人事評価制度の導入手順と運用時の注意点

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

人事評価制度では、労働者の能力や成果が処遇に影響します。そのため、労働者のモチベーションアップや公平な賃金体系の整備などに有効な手段といえます。うまく活用できれば業績アップにもつながるため、企業での人事評価制度の導入事例が増えています。

ただし、評価基準や評価方法が不明確だと、十分な効果が得られない可能性があるため、適切な手順や方法を踏まえて導入する必要があるでしょう。

この記事では、人事評価制度の導入手順、運用する際の注意点などについて解説していきます。
導入を検討されている方は、ぜひご一読ください。

人事評価制度の導入手順

人事評価制度とは、従業員の能力や成果、目標達成度、働きぶりなどを評価し、報酬や等級などの処遇に反映させる制度です。事業主は定期的に評価を行い、評価結果をもとに労働者の昇格や昇給（又は降格や減給）について決定します。

人事評価の導入目的は、人材育成の促進や人材配置の最適化などにより、生産性を向上させ、究極的には、企業の業績をアップさせることにあります。
人事評価を導入する基本的な手順は、以下のとおりです。

【人事評価制度の導入手順】

1. 目的・目標の明確化
2. 評価項目・評価基準の策定
3. 社内規定の策定
4. 評価システム・フォーマットの導入
5. 労働者への説明

なお、人事評価制度の概要やメリット・デメリットは、以下のページで説明しています。併せてご覧ください。

①目的・目標の明確化

人事評価制度を導入し、企業として達成したい目的・目標を明確にします。一定の目的に基づき評価項目を作ることで、的確かつ効果的に制度を運用できるからです。

なお、目的や目標は、企業の経営戦略や課題などによって異なります。例えば、「評価結果を給与や賞与に反映したい」などの短期的な目的や、「人材を育成したい」「売上げをアップさせたい」などの中長期的な目標も挙げられるでしょう。

なお、目標を決める際は、企業の理念や行動指針を参考にするとスムーズです。また、経営層だけでなく、現場の管理職や従業員の意見もヒアリングし、自社の現状を把握することも有効です。

②評価項目・評価基準の策定

労働者の職務内容を洗い出し、求める成果や能力、行動をもとに評価項目を決定します。
また、評価項目は職種や役職により、その内容や重点的に評価する項目を変える必要があります。

例えば、営業職であれば「売上げ」「交渉力」を、事務職であれば「正確性」「業務の効率化」、チームの協同業務であれば「チームワーク」などを重点的に評価するのが有効です。さらに、各等級に対して期待する役割を細分化し、等級ごとに評価項目を決めるのが望ましいでしょう。

また、評価方法も決める必要があります。「何段階でどのように評価するのか」「部門や個人の目標達成度を評価するのか」「評価者を誰にするのか」などの方法を検討しましょう。

なお、企業で一般的に使われている評価項目は、①能力評価、②業績評価、③情意評価の3つです。
下表に内容をまとめましたので、ご確認ください。

非正規労働者の評価基準

少子高齢化による労働力不足が進む中、アルバイトやパートタイマーなど非正規社員の活用の重要性が高まっています。そのため、これら労働者にも人事評価を行い、能力の育成やモチベーションのアップを図り、より長く働いてもらうことが重要となります。

ただし、アルバイトやパートタイマーは正社員と処遇に差があり、求められる業務内容や役割、責任の程度が異なるため、正社員と同じ評価基準を使うのは不平等です。

そこで、業務内容をもとに具体的な目標を定め、その達成度を評価し、個人の働きぶり（ミスの減少や作業スピードアップ等）を公平に評価する必要があります。

また、正社員に比べて雇用期間が短いため、期間満了までの間に評価が完結するようなシンプルな評価方法にすることも求められるでしょう。

パートタイマーの雇用全般については、以下のページで解説していますので、併せてご一読ください。

③社内規定の策定

人事評価に関する事項は就業規則の相対的必要記載事項にあたるため、人事評価制度を導入する企業は人事評価規程の作成が義務付けられます（労基法89条）。人事評価規程を作成する際は、評価結果を等級や給与、賞与等にどのように反映させるかが分かるよう、明確な規定を設けることが必要です。

具体的には、以下のような項目を就業規則に記載し、労働者に周知しなければなりません。

なお、人事評価制度の導入に伴い、就業規則や賃金規定を変更する場合は、所轄の労働基準監督署への届出が必要となります。

就業規則の詳細については、以下のページでも詳しく解説しています。併せてご覧ください。

④評価システム・フォーマットの導入

人事評価システムや評価フォーマットの導入も検討しましょう。

人事評価をExcelやスプレッドシート等で運用することも可能ですが、人事評価においてはかなりの工数を処理する必要があるため、非常に手間がかかります。人事評価システムを導入すれば、情報の集約や管理の工数削減が期待できるため、作業の効率化を図ることができ、人件費の削減にもつながります。

なお、実際にどの評価システムを導入するかは、目的や予算、運用方法を考慮したうえで、最適なシステムを選択するのが望ましいでしょう。

また、人事評価フォーマットの作成にあたっては、評価者によって評価にブレが生じることがないよう、具体的な数値目標や達成水準を記載するなどして、評価項目や評価基準を明確にし、記入例も作成しておくと良いでしょう。

⑤労働者への説明

労働者に制度の目的を理解してもらうため、説明会等を開催します。説明は、制度をよく理解している人事部門が行うのが一般的です。さらに、管理職等の上位層から説明するのが望ましいでしょう。

特に、評価結果と処遇のつながり（○評価の場合、○○円減額する等）は明示しておく必要があります。

また、一方的な説明ではなく、労働者からの質問にも応じるのがポイントです。質疑応答によって労働者の不安が解消され、納得感を高めることができるでしょう。

評価担当者の選定

誰が評価を行うかは、評価結果を左右する大切なポイントです。評価者として相応しくない人物を選ぶと、適切な評価が行われず、労働者が不信感を募らせるおそれがあるため注意が必要です。

まず、評価者は労働者の働きぶりを直接見ている「直属の上司」を選定します。日々の仕事ぶりに基づいた的確な評価ができるため、労働者も納得感を得やすいからです。また、評価をもとに適切なフィードバックを行うことで、労働者のスキルアップにもつながります。

また、評価者は、自身の好き嫌いにとらわれることなく、公平に評価する必要があります。

例えば、「自分の言うことだけは聞くから高評価して、給料を上げてあげよう」といった考えは、評価者の主観が入っているため不適切といえます。労働者の業績や業務効率など客観的な評価基準にしたがって判断できる人物を選ぶことが望ましいでしょう。

人事評価エラーの問題点

人事評価エラーとは、評価者が自身の主観や感情に左右され、実態とは異なる評価をしてしまう現象をいいます。代表例を以下の表にまとめましたので、ご確認ください。

人事評価エラーが起こる原因に、認知バイアスが挙げられます。
認知バイアスとは、自身の思い込みや先入観に基づき、物事を非合理的な形で認識、判断してしまうことをいいます。認知バイアスが生じると、正しい判断ができなくなります。

評価者研修の実施

評価者に対し、公正な評価を行うための研修を実施します。この研修は、評価者が評価基準や評価方法をしっかり理解するだけでなく、フィードバックのコツを身に付けることにも役立ちます。

また、評価者によって判断が厳しい・甘いという差があると、不公平な結果になりかねません。そのため、評価項目と評価基準の考え方について評価者間で認識を統一させる必要があります。

具体的には、「どういったケースでA評価にするのか」「A評価の定義は何か」といった認識のすり合わせを行い、評価者間のバラつきを防ぎましょう。また、具体的なケースを想定し、実際に評価結果を比較してみるのも有効です。

人事評価制度の課題とポイント

人事評価において特に評価が難しいとされる、以下の3つの評価方法とポイントについて解説します。

• ①残業時間の評価
• ②勤務態度の評価
• ③テレワーク下での評価

残業時間の評価

近年では働き方改革による残業削減への動きの影響を受け、残業時間を人事評価に反映させない企業が増えています。そのため、人事評価において残業時間の多さ・少なさを評価する際は、単に残業時間の長さだけを見て評価するのではなく、「どんな仕事にどれぐらいの時間をかけたのか」「仕事の難易度や量は適切であったか」等も検討したうえで、評価することが望ましいでしょう。

また、労働者の業務の効率化に対する取組みを高く評価することも求められます。残業時間を減らすためには、短時間で質の高い仕事をすることが有効であるからです。
残業について適切な評価を行うことにより、時間外労働が減り、労働者の健康や生産性の向上につながることが期待されます。

勤務態度の評価

いかに高い実績を上げている労働者でも、協調性がなく自己中心的に仕事を進めたり、遅刻や欠勤が多いなど素行に問題があったりする場合は、周りの労働者のモチベーションを下げるおそれがあります。そのため、人事評価の上で、勤務態度は重要な項目となります。

ただし、「勤務態度」の定義はあいまいで、評価が難しい面があるため、勤務態度を評価する場合は、複数の評価項目を設定し、総合的に判断することが望ましいでしょう。

なお、一般的な勤務態度の評価項目として、以下のようなものが挙げられます。

• 責任性：任せられた仕事を責任もって最後まで遂行できるか等
• 積極性：仕事に対して積極的に取り組んでいるか、会議の場で積極的に発言しているか等
• 協調性：周りと上手くコミュニケーションをとりながら業務を進められるか、ホウレンソウ（報連相）ができているか等
• 規律性：社内のルールや上司の指示に従った業務ができるか、礼儀やマナーを守れるか等
• 経営意識：会社の経営理念や目標などに沿って仕事をしているか等

テレワーク下での評価

テレワーク下では、部下の働きぶりを直接確認できないため、成果に至るまでのプロセスや勤務態度が見えにくいという問題点があります。よって、上司が目に見えやすい成果や実績だけを評価する傾向が強まり、公平な人事評価が困難となるおそれがあります。

そのため、テレワークを導入する際は、評価者により評価にばらつきが出ないよう、評価項目を明確にし、評価方法を統一する必要があります。

なお、プロセスを評価するための手段として、目標管理制度（MBO）を適用するという方法があります。上司と部下が事前に相談し、「今月はこのぐらいの業務量を行う」などの業務目標を設定し、目標の達成度をもとに評価するシステムであるため、テレワーク下であっても適正な評価を行いやすいというメリットがあります。

目標管理制度について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

人事評価制度を運用する際の注意点

正しい手順で制度を導入しても、その後の運用で失敗してしまうと十分な効果は得られません。また、適切に運用しないと労働者の不満・不信を招くおそれがあるため注意が必要です。

では、人事評価を実施する際、事業主はどういった点に注意すべきなのでしょうか。以下でいくつかご紹介します。

公正評価義務について

人事評価制度を実施する場合、事業主は、労働者の能力や成果を公正に評価する義務（公正評価義務）を遵守しなければなりません。これに反して恣意的又は不当な評価を行うと、違法性があるとして、労働者から損害賠償を請求される場合もありうるため注意が必要です。

なお、公正な評価と認められるには、主に以下の要件を満たす必要があります。

• 公正かつ客観的な評価制度を整備・開示すること
• それに基づき公正な評価を行うこと
• 評価結果を開示・説明すること

絶対評価と相対評価

人事評価の方法には、「絶対評価」と「相対評価」の2つあります。

絶対評価とは、あらかじめ設定した目標の達成度をもとに評価する方法です。達成度が高いほど高評価がつき、低いほど低評価がつくことになります。

一方、相対評価とは、他の従業員との比較により評価する方法です。集団内（部署内）において、従業員を目標達成度や能力に応じてランク付けし、上位者から順に高評価をつけていきます。

従来、日本企業の多くが相対評価を実施してきました。しかし、相対評価では「同様の成果でも無理に差をつける必要がある」「他に優秀な人がいると、成果を上げても高く評価してもらえない」など運用上の問題点がありました。そのため、近年では絶対評価が企業のトレンドになっています。

絶対評価の場合、労働者の納得感を得やすく、目標達成度という客観的基準を使うため、公平な評価を行えるというメリットがあります。

評価対象期間

労働者を評価する際は、評価期間全体を振り返って判断する必要があります。

評価期間末期の働きぶりによって評価結果が影響されると、「期末誤差」という人事評価エラーになります。この現象は、「直近の出来事の方が印象に残りやすい」という心理によって起こるため、誰でも注意が必要です。対策としては、評価期間中に定期的に記録・面談を行い、評価材料を揃えておくのがおすすめです。

また、評価期間外の成果や行動は、評価対象に含まないよう注意しましょう。

フィードバックの重要性

評価決定後は、労働者に対してフィードバックを行いましょう。
フィードバックにより、現時点での自身の課題点を把握し、改善策を図ることが可能となります。

また、前向きなアドバイスや高評価の部分も伝えることで、労働者のモチベーションアップも期待できます。さらに、評価結果の開示や説明は、公正な評価という点でも有効です。

なお、フィードバックがないと、人事評価の結果しか伝わらないため、何をすれば評価されるのか、努力の方向性が分からず、改善へとつながりません。また、評価結果が自身の予想していた評価よりも低かった場合、「自分が正当に評価されていない」「評価者が信頼できない」などを理由に、労働者の志気が低下するおそれがあります。

そのため、労働者が納得感を得られるよう、評価項目や評価基準を明確にし、定期的にフィードバックを行うことが望ましいでしょう。

人事評価制度導入による不利益変更

人事評価制度の導入により、労働者に不利な労働条件を課す場合、「不利益変更」にあたります。

例えば、賃金制度を年功序列型から成果型に変更するようなケースが挙げられます。この場合、労働者との合意なく、一方的に就業規則を変更して労働条件を変えることは、原則として禁止されています（労契法9条）。

ただし、就業規則の変更に合理性があり、かつ変更後の就業規則が労働者に周知されている場合は、例外的に不利益変更が認められます（同法10条）。

なお、変更の合理性については、労働者が受ける不利益の程度、変更の必要性、労働組合等との交渉状況等を考慮して総合的に判断されます。

不利益変更については、以下の記事でも詳しく解説しています。併せてご覧ください。