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ハラスメント発生時の内部調査の方法|流れやポイントを弁護士が解説

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

2022年4月より、中小企業含めすべての企業に対して、3つのハラスメント(パワハラ、セクハラ、マタハラ)の防止対策を講じることが義務化され、この対策の中には、ハラスメントの内部調査も含まれています。 そのため、ハラスメント被害の相談を受けた場合は、会社は迅速かつ適切に事実関係を調査しなければなりません。

従業員から被害の申告があり、調査義務があるにもかかわらず、適切な調査を実施しなかった場合は、会社に対する法的責任追及のリスクが増すといえますので、注意が必要です。

本記事では、ハラスメントの内部調査の進め方や、内部調査を行う際の注意点などについて解説していきます。ハラスメント調査について疑問をお持ちの企業担当者の方は、ぜひご参照下さい。

ハラスメントの内部調査とは

内部調査とは、従業員からハラスメント被害の訴えがあった場合に、社内のハラスメントの事実関係を調査することをいいます。

2022年4月より、中小企業含むすべての会社に対し、3つのハラスメント(パワハラ、セクハラマタハラ)の防止対策が義務付けられ(パワハラ防止法他)、この中に内部調査も含まれています。
そのため、従業員からハラスメント被害の訴えがあった場合は、会社は事実関係を迅速かつ正確に調査する義務を負います。

仮に従業員から被害の訴えがあり、それに対して調査義務があるにもかかわらず、適切な調査を実施しなかった場合は、勧告や企業名の公表など行政指導の対象になるだけでなく、使用者責任(民法715条)や、労働契約上の職場環境配慮義務違反があったとして債務不履行責任(同法415条)を負うリスクが生じます。

なお、内部調査は実施しているが、調査方法や調査担当者の発言が不適切であるとして、会社側の損害賠償責任が認められたケースもある点に注意する必要があります。

内部調査を行う目的

ハラスメントの内部調査を行う目的として、以下が挙げられます。

  • ①ハラスメントの事実関係を迅速かつ正確に確認すること
  • ②被害者や加害者に対し人事上の措置を講じること
  • ③加害者に対し懲戒処分等の措置を適正に行うこと
  • ④ハラスメントの原因を分析し、再発防止対策を講じること

これらの目的の達成を目指して、内部調査を進めていく必要があります。

内部調査は誰が行うのか?

ハラスメント被害の申告があった場合は、まず社内に調査委員会を設けることが一般的です。
相談窓口の担当者が相談内容を調査委員会に伝え、調査委員会が今後の調査を担うことになります。

調査委員会は、当事者や第三者にヒアリング等の調査を行った上で、被害者や加害者への人事上の措置や、加害者の懲戒処分の必要性などを検討することになります。そのため、調査委員会のメンバーには、人事や法務、内部監査などの担当者を選任し、客観性を確保するため、複数人・男女混成で構成するのが望ましいといえます。また、従業員による調査だけでは客観性に疑いが生じかねないため、弁護士など社外の専門家も選任することが推奨されます。

なお、被害者又は加害者の直属の上司や同僚など、当事者と利害関係のある者を選任することは、中立性が確保できないため、避けるべきでしょう。

ハラスメントの内部調査の流れ

ハラスメントの内部調査の流れは、以下のとおりです。

  1. 被害者の意向確認
  2. 緊急措置の検討
  3. 当事者・関係者からのヒアリング
  4. ハラスメントの有無についての事実認定
  5. 調査結果の通知
  6. 調査報告書の作成

以下で各詳細について見ていきましょう。

①被害者の意向確認

ハラスメント被害の相談を受けた場合は、会社として調査を行うべきですが、まずは被害者に調査の意向を確認することが必要です。

被害者が調査を希望するならば、調査を進めます。しかし、被害者が「事を大きくしたくない」「報復が怖い」等の理由により、調査を希望しないことも考えられます。
会社としては、まずは被害者に対し、プライバシー保護を徹底し、加害者からの報復を禁止させる旨伝え、調査を進めることを説得すべきでしょう。

しかし、それでも被害者が調査を拒否する場合は、調査を中止せざるを得ません。

ただし、ハラスメントを放置するべきではありませんので、被害者から相談を受けたことは内密にした上で、「このような行為はハラスメントに該当するため、禁止する」旨を全社員に向けて通達する、ハラスメント対策の研修を行うなど再発防止策が求められるでしょう。

②緊急措置の検討

内部調査を開始してから、ハラスメントの事実認定までには、相当の時間がかかります。
トラブル防止や被害者の就業環境を改善・保全するためにも、調査中の段階から、以下のような緊急措置を検討する必要があります。

被害者への報復の禁止

加害者に対し、被害者への報復の禁止を約束させ、万が一報復したことや、第三者に誹謗中傷したことが発覚した場合は、懲戒処分等の措置を受ける可能性があることを伝えます。

被害者と加害者の隔離(配置転換、自宅待機命令)

ハラスメント被害の拡大防止のためにも、迅速に被害者と加害者を引き離すことが必要です。

被害者又は加害者を別の部署や支社に異動させるなどして、配置転換を行うことがベストですが、難しい場合は、被害者又は加害者の出勤を免除し、一時的に自宅待機させるなどの方法もあります。ただし、業務命令による自宅待機となるので、基本的には自宅待機前と同額の賃金を支払う必要があります。

③当事者・関係者からのヒアリング

ハラスメント被害の訴えがあった場合は、まず、当事者や関係者に直接ヒアリングを行い、事実関係の確認を行う必要があります。
ヒアリングは、一般的に以下の順序で行われます。

  1. 被害者からのヒアリング
  2. 加害者からのヒアリング
  3. 目撃者や関係者からのヒアリング

ヒアリングを始める際は、ヒアリング対象者に、「記録のために録音が望ましいこと」「録音内容は調査目的以外では使用しないこと」を伝えたうえで、承諾が得られたら、ヒアリングを録音します。

では、以下で対象者ごとのヒアリング方法について見ていきましょう。

被害者からのヒアリング

被害者は、勇気を出して相談に来ており、これを理由に不利益な扱いを受けるのではないか不安を抱いていることが考えられます。そのため、相談担当者は被害者に対し、相談したことで不利益な扱いを受けることはないこと、プライバシーが守られること等を説明し、信頼関係を築くことが重要です。

ヒアリングの際は5W1Hを意識し、被害者の主張を丁寧に傾聴し、事実関係を確認します。
具体的には、主に以下の項目について聴取します。

  • ハラスメントを受けるまでの経緯
  • ハラスメントの内容(相手、日時、場所、頻度、具体的な言動など)
  • 被害者の対応
  • 上司や同僚などの対応
  • 他に同様の行為を受けた社員がいるか
  • 被害者と加害者の現在の関係
  • 現在の被害者の心身の状況
  • 証拠の有無など

これらを聴取し、今後どのような解決を望むのか、加害者や第三者にヒアリングをしても差し支えないか等を確認します。あくまで中立な立場をとり、「加害者が100%悪い」、「被害者にも非がある」といった個人的判断や評価は控えるべきです。
ヒアリング結果は面談記録としてまとめ、本人に署名してもらいます。

加害者からのヒアリング

加害者へのヒアリングは、必ず被害者の同意を得てから行いましょう。

ヒアリングの際は、当事者間での話し合いや被害者への報復の禁止を約束させ、違反した場合は厳重な処分を下す旨伝えることが必要です。被害者の苦情内容を伝え、中立な立場で、加害者の主張を傾聴し、事実関係の確認を行います。

具体的には、主に以下の項目について聴取します。

  • ハラスメント行為の事実があったか否か
  • ハラスメントに至るまでの経緯
  • 被害者の反応や対応
  • 被害者と加害者の事件以前・以後の関係
  • 目撃者など加害者の主張を証明できる者がいるかなど

まだ調査の段階であり、話の真偽が明らかでないため、加害者だけに問題があるというような発言は避けるようにしましょう。また、十分に弁明の機会を与える必要もあります。
ヒアリング結果は文書にまとめ、加害者に署名してもらいます。ハラスメントを認めない場合や、調査に協力しない場合には、その経緯も記録しておきましょう。

加害者へのヒアリングの詳細については、以下の記事をご覧下さい。

ハラスメント加害者への調査と対応
 

目撃者や関係者からのヒアリング

被害者と加害者の言い分が食い違う場合には、第三者にもヒアリングを行う必要があります。この場合も、被害者の同意を得てから行いましょう。

第三者は当事者ではないため、秘密を守る意識が薄くなりがちです。そのため、まずは相談内容を外部に漏らさないよう約束させた上で、第三者のプライバシーが守られていること、調査に協力したことで不利益を受けることはないこと等を伝えます。
その上で、主に以下の項目について聴取を行います。

  • 実際にハラスメントはあったか
  • ハラスメントの内容(日時や場所、頻度、具体的な言動など)
  • 他の目撃者の有無
  • 他にも被害を受けている社員がいるか
  • ハラスメントを受けた被害者の反応や加害者の反応など

他にも同様のハラスメント被害を受けている社員がいないか確認するために、匿名で回答できるアンケート調査を部署内の労働者全員に実施することも有効でしょう。
ヒアリング結果は文書にまとめて、本人に署名してもらいます。

④ハラスメントの有無についての事実認定

ヒアリング終了後、調査委員会が当事者・第三者の供述や証拠を精査し、事実認定を行います。

ハラスメントは第三者がいない場所で行われることが多く、客観的証拠がない場合が多いため、事実認定においては、被害者と加害者の供述が重要となります。
そのため、仮に被害者と加害者の言い分に食い違いがある場合は、どちらの供述が信用できるかを判断する必要があります。供述の信用性は、以下のような要素を考慮し、総合的に判断することになります。

  • 供述の具体性や一貫性の有無
  • 供述に矛盾や変遷がないか
  • 虚偽の供述をする動機の有無
  • 目撃者等の証言と合致しているか
  • 客観的な証拠(メールやチャットの履歴、録音データなど)と整合しているか

事実認定をした後は、厚生労働省の指針(パワハラ防止指針、セクハラ指針、マタハラ指針)を参照に、ハラスメントの該当性を判断するのが通例です。ただし、各指針に記載された言動は例示にすぎず、それ以外の言動でもハラスメントと判断すべき場合もあります。

ハラスメントの該当性については、相当難しい判断が求められる場合もあるため、お困りの場合は、弁護士に相談することを推奨します。

ハラスメントの事実認定の方法について知りたい方は、以下の記事をご覧下さい。

ハラスメントの事実認定|判定方法や適正に行うためのポイント

⑤調査結果の通知

ハラスメントの調査結果が出たら、まずは被害者と加害者に対して、調査内容や認定した事実、ハラスメントの該当性について報告します。
その上で、両当事者に対し、以下の措置をとることを検討すべきでしょう。

ハラスメントに該当した場合の対応

  • 被害者への対応
    被害者と加害者の執務場所の引き離しや配置転換、労働条件上の不利益の回復、産業医等による定期的な面談の実施、休暇の付与、当事者双方の関係改善の援助等の措置を検討します。
  • 加害者への対応
    加害者に対し問題行動を止めるよう指導した上で、懲戒処分(けん責や戒告、減給、出勤停止、降格、諭旨解雇・懲戒解雇など)や配置転換などの措置を検討します。

ハラスメントに該当しなかった場合の対応

  • 被害者への対応
    被害者に納得してもらえるよう、結論だけでなく認定されなかった理由の要旨も説明します。必要に応じて、執務場所の引き離しや配置転換、カウンセリングの実施等を検討します。
  • 加害者への対応
    加害者とされた社員には行動に注意するよう指導し、必要に応じて、執務場所の引き離しや配置転換などの措置を検討します。

⑥調査報告書の作成

調査報告書とは、ハラスメントの調査結果についてまとめた書面のことです。
調査報告書を作成することは、諮問委員会や取締役会等へ報告する際の資料や、加害者から懲戒処分が不当として訴えられた際の証拠、再発防止策を検討するための資料などとして使えるため、有用です。

調査報告書には、主に以下の事項を記載します。

  • 調査担当者
  • 調査を行った期間と調査方法
  • 被害者からのハラスメント被害訴えの経緯と内容
  • ハラスメントに対する加害者側の主張
  • 内部調査により明らかになった事実関係
  • ハラスメントの該当性の判断
  • ハラスメント防止策など

調査報告書の書き方などについての詳細は、以下のページをご覧下さい。

ハラスメントの調査報告書とは?書き方やポイント

ハラスメントの内部調査における弁護士の役割

会社のみで内部調査を行うことも可能ですが、調査の段階から弁護士に任せることを推奨します。
弁護士に依頼するメリットとして、以下が挙げられます。

  • 当事者の納得感を得られる
    従業員に調査を行わせると、当事者どちらかの味方をしているのではないかと、当事者の不満を招くおそれがあります。一方、弁護士であれば、公正中立な立場から調査できるため、当事者の納得感を得られます。
  • ハラスメントの判断には法律的な知識が求められる
    ハラスメントの判断には労働関係法令や判例等の知識が必要です。弁護士であれば、調査した事実関係から、ハラスメントに該当するかどうかの法的な意見や今後会社がとるべき方法、再発防止策等についてアドバイスすることが可能です。
  • 訴訟リスクに対応できる
    ハラスメント問題は労働審判や民事訴訟に発展する可能性がありますが、弁護士は訴訟のプロであり、裁判所の事実認定の方法も熟知しているため、訴訟リスクを踏まえた対応が可能です。

弁護士が作成する「意見書」の効果

「意見書」とは、内部調査の結果から認定できる事実や、ハラスメントの該当性の判断、今後会社がどのように対応すべきかなど意見を述べた書面のことをいいます。調査を依頼した弁護士や、社内の調査担当者が作成するのが一般的です。

もっとも、ハラスメントの調査結果が出た後、懲戒処分に不満のある加害者や、ハラスメントはなかったという認定に納得がいかない被害者が、損害賠償請求をしてくる可能性があります。
これらのトラブルが生じた場合は、会社がハラスメントについて適切に調査したのかどうかが争点となり、調査が不適切であれば、会社が法的責任を負うことになります。

しかし、ハラスメント問題に精通した弁護士による内部調査と意見書があれば、仮に裁判となった場合、これを根拠として、適切な調査が行われていた旨反論することが可能です。

ハラスメント調査における意見書について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧下さい。

ハラスメント調査における「意見書」とは

ハラスメントの内部調査を適切に行うためのポイント

内部調査を適切に行うために注意すべきポイントとして、以下が挙げられます。

  • ①中立的な立場での調査
  • ②プライバシーの保護
  • ③守秘義務の徹底
  • ④客観的な証拠の収集

以下で各詳細について見ていきましょう。

中立な立場での調査

調査担当者の役割は、被害者と加害者どちらにも肩入れすることなく、公正中立な立場で事実関係を確認することにあります。したがって、先入観や偏見を持たず公平な視点で調査を行う必要があります。

例えば、「加害者とされる社員は元々職務怠慢の多い問題社員であり、ハラスメントの噂もあったので、おそらくハラスメント行為をしたのだろう」と決めつけてしまうと、必要な事実関係の確認や調査を怠ってしまうおそれがあります。

なお、ヒアリングの目的は事実関係の確認であり、個人的判断を下すことではありません。そのため、ヒアリング調査の時点で、ハラスメントの有無の判断を下さないよう注意が必要です。

プライバシーの保護

ハラスメントの相談は、当事者のプライバシーに関わる情報が含まれるため、プライバシーを保護する必要があります。
そのため、加害者や被害者等のプライバシーに配慮した相談場所や日時を定めて、相談内容を他の社員に漏らさないよう厳重に注意しなければなりません。

例えば、面談を社内ではなく、外部の会議室で実施する、当事者と電話で話す場合は自席ではなく社内の会議室を使うなどして、第三者から見えない、聞こえないという環境を設けることが重要です。また、調査資料は関係者以外アクセスできないよう制限し、厳重に保管しなければなりません。

さらに、初回の相談時に、被害者に対し、個人情報やハラスメントの内容等について、「誰に」「どの範囲まで」共有してよいのかについて、事前に確認を行うことも必要です。

守秘義務の徹底

ハラスメントの調査は関係者のプライバシーに関する事項を含むため、調査担当者には、ヒアリングで得た調査内容について守秘義務を負わせる必要があります。また、ヒアリングの対象となる加害者や被害者、第三者に対しても、外部に漏らさないよう守秘義務を課すことが必要です。

具体的には、ヒアリングを始める前に、ヒアリングを受けたことや相談内容について外部に漏らさないこと、第三者と口裏合わせをするなどして調査を妨害しないこと、万が一違反した場合は懲戒処分の対象となること等を伝え、守秘義務に関する誓約書に署名してもらうことを推奨します。

客観的な証拠の収集

ハラスメントの事実認定においては、当事者や第三者からのヒアリングだけでは不十分であるため、以下のような客観的な証拠の収集も必要となります。

  • 被害者の日記やメモ
  • 被害者と加害者間のLINEやメール、SNSなどのやり取り
  • 録音・録画データ
  • 医師の診断書(被害者が病院を受診した場合)
  • 当事者の関係性がわかる写真など

当事者が上記のような証拠を持っているのであれば、ヒアリング時に提出してもらいましょう。
これらの客観的証拠と当事者の証言を照らし合わせて、証言の真実性を確認することになります。

慎重かつ迅速な対応

ハラスメント調査は慎重かつ迅速な対応が求められます。
慎重になり過ぎて対処が遅れてしまうと、ハラスメントの被害がさらに拡大するおそれがあり、また、日程が空きすぎると、口裏合わせや証拠隠滅のリスクが高まるからです。

ハラスメントの被害申告を受けた後、すぐに調査が開始できるよう、あらかじめ調査マニュアルなどのルールを定めておくことが望ましいといえます。また、当事者に適切にヒアリングできるよう、重点的に聴取する部分をまとめたヒアリングシートを事前に作成しておくことも有効です。

ハラスメントの内部調査を公正に行うために、法律の専門家である弁護士がサポートいたします

ハラスメント対応を誤ると、会社として法的責任を問われる場合があるほか、企業イメージの悪化や離職者の増加など様々なリスクが生じる可能性があります。

会社側のリスクを最小限に抑えるためにも、ハラスメントの内部調査については、法律のプロである弁護士に相談・依頼することを推奨します。
弁護士が調査段階から介入すれば、より客観的かつ正確なハラスメントの事実関係の確認やハラスメントの該当性の判断が可能となります。また、有効な再発防止策についても提案やアドバイスが可能です。

弁護士法人ALGには、企業側の労働問題に豊富な経験と実績を有する弁護士が多く在籍し、ハラスメントの内部調査について様々な面でお力になることが可能です。ぜひ一度お問い合わせ下さい。

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この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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