従業員から残業代請求されたら|適切な対応と反論する際のポイント

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

企業側の弁護士として活動している中で、従業員から未払残業代の請求をされたが、どう対応すればよいのかという相談を受けることが多くなってきています。 本コラムでは、未払残業代事案におけるポイントを解説いたします。

目次

従業員から残業代を請求された場合の対応

従業員の請求に反論の余地があるかを検討する

従業員から残業代の請求をされた場合には、まず、請求の内容を確認し、事実について会社の認識とずれているところがないか、法的評価が誤っているところがないかを検討し、反論の余地があるのかを判断する必要があります。

支払い義務のある残業代を計算する

従業員から残業代請求をされた場合は、タイムカード等から会社が残業代を計算する必要があります。その結果、従業員の請求と会社側の計算に差異がある場合は、当該差異がどうして発生しているのか、いずれの主張や計算が正しいのかを精査することになります。

和解と反論のどちらで対応するかを決める

従業員の請求が、法的に正しい場合には、争ったところで裁判等になれば従業員の請求が認められる可能性が高いため、紛争を早期に解決するためにも、和解をするほうがよいでしょう。
他方で、従業員の請求や主張内容に反論の余地がある場合には、反論をすることも有効な場合があります。

労使間の話し合いにより解決を目指す

労働審判や訴訟になった場合には、手続き的に負担が発生します。また、交渉と比べて解決までに時間がかかることになります。
したがって、まずは、労使間の話し合いによる解決の余地がないかを探ることがよいでしょう。

労働審判や訴訟に対応する

労使間の話し合いによっても解決の目途が立たない場合、それでも労働者側が自身の主張を認めさせるためには、労働審判や訴訟手続きを開始させることになります。
これらの手続きが開始した場合には、会社側が反論をしないと、労働者側の請求がそのまま認められることになる可能性があるため、対応をする必要があります。

残業問題に詳しい弁護士に依頼する

未払残業代事件については、後述するように、様々な論点が包含されていることがあり、適切かつ有効な反論をするのが難しい場合も多いです。
自身で対応しようとしても、対応に時間がかかるわりに有効に反論をすることができなくなることも多いため、残業問題に詳しい弁護士に相談、依頼をすることをお勧めいたします。

残業代請求に対する会社側の5つの反論ポイント

①従業員が主張している労働時間に誤りがある

従業員が、労働時間であると主張している時間帯に、実際には労務の提供がなされていないという事案はよくあります。
その場合には、実態がどうであったのか、その実態を立証することができそうか、当該実態が法的に労働時間には該当しないという点について、反論をする必要が生じます。

②会社側が残業を禁止していた

会社が、残業時間を禁止している制度を採用しているケースが問題となります。
この場合であっても、会社側が、従業員が残業をしている状況を把握していたにもかかわらず放置していた場合には、「黙示の残業許可」があると判断される可能性があります。

したがって、書面やメール等客観的に保存が可能な手段で残業を禁止する旨の命令を発していたという証拠を提出することが有効になります。

③従業員が管理監督者に該当している

従業員が管理監督者に該当している場合には、当該従業員には、残業代を支払う必要がありません。
なお、ある従業員が管理監督者に該当するかどうかについて、裁判例上は厳格な判断がなされているため、実際にある従業員を管理監督者として扱う場合には、事前に弁護士等に相談をしたほうが安全でしょう。

④固定残業代(みなし残業代)を支給している

固定残業代を既に支給しており、かつ、残業時間が、当該固定残業代制度が予定している時間に収まっている場合には、追加で残業代を支払う必要はありません。

なお、固定残業代制の有効性については、裁判例上厳格な基準があります。自社における固定残業代制が有効であると誤解して運用していた場合には、後で従業員に対し、多額の残業代を支払わなければならないと判断される可能性が生じるため、慎重な運用が必要です。

⑤残業代請求の消滅時効が成立している

残業代については、消滅時効が存在します。
賃金請求権の消滅時効期間について、労働基準法が改正されました。具体的には、2020年4月1日以降に発生する賃金について、消滅時効期間が、2年から5年に延長されました。

ただし、経過措置として、当分の間、消滅時効期間は3年が適用されます。

残業代請求の訴訟で会社側の反論が認められた裁判例

平成25年(ネ)第4033号・東京高等裁判所 平成25年11月21日判決
割増賃金等請求控訴事件

事件の概要

元従業員が、会社に対し、時間外割増賃金を請求した事案で、会社の建物への入退場を記録するICカードにより労働時間を認定すべきであると主張しました。
これに対し、会社は、入退場の記録は、警備記録として把握するための記録であり、社内での滞留時間を示すものであって、労働時間を示すものではないと主張していました。

裁判所の判断

第一審判決は、ICカードの使用履歴は労働時間の認定に当たって基本的には信用性の高い証拠と評価し、ICカードの使用履歴をもとに労働時間を認定しました。

これに対し、高裁判決は、会社のICカードは警備や施設管理を目的とするものであって、ICカードの使用履歴は労働時間を推定させるものではないとしたうえで、具体的かつ詳細に、労働者が使用者の指揮命令下に置かれていたか否かを判断し、第一審とは真逆の結論を出しました。

ポイント・解説

未払残業代の事件においては、タイムカードや業務日誌等の客観的資料が存在する場合には、裁判所は、当該客観的資料を、労働時間を認定する際の重要な資料として扱うことが多いです。

この点、ある時間が、労働時間に該当するか否かは、使用者の指揮命令下に置かれているか否かにより客観的に定まるものであると解されています(三菱重工長崎造船所事件、最高裁 平成12年3月9日判決)。

したがって、使用者としては、もちろん、タイムカード等により実際の労働時間を適切に管理することが最重要ではありますが、仮に適切な管理ができていなかった場合であっても、実態に即して労働者が「指揮命令下」に置かれていなかったと説得的に主張することができないかを専門家と相談することが重要だと考えられます。

従業員からの残業代請求に対応する際の注意点とポイント

残業代請求を無視しない

残業代については、消滅時効期限があるため、会社側が残業代請求を無視した場合、労働者側は、消滅時効の完成を避けるため、訴訟等の法的手段を取らざるを得ません。
また、使用者が未払割増賃金等を支払わない場合には、付加金の支払義務が発生する場合があります(労基法114条)。

したがって、労働者からの残業代請求を無視することはお勧めできません。

労働基準監督署への対応は誠実に行う

労働基準監督署から残業代について問い合わせがあった場合には、誠実に対応しなければ、是正勧告、強制捜査、刑事罰等のリスクが生じます。
労働基準監督署からの問い合わせには誠実に対応しましょう。

労働時間の管理体制を見直す

未払残業代紛争については、労働時間の管理体制が整っていない場合には、弁護士が関与したところで、一定の金銭は支払わなければならないという結論になることが多いです。
そもそも未払残業代紛争が発生するリスクを避けるためにも、事前に労働時間の管理体制を見直すことが必要です。

弁護士に残業代請求の対応を依頼するメリット

残業代請求に応じるべきかどうかアドバイスできる

弁護士であれば、労働者からの残業代請求が法的に妥当なものかが判断できるため、適切なアドバイスをすることができます。

労働審判や訴訟に発展した場合でも対応できる

労働審判や訴訟の手続きは複雑で、会社自身で対応するには、大きな負担が発生します。
また、適切に手続遂行をすることができれば、会社に有利な結論を導くことができる事案でも、自身で対応することで、会社に不利な結論となってしまうケースもよくあります。

残業代以外の労務問題についても相談できる

未払残業代を請求されている会社については、他の労務問題も抱えていることが多いです。
労務問題に詳しい弁護士であれば、総合的なアドバイスをすることも可能です。

従業員から残業代を請求されたら、お早めに弁護士法人ALGまでご相談下さい

弁護士法人ALGは、企業法務に特化した専門事業部も設置し、特に労務問題について専門的経験を有する弁護士が多数所属しています。
(元)従業員から残業代の請求を受けた場合には、お早めに弁護士法人ALGまでご相談ください。

よくある質問

従業員からの残業代請求を放置しているとどうなりますか?

交渉での解決をすることができないため、従業員から労働審判や訴訟等の手続きを起こされる可能性が高くなります。

従業員からタイムカード等の開示を求められた場合、これに応じる義務はありますか?

会社が、従業員に対し、タイムカードを開示する義務を負うことを定めた直接の法律はありません。

しかしながら、従業員からタイムカード等の開示を求められ、会社側がこれに応じなかった場合、従業員側は、訴訟等の手続きで文書送付嘱託や文書提出命令といった手段で開示を法的に求めることができます。

したがって、事案にもよりますが、理由もなくタイムカード等の開示に応じないという戦略は、紛争が訴訟等に発展するリスクを高めるだけであるため、お勧めできません。

従業員からの残業代請求に反論する場合、どのような証拠が必要となりますか?

実態によって様々な証拠が想定されます。
例えば、残業について許可制を採用している会社においては、従業員が残業をしている日に、当該従業員の上長が、残業は許可していないので、残業をしないようにという内容の命令をしている文書やメール等のやり取りがあれば、有力な証拠になり得るでしょう。

従業員が管理監督者であることを裏付けるにはどうしたらいいですか?

従業員が管理監督者に該当すると判断されるためには、以下の各要件を充足する必要があります。

  • 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な職務内容を有していること
  • 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動せざるを得ない重要な責任と権限を有していること
  • 現実の勤務態様も、労働時間等の規制になじまないようなものであること
  • 賃金等について、その地位にふさわしい待遇がなされていること

裁判例においても、管理監督者に該当するどうかは、厳格に解される傾向があります。そのため、上記の判断基準に照らし、管理監督者性を肯定する要素を立証する証拠がないかを検討することが重要となります。

退職した元従業員から未払い残業代を請求された場合、会社側に支払い義務がありますか?

時効が成立していない期間について、未払い残業代が存在するのであれば、従業員が退職した後であっても、会社側に支払い義務があることになります。

残業代請求の内容証明が届いたらまず何をしたらよいですか?

請求の内容を確認し、反論をすることができる請求かどうかを検討する必要があります。
また、従業員側としては、時効が成立する前に決着をつける必要があります。

会社側からの対応が遅い場合には、従業員が、時効の成立を回避するため、労働審判や訴訟といった法的手段を選択する可能性が高まってきます。
したがって、会社としては、可能な限り速やかに連絡することも重要となります。

残業代請求で訴訟を提起された場合の対応について教えて下さい

訴状の内容を確認し、認める部分、争う部分、争う部分についてどのように争うのか、必要な事実上または法律上の理由づけ、それらの主張を支えるための証拠を精査し、対応する必要があります。

なお、答弁書を提出することもなく、訴訟に欠席した場合には、従業員の請求がそのまま認められる可能性もあるため、注意が必要です。

従業員側が弁護士を付けている場合、こちらも弁護士を付けた方が良いですか?

訴訟の遂行は、法的に複雑な手続きの対応が必要です。
また、論点の内容等も複雑になることが多く、例えば、会社にとって有利な事情だと考えて主張していたものが、会社にとって実は不利であるということもあり得ます。

そういった事態を避け、相手の弁護士の主張に対し、適切かつ有効な反論をするためには、弁護士を付けることがお勧めでしょう。

未払い残業代が発生しやすいケースについて教えて下さい

良くあるケースでは、「固定残業代」の制度を利用している会社において、会社は残業代を支払っていたつもりであったものの、制度の運用が誤っており、法的には会社が残業代を払っていないものと判断されるケースが存在します。

もう一つあるものとしては、「管理監督者」に該当すると会社が考えていた従業員が、法的には「管理監督者」には該当しないと判断すべき従業員であった場合も、未払いの残業代が発生しやすいケースの一つといえるでしょう。

未払い残業代を請求されないための対策はありますか?

まずは、残業を発生させない制度作りが考えられます。
次に、法的に残業代が発生するケースについては、間違いなく残業代を支払うようにするという手段があり得ます。

他方で、給与計算や就業規則等の制度設計は複雑であるため、心配な場合には、労働法制の専門家である弁護士に相談することをお勧めいたします。

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執筆弁護士

弁護士 アイヴァソン マグナス一樹
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所弁護士アイヴァソン マグナス一樹(東京弁護士会)

この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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