監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

フレックスタイム制は、働きやすい環境を実現するために有効な手段です。

しかし、「導入したいが何から始めたら良いかわからない」「導入後の労務管理に不安がある」などと導入をためらわれる方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、フレックスタイム制の導入手順や必要な手続き、導入時の注意点などを詳しく解説していきます。

フレックスタイム制とは

フレックスタイム制とは、一定期間における総労働時間を定めたうえで、始業時刻と終業時刻を労働者の判断に委ねる制度です。そのため、事業主が勤務時間を固定することは基本的にできません。

例えば、「毎日9時の朝礼に参加するように」「毎日18時までは業務にあたるように」などと命じることは認められません。

ただし、コアタイムを定め、その範囲内で業務を命じることは可能です。また、不要な深夜労働などを防ぐため、フレキシブルタイムを定めることもあります。

もっとも、フレックスタイム制にはメリットもデメリットもあるため、導入前にきちんと確認しておくことが重要です。

なお、以下のリンク先でもフレックスタイム制について詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

フレックスタイム制の導入方法・手順

フレックスタイム制を導入するときは、まず企業としてどのように運用するかを明確にしておくことが大切です。

どの従業員を対象とするのか、コアタイムやフレキシブルタイムをどの時間帯に設定するのか、勤怠管理はどの方法で行うのかなど、ルールを事前に整理しておけば、導入後のトラブルを防げます。

導入の準備が整ったら、以下の手順で正式な手続きを進めましょう。

1. 就業規則を作成・変更する
2. 労使協定を締結する
3. 労働基準監督署に届け出る
4. 労働者に周知・説明する

①就業規則を作成・変更する

フレックスタイム制を導入する際は、「始業と終業の時刻を労働者の決定に委ねる旨」を就業規則で定める必要があります。コアタイムやフレキシブルタイムを設ける場合、併せて記載しましょう。

なお、就業規則の作成や変更が必要なのは、パートやアルバイトを含め常時10人以上の労働者を雇用する企業です。労働者が10人未満の場合、就業規則の作成義務はありませんが、書面にまとめて労働者に周知するのが望ましいでしょう。

就業規則の作成方法は、以下のページで詳しく解説しています。

就業規則の規定例

就業規則では、「始業及び終業の時刻を労働者の決定に委ねる旨」を定めます。
具体的には、以下のような規定を加筆するのが一般的です。

②労使協定を締結する

フレックスタイム制について、事業場の過半数労働組合または過半数代表者と協議し、労使協定を締結する必要があります。また、清算期間が1ヶ月を超える場合は労使協定の届出も必要です。

労使協定の有効期間について法的なきまりはありませんが、1年間と定めるのが一般的です。
有効期間を定めないと、双方の合意なく協定を解約できず、企業経営に支障をきたすおそれがあるためです。

もっとも、１年ごとに締結するのは手間なので、あらかじめ「期限までに申入れがない限り自動更新とする」旨を定めておくのがおすすめです。

対象となる労働者の範囲

フレックスタイム制を適用する労働者の範囲を定めます。

適用範囲に法律上のきまりはないため、特定の部署や個人にのみ適用することも可能です。
例えば、「全労働者」「〇〇部のみ」「○○職の従業員」などさまざまな範囲で定めることができます。

フレックスタイム制の適用範囲を決める際の注意点などは、以下のページで解説しています。

清算期間

清算期間とは、労働者が働くべき“総労働時間”を定める期間のことです。
従来、清算期間は「1ヶ月以内」でしたが、2019年の法改正により「上限3ヶ月」に延長されました。事業主は、最長3ヶ月の範囲内で定めることになります。

また、清算期間の「起算日」も定める必要があります。月給制の場合、起算日は賃金計算期間の始期と合わせるのが一般的です。

ただし、清算期間によって総労働時間の定め方は異なりますし、勤怠管理の手間も変わるため、清算期間の長さは慎重に検討しましょう。

清算期間を延長する際の注意点などは、以下のページで解説しています。

清算期間における総労働時間

総労働時間とは、清算期間内に労働者が働くことを予定している「所定労働時間」を指します。

清算期間は最大3ヶ月まで設定できますが、期間を延長したからといって働かせられる時間が無制限に増えるわけではありません。清算期間全体を平均したときに、1週間当たりの労働時間が法定労働時間である40時間を超えない範囲で総労働時間を定める必要があります。

一般的には、次の計算式で総労働時間を算出します。

この上限を超える部分は時間外労働として扱われ、割増賃金の支払いが求められます。
そのため、清算期間を長めに設定する場合でも、法定の枠内で労働時間を適切にコントロールすることが重要です。

標準となる1日の労働時間

標準となる1日の労働時間とは、年次有給休暇取得時の賃金計算の基礎となる労働時間です。以下の計算式で算出できます。

単に時間数を定めれば良いので、始業時刻や終業時刻まで定める必要はありません。
フレックスタイム制の場合、労働者が有給休暇を取得した場合、標準となる1日の労働時間働いたとみなし、実労働時間にカウントする必要があります。

コアタイムとフレキシブルタイム

コアタイムやフレキシブルタイムを定めるかは任意ですが、労務管理や情報共有の観点から定めておくのがおすすめです。

【コアタイム】

コアタイムとは1日の中で必ず働かなければならない時間帯です。
コアタイムを定めないと、全く勤務しない日が出たり、情報共有の機会が減るデメリットがあります。ただし、コアタイムが長すぎるとフレックスタイム制が機能せず、制度として認められない可能性があります。

コアタイムは一般的に3〜5時間が適切とされており、休憩を含めて「10時〜15時」など、業務が集中しやすい時間帯に設ける企業が多いです。
もっとも、研究開発職やプログラマー、デザイナーなど裁量性の高い職種では、コアタイムなしの「スーパーフレックス制度」の方が適していることもあります。

【フレキシブルタイム】

労働者が自由に出退勤できる時間帯です。
フレキシブルタイムを定めないと、毎日の深夜労働も認められ、割増賃金が高額になるおそれがあります。よって、割増賃金が発生する深夜帯（午後10時～午前5時）を避けてフレキシブルタイムを定めるのが一般的です。

③労働基準監督署に届け出る

フレックスタイム制を導入する場合、就業規則にルールを定め、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。
なお、常時雇用する労働者が10人未満の場合、就業規則の作成・届出義務はありませんが、書面に記載し社内で周知するのが望ましいとされています。

また、清算期間が1ヶ月を超える場合、過半数労働組合または過半数代表者と労使協定を締結し、労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。
一方、清算期間が1ヶ月以内の場合、労使協定の締結はしますが、届出までは必要ありません。

必要な届出義務を怠った場合、30万円以下の罰金を科せられる可能性があるため注意が必要です。

④労働者に周知・説明する

就業規則や労使協定の作成・変更後は、その内容を労働者に周知することが義務づけられています。

総労働時間やコアタイム・フレキシブルタイムなど、制度の基本を伝えるだけでは不十分です。
遅刻や早退をどう扱うのか、時間外労働が発生する条件、労働時間が過不足したときの精算方法などについても、わかりやすく伝えることが大切です。

周知方法は、全労働者が自由に閲覧できるよう、以下のように行う必要があります。

周知が不十分だと、就業規則や労使協定の効力が認められない可能性があります。

フレックスタイム制を導入する企業の注意点

フレックスタイム制は勤怠管理が複雑なため、導入前にしっかり準備しておくことが重要です。
また、導入して終わりではなく、実際の運用状況を見ながら定期的に見直し、問題点を改善していくことが求められます。

フレックスタイム制の導入手順については、こちらの記事をご覧ください。

労働時間の適切な管理が必要になる

フレックスタイム制は、従業員ごとに出退勤時間が異なるため、どうしても勤怠管理が複雑になります。また、時間外労働の計算は清算期間が終わってから行うため、期間内の労働時間をしっかり把握しておくことが不可欠です。手作業での管理は厳しいので、勤怠管理システムを導入するのが一般的です。

出退勤の打刻データを自動集計できるシステムであれば、実労働時間をリアルタイムで把握でき、清算期間内の過不足も一目で確認できます。さらに、アラート機能が備わっているシステムなら、総労働時間を超えそうなときに警告してくれるため、時間外労働の発生を抑えることが可能です。

労働時間に過不足があった場合の対応など、フレックスタイムの労働時間管理については、こちらの記事をご覧ください。

時間外労働に対する割増賃金の支払いが生じる

フレックスタイム制でも、時間外労働は発生します。時間外労働にカウントされるのは以下の時間です。

時間外労働に対しては、通常と同じく割増賃金の支払いが必要です。フレックスタイム制では、時間外労働の判定ミスが起こりやすいためご注意ください。

フレックスタイム制で割増賃金が必要となるケースについて知りたい方は、こちらの解説をご覧ください。

時間外労働には36協定が必要になる

フレックスタイム制を導入しても、一定の上限を超えて働けば時間外労働は発生します。
従業員に時間外労働をさせるには、必ず36協定を締結し、労働基準監督署へ届け出ることが法律で義務づけられています。36協定がないまま残業が行われると、その時間外労働は違法となります。企業として行政指導を受けたり、罰則の対象となる可能性もあるため注意が必要です。

詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

フレックス制導入後の評価方法を設定する

フレックスタイム制では従業員の勤務時間がばらつくため、上司が日常の働きぶりを十分に把握できず、従来の評価制度では不公平が生じる可能性があります。こうした状況に対応するには、達成目標や業務成果をできるだけ数値化し、働く時間に左右されない客観的な評価基準を整えることが重要です。

同時に、数字には表れない努力も評価するため、業務改善への取り組みやチームへの貢献度など、定性的な視点も加える必要があります。さらに、管理職と同じ時間帯に働いていない従業員が不利にならないよう、同僚やプロジェクトメンバーからの意見を反映する360度評価の導入も有効です。

コミュニケーションを取りやすい環境を作る

フレックスタイム制では従業員の勤務時間が重なりにくく、コミュニケーション不足が生じやすくなります。この問題を防ぐには、時間帯が異なっても連絡が取りやすい環境を整えることが大切です。

例えば、社内SNSやチャットツールなどを活用すれば、時間帯が合わない相手ともスムーズにやり取りできます。また、プロジェクト管理ツールでタスクや進捗を可視化すれば、相手の不在時でも必要な情報を確認でき、業務の滞りを防げます。

さらに、週1回のミーティングや、出社日をそろえるコミュニケーションデーなどを設けて、直接話す機会を確保するのも有効です。

フレックスタイム制の導入に関するQ&A

曜日によってコアタイムを変えることはできますか？

曜日ごとにコアタイムを変える運用は可能です。労働基準法には「コアタイムを毎日同一にしなければならない」という定めはなく、業務の特性や繁忙時間帯に応じて柔軟に設定できます。

たとえば、月曜日は全社朝礼や部門ミーティングがあるため9時〜14時をコアタイムとし、その他の曜日は10時〜15時をコアタイムとするような運用も問題ありません。

ただし、曜日によってコアタイムが異なる場合、それぞれの開始時刻・終了時刻を就業規則と労使協定に明確に記載しておくことが必要です。

フレックスタイム制の適用対象者に残業を命じることはできますか？

フレックスタイム制の適用対象者については、基本的に残業を命じることができません。
残業命令によって退勤時刻をコントロールできてしまうと、フレックスタイム制の趣旨に反すると考えられるためです。

とはいえ、会議や打ち合わせなどの参加のために残業が必要になる場合もあるでしょう。その場合は、労働者と協議し、個別に同意を得るか、労働者にあらかじめ、出勤・退勤時刻の予定を申告させて、その範囲内で必要な業務遂行を命じるとよいでしょう。

フレキシブルタイム時間を超えて仕事をすることは可能ですか？

フレキシブルタイムを超えて働くこと自体は可能ですが、フレックスタイム制を適切に運用するには、基本的に勤務はフレキシブルタイム内に収めることが必要です。

勤務時間帯が制度の設計と合っていないと、実労働時間が増えやすくなり、無駄な残業や労働時間の管理トラブルにつながるおそれがあります。フレックス制度を導入するときは、従業員がどの時間帯に働くことが多いのかを把握したうえで、フレキシブルタイムを設定することが重要です。

フレックスタイム制の導入手続については弁護士までご相談ください

フレックスタイム制の導入時は、就業規則の変更や労使協定などさまざまな手続きが必要です。また、勤怠システムの導入や労務管理の見直しなど、事前準備も重要といえます。

弁護士であれば、フレックスタイム制の導入手続きから制度設計、適切な労務管理の方法まで幅広くアドバイスできます。また、導入後の運用についてもサポートできるため、より高い効果を得られるでしょう。

弁護士法人ALGは、企業法務に精通した弁護士が多数在籍しており、実務経験も非常に豊富です。フレックスタイム制の導入・運用についてお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。