監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

「従業員から未払い残業代を請求された」「請求に応じなければならないのか」といったご相談は多くなっています。
残業代の請求を放置すると、労働基準監督署から調査を受けたり、従業員に裁判を起こされたりするなどのトラブルに発展するおそれがあるため、適切な対応が求められます。
本コラムでは、未払残業代を請求された場合に会社側がとるべき対応について解説していきます。

未払い残業代とは

未払い残業代とは、支払い義務があるにもかかわらず、支払われていない残業代のことです。

会社には、時間外労働・休日労働・深夜労働に対する割増賃金と、所定労働時間を超えて働いた法定内残業に対する賃金を従業員に支払う義務があります。これらがきちんと支払われていない場合、未払い残業代として従業員から請求を受けるおそれがあるため注意が必要です。

また、残業代の請求を放置すると、労働基準監督署へ通報されて調査を受ける、労働審判や訴訟を起こされるなどトラブルに発展する可能性があります。

仮に残業代請求が認められた場合、遅延損害金が発生するほか、裁判所より制裁として付加金の支払いが命じられるなど、会社は多額の損害を負う可能性が高いです。これらのリスクを避けるためにも、従業員からの残業代請求には誠実に応じることが重要です。

従業員から残業代を請求された場合の対応

残業代請求は、従業員から直接交渉を求められるか、内容証明郵便の送付によってなされることが通例です。
また、会社からのレスポンスが遅いと、従業員が時効の成立を回避するべく、労働審判や訴訟などの法的手段を取る可能性が高まるため、速やかに対応することが重要です。

ただし、請求内容に誤りがある可能性もあるため、すぐに支払いに応じるのは避けましょう。実際のケースでも、残業代の計算方法に誤りがあったり、そもそも請求権利自体がなかったりするケースも珍しくありません。

そこで、まずは以下のような対応をし、請求に応じるべきか慎重に判断することが重要です。

• 従業員の請求に反論の余地があるかを検討する
• 支払い義務のある残業代を計算する
• 和解と反論のどちらで対応するかを決める
• 労使間の話し合いにより解決を目指す
• 労働審判や訴訟に対応する
• 残業問題に詳しい弁護士に依頼する

従業員の請求に反論の余地があるかを検討する

従業員に未払い残業代を請求されても、直ちに支払いに応じる必要はありません。

まずは従業員の主張に誤りがないか確認し、反論の余地がないかを検討することが重要です。具体的には、「どのように残業代を計算したのか」「残業時間はどのようにカウントしたのか」などについてヒアリングを行い、誤りがないか確認しましょう。

例えば、会社と従業員の間で労働時間の認識に相違がある場合、タイムカードやパソコンのログなど客観的な勤怠データをもとに、適切な労働時間を証明する必要があります。

支払い義務のある残業代を計算する

従業員から未払い残業代を請求された場合、タイムカード等の勤怠データをもとに、適切な残業代を計算する必要があります。従業員からの請求額と差異があるときは、どちらの主張が正しいのかしっかり見極めることが重要です。

ただし、会社側の計算が誤っている可能性もあるため、ご不安な場合は早めに弁護士に相談することをおすすめします。

和解と反論のどちらで対応するかを決める

残業代の計算結果をみて、和解と反論どちらの方法で対応していくかを決めます。

従業員の請求が法的に正しく妥当であった場合、たとえ争ったとしても裁判等で従業員の請求が認められる可能性が高いです。早期解決のためにも和解を目指した方が良いでしょう。
和解するのであれば、後日のトラブル防止のため、合意書を取り交わすなど証拠を残しておくことが重要です。

また、和解金に相場はありませんが、残業代請求額の大きさや証拠の有無、遅延損害金などを考慮して、お互いに話し合って決めるのが通例です。
一方、従業員の請求が妥当でなく、主張内容に反論の余地がある場合は、労働審判や裁判の場で反論していくことになるでしょう。

残業代請求を和解で解決する際の注意点については、以下の記事で紹介しています。

労使間の話し合いにより解決を目指す

労働審判や裁判に発展すると、解決までに多くの時間と労力を要します。また、これらの手続きでは専門知識が不可欠なので、事業主の方だけで対応するのは非常に困難です。

そのため、まずは労使間で話し合い、和解による解決を目指すのが望ましいでしょう。

労働審判や訴訟に対応する

話し合いによる解決が見込めない場合、従業員から労働審判や裁判を申し立てられる可能性があります。
労働審判や裁判では、こちらの主張が正しいことを客観的に証明する必要があるため、より徹底的な準備が求められます。

なお、仮に従業員の主張に誤りがあったとしても、労働審判や裁判にはきちんと応じましょう。答弁書の提出を怠ったり、無断で期日を欠席したりすると、従業員側の請求がそのまま認められてしまうリスクがあるため注意が必要です。

また、労働審判や裁判では、こちらの主張を明確化し、それらを裏付ける客観的証拠を揃えなければなりません。
まずは申立書や訴状の内容をしっかり確認し、認める部分と認めない部分を整理しましょう。同時に、争う部分についてはどのように争うのか、どんな根拠に基づくのか等を明確化し、証拠と合わせて提示することが重要です。

労働審判で会社側が主張すべき反論については、以下の記事で詳しく解説しています。

残業問題に詳しい弁護士に依頼する

未払い残業代については、労働時間の該当性やみなし残業代の有効性、管理監督者の該当性、時効など複雑な論点が絡んでくるため、法的知識がなければ適切な反論をするのが困難です。例えば、会社にとって有利な事情だと考えて主張していたものが、会社にとって実は不利であるということもあり得ます。

従業員の主張に適切に反論するには、労働法や労働訴訟に関する専門知識、経験等が欠かせません。残業問題に詳しい弁護士に相談・依頼し、アドバイスやサポートを受けるのが望ましいでしょう。

特に、労働審判や裁判に発展した場合、複雑な手続きに対応するだけでなく、こちらの主張を証明するための徹底的な準備が必要となります。そのため、弁護士への依頼は必須といえるでしょう。

残業代請求に対する会社側の5つの反論ポイント

会社側が検討すべき反論として、以下が挙げられます。

• ① 従業員が主張している労働時間に誤りがある
• ② 会社側が残業を禁止していた
• ③ 従業員が管理監督者に該当している
• ④ 固定残業代（みなし残業代）を支給している
• ⑤ 残業代請求の消滅時効が成立している

【ポイント1】従業員が主張している労働時間に誤りがある

従業員が、労働時間であると主張している時間帯に、実際には労務の提供がなされていないという事案はよくあります。

その場合には、実態がどうであったのか、その実態を立証することができそうか、当該実態が法的に労働時間には該当しないといった点について、反論していくことになります。

残業時間を立証する際のポイントは、以下の記事で解説しています。

【ポイント2】会社側が残業を禁止していた

会社側が残業を禁止していた場合、残業代の支払いを拒否できる可能性があります。

ただし、制度上は残業を禁止していても、従業員が残業をしている状況を放置していたような場合は、「黙示の残業許可」があると判断され、残業代が発生する可能性があります。

このリスクを防ぐには、“残業を禁止する旨“を書面やメールなど客観的な方法によって社内で周知しておくことが重要です。

【ポイント3】従業員が管理監督者に該当している

管理監督者に該当する従業員については、残業代を支払う必要がありません。

ただし、管理監督者の該当性については厳しく判断される傾向があるため、判断に悩まれる場合は一度弁護士に相談することをおすすめします。安易に管理監督者として扱うと、要件を満たさないとして、残業代の支払いを命じられるおそれがあります。

管理監督者の扱いについては、以下の記事で解説しています。

【ポイント4】固定残業代(みなし残業代)を支給している

固定残業制とは、毎月一定時間残業することを見越して、一定の残業代を基本給に上乗せして支払う制度です。実際の残業時間に関係なく、毎月一定の“固定残業代”を支払います。

固定残業代をきちんと支払っており、かつ、実際の残業時間があらかじめ想定した時間内に収まっている場合は、プラスで残業代を支払う必要はありません。

固定残業制は、営業職や運送ドライバー、研究開発、コンサルタントなどに適用されるケースが多いです。
ただし、適切に運用しないと固定残業制自体が無効になり、高額の残業代支払いを命じられるおそれもあるため、導入する際は注意が必要です。

固定残業制が違法になる具体的なケースは、以下の記事で紹介しています。

【ポイント5】残業代請求の消滅時効が成立している

残業代請求権は5年（当面は3年）で消滅時効にかかるため、すでに時効が成立していれば支払いに応じる必要はありません。

なお、以前まで賃金請求権の時効は2年でしたが、2020年の法改正により5年に延長されました。そのため、労働者に未払い残業代を請求されるリスクは高くなる点に注意が必要です。

なお、法改正後の時効成立までの期間は5年ですが、経過措置により「当面は3年」とされています。

残業代請求の訴訟で会社側の反論が認められた裁判例

従業員からの残業代請求に対応する際の注意点

残業代請求を無視しない

未払い残業代請求を無視することは好ましくありません。
請求を無視すると、労働基準監督署から調査が入り是正勧告を受ける可能性があります。また、労基署による勧告を無視し続けると、最終的には刑事罰の対象となります。

また、従業員から労働審判や裁判等の手続きを起こされる可能性も高くなります。最終的に残業代請求が認められれば、支払いが遅れたことによる「遅延損害金」が発生したり、裁判所からペナルティとして残業代と同額を上限とする「付加金」の支払いが命じられたりするなど、会社は多額の損害を負うことが予想されます。

そのため、従業員から請求があった場合は無視せず、誠実に対応することが重要です。

残業代請求によって消滅時効が中断されてしまう

残業代請求については、給料日の翌日から3年で消滅時効が成立します。
ただし、時効が成立する前に一定の事由（時効の完成猶予と時効の更新）が生じると、残業代請求権の時効が阻止されるため注意が必要です。

例えば、従業員から内容証明郵便で残業代の支払い催告を受けると、時効の完成が６ヶ月間猶予（一時停止）されます。
この猶予期間に会社との示談が成立しなかった場合に、従業員が労働審判や裁判などを申し立てると、これらの手続きが終了するまでの間、時効の完成が猶予されます。さらに、判決などにより残業代請求権があることが確定したときには、その時点で時効が更新（リセット）され、時効期間が10年延長されることになります。

労働基準監督署の調査へは誠実な対応が必要

未払い残業代がある場合、従業員の通報により労働基準監督署から調査が入る可能性があります。

調査の結果、法律違反が発覚した場合は、労基署から「是正勧告」を受けることがあります。また、法令違反はなくとも、改善の必要がある場合は「指導」がなされるのが一般的です。

なお、労基署の調査は抜き打ちで行われる場合もあるため注意が必要です。
立入り調査を拒否したり、是正勧告を無視して改善しなかったりした場合は、企業名の公表や、悪質な場合は刑事罰の対象となる可能性があります。労働基準監督署から問い合わせを受けた場合は、誠実に対応することが求められます。

労基署の調査を受ける際のポイントは、以下の記事で解説しています。

労働時間の管理体制を見直す

従業員に未払い残業代を請求された場合、その問題に対処するだけでなく、自社の労働時間の管理体制に問題がなかったか確認することが重要です。

労働時間の管理がずさんな場合や、サービス残業が横行している場合、再度同じような問題が発生する可能性が高いため早急に改善を図る必要があります。具体的には、以下のような改善方法が考えられます。

• 勤怠管理システムの利用（タイムカード、ICカード、パソコンのオンオフ等）
• 残業の事前申請制の導入
• 変形労働時間制の実施

ただし、これらの制度設計には専門知識が必要ですし、導入後も適切に運用していかなければなりません。弁護士に依頼することで、制度の導入からその後の運用まで幅広いサポートを受けることが可能です。

弁護士に残業代請求の対応を依頼するメリット

残業代請求に応じるべきかどうかアドバイスできる

弁護士であれば、従業員からの残業代請求が適切なものかどうか法的に判断できます。また、残業代の計算方法や労働時間のカウントについても熟知しているため、会社が必要以上の金額を支払ってしまうリスクを防ぐこともできます。

また、残業代請求に応じない場合も、従業員の理解を得られるよう真摯に対応することが重要です。弁護士に依頼することで、従業員との交渉や和解に向けた対応もすべて任せられるため、事業主にとって心強い味方となるでしょう。

労働審判や訴訟に発展した場合でも対応できる

話し合いでの解決ができない場合、労働審判や訴訟に発展する可能性があります。

労働審判や訴訟では、こちらの主張を裏付ける客観的証拠を揃えたうえで臨む必要があるため、準備だけでも多くの手間と時間がかかります。
また、解決までに数年かかるケースも珍しくないので、その間事業が疎かになる事態も想定されます。その結果、経営状況が悪化したり、他の従業員からの不満を招いたりと様々なデメリットも起こり得ます。

弁護士に依頼すれば、労働審判や訴訟に向けた準備・対策をすべて任せられるため、会社に有利な結果になる可能性が高くなります。また、煩雑な事務手続きも弁護士が行いますので、事業主の方は通常の業務に集中しながら手続きを進めることが可能です。

残業代以外の労務問題についても相談できる

会社は、残業代請求以外にも以下のような労働トラブルのリスクを負っています。

• セクハラ
• パワハラ
• 不当解雇
• 長時間労働
• 労働災害　など

これらの問題は日常的に起こり得るため、すぐに弁護士に相談できるよう「顧問契約」を締結しておくのもおすすめです。
顧問契約を結ぶことで、弁護士も会社の実態を把握しやすいため、問題が発生した際もスムーズに解決できる可能性があります。

残業代請求に関するよくある質問

従業員からの残業代請求に反論する場合、どのような証拠が必要となりますか？

状況によって、様々な証拠が想定されます。
例えば、残業を事前許可制にしているにもかかわらず、従業員が無断で残業していたケースです。

この場合、上長が「残業を許可していないこと」や「残業を止めるよう注意したこと」を証明できれば、反論が認められやすいと考えられます。注意する際は、メールや文書など客観的な方法で伝えるようにしましょう。

従業員からタイムカード等の開示を求められた場合、これに応じる義務はありますか？

法律上、会社が従業員に対して、タイムカード等を開示する義務はありません。

ただし、訴訟等に発展した場合、従業員は“文書送付嘱託”や“文書提出命令”といった手段で開示を法的に求めることができます。よって、理由もなくタイムカード等の開示を拒否することは、紛争を悪化させるリスクを高めるおそれがあるためおすすめできません。

退職した元従業員から未払い残業代を請求された場合、会社側に支払い義務がありますか？

時効が成立していなければ、元従業員からの残業代請求にも応じる義務があります。

2020年4月の法改正により、残業代請求権の時効が5年（当面は３年）に延長されたため、退職済の従業員から未払い残業代を請求されるリスクも高くなると考えられます。

従業員から残業代を請求されたら、お早めに弁護士法人ALGまでご相談ください

残業代の支払いは会社の義務なので、未払い残業代がある場合は高額の支払いを求められたり、罰則が科されたりするおそれがあります。そのため、従業員から残業代を請求された場合は真摯に対応することが重要です。

しかし、未払い残業代については、固定残業代制の有効性や労働時間の該当性など法的な論点が絡むため、専門知識がないと適切に判断するのは困難です。

弁護士法人ALGには、労務問題について専門的経験を有する弁護士が多数所属しています。残業代請求の対応方法について的確にアドバイスすることが可能ですので、（元）従業員から残業代の請求を受けた場合はぜひ一度ご相談ください。