監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

近年、退職代行サービスを利用して会社に退職の意向を伝える従業員が急増しています。どの会社でも起こり得ることなので、使用者は適切な対応を把握し、いざという時に慌てないよう備えておくことが重要です。

そこで本記事では、退職代行が増えている背景、退職代行に対応する際の流れや注意点、退職代行の利用を防ぐためのポイント等について詳しく解説していきます。

退職代行とは

退職代行とは、従業員の代わりに、勤務先へ退職の意向を伝えるサービスです。法的な定義はなく、比較的新しいサービスですが、近年若者を中心に利用者が急増しています。

ニーズが拡大している背景には、パワハラの増加や社員間のコミュニケーション不足など、労働環境の変化が挙げられます。「上司が高圧的で言い出しにくい」「退職を申し出ても引き止められそう」といった理由から、第三者に退職手続きを代行してもらう従業員が増えています。

また、退職代行業者によっては法的知識も備えているため、退職手続きに不安がある場合も安心して任せられるのが従業員にとってのメリットです。

一方、会社としてはいきなり退職代行業者から連絡が来るため、初めての場合は対応に困ることもあるでしょう。また、従業員に有利な条件で退職を迫られることも多いため、使用者は冷静な対応が求められます。

退職代行による退職の申し入れを拒否できるのか？

退職代行を通して退職の申し出があった場合、会社は基本的に拒否することができません。

法律上、従業員には「退職の自由」があり、退職の申し出から2週間で労働契約を一方的に終了させることができます（民法627条1項）。よって、退職の申し出が従業員の意思に基づくものであれば、会社は拒否できないのが通常です。

ただし、弁護士資格を持たない者が退職手続きを代行する「非弁行為」が行われた場合や、契約の途中解約が原則不可の「有期雇用労働者」から退職の申し出があった場合、会社はこれを拒否できる可能性があります。

退職の種類や解雇との違いについては、以下のページで解説しています。

退職代行を使われたときに会社側がすべき6つの対応

退職代行業者から連絡が来ても、使用者は焦らず冷静に対応することが重要です。具体的には、以下の6つの対応が求められます。

• ①退職代行業者の身元を確認する
• ②従業員本人に退職の意思を確認する
• ③回答書を作成して送付する
• ④従業員本人の雇用形態を確認する
• ⑤退職日を決定する
• ⑥退職事由を検討する

①退職代行業者の身元を確認する

退職代行サービスの運営元は、主に以下の3つに分けられます。

• 弁護士事務所
• ユニオン（社外の労働組合）
• 民間の退職代行業者

運営元によって権限やサービスの範囲が異なるため、その後の対応方針を決めるためにも身元確認は重要です。
また、弁護士資格を持たない者が退職に関する法律事務を行うことは、「非弁行為」にあたり違法となります。例えば、民間業者が退職条件、退職日の調整や退職金額の交渉をしたり、法的トラブルに介入したりすることは「法律事務」にあたるため禁止されています。

また、弁護士等を名乗っていても、いたずらや詐欺目的の可能性もあるため、退職に応じる前に身元確認は必ず行いましょう。

弁護士事務所

弁護士は、従業員の正式な代理人として会社と様々な交渉を行うことができます。例えば、退職の意思を伝えるだけでなく、退職条件や退職金の交渉、退職日の調整、有給休暇の消化交渉、未払い賃金の請求など、法律事務を含む一連の退職手続きをすべて担うことが可能です。
また、条件交渉がまとまらず裁判等に発展した場合、従業員の代理人として出廷することもできます。

弁護士事務所から退職代行の連絡があった場合、会社は“弁護士の身元”や“弁護士登録の有無”等をしっかり確認するようにしましょう。

退職代行ユニオン

退職代行ユニオンとは、社内に労働組合がない従業員が加入できる、外部の労働組合の一種です。正社員でも非正規社員でも、雇用形態を問わず加入できるのが特長です。

ユニオンは会社との「団体交渉権」を有しているため、弁護士と同じように会社と様々な条件交渉を行うことが認められています。

ただし、裁判に発展した場合、弁護士のように従業員の代理人として出廷したり、会社と争ったりすることはできません。弁護士資格を持たない者がこれらの行為を行った場合、「非弁行為」として違法になります。

民間の退職代行サービス業者

退職代行サービス業者は、事業の一環として退職代行サービスを提供している民間企業です。

民間業者ができるのは、「従業員本人の代わりに退職の意思を伝え、退職届を提出すること」のみです。弁護士やユニオンのように条件交渉を行う権限はないため、退職条件や退職日、引き継ぎ等の交渉を持ち掛けられても応じる必要はありません。

ただし、業者に退職代行を依頼している時点で、従業員本人は会社との交渉を避けていると考えられます。円滑に交渉を進めるためにも、業者からの連絡は拒否せず、従業員の希望をしっかり聞き取るようにしましょう。

②従業員本人に退職の意思を確認する

退職が従業員本人の意思であることを確認するため、業者に委任状などの提示を求めます。

従業員が第三者に退職代行を任せる場合、委任状や身分証のコピーを提出するのが通常です。それらは従業員本人が依頼したことの証拠になるため、連絡が来た時点で必ず確認しておきましょう。
委任状などがない場合、従業員に電話やメールで連絡を取り、退職の意思を確認する必要があります。

もっとも、本人が会社からの連絡に応じるとは限らないため、「確認がとれないと退職手続きは進められない」という旨も併せて伝えましょう。

③回答書を作成して送付する

本人の意思確認ができたら、回答書を作成し、従業員側に送付します。

回答書は、「会社が適切に対応を進めていること」の証拠になるため、退職の申し出を受けたらできるだけ速やかに作成するようにしましょう。
また、客観的な証拠を残すため、回答はメールや書面で行うのが基本です。

なお、退職日については確約せず、変動の可能性がある旨も明記することをおすすめします。
例えば、「引き継ぎ期間や手続きの進捗状況によっては、退職日を調整することがあります。」等と記載すると良いでしょう。

④従業員本人の雇用形態を確認する

正社員等の無期雇用労働者については、退職の申し出から2週間で労働契約を終了させることができます（民法627条1項）。
一方、雇用期間に定めがある「有期雇用労働者」の場合、契約期間が満了するまでは退職できないのが基本です。そのため、退職の申し出があっても応じる義務はありません。

ただし、病気や妊娠・出産、家族の介護など“やむを得ない事情”がある場合は、有期雇用労働者であっても即日退職が可能とされています。また、パワハラやセクハラ、賃金未払いなど会社側に責任があるケースも同様ですので、退職事由も必ず確認しましょう。

なお、派遣社員や業務委託についても、基本的に退職代行による退職が可能です。

有期労働契約の途中解約については、以下のページで詳しく解説しています。

⑤退職日を決定する

法律上、正社員は「退職の申し出から2週間」で退職できます。よって、退職代行の場合、「業者から連絡があった日の2週間後」が最短の退職日となります。
ただし、労使間で合意した場合や、やむを得ない事情がある場合、即日退職も可能とされています。

なお、業務の引き継ぎが必要な場合、退職日までの期間に出勤を命じることも可能ですが、退職代行を利用している以上これまで通り仕事を行うのは難しいと考えられます。
そのため、有給休暇が残っている場合は「有休取得」を利用し、残っていない場合は「欠勤」で処理するのが一般的です。

⑥退職事由を検討する

退職代行サービスを利用した場合、退職事由は基本的に「自己都合退職」となります。本人からの申し出でなくても、退職自体は従業員の意思に基づくものだからです。

ただし、従業員の態度や行為によっては「懲戒解雇」とすることも可能です。
例えば、引き継ぎのため退職日までの出社を命じたが、何の連絡もなく無断欠勤が続いたようなケースです。この場合、著しい勤怠不良を理由に懲戒解雇できる可能性があります。

一方、退職の理由がパワハラや賃金未払い、違法な長時間労働であるなど、会社側に責任がある場合、「会社都合退職」となることもあります。併せて、従業員から損害賠償請求されるリスクもあるため対応には注意が必要です。

退職事由の種類や違い、懲戒解雇する場合の注意点等は以下のページで解説しています。

退職代行へ対応する際の注意点

退職代行では従業員本人とやり取りができないため、トラブルが起こりやすいのが現状です。そこで、退職代行の連絡があった場合、会社は以下の点に留意しながら対応を進めましょう。

退職代行業者へ感情的な対応や無視をしない

退職代行業者から連絡が来ると、感情的になり、退職を拒否してしまうことがあります。また、本人に直接連絡をとり、話し合いを強要するケースもみられます。
これらの行為は、「退職を妨害するハラスメント」とみなされ、トラブルに発展するおそれがあるため、使用者は冷静に対応することが重要です。

また、退職代行の連絡を無視することも避けましょう。
退職の意向が示されている以上、会社の了承の有無にかかわらず、原則2週間後には退職が成立してしまいます。そのため、連絡を無視したところで会社にメリットはありません。

むしろ、連絡を無視し続けると離職票の発行や失業保険の支給が遅れ、労基署から指導を受ける可能性もあります。退職に不満があっても、必要な手続きは進めておくことをおすすめします。

民間の退職代行サービス業者と交渉しない

民間の退職代行サービス業者が行えるのは、「従業員の代わりに退職の意向を会社に伝えること」のみです。有給休暇や賃金、退職日等の交渉を行うことは「非弁行為」にあたり、違法となるため、民間業者から交渉を持ち掛けられても応じないようにしましょう。

非弁行為が認められた場合、退職手続き自体が無効になる可能性もあります。その場合、再度弁護士などを通して条件交渉を行わなければならず、会社側の負担も増えますので、相手の身元はしっかり確認しておくことが重要です。
もし民間業者から執拗に交渉を求められた場合、こちらも弁護士に相談するなど対策を検討する必要があります。

使用者としては、退職代行で条件交渉を行えるのは「弁護士」または「ユニオン」のみであることを覚えておきましょう。

有給休暇を消化させる

有給休暇が残っている場合、退職日までに消化させるのが基本です。
本人から申請がない場合でも、退職日に未消化分があると労働基準法違反になる可能性があるため、基本的にすべて取得させるようにしましょう。

すべて消化するのが難しい場合、退職代行業者を通じて退職日の変更を持ち掛けたり、残った有休の買取りを提案したりするのが望ましいです。
通常、有給休暇の買取りは禁止されていますが、退職時に残っている場合など一定の条件下であれば認められています。

詳しくは以下のページをご覧ください。

退職日までの実務上の対応について

退職代行による退職でも、必要な手続きは通常とほぼ変わりありません。具体的には、退職日までの給与の支払い、就業規則に基づく退職金の支払い、各種保険手続き等があります。

一方、退職代行の場合は本人とやり取りができないため、業務の引き継ぎや必要書類の提出、貸与品の返還等の手続きには漏れがないよう注意する必要があります。

業務引き継ぎの依頼

業務の引き継ぎが行われないと、顧客や取引先に迷惑がかかったり、後任者の困惑を招いたりするリスクがあります。特に1人で業務を担っていた場合、進捗状況や作業プロセスの共有は不可欠です。
そのため、退職代行の場合も、必要な業務の引き継ぎを依頼することは問題ありません。

しかし、退職代行を利用している従業員が出社に応じる可能性は低いといえます。対面での引き継ぎが難しい場合、データや資料の保存場所を教えてもらう、簡単な作業手順のメモを送ってもらうなど、できる範囲で対応しましょう。

なお、引き継ぎを拒否したことにより会社に損害が生じた場合、懲戒処分を課したり、損害賠償請求が認められたりする可能性があります。この旨も本人に伝えておくと、引き継ぎに応じやすくなると期待できます。

退職者等に課せられる義務については、以下のページで詳しく解説しています。

退職届の送付依頼

法律上、退職届の提出が義務付けられているわけではありません。しかし、トラブルのリスクを抑え、手続きをスムーズに進めるためにも、退職届は書面で提出してもらうのが基本です。

本人直筆の退職届があれば退職の意思確認もできますし、退職理由も明確になります。また、退職日等の条件について、労使間の認識のズレを防ぐためにも有効です。

従業員が会社との連絡を拒否している場合、退職代行業者を通して退職届の提出を依頼しましょう。

貸与物の返還請求

従業員に貸与していた物品は、退職日までにすべて返還してもらう必要があります。
貸与物としては、

• パソコン
• スマートフォン
• 社員証
• オフィスやロッカーの鍵
• 制服

等が挙げられます。

ただし、本人が会社に届けに来る可能性は低いため、宅配便等を手配して郵送してもらうのが一般的です。また、会社に残っている私物についても郵送で返却しましょう。
これらの配送料については、基本的に従業員負担にしても問題ないとされています。

なお、従業員が“社宅”に住んでいる場合、退去日＝退職日となるケースが多いです。就業規則で一定の猶予期間を定めている場合、猶予期間が空けてから退去や鍵の返還を求めましょう。

誓約書、秘密保持誓約書等の手続き

企業利益保護の観点から、退職時は以下のような書類に署名・捺印してもらうのが一般的です。

• 顧客情報の持ち出しや顧客とのやり取りを禁止する“誓約書”
• 秘密保持誓約書
• 競業避止義務誓約書

従業員が署名・捺印した誓約書には法的効力があるため、違反時は会社から損害賠償請求できる可能性もあります。ただし、誓約書の取り交わしは義務ではないので、従業員が拒否した場合は強要できません。

また、転職先の選択肢を著しく制限するなど公序良俗に反する場合、誓約書自体が無効となるおそれもあるため注意しましょう。

退職代行を使われないために会社側がすべきこと

退職代行が行われると、引き継ぎや条件交渉に時間がかかり、手続きがスムーズに進まないおそれがあります。そのため、できるだけ退職代行を使われないよう対策しておく必要があります。
具体的には、退職理由となる原因を探り、早期に対処することが重要です。

退職代行の利用者は、上司からのパワハラや人間関係の悪さなどが原因で退職するケースも多いです。これらの事情は社内の人間に話しづらいことから、外部の退職代行業者を頼る傾向があります。

会社としては、定期的に匿名アンケートを実施する、社外に相談窓口を設置するなどして、従業員が相談しやすい環境を整備することが求められます。それによって職場の問題を早期に発見・改善できれば、退職代行の利用も抑えられると期待できます。

会社に求められるハラスメント防止措置については、以下のページで具体的に解説しています。

退職代行に関する裁判例

退職代行の対応方法については弁護士にご相談ください

退職代行が弁護士によるものではない場合、複雑な非弁行為の問題が関係してきます。

また、弁護士による退職代行であっても、従業員の権利を全面的に主張してくる可能性が高いため、会社としても反論の余地がないか十分検討しなければなりません。この場合、労働法務に関する正確な知識と、実務経験に基づいた毅然とした対応が必要になってきます。

また、普段の業務と退職代行への対応を両立するのは負担が大きいため、会社側も弁護士のサポートを受けるのが得策といえます。

「退職代行業者から連絡が来て困っている」「退職代行でトラブルになった」等とお悩みの方は、ぜひ一度弁護士にご相談ください。