労働条件通知書とは｜記載事項や雇用契約書との違いなどを解説

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

採用の場面で「労働条件通知書」を後回しにしていませんか。

労働条件通知書は、企業が従業員を雇い入れるときに必ず交付すべき重要な書類です。賃金や勤務時間などの条件を示すことで労働者を守ると同時に、企業自身をトラブルから守る役割を果たします。

しかし、記載内容を正しく理解していないと、思わぬ紛争につながるリスクがあるため注意が必要です。

本記事では、労働条件通知書の基本や記載すべき内容、雇用契約書との違いなどについて解説します。

労働条件通知書とは

労働条件通知書とは、企業が従業員を雇うときに、給与や勤務時間、仕事内容などの条件を明確に伝えるために交付する書類です。入社後に「聞いていた内容と違う」といったトラブルを防ぐ役割があります。

この書類は、正社員だけでなく、契約社員やパート、アルバイトなど、雇用形態を問わずすべての労働者に交付することが義務づけられています。この根拠となるのが、労働基準法第15条です。この条文では、企業は労働契約を結ぶときに、賃金や労働時間といった労働条件を明示しなければならないと定められています。さらに、特に重要な項目については、書面で通知することが求められています。

労働条件の明示義務についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

労働条件通知書を発行する目的

労働条件通知書を発行する目的は、労働条件を明確に示し、企業と従業員の認識のズレを防ぐことにあります。条件を書面で具体的に伝えることで、「提示されていた給与と実際の給与が違う」「残業がないと聞いていたのに実際は多い」といったトラブルを予防することが可能です。

また、内定の段階で労働条件を提示すれば、求職者に安心感を与え、入社辞退の防止にも役立ちます。さらに、労働条件の明示は、企業が法令を守るうえでも欠かせません。

労働条件通知書はトラブル防止、採用の安定化、コンプライアンスの確保という重要な役割を担っています。

労働条件通知書の発行対象者

労働条件通知書は、企業が直接雇用するすべての従業員に対して発行が必要です。
正社員や契約社員、パート、アルバイトなど、雇用形態に関係なく、交付対象となります。

一方で、派遣社員の場合は扱いが異なります。派遣社員は派遣先で働いているものの、雇用契約を結んでいるのは派遣会社です。そのため、労働条件通知書を発行する義務を負うのも、派遣先ではなく派遣会社となります。

また、業務委託契約の場合は、そもそも労働契約ではなく、企業と個人との間に雇用関係が成立していません。よって、労働基準法上の労働者には当たらず、労働条件通知書を発行する義務もありません。

誰と雇用契約を結んでいるのかによって、労働条件通知書の発行の有無が変わるため注意しましょう。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

労働条件通知書は、企業が従業員に対して労働条件を一方的に通知するための書面であり、労働基準法によって交付が義務づけられています。企業が作成して従業員に渡せば足りるため、従業員側の署名や押印は基本的に必要ありません。

一方、雇用契約書は、労働条件について企業と従業員が合意した内容を証明するもので、双方の署名と押印によって成立します。法律上、作成自体は義務ではありませんが、後々の認識違いやトラブルを防ぐうえで非常に有効です。そのため、労働条件通知書とあわせて雇用契約書も作成しておくことをおすすめします。

労働条件通知書と雇用契約書は兼用できるか

労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも発行するのが望ましいとされています。

実務では、手続きの手間を防ぐため、両者をまとめた「労働条件通知書兼雇用契約書」として作成するケースも多く見られます。この方法であれば、労働条件を伝えるだけでなく、従業員との合意も同時に確認できるため、効率的で分かりやすい運用が可能です。

ただし、兼用する場合には注意点があります。労働基準法で定められた労働条件の明示事項に漏れがないことに加え、契約書としての効力を持たせるため、企業と従業員が署名・押印できる欄を設けることが必要です。

労働条件通知書を発行するタイミング

労働条件通知書は、従業員とのトラブルを防ぐためにも、適切なタイミングで交付することが重要です。
主な発行タイミングは、次の3つです。

• 新規契約時
  新卒や中途採用の従業員が入社するときは、労働条件通知書を交付する必要があります。労働基準法により、契約締結時の労働条件の明示が義務づけられているためです。入社日に渡すのが通常ですが、内定者が事前に労働条件の提示を求めた場合は、入社前でも交付するのが適切です。
• 契約更新時
  契約社員やパートなど、有期雇用契約を更新する場合にも、労働条件通知書の交付が求められます。契約満了日の1ヶ月ほど前までに、本人へ渡すのが望ましいでしょう。
• 労働条件の変更時
  正社員の労働条件の変更、定年後の再雇用、アルバイトから正社員への登用など、働き方が変わる場合には、新たに労働条件通知書を交付する必要があります。ただし、昇給や手当の支給など軽微な変更は、辞令などで対応するのが一般的です。

労働条件通知書の発行方法

労働条件通知書は、労働条件を正確に伝えるため、基本的に書面で交付することが求められます。
もっとも、2019年4月より、メールやFAXといった電子的な方法での交付も認められるようになりました。

ただし、この方法を利用するには、従業員本人の希望があることが前提となります。また、送付するデータは、PDFのように印刷や保存ができる形式であることが必要です。

労働条件通知書の発行は、次のような流れで進めます。

1. 労働条件通知書の作成
2. 労働条件通知書の発行と労働者への明示
3. 労働条件の同意を得たら契約締結

まずは労働条件をきちんと示し、従業員の同意を得たうえで雇用契約を結ぶことが大切です。採用時だけでなく、労働条件を変更する場合にも、同様の流れを踏む必要があります。

労働条件通知書の記載事項

労働条件通知書に記載する内容は、必ず記載しなければならない絶対的明示事項と、制度がある場合に記載する「相対的明示事項」に分けられます（労働基準法施行規則5条）。

どのような内容を記載する必要があるのか、以下で詳しく見ていきましょう。

絶対的明示事項

絶対的明示事項とは、労働条件通知書において必ず記載しなければならない重要な労働条件のことです。これらは労働基準法で明示が義務づけられており、雇用形態にかかわらず、すべての労働者に通知する必要があります。

以下のような内容が、絶対的明示事項に該当します。

• 契約期間
• 契約更新の有無・基準
• 就業場所
• 従事すべき業務内容
• 始業と終業の時刻、休憩時間
• 休日・休暇
• 賃金の決定方法・支払時期・支払方法
• 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
• 昇給に関する事項

これらのうち、「昇給に関する事項」を除いた項目については、基本的に書面で交付することが求められます。口頭での説明だけでは足りないため、漏れのないよう記載しましょう。

相対的明示事項

相対的明示事項とは、労働条件のうち、企業がその制度を設けている場合に限り、従業員へ明示する必要がある項目をいいます。すべての企業に求められるものではなく、自社に制度がある場合のみ明示すればよいのが特徴です。

相対的明示事項として、以下のようなものがあげられます。

• 退職手当の計算方法・支払方法
• 賞与・臨時賃金・最低賃金額
• 食費や作業用品などの労働者負担
• 安全衛生
• 職業訓練
• 災害補償・業務外の傷病扶助
• 表彰や制裁
• 休職

これらの事項は、法律上は口頭で説明するだけでも問題ないとされています。しかし、口頭だけでは誤解が生じやすいので、トラブル防止のためにも、書面で明示しておくことが望ましいでしょう。

2024年4月の改正で追加された事項

労働基準法施行規則の改正により、2024年4月1日から、労働条件通知書で新たに明示すべき事項が追加されました。
追加内容は、以下の３つです。

• 就業場所・業務の変更の範囲
  入社時の配属先や業務内容だけでなく、今後の配置転換などで想定される就業場所や業務内容の変更範囲まで、明示することが必要になりました。
• 更新上限の有無と内容
  有期契約の従業員について、契約更新の回数や通算期間に上限がある場合は、明示しなければなりません。また、後から上限を設けたり短縮したりするときは、その理由も説明する必要があります。
• 無期転換申込機会および無期転換後の労働条件
  有期契約が通算5年を超えると無期転換申込権が発生します。この権利が発生する更新のタイミングごとに、無期転換の申し込みができることと、無期転換後の労働条件を明示する必要があります。

労働条件通知書の作成例・テンプレート

以下の画像は、厚生労働省のホームページで公開されている、労働条件通知書の作成例です。初めて作成する場合や、内容の見直しを行うときの参考としてご活用ください。

労働条件通知書に関する注意点

有期雇用労働者の場合は明示事項が追加される

パート・アルバイトなどの短時間労働者や、有期雇用労働者を雇う場合には、通常の労働条件に加えて、一定の事項を必ず明示する必要があります（パートタイム労働法第6条）。これは、正社員との待遇の違いをわかりやすくし、トラブルを防ぐためのルールです。

具体的には、次の内容を労働条件通知書に明記することが求められます。

• 昇給の有無
• 退職手当の有無
• 賞与の有無
• 有期雇用労働者の雇用管理の改善に関する相談窓口

2026年10月以降は、上記に加えて「正社員との待遇差について説明を求めることができる旨」を記載することが義務づけられるため注意が必要です。

電子化には従業員本人の希望が必要

労働条件通知書は、メールなどの電子的方法で交付することも可能ですが、従業員本人の希望がある場合に限り認められます。そのため、企業は電子交付の可否について、従業員ごとに個別に確認しなければなりません。特に、IT環境や業務内容によっては、電子データの取り扱いが難しい場合もあるため、全社員一律で対応するのではなく、それぞれの状況に応じた対応が求められます。

また、電子交付の希望については、トラブル防止のため、同意書やメールなど記録に残る方法で確認しておくことが必要です。

有期労働契約について詳しく知りたい方は、以下のページをご覧ください。

労働条件通知書は5年間保管する必要がある

労働条件通知書は、労働基準法109条に基づく重要な労務関係書類であり、企業には適切に保管する義務があります。

保管期間については、2020年4月の法改正により、それまでの3年から5年へと延長されました。
現在は経過措置が設けられており、当面の間は従来どおり3年間の保管でも問題ないとされています。ただし、将来的には5年間の保管が原則となるため、早めに体制を整えておくことが必要です。

なお、定められた保管期間を守らずに廃棄すると、30万円以下の罰金が科される可能性があります。法令違反とならないためにも、適切に管理しておきましょう。

労働条件通知書の作成義務に違反した場合の罰則

労働条件通知書を交付しない、または賃金や労働時間など明示すべき条件を記載していない場合は、30万円以下の罰金が科される可能性があります（労働基準法15条）。

注意したいのは、この罰則が、従業員1人ごとにカウントされる点です。例えば、6人のアルバイトに交付していなかった場合、最大で180万円の罰金となるリスクもあります。単なる手続き上のミスと軽く考えず、確実に対応することが重要です。