就業規則の周知義務とは│従業員への周知方法や違反時の罰則など

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

就業規則は作成するだけでなく、労働者に周知することも義務付けられています。

これは労働基準法で定められた義務ですので、事業主は適切な方法やタイミングで周知を行わなければなりません。
周知義務を怠った場合、就業規則が無効になったり、罰則を受けたりするリスクがあるため注意が必要です。

本記事では、就業規則の周知方法や注意点、違反した場合の罰則などを詳しく解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。

就業規則の周知義務

就業規則の作成後は、労働者全員に向けて周知することが義務付けられています。また、労働者がいつでも内容を確認できるよう、周知方法にも配慮する必要があります（労働基準法106条1項）。

周知義務の目的は、労使間で労働条件の認識を統一させ、トラブルを回避することにあります。
また、労働条件が明示されることで、労働者も安心して働けるようになります。そのほか、懲罰規定なども周知されるため、不正抑止の効果も期待できます。

なお、就業規則の効力は「労働者にその内容が周知された日」から発生します。その他の手続きを踏んでいても、最終的に労働者に周知されなければ、当該就業規則は無効となります。

周知のタイミング

就業規則を作成・変更したら、なるべく早く労働者へ周知しましょう。
周知のタイミングとしては、労働基準監督署に届け出る前が望ましいとされています。これは、届出前に周知することで、より多くの意見を踏まえた意見書を作成できるためです。

また、届出完了後だと、決定事項だけを周知することになるため、労働者の困惑や不信感を招く可能性もあります。

周知する労働者の範囲

就業規則の周知対象は、正社員だけでなく、パートやアルバイト、契約社員なども含めた「全労働者」です。よって、一部の労働者だけに周知した場合、当該就業規則は無効となります。

ただし、業務委託契約や請負契約に基づいて業務を行う者については周知対象外となります。これらの労働者は自社と雇用契約がなく、就業規則も適用されないためです。

また、派遣労働者についても周知義務はありません。
派遣労働者の雇用主は「派遣元」であり、就業規則も派遣元のものが適用されます。よって、派遣先の就業規則は適用されず、周知する必要もありません。ただし、派遣元の就業規則において「派遣先の就業規則の遵守」という内容が含まれている場合などは、適用される部分を周知することが適切だと考えられます。

周知する内容の範囲

就業規則とは別に、「給与規程」や「退職金規程」などの内規がある場合、基本的にそれらも周知する義務があります。

ただし、情報管理規程や経理規程など、労働条件と関わりが薄いものについては、必ずしも開示する必要はないとされています。
また、社内に明文化されていない慣行（習慣によるルール）がある場合、その慣行が就業規則よりも優先するものとして扱われる可能性があります。

例えば、本来よりも長い休憩を取ることが慣行になっていれば、就業規則上の休憩時間を超過していることを理由に、注意や処分をするのは難しくなります。
そこで、あらかじめ慣行を否定するルールを明文化し、周知しておくと良いでしょう。

従業員が10人未満の場合の周知義務

従業員数が10人未満の企業については、就業規則を作成・周知する義務はありません。
しかし、就業規則は社内のルールを統一させるために重要な手段です。また、労働条件を明示することで、労使トラブルの発生を未然に防ぐこともできます。

そのため、企業規模にかかわらず、社内ルールや労働条件は明文化し、労働者に周知することが望ましいでしょう。

就業規則の周知方法

就業規則の周知方法としては、以下の3つが例示されています（労働基準法106条1項及び労働基準法施行規則52条の2）。

• 閲覧できる場所への提示
• 書面での交付
• データの共有

閲覧できる場所への掲示

労働者がいつでも就業規則を閲覧できるよう、見やすい場所に掲示するか、冊子にして備え付けておく方法です。掲示場所としては、事務所の掲示板、休憩室、更衣室、給湯室などが考えられます。
また、複数の事業場（支店、店舗、工場など）がある場合、それぞれの事業場で掲示または備え付けが必要です。

ただし、紙での管理となるため、就業規則の変更時は張り替えの手間がかかります。また、労働者が掲示内容に目を通さない可能性もあるため、閲覧をしっかり促す必要があるでしょう。

書面での交付

就業規則を印刷し、個々の労働者に配布する方法です。
ひとりひとりに確実に周知できますが、印刷代や用紙代がかかるのがデメリットです。

また、容易に外部に持ち出せるため、賃金規程などの機密情報が漏洩するリスクもあります。持ち出しを制限する、また、持ち出した者への罰則を設けるなどの対応を検討する必要があるでしょう。

データの共有

パソコンなどにデータ保存し、労働者がいつでもアクセスできるようにする方法です。
具体的には、会社のファイルサーバーやクラウドで共有するのが一般的です。テレワーク中など、社内にいない時でも閲覧できるのがメリットです。
また、データが保存されたパソコンを事業場に備え付けるという方法もあります。

ただし、パスワード等で閲覧制限がかかっていると、誰もが閲覧できる状態とはいえず、周知していることにならないので注意しましょう。

また、労働者が容易に外部へ持ち出せるため、データにダウンロード制限や印刷制限をかけるなどの対応も検討すべきでしょう。

就業規則の周知義務に違反した場合のリスク

就業規則の周知を怠ると、「周知義務違反」として罰則を科される可能性があります。
また、就業規則自体が無効になるなど、さまざまなリスクがあるため注意が必要です。以下で詳しくみていきましょう。

罰則を科されるおそれがある

就業規則の周知義務に違反した場合、管轄の労働基準監督署から、指導・是正勧告を受けることがあります。
また、違反行為が悪質である場合は、30万円以下の罰金を科されるおそれもあります（労基法120条）。

就業規則が無効となる

労働者が就業規則について「知らない」「もらってない」と認識している場合、周知されたとはいえないため、当該就業規則は無効となります。

もっとも、労働基準法106条などで定める方法によって「周知」されていなくとも、労働者の大半が就業規則の内容を知っている、または知り得る状態に置かれていていたのであれば、実質的に周知されていたとして、就業規則の効力は認められると考えられています（東京地方裁判所　平成18年1月25日判決、日音退職金請求事件）。

就業規則の周知義務違反とみなされた裁判例

就業規則の不利益変更を行う際の周知

不利益変更とは、就業規則などで定められた労働条件を、労働者に不利な内容へ変更することをいいます。例として、給与の引下げ、福利厚生の廃止、各種手当のカットなどが挙げられます。

なお、不利益変更は労働者の生活に大きな影響を与えるため、実施する場合は、原則として、労働者の個別同意が必要となります。よって、企業が一方的に行うことはできません。

ただし、以下の要素を考慮し、不利益変更に合理性が認められる場合、個別同意を得なくても就業規則を変更できる可能性があります。

• 労働者が被る不利益の程度
• 労働条件変更の必要性
• 変更後の内容の相当性
• 労働者側との交渉の経緯
• その他就業規則の変更にかかる事情

不利益変更の場合も、変更後の就業規則は労働者全員にしっかり周知する必要があります。周知を怠った場合や、適切な方法で周知しなかった場合、罰金や就業規則無効のリスクがあるため注意しましょう。