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年次有給休暇の義務化における「時季指定」について

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

労働者のワークライフバランスの実現を目的とする「働き方改革」の一環として、年次有給休暇の取得を促すため、使用者には「年次有給休暇の時季指定による付与」が義務化されました。
そのため、使用者は、ルールを正確に把握したうえで、対象となる労働者に年5日の年次有給休暇を適切に取得させる必要があります。

では、具体的にどのような労働者が対象になるのでしょうか?また、必ず時季指定を行わなければならないのでしょうか?
こうした疑問に答えるため、ここでは使用者による年次有給休暇の時季指定に焦点を絞って、その概要や注意点などについてお伝えします。次項より詳しくみていきましょう。

年次有給休暇の時季指定義務

年次有給休暇の時季指定とは、労働者に年次有給休暇を取得させる方法のひとつであり、年次有給休暇が年間10日以上付与される労働者に対して、事業主が5日分の時期(時季)を特定して年休を取得させる方法です。
※労働基準法上、季節を含む趣旨で「時季」という用語が用いられていますが、ここでは具体的時期(日・期間)という意味で理解して差支えはありません。

年次有給休暇は、労働者が請求したとおりの時期に取得させるのが基本です。しかし、日本では職場への遠慮や取得することへのプレッシャーなどが原因で、年次有給休暇の取得率が低く、取得を促進させる必要がありました。

そのため、働き方改革の一環として労働基準法が改正され、平成31年4月から、使用者には労働者に年間5日以上の年次有給休暇を取得させることが義務づけられました。

下記の記事でも、働き方改革による年次有給休暇の取得の義務化について解説しています。年次有給休暇を取得させるための具体的な方法などを紹介しているので、ぜひ併せてご覧ください。

働き方改革で年5日の有給取得が義務化に

「時季変更権」との違い

年次有給休暇の「時季指定」と「時季変更権」は、名前は似ていますが異なる制度です。

時季変更権とは、労働者の時季指定権の行使により具体的に定められた年休日を使用者が変更する権利をいいます(労基法39条5項)。労働者の請求どおりに年次有給休暇を取得させると事業の正常な運営が妨げられる場合に、使用者は時季変更権を行使することで年休日を変更することができます。

これに対して、使用者による時季指定は、年休を確実に取得させるために使用者に課せられた年休付与義務を果たすためにされるものです。

どちらも使用者に向けられた制度ですが、権利と義務という真逆の性質がある点でまったく異なる制度だといえます。

時季変更権について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

年次有給休暇の時季変更権について

「計画的付与制度」との違い

年次有給休暇の計画的付与制度とは、労使協定に基づいて、使用者が労働者の年次有給休暇の取得日をあらかじめ指定できる制度です(労基法39条6項)。

計画的付与制度も使用者による時季指定も、どちらも使用者が特定の年休日を決められる制度です。しかし、計画的付与制度は、次の点で時季指定と異なります。

  • 義務ではない
  • 制度を導入するために労使協定を結ぶ必要がある
  • 時期の特定について労働者の希望を聞き、意見を尊重する必要がない
  • 労働者は指定された年休日を拒否できない

計画的付与制度に関するより詳細な説明は、下記の記事でご覧いただけます。

年次有給休暇の計画的付与

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時季指定の対象となる労働者

時季指定の対象となるのは、年次有給休暇が年間10日以上付与される労働者に限られます。正社員だけでなく、フルタイムではないパートタイム労働者等も、10日以上の年次有給休暇を付与されていれば対象となります。また、一般の労働者だけでなく、管理監督者も対象となるので注意が必要です。

なお、年間に付与される年次有給休暇の日数を数える際に、前年度の繰越し分は含めません。あくまで1年間に付与される年休の日数が10日分以上かどうかを判断します。

繰越し分の年次有給休暇の取扱いについて詳しく知りたい方は、以下のページを併せてご覧ください。

未消化分の有給休暇の取扱い

時季指定が不要となるケース

年次有給休暇の時季指定は、年次有給休暇の取得を促進することを目的としていますので、
・労働者が時季を指定して年次有給休暇を取得した日数
・使用者が年次有給休暇の計画的付与制度により年休を付与した日数
の合計が年5日を上回っている場合は、時季指定を行う必要はなく、することすらできません。

また、労働者が退職を申し出た日から実際に退職する日までの日数が5日に満たないなど、労働日が時季指定によって取得させる必要のある年休の日数を下回ることもあるでしょう。この場合、必要な日数の年休分を取得させることができませんので、時季指定は不要となります。

退職時の年次有給休暇の取扱いに関する詳しい説明は、下記の記事でご確認いただけるので、ぜひご覧ください。

退職時の有給休暇

就業規則に定める必要性について

休暇に関する事項は、就業規則に必ず記載しなければならない絶対的必要記載事項(労基法89条1号)です。そのため、使用者が年次有給休暇の時季指定を行う場合は、その旨を就業規則に定めなければなりません。 具体的には、下記の例のように、対象となる労働者の範囲日時の指定方法などについて記載する必要があります。

【就業規則への記載例】

第○○条
年次有給休暇が10日以上与えられた労働者に対しては、付与日から1年以内に、当該労働者の有する年次有給休暇日数のうち5日について、会社が労働者の意見を聴取し、その意見を尊重したうえで、あらかじめ時季を指定して取得させる。

ただし、労働者が自らの請求により年次有給休暇を取得した場合(使用者が時季変更権を行使した場合も含む)又は労使協定に基づく年次有給休暇の計画的付与により年次有給休暇を取得した場合は、当該取得した日数を5日から控除するものとする。

なお、就業規則に記載せずに時季指定をすること自体はできると思われますが、労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科される可能性があります(労基法120条1号)。

不利益変更に関する注意点

就業規則によって会社が独自に定めている休暇(例:夏季休暇、年末年始休暇)や、休日としていた曜日(例:土曜日、日曜日、祝日)を年次有給休暇に振り替えて対応することは、就業規則の不利益変更に当たります。

そもそも、労働基準法が改正され、年5日の年次有給休暇の時季指定が義務化されたのは、年次有給休暇の取得を促進することが目的でした。つまり、労働者の休暇・休日を減らすことは法の趣旨に反します。
したがって、このような時季指定は無効となる可能性があります。

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時季指定を実施する方法

時季指定は、次のような手順で実施します。

  1. 時季指定が必要な労働者を特定する
    時季指定は、年間10日以上の年次有給休暇が付与される労働者のうち、実際に年休を取得した日数が年5日に満たない労働者に対して行うので、対象者を特定する必要があります。
  2. 対象となる労働者から時季について意見を聴き取る
    年次有給休暇の時季を指定する際には、対象となる労働者の意見を聴かなければなりません。
  3. 労働者の意見を尊重しつつ時季を指定する
    年次有給休暇の時季を指定する際には、聴き取った意見を尊重するよう努めければなりません。

時季指定を実施するタイミング

時季指定は、各労働者の年次有給休暇の取得状況やこれまでの取得傾向を考慮して、それぞれ適切なタイミングで実施します。

つまり、時季指定を行うタイミングに決まりはありません。年次有給休暇の付与日(以下、基準日とします)から1年以内に、確実に5日の年次有給休暇を取得させられるタイミングであれば構いません。

ただし、年次有給休暇は本来労働者本人が時期を指定して取得するものなので、使用者はこの労働者の権利を妨げないように気をつける必要があります。

そこで、時期指定を実施するタイミングとしては、次のような案が考えられます。

  • 基準日から一定期間経過した後も、取得日数が5日に満たない労働者の場合
    ⇒基準日から半年経った時点で、5日に満たない日数について時季指定を行う
  • 毎年、年次有給休暇の取得日数がかなり少ない労働者の場合
    ⇒基準日に5日分の時季指定を行う

労働者の意見聴取の必要性

年次有給休暇の取得はあくまでも労働者の権利ですから、使用者が時季指定を行う際には、労働者の希望に沿えるよう最大限努力する必要があります。具体的には、年休を取得させる時季について労働者から意見を聴き取り、その意見を尊重して時季を決定しなければなりません。

労働者から意見を聴き取らないで行った時季指定は、無効になると考えられています。

なお、労働者から意見を聴き取る方法は、法律上定められていません。
そのため、面談の場を設けて意見を聴き取る方法以外にも、通話やメールのやり取りで聴き取ることも可能です。

付与日が法定基準日と異なる場合の取り扱い

法定の基準日とは、法律で決められた年次有給休暇の付与日です。
※原則として、雇入れの日から6ヶ月を経過した日から1年ごとに区分した期間の初日

<法定の基準日より前に年次有給休暇を付与する場合>
例:入社日に年次有給休暇を付与するなど

使用者は、付与した日数の合計が10日に達した日から1年以内に5日分の年次有給休暇を労働者に取得させる義務を負います。つまり、年次有給休暇を前倒しで付与する分、使用者が義務を果たすべき期限も前倒しされることになります。

<入社2年目以降の年次有給休暇を前倒しで付与する場合>
例:社員全員の年次有給休暇の付与日を統一するケースなど

使用者が義務を果たさなければならない「1年」が重複することになります。このような場合、使用者は、1年目の付与日から2年目の期限までを合計した期間の長さに応じた日数の有休を、当該期間内に労働者に取得させれば良いとされています。

具体例を使ったより詳しい解説は、下記の記事でご確認いただけます。

有給を前倒し等で付与する場合

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半日単位・時間単位での時季指定

時季指定に関する意見聴取時、労働者から「半日単位で年次有給休暇を取得したい」といった希望を受けた場合には、使用者はこれに応じて半日単位で時季指定することが可能です。この場合、【半日単位での取得1回分は0.5日分】として計算します。

なお、使用者は、必ず労働者の希望に応じて半日単位での取得を認めなければならないわけではなく、あくまでも労働者の意見を尊重するのは、努力義務に留まります。

一方、時間単位で時季指定はできません。また、労働者が自ら時間単位での年次有給休暇を申請・取得した場合も、その時間分を「5日」から差し引くことは認められませんので注意が必要です。

半日・時間単位の年次有給休暇を導入する際の手続きや賃金の計算方法など、詳しい取扱いについては下記の記事で詳しく説明しています。ぜひご覧ください。

半日・時間単位の有給休暇

時季指定後の日程変更について

使用者が年次有給休暇の時季指定を行った後、指定した日程を変更することはできるのでしょうか?
「使用者側の都合により変更したい場合」と「労働者から変更の希望があった場合」に分けて、それぞれ確認してみましょう。

使用者側の都合により変更したい場合

時季指定後に、使用者が業務上の都合等を理由に日程を変更することはできます。
ただし、使用者側から一方的に変更できるわけではありません。日程の変更について改めて労働者の意見を聴取し、その意見を尊重したうえで新たな時季を指定する必要があります。

労働者から変更の希望があった場合

労働者から「時季指定した日程を変更したい」という希望があった場合はどうでしょうか。

この場合、労働者が一方的に日程を変更することはできず、使用者は労働者の希望に拘束されることはありません。ただ、使用者としては、労働者側が変更を希望するのであれば、再度意見を聴取し、その意見を尊重して日程の変更に応じることが望ましいでしょう。

また、時季指定日を変更した場合には、年次有給休暇管理簿の内容も忘れずに修正する必要があります。

年次有給休暇管理簿とは、労働者の年次有給休暇の取得状況を把握するために、労働者ごとの基準日・取得日数・取得した日付などをまとめた書類のことです。年次有給休暇の取得義務化に伴って、使用者に作成と3年間の保存が義務づけられました。

時季指定日に労働者を出勤させた場合

使用者が年休日として時季指定した日に、労働者を出勤させた場合(労働者が自主的に出勤し、それを容認した場合も含みます)、年次有給休暇を取得させたことにはなりません。
そのため、改めて時季指定をして年休を取得させる必要があります。

なぜなら、使用者に課せられた年次有給休暇の時季指定義務の内容には、実際に労働者に年休を取得させることまでが含まれているからです。

労働者が時季指定日に出勤したことにより、万が一、年5日の年次有給休暇を取得させられなかったときには、使用者は労働基準法違反として罰則が科されてしまう可能性があります。時季指定をしたからといって気を抜かないようにしましょう。

違法行為があった場合の罰則

年次有給休暇を年5日取得できなかった労働者が1人でもいる場合や、年次有給休暇の時季指定に関する規定が就業規則にないにもかかわらず時季指定を行った場合等には、労働基準法違反と判断され、罰則が科されるおそれがあります。

年次有給休暇に関連がある罰則については、以下のページで詳しく説明していますので、併せてご覧ください。

労働基準法違反への罰則

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この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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