の付与などの方法があります。支援内容は定義されているわけではありません。もし、従業員が再就職支援を希望しているのであれば、どのような対応が望ましいのか協議して決定すると良いでしょう。

退職金加算・解決金の支払いを提案する

退職金の上乗せや解決金の支払いは、合意形成に大きく影響する要素であることは間違いないでしょう。金額の多寡によっても異なりますが、退職後の生活への不安が和らぎますので、従業員も合意について前向きに検討しやすくなります。

金額相場は従業員の給与６ヶ月分程度といわれますが、この金額であればよい、ということではありません。会社の規模や状況によって捻出が難しいこともありますし、従業員が単身者なのか扶養家族がいるのかによって不安解消の程度も変わってきます。会社としては予算の範囲内で提案を行い、対象従業員の反応を見てから対応を考えるのもよいでしょう。もし納得が得られないのであれば、有給休暇の買い取りなど他の条件提示をしてみるのも１つの手段です。

会社都合退職扱いとすることを説明する

退職の際、いつから雇用保険の給付を受けられるのかも、従業員にとって気になる要素でしょう。この点、退職勧奨による退職の場合には、雇用保険上では会社都合による退職として取り扱うことができます。

会社都合となれば2ヶ月の給付制限期間がなく、退職後の生活費への補填を速やかに行うことができます。また、給付日数も自己都合退職に比べて優遇されるケースが多く、会社都合退職は従業員への交渉材料として有効でしょう。

ただし、会社が雇用関係助成金を活用している場合には、会社都合退職が発生すると一定期間、助成金を受けられなくなる等のデメリットがありますので、この点には注意が必要です。

合意退職(退職勧奨)でトラブルにならないための注意点

合意退職を進めるのは従業員との円満な解決を目的としていると考えられます。しかし、対応を間違えると思わぬトラブルに発展する可能性もあります。合意退職を進める上で注意するポイントについて解説していきます。対応を間違えないよう注意しましょう。もし不安があれば面談前に弁護士へ相談しておきましょう。

退職強要と判断されないよう注意する

合意書に署名させることがゴールになっていませんか？退職の合意は、お互いに納得して行わなければなりません。

従業員にとっての不利益をちらつかせたり、退職せざるを得ない状況を作って合意を得るようなことになれば退職強要であるとして、合意が無効となってしまう可能性があります。退職強要と判断される可能性が高いのは以下のポイントとなります。従業員の自由な意思を尊重するよう心がけましょう。

• ① 退職に応じなかったら解雇するなどの脅迫的言動
• ② 退職させることを目的とした配置転換命令や仕事の取り上げ
• ③ 執拗な退職勧奨（面談の頻度が高すぎる、拘束時間が長すぎるなど）

退職勧奨が退職強要とならないためのポイントについては下記ページもご確認ください。

面談でのやり取りの記録を残しておく

面談時の発言内容によっては退職勧奨の違法性が争われるケースもあります。面談時には会話を録音しておくか、記録係を同席させておきましょう。

ただし、記録係を含めても会社側の人数は２人程度が望ましいでしょう。人数が多いと圧迫面談となり、合意の意思も強要されたものであると判断される可能性があります。なお、録音内容は後日のトラブルに備える目的でのみ使用可能であり、それ以外の目的で使用することのないよう取扱いに気をつけましょう。

合意後は退職と相反する行為をしない

退職について合意しているにもかかわらず退職とは相反するような行動をとると、双方合意の上で退職が撤回されたと判断されるリスクがあります。退職が確定したら、退職日以降にシフトを組んだり、退職日以降の業務内容について指示したりすることがないよう注意しましょう。合意が確定したら管理職や直属の上司らに情報を共有し、社内で対応に齟齬が発生しないようにしておかなければいけません。

退職届を提出させる・退職合意書を作成する

退職勧奨によって合意が得られたら、速やかに退職届の提出を求め、退職合意書に署名してもらいましょう。口頭で合意が得られていても形にしておかないと、後から「言った」「言わない」のトラブルになる可能性があるからです。

もし、退職金の上乗せや解決金等の金銭支払いがあるのであれば、他の従業員へ条件が漏れないよう口外禁止条項を合意書に入れておきましょう。その他、未払残業代などの請求が後日に発生することのないよう清算条項を盛り込むなど、書面内容については事前にリーガルチェックを受けておくと安心でしょう。

退職の申し入れの撤回は認められるのか？

退職に合意したはずの従業員が後から退職の意思を撤回するケースは意外と多く、撤回が有効となれば、せっかく時間をかけた話し合いが1からやり直しになってしまいます。合意までの労力を無駄にしないためにも、従業員が退職の意思を示したらすぐに退職届を出させ、会社がその意思を「承諾」したことを明確にしておきましょう。

この点、合意書であれば会社の承諾が明確となります。合意が口頭のみだと従業員が退職の意思表示を撤回した場合、会社は退職の撤回を認めないという対応をしても、法的には撤回が有効であると判断される可能性が高いです。しかし、退職届を提出させ、会社が退職意思を承諾すれば会社が合意しない限り、従業員は退職の申し入れを撤回することはできません。

従業員が退職勧奨に応じない場合の対応

従業員が退職勧奨に応じない場合、退職させることを目的として配置転換したり、能力に見合わない雑務をさせるといった対応をしないよう気をつけましょう。これらは報復行為の嫌がらせとしてパワハラ認定されるなどリスクが大きいです。別の部署での適性をみたいといった前向きな配置転換であれば、従業員に誤解が生じないよう、どのような期待をして異動させるのか必ず事前に説明しましょう。

従業員が合意に応じる余地がない場合は、解雇しかない！となるかもしれません。しかし、解雇が有効となるための実務上のハードルは極めて高く、不当解雇の回避という観点からより慎重に対応する必要があります。

解雇は最終手段とし、なぜ合意が得られないのかその理由を従業員目線で検討してみるなど、条件の再考をしてみましょう。従業員との円満な解決を図るために、第三者である弁護士に相談することも解決の糸口になるでしょう。

退職勧奨に応じない場合の正しい対応については下記ページで解説しています。

合意退職を円満に進めるためにも、弁護士に相談することをお勧めします。

合意退職は会社だけでなく従業員も納得して円満に雇用関係を終了させる手段です。とはいえ、当事者だけの話し合いでは感情的な言葉が出てくる可能性もあるでしょう。

合意退職には丁寧な対応と十分なコミュニケーションが重要ですが、入念な下準備も同じくらい大切です。どのように話すべきなのか、合意書面に不備はないか等、疑問点があれば事前に弁護士へご相談ください。法的アドバイスを確認しながら進めれば、合意退職の成功率を高めることができるでしょう。

良くある質問

合意退職は労使の話し合いで行われる契約の終了です。話し合いによって決定する方法ですので、一般的には円満な解決方法といえるでしょう。

しかし、不当な手段で行われたり、結論を急ぐあまり従業員に合意を強要してしまうと違法行為となり得ます。本稿では合意退職（退職勧奨）でよくある質問をまとめておりますので、退職勧奨を行う際の事前注意点として役立ててください。

なお、一般的な内容として記載しておりますので、個別具体的な判断については弁護士へ直接ご相談ください。

退職勧奨から退職日までの期間はどれくらい空けた方が良いですか？

退職日までの期間について法律による定めはありません。会社が一方的に決めるのではなく、対象従業員と話し合って決定することになります。

会社としては退職日を早期に設定して完結させたいという思いもあるかもしれません。しかし、従業員からすれば、突然無職になってしまうと生活が不安定になってしまうという多大な不安があります。合意であっても退職が従業員の生活に直結する重要事項である以上、対象従業員の事情もくみ取りながら退職日を決めましょう。

しかし、退職日を1年後に設定するなど対応が長期にわたると、他のトラブルが発生してしまう可能性もあります。業務の引継ぎや転職活動等も踏まえ、1～3ヶ月程度の期間を見込んで話し合うとよいでしょう。

対象従業員が再就職への不安から退職日をできるだけ延ばしたいと言っているのであれば、再就職支援などを行うことで退職日を早めに設定することができることもあります。退職日が確定したら、退職届の提出や退職合意書への署名等はできるだけ早く行いましょう。

合意退職時に支払う解決金や退職金上乗せ額に相場はありますか？

一般的には給与の3～6ヶ月分程度を解決金や退職金の上乗せ額として提示することが多いでしょう。これは、転職活動期間中の生活費の不安を払拭することで、早期退職を促す交渉材料の意味合いもあります。会社の事情によって提示できる限度は異なると思いますので、退職勧奨を行う前に予算を確保した上で金額を決定しましょう。

解決金の提示は3～6ヶ月分であれば問題ないということではありません。あくまでも単なる相場ですので、実際には様々な要素を反映させることになるでしょう。

解決金は、従業員が納得して合意退職するための後押しとして支払うことが多くなっています。トラブルを起こした従業員が対象であれば、そもそも解決金を支払いたくないと考えるかもしれませんが、解雇事由がない状況で、それでも退職をさせるためにはやむを得ない場合が多いでしょう。

合意退職時に未消化分の有給休暇を買い取ることは可能ですか？

通常、有給休暇の買い取りは休暇取得の阻害になることから法律で禁止されています。しかし、退職時に残っている有給休暇については、今後取得する機会が無くなってしまうので従業員としては損をした気持ちになるでしょう。このような取得する権利がなくなった未消化の有給休暇については、休暇取得の阻害とならないため、法的にも買い取りが認められています。ただし、会社側から一方的に有給休暇の買い取りを進めることはできず、対象従業員と双方が合意していることが条件です。

なお、従業員側から有給休暇買い取りの申し出があったとしても、それによって会社が買い取りをしなければいけないという義務はありません。ただし、退職には合意していても、有給休暇を消化してから退職したいといった意向があるのであれば、有給休暇の買い取り対応によっていたずらに退職日を遅らせずにすむケースもあるでしょう。状況に応じて、退職条件の1つとして検討してみましょう。

退職合意書は必ず作成しなければなりませんか？

退職合意書ではなく、退職に合意しているのであれば口頭であっても法的には有効です。しかし、口頭での合意は立証が難しく、後日「言った」「言わない」のトラブルに発展するリスクがあります。

また、書面でなければ、退職に関する解決金等の条件についても、認識違いなどが発生する可能性があるでしょう。具体的な内容を書面にして、お互いに齟齬が無いのか確認しておくことは非常に重要です。

また、対象従業員が退職届を提出していても会社がそれを承諾したと客観的に明確でない場合、退職の意思を撤回されてしまうと話し合いが振出しに戻ってしまう可能性もあります。退職合意書があれば、従業員からの退職申し出について会社が「承諾した」と明らかにすることができます。退職意思の撤回リスクに備える意味でも退職合意書はとても大切です。退職の合意ができたら、退職合意書をすぐ作成できるよう準備しておきましょう。

退職合意書ではどのような内容を取り決めるべきですか？

退職合意書とは、雇用契約の終了にあたって退職に関する一切の決め事を定めた書面です。退職について双方が合意していること、退職日、退職にあたっての解決金等の条件等、下記内容を記載することが一般的です。

• ① 合意退職の確認
• ② 離職の理由
• ③ 退職日までの出勤要否
• ④ 退職時の金銭交付
• ⑤ 私物・貸与品の扱い
• ⑥ 守秘義務
• ⑦ 口外禁止、誹謗中傷の禁止
• ⑧ 清算条項

特に解決金等金銭の支払があるのであれば、他の従業員へ伝わることは避けておいたほうがよいでしょう。また、SNS等で会社に対する誹謗中傷を行わないよう口外禁止条項について記載し、内容を対象従業員へ説明しておきましょう。また、後日未払残業代の請求等が発生しないように、清算条項を入れておくことも重要です。

ただし、対象従業員への未払い賃金があるのであればきちんと支払っておかなければなりません。事前に計算してから合意書を作成しましょう。合意書の内容については弁護士に作成を依頼したほうが間違いがないでしょう。

退職勧奨が退職強要になるケースを教えて下さい

退職勧奨は話し合いですが、対象従業員の意思にかかわらず退職を迫ってしまうと退職強要として違法になります。

退職強要と判断されれば、退職は無効となりますので退職日に遡って従業員は在籍し続けていることになります。この場合、会社にはその期間についての未払賃金の支払（バックペイ）が発生します。

退職強要になる例としては、以下のようなものがあります。

• 面談時に怒鳴ったり、机を叩くなど威迫する
• 「合意退職でなければ解雇する」等心理的な圧力をかける
• 退職させることを目的として、仕事の取りあげや不当な配置転換を行う
• 根拠のない賃金減額を行う

退職勧奨は会社が従業員に行う説得活動ですので、その手段が社会通念上、妥当と思われる範囲であれば問題ありません。従業員が自らの意思で退職について決断できる方法で行うことを念頭において進めましょう。

従業員に不当な圧力をかけるなど退職に合意せざるを得ない状況で退職勧奨を行った場合には、退職強要と認定される可能性が高くなります。退職勧奨の方法に不安があれば弁護士へ相談しながら進めるようにしましょう。

退職勧奨が退職強要とならないためのポイントについては下記ページをご確認ください。

退職勧奨が退職強要とならないために会社が注意すべきポイント

退職勧奨の面談時間の長さや頻度で気を付ける点はありますか？

面談時間の長さが長時間にわたると、従業員が冷静に判断することができなくなるなど心理的な圧迫とみなされる可能性があります。面談の長さは1回あたり30分～1時間程度で、長くなっても2時間を超えないようにしておくほうがよいでしょう。

また、面談を頻繁に行ってしまうことも、従業員を追い詰める事に繋がります。裁判例では、約4ヶ月の間に30回以上の退職勧奨や8時間の退職勧奨を違法と判断しています（全日空事件）。

退職勧奨時の面談時間や頻度について、法律上の規定があるわけではありませんが、事前に要点をまとめておくなど、最低限の回数と時間で行うことを意識しておいたほうがよいでしょう。従業員を追い詰めて合意させたと判断されない状況で話し合いを進めることが肝要です。

また、回数や頻度だけでなく、面談場所や人数にも気をつけましょう。他の従業員がいるような場所や大人数で対象従業員を囲むような退職勧奨は退職強要とみなされる可能性があります。他の従業員に聞かれない会議室などで面談し、担当者の人数も2人程度で対応するようにしましょう。

退職勧奨の面談でのやり取りを録音しても良いですか？

面談のやり取りは録音しておいた方がよいでしょう。録音すること自体は違法ではありません。ただし、その使用については後日のトラブル対応に限定し、それ以外の使用は行わないよう、対応する社員に周知しておきましょう。

現在は録音機器もスマホ１つあればいつでも可能ですので、面談時には対象従業員も録音していると思って面談に臨みましょう。面談時の言動によっては退職強要やパワハラとして認定される可能性もありますので、冷静に話し合いを進めるよう注意が必要です。

従業員に断らずに無断録音をした場合の有効性について質問されることがあります。これについては、録音の方法が著しく反社会的な手段で行われていなければ証拠として認めると判断した裁判例があります。この裁判例を参考に考えれば、退職勧奨の録音が従業員の許可を求めていない無断のものであっても、基本的には証拠として認められると思われます。

合意退職を明確に拒否された場合、すぐに面談を打ち切った方が良いでしょうか？

一旦、合意退職を拒否した従業員に対して説得を続けることは、それ自体が直ちに違法となるわけではありません。初回面談であれば、十分検討せずにとりあえず拒否をしている可能性もあります。

まずは一旦検討して欲しいと伝え、次回の面談で再度意思の確認をしてみましょう。それでも従業員の意思が変わらない場合、同じ条件で会社の意向だけを伝え続けても結果を変える事は難しいでしょうし、そもそも違法な退職強要に該当する可能性が高まってしまいます。まずは拒否の理由を確認し、その上で退職勧奨を継続するのであれば、提示条件の見直しも検討してみましょう。

面談を続ける場合には、拒否されたことで感情的な言動になってしまわないよう十分注意することが大切です。「応じなければ解雇になる」や「君の受け入れ先はない」など、心理的な圧力をかけたり、不当に自尊心を傷つけるような言動を行ってしまうと違法な退職勧奨と判断されてしまいます。従業員の合意退職拒否の意思も尊重した上で、会社として冷静な対応を心がけましょう。退職勧奨の継続についてのリスクや疑問については弁護士へご相談ください。

従業員が退職勧奨に応じない場合、解雇することは可能ですか？

退職勧奨が合意に至らなかった場合、最終手段として解雇を検討することもあるでしょう。しかし、解雇が法的に認められるのかは、合意退職の成否とはまったく別問題になります。

解雇が適法となるには、解雇するしかないと認められる合理的な事情があり、且つその判断が一般的に考えて妥当であることが必要です。まずは対象従業員を解雇する理由や、それを立証するエビデンスが揃っているのかを整理してみましょう。その上で解雇の妥当性について弁護士に相談しておくことを強くおすすめします。

もし、不当解雇と判断されれば解雇無効となり、バックペイなどの金銭的負担が発生することになります。退職勧奨に比べてリスクが高くなるため、解雇の選択は慎重に行いましょう。

退職勧奨に応じない場合の正しい対応については下記ページをご参考下さい。

退職勧奨に応じない場合の正しい対応とは