監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

就業規則は、労働基準法上、労働者に周知させなければならないと定められており（労働基準法106条1項）、その周知の方法も法定されています。
しかし、実際には「就業規則は会社が保管しておくもの」「従業員から求められた場合だけ見せればよいもの」と考えられているケースも少なくありません。

本稿では、就業規則の周知の方法や注意点、周知が争点となった裁判例について説明します。

従業員に就業規則を閲覧させるのは会社の義務？

会社には、就業規則を従業員に閲覧させる義務があります。
労働基準法は、就業規則を作成した使用者に対し、その内容を労働者に周知させなければならないと明確に定めています（労働基準法106条1項）。

就業規則は、労働時間や賃金、懲戒、退職など、労働者の権利義務に直接関わる重要なルールを定めるものです。内容が周知されていなければ、就業規則の意義が損なわれ、法的効力が否定されるおそれがあります。

また、就業規則は作成して労働基準監督署へ届け出れば足りるものではなく、労働者がいつでも内容を確認できる状態に置くことが求められます。周知が不十分な場合、就業規則に基づく会社の主張が認められない可能性もあり、実務上も重要な義務といえます。

詳しくは以下の記事をご確認ください。

就業規則を閲覧させていない会社が存在する理由

就業規則を労働者に閲覧させることは法律上の義務であるにもかかわらず、会社の実態が就業規則の規定と異なる運用がなされているなどの理由で、就業規則を閲覧させることをためらう会社も存在します。
しかし、就業規則の閲覧を拒否した場合には法律上の罰則を含む様々なリスクが存在します。

会社が就業規則の閲覧を拒否した場合のリスク

労使トラブルに発展する

労働者が就業規則の閲覧を求めるのは、自らの労働条件を確認したい、又は労働条件に疑問を持っているなどの事情が考えられます。そのため、会社が就業規則の閲覧を拒否した場合には、労働者から就業規則が効力を生じていないことを前提とした請求をされるなど、労使関係のトラブルが発生するリスクが高まります。

行政指導を受ける

就業規則の周知義務に違反した場合には、管轄の労働基準監督署から、指導及び是正勧告を受けることがあります。

刑事罰が科される

就業規則の周知義務違反が認められ、その態様が悪質である場合には、30万円以下の罰金を科されるおそれがあります（労働基準法120条1号）。

就業規則の閲覧を求められたときの対応方法

就業規則の周知方法は、以下の方法によるものとして労働基準法及び労働基準法施行規則に定められています。

確認しやすい場所に掲示する

労働者がいつでも就業規則を閲覧できるよう、見やすい場所に掲示するか、冊子にして備え付けておく方法です。掲示場所としては、事務所の掲示板、休憩室、更衣室、給湯室などが考えられます。
また、複数の事業場（支店、店舗、工場など）がある場合、それぞれの事業場で掲示または備え付けが必要です。

書面で交付する

就業規則を印刷し、個々の労働者に配布する方法です。
労働者に対して確実に周知ができるものの、就業規則が外部に漏えいするリスクがあることがデメリットであり、持ち出しを制限する、持ち出した者への罰則を検討するなどの対応を検討することが必要です。

データで全員に共有する

パソコン等に就業規則のデータを保存し、労働者がいつでもアクセスできるようにする方法です。
具体的には、会社のファイルサーバーやクラウドで共有することが一般的です。
また、就業規則のデータが保存されたパソコンを事業場に備え付ける方法もあります。

就業規則の閲覧に関する3つの注意点

就業規則は全ての労働者に閲覧させる必要がある

就業規則の周知は、会社と雇用契約を締結している全労働者が閲覧できるようにしなくてはなりません。
そのため、有期雇用契約を結んでいる労働者（パートタイマー、アルバイト等）が就業規則を閲覧することができない状態である場合には、労働基準法違反となります。

就業規則の周知義務は事業場ごとに発生する

労働基準法上、就業規則の周知は各作業場に実施しなくてはなりません。
そのため、例えば本店や支店がある場合に、本店だけに就業規則を閲覧させるための設備等を備えるだけでは足りず、各支店でも従業員が就業規則を閲覧できるようにする必要があります。

就業規則の周知の有無が争点となった裁判例

事件の概要

【平21（ワ）22440号・平21（ワ）22443号・平21（ワ）23302号・平21（ワ）23303号・東京地方裁判所・平成22年6月25日判決】

被告である会社が、経営状況の悪化に伴い労働者である原告らに退職を勧め、原告らがそれに応じて退職をし、退職金を請求したところ、被告会社が退職金規程の変更を理由に退職金の支払いを拒否した事案です。

裁判所の判断

裁判所は本件の退職金規程の変更を就業規則の不利益変更にあたると認定したうえで、就業規則の不利益変更に法的拘束力が認められるためには、変更後の就業規則が労働者に周知されていることが必要である旨を述べました。

本件では、原告のうち１名の労働者が変更前の退職金規程を持ち出したことを認めたものの、変更後の退職金規程は認識しておらず、また被告会社は訴訟が係属してしばらくの間変更後の退職金規程を提出しなかったことを根拠に、変更前の退職金規程と変更後の退職金規程は同一の場所に保管されていなかったと判断されました。

また、その他に原告ら労働者が変更後の退職金規程を知り得る状態で保管がされていたと認める事情はないとして、裁判所は変更後の退職金規程は労働者に周知されていないと判断し、退職金規程の変更の効力を否定しました。

その結果、原告らの退職金の請求は全額認められました。

ポイント・解説

既存の就業規則及び労働者に不利益に変更された就業規則が労働者に対して拘束力を持つためには、いずれの場合も労働者に対する周知が必要です。
本件のように、就業規則の有効性を争われることがないよう、就業規則の周知方法については前述のように労働者に閲覧をさせることのできる体制を整える必要があります。

よくある質問

退職後に就業規則を閲覧させないのは違法ですか？

退職後に元従業員に対して就業規則を閲覧させる法律上の義務はないと考えられるため、元従業員に就業規則を閲覧させないことをもって違法とはいえないものと考えます。

パート・アルバイトにも就業規則を閲覧させる必要はありますか？

就業規則の周知義務は全労働者に対して負っているものであるため、パート・アルバイトにも就業規則を閲覧させる必要があります。

就業規則は社内イントラネットやクラウドでの閲覧でも問題ありませんか？

全従業員がアクセスできるのであれば、社内イントラネットやクラウドでの閲覧を許容することで周知義務を果たしたといえると考えられます。

入社前から就業規則を閲覧できるようにしなければなりませんか？

内定の段階までには就業規則を閲覧しようと思えばできる体制を整える必要があります。
就業規則は新たに労働契約を締結する労働者に対してあらかじめ（労働契約の締結と同時の場合を含む）周知しなくてはならないところ、内定の段階で通常労働契約は締結されているものと考えられるためです。

従業員が休職中でも就業規則を閲覧できるようにすべきですか？

休職中でも従業員が労働者にあたることに変わりはなく、就業規則の閲覧を認める必要があります。
しかし、休職者のために特別の配慮をすることまでは不要であり、会社の選択した法定の周知方法を採ることで足りるものと考えます。

第三者が他社の就業規則を閲覧することはできますか？

会社は就業規則を自社の労働者に周知する義務を負っているのであって、自社の労働者でない者に就業規則を閲覧させる義務はありません。

従業員から就業規則のコピーを求められた場合、応じる必要はありますか？

従業員に就業規則を閲覧させることは使用者の義務ですが、従業員が使用者に対して就業規則のコピーを法律上請求する根拠はないと考えられています。

就業規則を変更した場合、再度周知は必要ですか？

変更後の就業規則についても、周知が必要です。

就業規則の作成等でお困りの際は弁護士にご相談ください

就業規則は内容の周知とともに、その内容自体が労使関係トラブルの抑制のために重要です。
就業規則を新たに作成する必要がある、法改正に対応した就業規則となっているか弁護士のチェックを入れたいなど、就業規則関連でお困りの際には、弁護士法人ALGへご相談ください。