監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

企業が人員整理を行う際、解雇は法的ハードルが高く、トラブルに発展するリスクがあります。そこで、より円満な方法として「合意退職（退職勧奨）」が注目されています。

合意退職を成功させるには、従業員との話し合いを通じて退職理由を理解してもらい、法律に沿った正しい手続きと、従業員にとって納得できる対応を行うことが重要です。あせって対応すると紛争を招くため、計画的に進めましょう。

この記事では、合意退職の進め方と、トラブルを避けるための注意点について解説します。

合意退職とは？

合意退職とは、会社と従業員が話し合いのうえで雇用関係を解消することをいいます。退職の条件や時期について協議し、決定事項を書面で取り交わすのが一般的です。

これに対し、解雇は会社が一方的に雇用契約を終了することをいい、従業員との話し合いは不要です。一見すると効率的に見えますが、解雇は法的トラブルに発展するリスクが高く、企業にとって大きな負担になる可能性があります。

一方、合意退職は従業員の納得を得ながら進めるため、円満な解決につながりやすいというメリットがあります。会社にとっても、紛争を避けながら人員整理を進めることが可能です。ただし、合意退職の注意点として、従業員との交渉に時間がかかる場合があるため、計画的な対応が求められます。

解雇ではなく合意退職を目指す理由

合意退職を目指す理由は、紛争化の回避でしょう。解雇した場合、従業員側に強いわだかまりが残ることも多く、トラブルに発展するリスクは合意退職に比べると高くなります。

解雇によって訴訟に発展すると、敗訴した場合の金銭的負担や裁判終了までの費用や労力など、会社にとって大きな損害が発生します。このようなリスクを軽減するため、従業員と話し合いによって円満に雇用関係を終了させることができれば、会社にとって大きなメリットといえるでしょう。

従業員側にとっても合意退職は解雇よりも柔軟性があり、退職条件等の交渉機会が得られる点でメリットがあるといえます。従業員も合意退職に向けて自発的に動くことで、転職活動を計画的に行いやすくなります。

総じて、合意退職は会社だけでなく従業員にも納得しやすい解決策であり、雇用関係の終了をスムーズに実現させる手段といえるでしょう。

退職と解雇については下記ページで詳細を解説しています。

合意退職のステップとしての「退職勧奨」

退職勧奨とは、会社が従業員に退職を提案し、話し合いながら合意退職を目指す取り組みのことです。退職の条件や時期などについて話し合い、会社と従業員の双方が納得できる解決策を見つけます。

ここで大切なのは、退職勧奨はあくまで話し合いであり、従業員の自由な意思が尊重されることです。結論を急ぐあまり退職を強要すると、違法な退職勧奨と判断されるリスクがあるため注意が必要です。

整理解雇との違いは、この「自由意思」にあります。整理解雇は、業績悪化などを理由に会社が一方的に雇用契約を終了する方法で、従業員の意思は反映されません。一方、退職勧奨は従業員の自由意思による合意が前提となるため、円満な解決につながりやすいのが特徴です。

退職勧奨の具体的な進め方については、こちらの記事をご覧ください。

合意退職手続きの進め方

合意退職をスムーズに進めるには、事前の準備がとても重要です。まずは、対象従業員の上司らの意見を踏まえて、退職勧奨の方針を決めましょう。そのうえで、会社の役員や人事担当者と方針を共有し、想定問答のメモや大まかなスケジュールを作成しておきます。

面談は、従業員が安心して話せるように、個室で行うことが必要です。会社側は通常2名程度で対応し、退職の理由や条件を丁寧に説明します。さらに、金銭的条件の準備も欠かせません。退職金や解決金の支払いについて、どの程度まで対応できるかを事前に決め、予算を確保しておきましょう。

話し合いで合意に至った場合は、退職届の提出や合意書への署名を行い、退職日を迎えることになります。

合意退職(退職勧奨)を成功させるためのポイント

退職勧奨をスムーズに進めるには、従業員が納得しやすい条件を提示することが重要です。従業員の状況や希望に配慮した提案ができるかどうかで、合意退職の成功率は大きく変わります。ここでは、退職勧奨を成功させるための以下のポイントをご紹介します。

• ①退職勧奨を行う理由を具体的に提示する
• ②転職活動を見込んだ退職日を設定する
• ③再就職支援を提案する
• ④退職金の上乗せや解決金支払いなどを提案する
• ⑤会社都合退職扱いとすることを説明する

①退職勧奨を行う理由を具体的に提示する

退職勧奨を円満に進めるためには、理由を明確かつ具体的に伝えることが大切です。

たとえ話し合いであっても、会社から退職を促されることは従業員にとって大きな衝撃です。そのため、なぜ退職をお願いするのか、背景や経緯を丁寧に説明することで理解を得やすくなり、円満な合意退職につながります。例えば、能力不足や勤務態度に問題がある場合は、過去の注意や指導の履歴を示し、指導票などの客観的な資料を提示することで、説明に説得力が生まれます。

②転職活動を見込んだ退職日を設定する

退職勧奨をスムーズに進めるには、従業員が転職活動を円滑に行える現実的な退職日を提案すべきです。従業員にとって、退職後の生活や再就職は大きな不安材料です。転職活動期間を含めた退職日を提案することで、従業員の納得感を高め、合意を後押しできます。

退職日までの期間について法律による定めはありません。会社が一方的に決めるのではなく、対象従業員と話し合って決定することになります。ただし、退職日を1年後に設定するなど対応が長期にわたると、他のトラブルが発生してしまう可能性もあります。業務の引継ぎや転職活動等も踏まえ、1～3ヶ月程度の期間を見込んで話し合うとよいでしょう。

対象従業員が再就職への不安から退職日を延ばしたいと希望する場合は、再就職支援などを行うことで、退職日を早めに設定できることもあります。

③再就職支援を提案する

再就職支援を提案することで、合意退職の成功率は大きく高まります。
退職後の生活や転職の不安は、従業員が合意退職に応じる際の最大の障壁です。特に年齢や職歴によって転職が難しいと感じている場合、会社が再就職支援を提供することで、その不安を軽減することができます。

再就職支援の内容は法律で決まっていないため、会社の判断で柔軟に設定できます。一般的には会社が費用を負担して職業紹介事業者へ委託する、または求職活動のための特別休暇を付与するケースが多いです。従業員が再就職支援を希望する場合は、どのような支援が望ましいかを話し合い、柔軟に対応することが必要です。

④退職金の上乗せや解決金支払いなどを提案する

退職金の上乗せや解決金の提案は、従業員との話し合いを円満に進めるための大切なポイントです。金額の大小によっても異なりますが、退職後の生活への不安が和らぎますので、従業員も退職に前向きになりやすくなります。

会社としては、予算の範囲内で提案を行い、対象従業員の反応を見てから対応を考えるのもよいでしょう。もし提示した条件で納得が得られないのであれば、有給休暇の買い取りなど他の条件提示をしてみるのも１つの手段です。

退職金の上乗せ額や解決金の相場はいくら？

一般的には給与の3～6ヶ月分程度を解決金や退職金の上乗せ額として提示することが多いです。これは、転職活動中の生活費の不安を和らげ、早期退職を促す交渉材料としての意味合いがあります。

ただし、この金額であれば必ず問題ないというわけではありません。あくまで目安であり、実際には、会社の規模や経営状況、従業員の家族構成など、さまざまな要素を考慮する必要があります。

例えば、単身者と扶養家族がいる方では、退職後の生活に対する不安の大きさが異なるため、提示額も変わってくるでしょう。会社の事情によって提示できる限度は異なると思いますので、まず予算の範囲内で金額を設定し、従業員の反応を見ながら柔軟に対応することが大切です。

⑤会社都合退職扱いとすることを説明する

退職の際、いつから雇用保険の給付を受けられるのかも、従業員にとって気になるポイントでしょう。

退職勧奨による退職は、雇用保険上「会社都合退職」として扱うことができるため、従業員にとってメリットになります。会社都合退職の場合、自己都合退職と異なり、2ヶ月間の給付制限がなく、退職後すぐに失業給付を受けられるため、生活費の不安を軽減することが可能です。さらに、給付日数も自己都合退職より優遇されるケースが多いです。こうした違いを説明することで、従業員は退職に前向きになりやすくなります。

ただし、会社が雇用関係助成金を利用している場合、会社都合退職が発生すると一定期間、助成金を受けられなくなる等のデメリットがあるためご注意ください。

会社都合退職についての詳細は、こちらの記事をご覧ください。

合意退職(退職勧奨)でトラブルにならないための注意点

合意退職を進めるのは従業員との円満な解決を目的としていると考えられます。しかし、対応を間違えると思わぬトラブルに発展する可能性もあります。

合意退職を進める上で注意するポイントについて解説していきます。対応を間違えないよう注意しましょう。もし不安があれば面談前に弁護士へ相談しておきましょう。

退職強要と判断されないようにする

合意退職は、会社と従業員がお互いに納得したうえで成立するものです。

従業員に不利益をちらつかせたり、退職せざるを得ない状況を作って合意を得るようなことになれば、退職強要とみなされ、合意が無効になる可能性があります。退職強要と判断される可能性が高いのは以下のポイントとなります。従業員の自由な意思を尊重するよう心がけましょう。

• ① 退職に応じなかったら解雇するなどの脅迫的言動
• ② 退職させることを目的とした配置転換命令や仕事の取り上げ
• ③ 執拗な退職勧奨（面談の頻度が高すぎる、拘束時間が長すぎるなど）

退職勧奨が退職強要とならないためのポイントについては下記ページもご確認ください。

面談でのやり取りは録音など記録を残しておく

退職勧奨の面談では、発言内容によって違法性が争われるケースがあります。そのため、録音や記録を残すことが望ましいです。ただし、会社側の出席人数は圧迫面談とみなされないよう、記録係を含めても2人程度にとどめるのが適切です。

録音は違法ではありませんが、使用目的は後日のトラブル対応に限定することを対応社員に周知しましょう。現在はスマホ１つで簡単に録音できるため、従業員も録音している前提で面談に臨むべきです。面談時の言動によっては退職強要やパワハラと判断される可能性があるため、冷静に話し合いを進めることが必要です。

裁判例では、無断録音でも、反社会的な方法でなければ証拠として認められています。そのため、退職勧奨の録音は基本的に証拠として有効と考えられます。

合意後は退職と相反する行為をしない

退職について合意しているにもかかわらず退職とは相反するような行動をとると、双方合意の上で退職が撤回されたと判断されるリスクがあります。

退職が確定したら、退職日以降にシフトを組んだり、退職日以降の業務内容について指示したりすることがないよう注意しましょう。合意が確定したら管理職や直属の上司らに情報を共有し、社内で対応に齟齬が発生しないようにしておかなければいけません。

退職届を提出させる・退職合意書を作成する

退職勧奨で合意が得られたら、速やかに退職届の提出を求めて、退職合意書に署名してもらいましょう。口頭による合意でも有効ですが、証拠が残らず「言った・言わない」のトラブルや、条件の誤解が起きやすいため、書面化しておくのが適切です。

退職金の上乗せや解決金など、金銭の支払いがある場合は、条件漏えい防止の口外禁止条項や、未払残業代請求を防ぐ清算条項などを合意書に盛り込みます。書面内容は事前にリーガルチェックを受けると安心です。

なお、退職届が提出されても、会社の承諾が明確でなければ、従業員が退職を撤回するおそれがあります。退職合意書を作成すれば会社の承諾を証明でき、撤回リスクを防げます。退職の合意ができたら、退職合意書をすぐ作成できるよう準備しておきましょう。

退職の申し入れの撤回は認められるのか？

退職に合意したはずの従業員が、後から「やっぱりやめません」と撤回するケースは珍しくありません。もし撤回が認められると、時間をかけた退職勧奨の話し合いが振り出しに戻り、会社にとって大きな負担となります。こうしたトラブルを防ぐには、従業員が退職の意思を示したら、すぐに退職届を提出させて、会社がその意思を「承諾」したことを明確にしておくことが重要です。

この点、退職合意書があれば会社の承諾が明確になります。口頭による合意のみでは撤回が認められる可能性もありますが、退職届を提出させて会社が承諾すれば、従業員は一方的に撤回できません。

なお、一度会社が退職を承諾すると、労働契約の終了が確定します。そのため、会社側が「やっぱり辞めないでほしい」と思っても、従業員の同意なしに一方的に撤回できないため注意が必要です。

従業員が退職勧奨に応じない場合の対応

従業員が退職勧奨に応じない場合、退職させることを目的として配置転換したり、能力に見合わない雑務をさせるといった対応をしないよう気をつけましょう。これらは報復行為の嫌がらせとしてパワハラ認定されるなどリスクが大きいです。

別の部署での適性をみたいといった前向きな配置転換であれば、従業員に誤解が生じないよう、どのような期待をして異動させるのか必ず事前に説明しましょう。

従業員が合意に応じる余地がない場合は、解雇しかない！となるかもしれません。しかし、解雇が有効となるための実務上のハードルは極めて高く、不当解雇の回避という観点からより慎重に対応する必要があります。

解雇は最終手段とし、なぜ合意が得られないのかその理由を従業員目線で検討してみるなど、条件の再考をしてみましょう。従業員との円満な解決を図るために、第三者である弁護士に相談することも解決の糸口になるでしょう。

退職勧奨に応じない場合の正しい対応については下記ページで解説しています。

合意退職に関してよくある質問

合意退職時に未消化分の有給休暇を買い取ることは可能ですか？

有給休暇は本来休むことが目的なので、通常は買い取りが法律で禁止されています。しかし、退職時に残っている未消化分については取得する機会がなくなるため、法的に買い取りが認められています。もっとも、会社が一方的に買い取ることはできず、従業員との合意が必要です。

なお、従業員から買い取りを求められても、会社に応じる義務はありません。ただし、有給休暇を消化してから退職したいという意向がある場合、買い取りに応じることで退職日を遅らせずに済むケースもあります。退職条件の一つとして、状況に応じて買い取りを検討するとよいでしょう。

退職合意書ではどのような内容を取り決めるべきですか？

退職合意書とは、雇用契約の終了にあたって、退職に関する一切の決め事を定めた書面です。一般的には以下の内容を記載します。

• ① 合意退職の確認
• ② 離職の理由
• ③ 退職日までの出勤要否
• ④ 退職時の金銭交付
• ⑤ 私物・貸与品の扱い
• ⑥ 守秘義務
• ⑦ 口外禁止、誹謗中傷の禁止
• ⑧ 清算条項

特に解決金など金銭の支払いがある場合は、他の従業員へ伝わることは避けておくべきでしょう。

また、SNSによる会社への誹謗中傷を防ぐため、口外禁止条項を明記し、対象従業員に説明しておくことも重要です。さらに、退職後に未払残業代などの請求が発生しないよう、清算条項も入れておきましょう。

退職勧奨の面談時間の長さや頻度で気を付ける点はありますか？

退職勧奨の面談は、心理的圧迫とみなされないよう、長時間を避けることが重要です。1回30分～1時間程度、長くても2時間以内が望ましいでしょう。

また、頻繁な面談も従業員を追い詰める原因となります。裁判例では、約4ヶ月で30回以上の退職勧奨や、8時間の退職勧奨を違法と判断しています。法律で明確な規定はありませんが、要点を整理し、最小限の回数と時間で実施するのが適切です。

さらに、面談は他の従業員がいる場所や大人数で囲むことを避け、退職強要とみなされないよう配慮が必要です。会議室などプライバシーが確保できる場所で、担当者は2人程度にとどめましょう。

合意退職を明確に拒否された場合、すぐに面談を打ち切った方が良いでしょうか？

合意退職を断られても、すぐに面談を打ち切る必要はありません。初回面談であれば、十分に検討せず拒否している可能性もあります。まずは検討の時間を与え、次回改めて確認することが望ましいです。

もっとも、同じ条件で説得を続けても結果が変わる可能性は低く、違法な退職強要と判断されるリスクが高まります。拒否の理由を確認し、必要に応じて条件の見直しも検討するべきです。

面談を続ける場合は、感情的な言動や「応じなければ解雇」などの発言は避け、従業員の意思を尊重し冷静に対応しましょう。退職勧奨を継続させるリスクや疑問については弁護士へご相談ください。

合意退職を円満に進めるためにも、弁護士に相談することをおすすめします。

合意退職は会社だけでなく従業員も納得して円満に雇用関係を終了させる手段です。とはいえ、当事者だけの話し合いでは感情的な言葉が出てくる可能性もあるでしょう。

合意退職には丁寧な対応と十分なコミュニケーションが重要ですが、入念な下準備も同じくらい大切です。どのように話すべきなのか、合意書面に不備はないか等、疑問点があれば事前に弁護士へご相談ください。法的アドバイスを確認しながら進めれば、合意退職の成功率を高めることができるでしょう。