新型コロナウイルスの流行に備えた就業規則の整備

新型コロナウイルスの流行に伴い、テレワークや特別休暇など、労働法まわりの制度・規定が社会的な注目を浴びました。このページでは、新型コロナウイルスの流行による就業規則の変更・整備について解説します。第2波が到来するおそれもありますので、これを機に、あらためて会社内のルール・就業規則を整えましょう。

新型コロナウイルスの流行に伴う就業規則の整備

新型コロナウイルスの流行による緊急事態宣言中、従業員に在宅勤務を行わせたいにもかかわらず、社内に在宅勤務に関する規定が存在しなかった、あるいは、時差出勤を行わせたいにもかかわらず、それを命ずるための根拠が就業規則のなかに見あたらなかったなど、就業規則の不備・不足を痛感された企業の方も多くいらっしゃるのではないでしょうか。今回のコロナ禍を機に、あらためて就業規則の整備を行いましょう。

なお、就業規則全般に関して、以下のページで詳しく解説していますので、ぜひご参照ください。

企業が就業規則を見直す必要性

基本的に、会社が従業員に対して命令を出そうとする場合には、会社のルールである就業規則に基づいて行う必要があります。就業規則が適切に整備されていないことにより、在宅勤務や時差出勤などなにも対策も命じなかった場合には、企業側が安全配慮義務違反の責任を問われるおそれもあります。就業規則に不備・不足があることは、従業員の身を危険にさらすだけでなく、企業自身も損害賠償責任を負うリスクをはらんでいます。

従業員が新型コロナウイルスに感染した場合の企業の責任、また対応については、以下のページにて解説していますので、ご参照ください。

新型コロナウイルス流行に伴い、勤務形態を変更する場合

新型コロナウイルスの流行に伴い、時差出勤や在宅勤務等の新たな勤務形態を導入した、あるいは検討している企業が非常に増えています。

テレワークの導入

テレワークを導入すれば、自宅等で仕事をすることができるようになりますので、従業員が通勤中や職場内等で新型コロナウイルスに感染するリスクを下げることができますし、安全配慮義務の観点から、貴社自身の身を守ることにもつながります。

テレワークの導入には就業規則の規定が必要か?

テレワークを実施するにあたってのルール(誰にテレワークが適用されるのか、どこで働くのか、終業時間をどのように考えるのか、必要な通信費を誰が負担するのか等)を定めておく必要がありますので、就業規則においてルールを定めるのが一般的です。

テレワーク規定の内容

新たにテレワークを導入する場合、テレワークを命じること自体に関する規定や、労働時間に関する規定、情報通信機器等の費用負担等について定めておきましょう。

時差出勤の実施

ラッシュアワーを避ける目的で、出勤時間を早める、あるいは遅くする時差出勤を導入された企業も多いです。ただ、弊所顧問企業の担当者様から、「従業員の出勤時間を1時間早めたところ、その時間帯も混み具合に大差なく、再調整を余儀なくされてしまった」との苦労話をお聞きしたこともありますので、時差出勤導入にあたっては、どの程度出勤時間をずらせば効果があるのか、検討が必要です。

始業及び終業時刻が変わる場合は就業規則の変更も必要

始業及び終業の時刻は就業規則に必ず定めておかなければならない事項とされていますので、時差出勤に伴って始業・終業時刻が変わるのであれば、就業規則を変更する検討も必要です。臨時的・時限的な時差出勤導入にとどまるのであれば、個別の時差出勤命令で対応することも考えられますが、新型コロナウイルスの流行が収束するまで1年以上かかるとの予想もあり、その場合、本格的に就業規則自体を変更しておく方が望ましいと考えられます。

就業規則の記載内容に関しては、以下のページで解説していますので、ぜひご一読ください。

就業規則に基づく出勤停止命令について

従業員が新型コロナウイルスに感染した場合や、感染が強く疑われる場合には、当該従業員に対して適切に出勤停止命令を出し、職場や取引先での感染拡大のリスクを防止する措置を講じる必要があります。

出勤停止に関して定めておくべき事項

出勤停止を業務命令の一種と考えれば、必ずしも就業規則に規定が存在せずとも、出勤停止命令を出すことは可能と考えられます。しかし、トラブルを防止する観点からは、どのような場合に出勤停止を命じることができるのか、出勤停止を行った場合の賃金の取扱いはどうなるのかといった点について、あらかじめ定めておく方が望ましいでしょう。

新型コロナウイルスで休業する場合

新型コロナウイルスの流行を理由に休業する場合、休業期間中の賃金の支払いについても注意が必要です。労働基準法26条では、「使用者の責に帰すべき事由による休業」の場合には、使用者は、休業期間中の休業手当(平均賃金の100分の60以上)を支払わなければならないとされていますが、従業員自身が新型コロナウイルスに感染したため休業させる場合には、「使用者の責に帰すべき事由による休業」に該当せず、休業手当を支払う必要はないと考えられています。他方で、感染が疑われる従業員を使用者の自主的判断で休業させる場合には、「使用者の責に帰すべき事由による休業」に当てはまり、休業手当を支払う必要があると考えられています。

休業手当の支払い義務と就業規則の規定

新型コロナウイルスの影響によって事業所を一時的に閉鎖したり、人員を減らして営業したりする場合に、従業員に休業を命じるのであれば法律上は平均賃金の60%の支払いが必要となりますが、就業規則にそれ以上の割合で休業手当を支払う旨が規定されていた場合や、他に特別の手当に関する規定があった場合等には、60%を上回る支払いが要求されることもあります。

休業手当に関して、またコロナ禍における従業員への対応に関しては、以下のページで解説していますので、ご参照ください。

就業規則の変更手続

就業規則を変更するためには、以下の手続が必要になります。

  1. 従業員代表の選出と意見聴取(過半数の従業員が加入する労働組合がある場合は、労働組合の代表者)
  2. 就業規則変更届の作成、労働基準監督署への届出
  3. 従業員への周知

就業規則の作成・届出義務、従業員への意見聴取、周知義務に関して、それぞれ以下の各ページで解説していますので、ご参照ください。

就業規則の不利益変更について

新型コロナウイルスの流行によって業績が悪化したため、就業規則を変更し給料を減額できないかというご相談を受けることがありますが、結論としては、新型コロナウイルスの流行による影響といえども、減給は容易に行えるものではありません。

減額のような就業規則の不利益変更に関しては、以下のページで解説していますので、ぜひご一読ください。

新型コロナウイルスによる減給は不利益変更となるか?

就業規則を変更して従業員の給料を減らそうとする場合、従業員の側からすれば、事情はどうあれ労働条件が不利益に変更されていることに変わりありません。そのため、コロナ禍の情勢下であったとしても、就業規則を変更して減給することは不利益変更に該当します。

この不利益変更に合理性があれば減給することができますが、賃金という重要な労働条件にかかわる合理性の判断は、裁判例上厳しくみられますので、倒産を回避するためには減給しか選択肢がないなどの特段の事情がないかぎりは、合理性なしとの判断が下される可能性が高いと考えられます。

新型コロナウイルス関連の助成金と就業規則

新型コロナウイルス流行の影響を受ける従業員が安心して働くことができる職場環境を整えられるよう、国から企業の皆様に向けて、以下のような新型コロナウイルス関連の各種助成金制度が用意されています。

  • 新型コロナウイルス感染症による小学校休業等対応助成金
  • 雇用調整助成金(特例措置の拡大)
  • 時間外労働等改善助成金(新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース、職場意識改善特例コース)

支給条件に「就業規則の作成・変更」が含まれる助成金

時間外労働等改善助成金のテレワークコースや職場意識改善特例コースにおいては、就業規則の作成・変更等が助成金の支給要件となっています。

新型コロナウイルス流行に伴う就業規則の作成・変更のご相談は、企業法務に強い弁護士にお任せください

テレワークや時差出勤、フレックスタイム制など社内に新しい制度を導入するにあたっては、貴社の働き方の実態に即したかたちで規定をカスタマイズしていく必要がありますし、新しく設けようとする規定と既存の規定類との整合性をチェックする必要もあります。スムーズに新制度を導入していくためにも、ぜひ一度、企業法務に詳しい弁護士にご相談ください。

執筆弁護士

弁護士 繁田 達成
弁護士法人ALG&Associates 弁護士繁田 達成

この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 執行役員弁護士家永 勲(東京弁護士会)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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