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ハラスメントの調査報告書とは?書き方やポイント

弁護士法人ALG 執行役員 弁護士 家永 勲

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

ハラスメントの内部調査を経て、調査結果が出たら「調査報告書」を作成するのが通例です。

調査報告書の作成は、外部への説明が求められる場合だけでなく、加害者や被害者への人事上の措置や、加害者への懲戒処分等を決める際の判断資料となるという観点からも有用です。

本記事では、調査報告書に記載すべき事項や、書き方のポイントなどについて解説していきますので、ハラスメント調査や報告書の作成に疑問をお持ちの企業担当者の方は、ぜひご参照下さい。

ハラスメントの「調査報告書」とは

ハラスメントの「調査報告書」とは、会社が実施したハラスメントの内部調査の結果をまとめた文書のことをいいます。
なお、ハラスメントの内部調査の流れは、基本的に以下のとおりとなります。

  1. 被害者の意向確認
  2. 緊急措置の検討
  3. 当事者・関係者からのヒアリング
  4. ハラスメントの有無についての事実認定
  5. ハラスメントの該当性の判断
  6. 調査結果の通知
  7. 調査報告書の作成

つまり、調査報告書は、当事者等へのヒアリングや収集した証拠に基づき、事実認定を行い、ハラスメントの該当性を判断した後に、作成することになります。

ハラスメントの内部調査の方法や事実認定についての詳細は、以下の記事をご覧下さい。

ハラスメント発生時の内部調査の方法
ハラスメントの事実認定|判定方法や適正に行うためのポイント

調査報告書を作成する目的

調査報告書を作成する目的として、以下が挙げられます。

  • 会社の諮問委員会や取締役等に説明する際の資料として使うため
  • 加害者と被害者への人事上の措置や、加害者の懲戒処分を決める際の資料として使うため
  • 被害者よりハラスメントで訴えられた場合に、ハラスメントの不存在を証明するため
  • 加害者より懲戒処分は無効であると訴えられた場合に、適正な処分であることを証明するため
  • 当事者から調査の進捗の報告を求められた場合に使うため
  • 再発防止策を検討する際の資料として使うため

調査報告を口頭ではなく書面で行うのは、上記のような目的があるためです。調査報告書は、外部への説明が必要な場合だけでなく、加害者に懲戒処分を下す際の資料や再発防止策を講じるための資料として使えるなど様々な面で有用ですので、作成を推奨します。

調査報告書の作成者

調査報告書は、ハラスメント調査を担当した者が作成します。基本的には、ハラスメント調査委員会の調査委員が作成するのが通例です。調査委員のメンバーには、取締役や監査役、人事部や法務部、内部監査室などの担当者が多く選任される傾向にあります。

また、より中立的な立場でハラスメント調査を行うために、弁護士など外部の専門家に調査や調査報告書の作成を委託するケースも多いです。

ハラスメントの調査報告書の書き方

ハラスメント調査報告書は、以下のような構成で作成することが一般的です。

①調査の結論
ハラスメントの有無に関する事実認定、加害者への懲戒処分、今後のハラスメント防止策などについて、調査委員会としての結論を記載します。

②当事者等や調査担当者
ハラスメント被害を申告した「申立人」、加害者と疑われる「対象者」、目撃者などの「参考人」の名前や所属先、調査を実施した者の名前やメンバーの独立性などについて記載します。

③調査に至る経緯
調査の必要性を示すために、調査のきっかけとなる事項(相談窓口への相談申し出など)とその後の経過を記載します。

④調査対象事項
調査の対象となる事項については、調査の範囲を明確にするために、できる限り特定して記載します。

(例)

  • 被害者Aが主張する加害者Bの言動の有無とその内容
  • 加害者Bの言動のパワハラ該当性
  • 加害者Bから他の社員への言動内容とそのパワハラの該当性
  • 被害者Aの上司であるC部長の対応は適切だったか否か
  • パワハラが起きた経緯・原因
  • 再発防止対策の提言など

⑤調査内容
被害者の主張、加害者の弁明、第三者の証言、ヒアリングを実施した日時や回数などを具体的に記載します。

⑥調査の基礎とした資料
調査の基礎とした資料(当事者間のメールやLINE等のメッセージ履歴、日記やメモ、会話の録音データ、写真など)を記載します。

⑦認定事実
調査の結果、認定した事実関係を記載します。認定した事実をもとに加害者への懲戒処分等を検討するため、ハラスメントの状況などを具体的に記載することが必要です。

⑧事実認定した理由
認定した事実を裏づける証拠を明示し、認定により不利益を受ける当事者の弁明を排斥する理由を記載します。

⑨認定事実のハラスメント該当性
認定した事実が就業規則等で禁止されているハラスメントに該当するか否かとその理由を記載します。

(例)

  • 事実認定した加害者Bの言動は、加害者Bが被害者Aの上司であり、経験も年齢も上の立場にあるため、「優越的な関係を背景とした言動」に該当する。
  • 加害者Bの言動は、●という事情からすると、業務上必要だったわけではなく、相当でもなかった。
  • したがって、加害者Bの言動は、就業規則〇〇条で禁止するパワハラの一例である「自身の意に沿わない労働者に対して、仕事外しを行うこと」に該当すると判断できる。

なお、就業規則が禁止するハラスメントの定義は、厚生労働省の指針(パワハラ防止指針など)に沿って定められていることが基本であり、ハラスメントの該当性を判断する場合も、これらの指針を参考にするのが一般的です。

ただし、各指針で列挙されている行為は例示に過ぎず、それ以外の行為でもハラスメントと判断すべき場合もあります。判断に迷う場合は、弁護士などの専門家に相談することを推奨します。

⑩加害者への処分
就業規則等に基づき、加害者に対し実施する懲戒処分(けん責や戒告、減給、出勤停止、降格、諭旨解雇・懲戒解雇など)について記載します。

⑪ハラスメントの原因分析、再発防止対策
ハラスメントに該当すると判断した場合だけでなく、該当しないと判断した場合でも、問題の言動が生じた原因を分析した上で、必要に応じて再発防止策(ハラスメント研修の実施、ハラスメント規程の改定など)を記載します。

ハラスメントの調査報告書を作成するポイント

ハラスメントの調査報告書を作成する際に、注意すべきポイントとして、以下が挙げられます。

  • ①客観的かつ公正に記載する。
  • ②再発防止策は具体的に記載する。

客観的かつ公正に記載する

調査報告書は、加害者や被害者への人事上の措置や、加害者の懲戒処分等を決める際の資料として使う重要な書類です。よって、調査報告書は、加害者・被害者のどちらかに偏ることなく、客観的かつ公正な視点で、調査により判明した事実関係を漏れなく正確に記載する必要があります。

調査を進めるうちに感情移入し、当事者一方に不当に有利な結果になるような報告書を作成することのないよう注意する必要があります。

より公正中立的な報告書を作成したい場合は、当事者と利害関係を持たない専門家である弁護士からサポートを受けることをお勧めします。

再発防止策は具体的に記載する

調査報告書には、ハラスメントの再発防止策についても記載する必要があります。
再発防止策は具体的かつ実行可能な内容にすることが重要です。

再発防止策の例として、以下が挙げられます。

  • 加害者に対する再発防止研修の実施
  • ハラスメントに関する会社の基本方針の周知・啓発
  • 全従業員対象の面談やアンケート調査の実施
  • ハラスメント規程の改定
  • ハラスメント調査マニュアルの整備
  • 今回の相談対応における不備や改善策の検討
  • 相談窓口の実効性の確保
  • ハラスメントの起きにくい職場環境づくり
  • 管理職登用条件の明確化(管理職に必要なスキルはハラスメントを行わない者であることなど)

調査報告書の開示義務について

ハラスメントの当事者より、調査報告書の開示を要求されるケースが多々あります。
例えば、ハラスメント認定されたことや懲戒処分の重さに納得がいかない加害者や、逆にハラスメント認定されなかったことに不満を抱いた被害者から、開示請求される可能性があります。

もっとも、調査報告書については通常は開示義務がありませんので、調査報告書の詳細な内容を当事者に開示する必要はありません。

ただし、後のトラブル防止のためにも、支障のある部分は要旨のみ記載する、個人名を消すなどしてプライバシーを保護し、開示することを前提とした報告書を作成するのが望ましいといえます。

ハラスメント調査や報告書の作成は、専門家である弁護士への相談がおすすめです

調査報告書は、加害者への懲戒処分等を決定する際の資料として用いる重要な書類です。

調査報告書の内容が不適切であると、当事者に対し誤った処分を下してしまい、懲戒処分の有効性問題や損害賠償問題へと発展するリスクがあります。
そのため、ハラスメント調査や報告書の作成は、法律の専門家である弁護士のサポートを受けることを推奨します。

弁護士法人ALGには、ハラスメント問題に精通した弁護士が多く在籍しており、最新の法改正や判例に基づき、専門的知識や経験を活用し、中立的な立場より、ハラスメント調査や報告書の作成を行うことが可能です。ぜひ一度お問合せ下さい。

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この記事の監修

執行役員 弁護士 家永 勲
弁護士法人ALG&Associates 東京法律事務所執行役員 弁護士家永 勲 保有資格弁護士(東京弁護士会所属・登録番号:39024)

執行役員として法律事務所の経営に携わる一方で、東京法律事務所企業法務事業部において事業部長を務めて、多数の企業からの法務に関する相談、紛争対応、訴訟対応に従事しています。日常に生じる様々な労務に関する相談対応に加え、現行の人事制度の見直しに関わる法務対応、企業の組織再編時の労働条件の統一、法改正に向けた対応への助言など、企業経営に付随して生じる法的な課題の解決にも尽力しています。

近著に「中小企業のためのトラブルリスクと対応策Q&A」、エルダー(いずれも労働調査会)、労政時報、LDノート等へ多数の論稿がある

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