年次有給休暇の事後申請に関する法律上の定め

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

多くの会社は、労働者の年次有給休暇取得について、事前の申請を求めているかと思います。

では、予期せぬ体調不良や身内の不幸に見舞われた等の事情により労働者が遅刻、欠勤した場合、事後的な手続によって年次有給休暇に振り替えることはできるのでしょうか。それとも、事前の申請がないことを理由に、欠勤の扱いとすることになるのでしょうか。

このページでは、年次有給休暇の事後申請の扱いについて、詳しく解説していきます。まずは、法律上の扱いからみていきましょう。

有給休暇の事後申請の有効性

労働基準法上、年次有給休暇の取得は事前申請を原則としています。そのため、使用者には事後申請による年次有給休暇の取得を認める義務はなく、事前の申請なく会社を休んだ労働者については、欠勤として扱うことができます。

年次有給休暇の申請に関するルールについての詳しい説明は以下のページに譲ります。

時季変更権との関係

年次有給休暇は、原則として、労働者が請求する時季に与えなければなりません。しかし、労働者が指定した時季に年次有給休暇を取得させることが“事業の正常な運営を妨げる”場合に限り、使用者はその取得時季を変更させることができます（=時季変更権の行使）。

事後申請の場合、使用者が時季変更権の行使を検討し、判断するだけの時間を確保できないため、事前の申請が原則となっているのです。

年次有給休暇の時季変更権に関する詳しい内容は、以下のページをご覧ください。

事後申請の可否は会社の判断による

裁判例では、年次有給休暇の事後申請を認めるかどうかは会社の自由であるとしています。つまり、事後申請に関する判断は使用者の裁量によるところが大きく、事後申請に応じなくても、原則として違法にはなりません。

しかし、急な病気や事故等の場合にも事後申請を認めないとなれば、労働者の就労意欲の低下を招きかねません。そのため、事由によっては事後申請を認め、欠勤日に年次有給休暇を充当するといった対応を実施する会社が多く見受けられます。

当日の始業前に申請があった場合の取扱い

ところで、事後申請の『事後』にあたるのは、具体的にいつを指すのでしょうか。

ここで問題となり得るのは、急な体調不良等を理由に、当日の朝に申請があった場合です。
年次有給休暇は、原則“1労働日（午前0時～24時までの24時間）”単位で与えることになっています。そのため、たとえ始業前であっても、時季指定日の午前0時を過ぎた時点で『事後』申請になります。

では、前日の23時59分までに申請があれば事前申請として扱うのかといえば、使用者の時季変更権やその他実務との兼ね合いから、認められ得るのは遅くとも前日の就労時間内の申請までとなるでしょう。

会社が年次有給休暇を自動的に事後振替させることは違法か？

結論からいえば、労働者の欠勤日について、後日会社が自動的に年次有給休暇に振り替えることは違法となります。年次有給休暇は基本的に労働者の請求によって付与するものであり、事後的な対応として使用者の独断で消化させることはできません。

事後の振替が認められるのは、あくまでも労働者から欠勤日を年次有給休暇に振り替えて欲しい旨の申出があり、使用者もこれを承諾した場合のみであることに留意しておきましょう。

就業規則に規定を設ける必要性

労働契約上、年次有給休暇の事後申請に関する取り決めが特段ない場合には、事前申請の原則に従い、事後申請を認めず、欠勤の扱いとすることが可能です。

しかし、事由によっては事後申請を認めることと定める場合、ある程度明確な判断基準を設けておかなければ、使用者の裁量権の濫用とされるおそれがあります。

そのため、法的根拠のない事後申請について認める場合には、就業規則に事後申請を認める旨の規定を設け、その規定に従って運用していく必要があります。

就業規則に記載すべき事項

就業規則には、以下の例のように、原則的な対応、例外的な対応とする事由、事後申請の届出の期限、その他必要な添付書類等について記載します。なお、例外的な対応とする事由は、弾力的な運用ができるよう、“やむを得ない事由”等と記載するのが妥当です。

事後申請を認める場合の注意点

事後申請の容認は、いわば使用者の厚意で行うものでありますが、使用者の厚意につけ込んで、遅刻や欠勤を繰り返す労働者が出てくる等、社内秩序の乱れを引き起こすおそれがあります。事後申請が慣行化している場合、そのような問題のある労働者に対しても、事由の性質を問わず事後申請を認めざるを得なくなるといったリスクを避けられません。また、決裁者によって認否の判断が異なれば、労働者間の扱いに不公平が生じるため、労働者のモチベーション低下に繋がります。

これらを防止するためにも、就業規則の整備は不可欠です。

有給休暇の事後申請に関する裁判例