退職勧奨｜適切な進め方や注意点、応じない場合の対応

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

日本では、解雇が有効であると認められにくく、退職してほしい労働者がいる場合等には「退職勧奨たいしょくかんしょう」を行うことがあります。
しかし、退職勧奨は、進め方に十分に注意しながら行わなければなりません。

この記事では、
・退職勧奨の概要
・退職勧奨の進め方
・退職勧奨で言ってはいけないこと　など
について解説します。

退職勧奨とは

退職勧奨とは、会社側が労働者を説得して退職を受け入れてもらい、同意の上で退職してもらう手続きです。退職勧告ともいわれています。
退職勧奨は、あくまでも労働者に退職を勧める手続きにすぎないため、労働者を退職させることについての法的な強制力はありません。

会社側が退職勧奨を行うこと自体について法規制はないため、本来的には時期や内容を含めて自由に行うことができます。
しかし、会社側が退職勧奨を短期間のうちに繰り返し行ったり、労働者を長時間に渡って拘束したりすると、退職を強要したとみなされて、違法であると評価されるリスクが高くなります。

退職勧奨は会社都合退職として扱われる

会社からの退職勧奨により退職した労働者は、基本的に会社都合退職として取り扱われます。
会社都合退職の場合、会社は助成金の一部が受けられなくなることがあります。
そのため、自己都合退職は、助成金を受ける上でリスクが減るといったメリットがあります。

退職勧奨と解雇の違い

退職勧奨と解雇との最大の違いは、労働者の同意が必要であるか否かです。
また、解雇では解雇予告または解雇予告手当の支払いが必要となるのが原則であり、また正当な理由のない解雇は無効となる等の違いがあります。

退職勧奨の場合には、正しい手続きで行えば、解雇の場合と比較して、退職が無効となるリスクは低くなります。
会社側は、簡単には労働者を解雇できないことから、退職勧奨を行って労働者の同意を取りつけるのが有効であるケースが多いといえます。

正当だと判断されるような解雇事由について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

退職勧奨を行うメリット・デメリット

退職勧奨を行うことについて、企業側のメリットとデメリットは主に以下のようなものです。

【メリット】

• 解雇できるだけの理由がなくても退職させられる
• 不当解雇だと主張されるリスクが低い

【デメリット】

• 従業員の合意が得られない場合には退職させられない
• 時間をかけて説得しなければならないケースがある
• 退職金の増額や、解決金の支払い等が必要となるケースが多い

退職勧奨に至る理由の例

法律上、退職勧奨を行う理由に制限はありません。また、問題がある労働者に対して退職勧奨を行うこと自体は違法ではありません。
退職勧奨を行うのに適切な理由の例として、主に以下のようなものが挙げられます。

• ①労働者の能力不足
• ②勤務態度に問題がある
• ③周囲とトラブルが多い
• ④経営上の事情

これらの理由について、次項より解説します。

労働者の能力不足

退職勧奨を行う理由として、労働者の能力不足が挙げられます。
能力不足の根拠とされることの多い事情として、ミスや顧客からの苦情が多いこと、営業成績が不良であること等があります。

これらの事情があったとしても、それだけで解雇が認められる可能性は低いと考えられるので、退職勧奨が用いられます。

勤務態度に問題がある

退職勧奨を行う理由として、労働者の勤務態度が悪いことが挙げられます。
勤務態度が悪いことの根拠とされやすい事情として、無断遅刻や無断欠勤が多いことや、業務上の指示に従わないこと等があります。

これらの事情があっても、直ちに解雇できるというわけではなく、繰り返し指導して、改善されない場合には軽い懲戒処分を繰り返し行うなどの対応が必要となります。そのため、早く退職してもらうために退職勧奨が用いられます。

周囲とトラブルが多い

退職勧奨を行う理由として、周囲とトラブルが多いことが挙げられます。
トラブルが多い根拠とされることの多い事情として、他の労働者を怒鳴りつけることや、悪口を言いふらすこと等があります。

これらの事情があっても解雇は難しいケースが多いため、まずは配置転換を行ったり、懲戒処分を行うなどの対応が必要となります。そのため、早く退職してもらうために退職勧奨が用いられます。

経営上の事情

経営上の事情で退職勧奨を行うことは、会社側が原因となる退職勧奨です。
具体例として、業績の悪化や不採算部門の廃止などがあります。

会社が赤字であったとしても、労働者を解雇するためには、その前に解雇を回避するための努力をしなければなりません。

退職勧奨の進め方

退職勧奨は、主に次のような手順で進めます。

1. 退職勧奨の方針を決定する
2. 退職勧奨の理由を整理する
3. 労働者と面談を行う
4. 回答期限を伝え、検討を促す
5. 退職の時期や条件を話し合う
6. 退職届等の提出

この手順について、それぞれを以下で詳しく解説します。

①退職勧奨の方針を決定する

退職勧奨の方針を決めるときには、なぜ退職勧奨を行うのかを確認します。特に、コスト削減等が目的なのか、特定の労働者に退職してもらうのが目的なのかを明確にしましょう。

その上で、対象とする労働者について会社の幹部が話し合い、直属の上司の意見を聴いて共有します。そして、会社の総意として退職勧奨を行うのだということを本人に伝えられるようにしておきます。

②退職勧奨の理由を整理する

対象となる労働者について、退職勧奨を行う理由を整理します。そして、労働者本人に説明できるように資料等を作成します。
退職勧奨の対象とされた労働者は反論するケースが多いため、様々な言い分に対応できるように準備を行い、十分に検討したことが伝わるようにしておきましょう。

③労働者と面談を行う

退職勧奨を実施するときには、労働者を個室に呼び出して行うのが一般的です。このとき、退職を強要したと受け取られないように、解雇を示唆するような発言や、労働者を侮辱するような発言は控える等、話し方に気をつけましょう。

対象となる労働者には、その労働者が選ばれた理由をきちんと話して理解できるようにしましょう。労働者からの質問や反論等には、冷静かつ丁寧に回答しましょう。
また、労働者には、退職条件を調整できるなど、退職勧奨に応じることにメリットがあると伝えることも有効です。

④回答期限を伝え、検討を促す

退職勧奨では、労働者にとっては思いもよらない話である場合も多いため、労働者の意思が固まらない場合には、無理にその場での回答を求めることはせずに、回答の期限を設けましょう。無理にその場で回答させようとすると、退職強要と判断されたり、同意の有効性が争われるリスクが高まるため、基本的には望ましくありません。

労働者が家族に相談しなければ回答が難しいと主張するケースも少なくないので、週末に伝えて月曜日を回答期限に定める等といった対応が必要となるでしょう。

⑤退職の時期や条件を話し合う

労働者が退職勧奨に応じた場合、退職時期や条件面などについて交渉する必要があります。労働者にとって何が好条件になるかをよく考え、しっかりと協議することが後のトラブル回避につながります。

会社が提案できる条件として、以下のようなものが挙げられます。

• 給料の数ヶ月分を支払う
• 退職金を割り増しで支払う
• 次の就職先を見つけるための支援をする
• 未消化の有給休暇を買い取る

退職金を割り増しするときには、中小企業であれば給与の3ヶ月分程度が一応の目安になり得ます。労働者に落ち度がないケースについては、さらに条件を引き上げることで合意を得られる可能性が高まります。

⑥退職届等の提出

退職勧奨の結果、労働者が退職することに納得したときは、退職届を提出してもらいましょう。
また、退職届だけでは証拠として十分ではないので、退職勧奨通知書を渡し、退職勧奨同意書（合意書）に署名押印してもらいましょう。

退職勧奨同意書（合意書）とは、会社が退職勧奨を行い、従業員がそれに応じたことを証明するための書面です。
従業員が退職勧奨に同意した場合であっても、後になって不当解雇であったと主張されてしまうリスクがあるため、円満退職の証拠として退職勧奨同意書（合意書）を作成する必要があります。

適法に退職勧奨を行うための注意点

退職勧奨を適法に行うためには、後で「実質的に不当な解雇だった」「退職強要をされた」といった主張をされないように注意しなければなりません。
違法な退職勧奨とされると、次のような影響が生じます。

• 退職の合意が無効となる
• 退職としてから無効とされるまでの賃金を請求される
• 慰謝料を請求される

特に、退職勧奨の態様が、隔離して仕事を与えないようにしたり、侮辱的な言葉を繰り返し投げかけるものであった等、パワハラに該当するようなものだったとき等には、労働者からの慰謝料の請求が認められるリスクが高くなります。

違法な理由での退職勧奨を行わない

以下のような理由で退職勧奨を行うと違法になるおそれがあります。

• 男性であること、女性であること、妊娠したこと、出産したこと
• 育休明けの労働者であること
• 労働組合に加入したこと
• パワハラを受けていること等について相談したこと
• 会社が行っている不正を通報したこと
• 労災を申請したこと

労災に遭った労働者に退職勧奨を行うと、労災隠しを疑われてしまうおそれがあるので注意しましょう。

脅迫やパワハラになるような言い方は避ける

退職勧奨を目的として労働者と面談を行うときには、十分に、言い方に気を付ける必要があります。労働者に脅迫や強要と判断されるようなことを言ってはいけないので注意しましょう。
そのような言い方をすると、「退職強要」にあたり、退職の合意について無効だと主張されるリスクが高くなります。
また、暴力的な行為等もしてはいけません。

退職強要にあたる言動としては、次のものがあげられます。

• 「退職届を出さないと解雇する」などと発言する
• 退職に同意するまで部屋から出られないようにする
• 過剰な仕事を押し付けたり、仕事を取り上げたりして、退職に同意するべきだと思わせる

退職勧奨を行うときには、細心の注意を払いましょう。また、労働者の気が変わるなどして訴訟を起こされたときには反論できるように、会話は録音しておくと良いでしょう。

何度も面談を繰り返したり、長時間行わない

退職勧奨に同意してもらうことを目指して、何度も呼び出して面談を行うのは控えるべきでしょう。面談の回数が増えていけば、労働者の意思に反して執拗に退職を強要していると評価されるおそれが高まっていきます。

労働者が明確に退職を拒否した後には、退職勧奨を行わないことが望ましいと考えられます。
また、退職勧奨を行うのは就労時間内にして、長くても1時間以内には終わらせるようにしましょう。

退職勧奨をする回数や時間が社会通念上の限度を超えていると、違法と判断されるリスクが大きくなります。

退職を促すための業務内容の変更や配置転換を行わない

退職勧奨に同意してもらうために、合理的でない配置転換や出向を行わないようにしましょう。
例えば、退職勧奨を拒否した労働者について、次のようなことをすると不当だと判断されるおそれがあります。

• 事務員を出向させて、肉体的な負担の重い倉庫業務に従事させる
• 草むしり等をするように命じて、他の仕事を与えない
• 1人だけ個室を与え、会社の業務とは関係の乏しい作業をさせる

即日での回答を求めない

退職勧奨の面談を行っても、即日での回答は求めないようにしてください。
即日での回答を求めると、従業員は真意に基づかない意思表示をするおそれがあります。考える時間を与えられず、退職する以外に選択肢がないと誤信して行った退職合意は後日無効となるおそれがあり、トラブルになるリスクが高まります。

労働者が退職勧奨に応じない場合の対応

退職勧奨を行っても労働者が退職勧奨を断る場合には、解雇を検討しましょう。会社が雇用している労働者を解雇することは難しいですが、全く認められないわけではありません。
例えば、当該労働者が就業規則などに違反しており、繰り返し指導しても改善がみられない等、労務提供に必要な能力が明らかに欠けている場合があります。

このように、客観的に合理的な理由があり、社会通念上相当であれば、労働者に対する解雇が有効となることもあります。
また、会社の経営状態の悪化により、どうしても整理解雇しなければならない状況であれば、合理的な理由があると判断されて解雇が認められる場合もあります。

ただし、労働者を有効に解雇するためには解雇予告等の措置をとらなければなりません。
解雇予告について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

退職勧奨の行為が違法と判断された判例

【判例】昭和電線電纜事件（横浜地方裁判所川崎支部　平成16年 5月28日判決）

【判例】全日空事件（大阪高等裁判所　平成13年3月14日判決）

【判例】大和証券事件（大阪地方裁判所　平成27年4月24日判決）