就業規則とは｜企業の義務や作成手順などの基礎知識

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

就業規則は、常時10人以上の社員が働く事業場において、作成および労働基準監督署に対する届出が義務付けられています（労基法第89条）。
就業規則は社内の規律の維持などに欠かせないものであり、適切な内容を盛り込むことによって、労使トラブルを未然に防止することができます。
本ページでは、就業規則に関する疑問にお答えするべく、その概要や作成方法、変更する場合の注意点などについて解説していきます。

就業規則とは

就業規則とは、労働条件や社員が働く上で守るべき規律を会社が定めた規則集です。

労働基準法は、常時10人以上の労働者を雇用する事業場に、就業規則の作成・届出・周知を義務付けています。
職場内でのルールを明確にし、会社と労働者双方がルールを守ることで、労働者は安心して働くことができる上、労使トラブルを未然に防止することが可能です。また、解雇や懲戒処分、ハラスメントなど職場で起こる問題にも、就業規則をもとに、適切に対応することができます。

就業規則には、労働者の賃金や労働時間、退職、解雇など人事の取扱いや、服務規律、福利厚生などの内容を定めることが通例です。
「就業規則」というタイトルの規則だけでなく、「賃金規程」や「退職金規程」なども就業規則の一部を構成します。

就業規則の法的効力

就業規則には、職場で働くすべての労働者の労働条件を規律するという法的な効力があります。
ただし、就業規則であっても、労働基準法などの法令や労働協約の効力を覆すことはできません。
労働条件などをめぐる法的な効力の優先順位は、以下のとおりです。

法令（労働基準法等）　＞　労働協約　＞　就業規則　＞　労働契約

上の順位と下の順位の内容が異なる場合は、上の順位が優先され、下の順位は基本的に無効となります。
例えば、就業規則で定める基準未満の労働条件を定めた労働契約や、就業規則が法令や、労働協約に違反する部分があるような場合は、「その部分」について無効となります。
したがって、就業規則は法令や労働協約の内容と矛盾しないように作成しなければなりません。

なお、個別に結んだ労働契約の労働条件が、就業規則よりも有利な内容である場合には、労働契約の内容が優先されます。就業規則は労働条件の最低ラインを定めているにすぎないためです。

就業規則の労働契約に対する効力について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

就業規則の作成義務のある事業場

常時10人以上の労働者を雇用している事業場には、以下の対応が義務付けられています。

• 就業規則の作成
• 管轄の労働基準監督署への届出
• 労働者への周知

「常時10人以上の労働者を雇用」とは、雇用形態にかかわらず、常に雇用している労働者が10人以上いる状態をいいます。正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトなども含まれます。
また、「事業場」とは、本社や支社、店舗、工場など会社の業務が行われる場所を指し、「常時10人以上」は、事業場単位でカウントします。

就業規則の作成・届出・周知義務に違反すると、30万円以下の罰金が科せられるおそれがあるため注意が必要です。
なお、常時10人未満の事業場には就業規則の作成義務はありませんが、労使トラブル防止のためにも、作成しておくことが望ましいといえます。

就業規則の適用範囲

就業規則の適用対象は「労働者」であり、特段制限を設けなければ、正社員だけでなく契約社員、パート・アルバイト、派遣社員などの雇用形態を問わず適用されます。これは、労働基準法９条により、「労働者」とは会社に雇用されるすべての労働者を指すためです。

もっとも、会社役員や業務委託（外注）スタッフには原則として就業規則は適用されません。ただし、それらの立場が名目的なものであり、実態は雇用された労働者と同じであると判断されるケースでは、就業規則の効力が及ぶと判断される可能性があります。

なお、会社によっては、パート等に対し、賞与や退職金を支給していない場合もあるでしょう。
就業規則の適用範囲が不明確であると、パート等を含むすべての従業員に、正社員用の就業規則が適用されてしまうおそれがあります。そのため、就業規則の作成においては、その適用を受ける従業員の範囲を明記することが重要です。

就業規則の適用範囲について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

就業規則を作成する目的

就業規則を作成する目的として、以下が挙げられます。

●トラブル発生時の対処
無断欠勤や遅刻を繰り返す問題社員がいても、労働者の処分に関するルールが就業規則に定められていなければ、減給や解雇等の懲戒処分を行えません。仮に、就業規則を作成せず懲戒処分を行うと、無効な懲戒処分であるとして、裁判等で会社側が不利になります。

●事務処理の負担軽減
就業規則を作成すると、労働条件等を各労働者について個別に決める必要がなくなるので、事務処理の負担が軽くなります。

●人材定着率の向上
就業規則によって、給与や退職金、育児・介護休業等の事項が明確に定められていれば、従業員が自分の労働条件を理解しながら安心して働けるため、人材の定着率を高めることが期待されます。

●会社の秩序や利益を守る
例えば、宗教活動やビラ配布、ハラスメントなどを禁止したり、秘密情報の漏えい防止規定を設けたりすることで、就業規則で禁止する事項を事前に抑止し、会社秩序を守ることが可能です。

就業規則がない企業のリスク

就業規則を作成する義務があるにもかかわらずこれを作成しなかった場合、罰金が科せられるおそれがあります。
また、就業規則を作成する義務がない場合であっても、作成しないことで次のような不利益が生じるリスクがあります。

• 会社都合で年次有給休暇を付与できない
• 労働者に懲戒処分を行うことができない
• 急な退職に対応しなくてはならない
• 雇用関係助成金の申請ができない

これらのリスクについて、以下で解説します。

会社都合で年次有給休暇を付与できない

年次有給休暇の計画的付与とは、あらかじめ有給休暇の取得日を決めておき、その日に有給休暇を取得させる制度です。計画的付与の対象とすることのできる日数（会社側の都合で付与できる日数）は、年次有給休暇の日数のうち、各人の5日を超えた部分となっています。

計画的付与を行うためには、事前の就業規則への明記と、労使協定による合意が必要です。
就業規則がないと、制度を導入することができず、原則どおり、各従業員に年次有給休暇を5日確実に取得させる必要が生じ、管理に手間がかかってしまいます。

労働者に懲戒処分を行うことができない

就業規則に、減給や出勤停止といった懲戒処分の規定がなければ、懲戒処分に値する行動をした労働者に対して、懲戒処分を行うことができません。したがって、就業規則が作成されていなければ、適正に労働者を管理・監督できません。

急な退職に対応しなくてはならない

法律上、労働者は2週間前の申し出により、会社を退職することができます。
しかし、後任への引き継ぎなどの問題から、申し出から2週間での退職は難しいという実情があります。

これについて、就業規則により、退職について会社独自のルールを定めることが可能です。例えば、引き継ぎに必要な期間を考えて、退職の申告時期を退職予定日の1ヶ月前として、就業規則に定める会社はよく見受けられます。

しかし、就業規則においてそのような定めが置かれてない場合は、2週間前の申し出による急な退職に対応する必要が生じるため、引き継ぎをスムーズに行えず、トラブルが発生するおそれがあります。

雇用関係助成金の申請ができない

厚生労働省からの公的な給付金である、雇用関係助成金の受給要件のひとつとして、就業規則の作成と備え付けが含まれていることは少なくありません。そのため、就業規則を作成していないと、助成金を迅速に受給することができません。

就業規則を作成する手順

就業規則を作成する手順は、以下のとおりです。

• ①就業規則の原案作成
• ②労働者からの意見聴取
• ③就業規則の届出
• ④就業規則の周知

これらの手続きすべてが、常時10人以上の労働者を雇用する使用者に課せられた義務です。
労働基準法等の法令に違反しないよう、細心の注意を払うことが必要です。

就業規則の作成方法について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

①就業規則の原案作成

就業規則の原案は、会社内の人事・労務部門で作成するのが通例です。
厚労省のモデル就業規則を参考に、職場の状況を反映させて、法令に違反しないよう、また、記入漏れがないよう、慎重に作成します。

モデル就業規則には、時代の要請にあわせて副業等についても規定されているので、参考にすると良いでしょう。また、就業規則の作成は法令違反のチェック等が欠かせないため、弁護士など法律の専門家に相談しながら作成することも有用です。

就業規則の作成方法としては、いわゆる「本則」にはメインの規程だけを定め、詳しい内容については「別規定」として定めることができます。他にも、職種ごと、雇用形態ごとに就業規則を作成することや、記載事項ごとに規程を分けることも可能です。

就業規則の記載事項

就業規則に記載するべき事項として、以下の３つが挙げられます。

• ①絶対的必要記載事項：必ず記載しなければならない事項。労働時間や賃金、退職など。
• ②相対的必要記載事項：ルールを設ける場合は、必ず記載しなければならない事項。退職金や職業訓練、表彰・制裁など。
• ③任意記載事項：記載を会社の判断で決められる事項。企業理念や服務規律など。

これらの事項に基づき、業種や雇用形態に合わせて就業規則を作成します。
必要とされる記載事項を欠く場合は、30万円以下の罰金が科せられる対象となるため、記入漏れのないよう注意する必要があります。
なお、記載事項を一部欠いた就業規則であっても、周知の要件等を満たしている限り、有効となります。

就業規則の記載内容について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

テンプレートやモデル就業規則を利用する際の注意点

厚生労働省がモデル就業規則を掲載していますが、モデル就業規則やテンプレートのようなものを利用すると、自社に合わない就業規則になってしまうおそれがあります。例えば、労働者の多数をアルバイトが占めている会社では、そのことを前提とした就業規則を作ることが望ましいと考えられます。

また、インターネット上に残っている古いものを利用してしまうと、現行の法律や新たな労働問題に対応しておらず、必要な記載が漏れてしまうおそれがあることに注意が必要です。ハラスメントや精神疾患を発症した労働者等に対応できるのかについても、十分に検討するべきでしょう。

②労働者からの意見聴取

就業規則を作成したら、労働者代表の意見を聴かなければなりません。

労働者代表とは、「労働者の過半数で組織する労働組合」又は「労働者の過半数を代表する者」をいいます。過半数代表者は投票や挙手など民主的な方法で選出する必要があり、会社側から指名した社員や部長などの役職者を選出することはできません。

意見聴取は、労働者に就業規則の内容をチェックさせ、一定の範囲内で意見を陳述する機会を与えることを目的としたものです。労働者代表と話し合い、場合によっては就業規則の原案を修正することも検討しなければなりません。
聴取した意見は、「意見書」として書面にまとめ、署名か記名・押印を得ておく必要があります。

労働者からの意見聴取については、以下のページで詳しく解説しています。

③就業規則の届出

常時10人以上の労働者を雇用する事業場においては、就業規則を作成する義務だけでなく、作成した就業規則を管轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。
届け出る前には、労働者の過半数で組織する労働組合又は労働者の過半数を代表する者等の意見を聴取して意見書を作成し、就業規則とともに、労基署に届け出なければなりません。

なお、意見書の内容は必ずしも労働者が同意するものである必要はなく、反対意見が書かれていても、就業規則が不受理になることはありません。ただし、円滑な事業活動に支障が及ばないよう、ある程度の意見調整は必要でしょう。

④就業規則の周知

就業規則は、作成して労基署に届け出るだけでなく、労働者に周知することが義務付けられています。
もしも周知しなければ、就業規則は効力を持たないことになってしまいます。

周知するとは、簡単にいえば「労働者が誰でも見られる状態にしておく」ということです。
周知は、以下のいずれかの方法で行う必要があります。

• 常時各作業場の見やすい場所に掲示し、又は備え付ける
• 印刷して労働者に配布する
• データ化して会社のパソコン等でいつでも閲覧できるようにしておく

就業規則の周知義務を怠った場合は、労基署から是正勧告を受けたり、悪質な場合は、30万円以下の罰金が科せられたりする場合があるため注意が必要です。

就業規則の周知義務について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

就業規則の変更について

就業規則の変更は、会社側で勝手に行うことはできません。
その場合、変更案を作成し、労働者側の意見を聴取して意見書を作成し、労働基準監督署へ変更届を提出しなければなりません。つまり、新たな就業規則を作成する場合と同様の手順を踏む必要があります。

不利益変更をする場合の注意点

就業規則の不利益変更とは、労働者の収入や待遇等が引き下げられるような変更であり、例えば給料や休日の削減、手当や福利厚生の廃止などが挙げられます。

就業規則の変更は、会社の判断で行えるものですが、不利益変更である場合は、原則として労働者との個別の同意が必要です。ただし、就業規則の変更に反対する労働者がいたとしても、変更に合理性があり、変更した就業規則を周知した場合は、変更後の労働条件も有効であると認められています。

この合理性は、以下の要素をもとに判断されます。

• 労働者の受ける不利益の程度
• 労働条件の変更の必要性
• 変更後の就業規則の内容の相当性
• 労働組合等との交渉状況
• 代償措置や経過措置の有無など

就業規則の変更は会社にとって大きな負担となりますが、法令改正への対応や、テレワークの導入など、就業規則を見直すことで、時代に即した労働環境を作れるというメリットがあります。

就業規則の不利益変更について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧下さい。