ハラスメントの調査報告書｜書き方や作成するポイントを解説

監修弁護士 家永 勲弁護士法人ALG&Associates 執行役員

パワハラやセクハラなどのハラスメントについて通報があった場合、事業者は事実関係を調査することが義務付けられています。

また、調査後は「調査報告書」を作成し、ハラスメント認定の有無や再発防止策などをまとめておくのが通例です。
本記事では、ハラスメントの調査報告書の目的、記載すべき事項、作成時の注意点などについて詳しく解説していきます。

ハラスメントの「調査報告書」とは

ハラスメントの「調査報告書」とは、会社が行ったハラスメント調査の結果をまとめた文書のことです。
調査結果を整理することで、事実が明確になり、社内外への説明がしやすくなります。また、再発防止策の検討などにも役立つため、できるだけ詳しく記載しましょう。

調査報告書を作成するタイミングは、ハラスメントの通報を受け、当事者へのヒアリング～事実認定まですべて済んでから行うのが基本です。
特にハラスメントに該当するかどうかの判断を誤ると、後々トラブルになりやすいため、事実確認は時間をかけてしっかり行いましょう。

ハラスメント調査の詳しい流れは、以下のページで紹介しています。

調査報告書を作成する目的

調査報告書を作成する目的には、以下のようなものがあります。

• 諮問委員会や経営陣への説明資料にするため
• 再発防止策を検討するため
• 加害者の処分を判断するため
• 加害者から処分の無効を訴えられた際、適正な処分であることを証明するため
• 調査方法が適正であったことを証明するため

調査報告書の作成は義務ではありませんが、口頭での報告のみだと当事者の不服を招くおそれがあります。
例えば、ハラスメントに該当しないと判断された場合、被害者から調査の経緯や判断の根拠の開示を細かく求められるケースがあります。客観的で明確な資料があれば、当事者の納得も得やすくなるでしょう。

調査報告書の作成者

調査報告書は、ハラスメント調査を担当した者が作成します。基本的には、ハラスメント調査委員会の調査委員が作成するのが通例です。調査委員のメンバーには、取締役や監査役、人事部や法務部、内部監査室などの担当者が多く選任される傾向にあります。

また、より中立的な立場でハラスメント調査を行うために、弁護士など外部の専門家に調査や調査報告書の作成を委託するケースも多いです。

ハラスメントの調査報告書の書き方

ハラスメント調査報告書には、以下のような事項を記載するのが一般的です。

• ①調査の結論
  当該事案がハラスメントに該当するかどうか、結論から記載します。なお、ハラスメントにはセクハラやパワハラなどいくつか種類があるため、どれに該当するかも明記しましょう。
• ②当事者や調査担当者
  加害者と被害者、調査を行った者の名前を記載します。第三者にもヒアリングを行った場合、その者の名前も記載しておきましょう。
• ③調査に至った経緯
  本人からの申し出や相談窓口への通報など、調査を行うきっかけとなった出来事を記載します。
• ④調査の対象事項
  調査対象となった加害者の言動、ハラスメント行為が行われた状況、ハラスメントの該当性などを列挙します。
  （例）
  • 被害者が主張する加害者のハラスメント行為
  • 加害者の言動がパワハラに該当するかどうか
  • 加害者から他の社員への言動内容とそのパワハラの該当性
  • 被害者の上司の対応やフォロー
  • ハラスメントが起きた経緯・原因
• ⑤調査の内容
  実際にどのような調査を行ったのか細かく記載します。例えば、加害者と被害者へのヒアリング、目撃者からの聞き取り、発生時の状況確認などが挙げられます。
• ⑥調査で用いた資料
  同僚の目撃証言、録音データ、メールやLINEのやり取り、被害者の日記など、調査の基礎となった資料を書き出します。
• ⑦認定事実とその理由
  加害者のどのような行為がハラスメントにあたるのか（又はあたらないのか）と、その根拠を記載します。
• ⑧ハラスメント該当性
  認定事実がハラスメントに該当する場合、その理由も書き出します。各ハラスメントの定義と照らし合わせて検討しましょう。
  (例)
  • 事実認定した加害者Bの言動は、加害者Bが被害者Aの上司であり、経験も年齢も上の立場にあるため、「優越的な関係を背景とした言動」に該当する。
  • 加害者Bの言動は、●という事情からすると、業務上必要だったわけではなく、相当でもなかった。
  • したがって、加害者Bの言動は、就業規則〇〇条で禁止するパワハラの一例である「自身の意に沿わない労働者に対して、仕事外しを行うこと」に該当すると判断できる。
• ⑨加害者の処分
  就業規則の規定を踏まえ、加害者の懲戒処分を検討します。
• ⑩再発防止策
  不適切な言動が行われた原因を分析し、再発防止策を検討します。例えば、適切な指導方法について研修を実施したり、ハラスメント規程を厳格化したりするなどの対応が考えられます。

調査報告書のテンプレート

調査報告書に決まった書式はないため、必要事項が漏れなく記載されていれば問題ありません。
以下にサンプルを載せますので、作成の際は参考にしてみてください。

ハラスメントの調査報告書を作成するポイント

ハラスメントの調査報告書を作成する際は、以下の点に留意する必要があります。

• 客観的かつ公正に記載する
• 再発防止策は具体的に記載する

客観的かつ公正に記載する

調査報告書は、加害者への懲戒処分の決定にもつながる重要な文書です。そのため、作成者の主観を交えず、客観的事実のみを正確に記載することが求められます。
特に被害者に感情移入してしまうと、加害者に不利な内容になりやすいため注意が必要です。

また、どちらか一方にのみヒアリングを行うと、相手の主張が考慮されず偏った判断になりかねません。
調査では双方から対等に話を聞き、ハラスメントの該当性を客観的に判断することが重要です。

中立性を保てるか不安な場合は、外部の弁護士などに作成を依頼するのもおすすめです。

再発防止策は具体的に記載する

調査報告書には、ハラスメントの再発防止策についても記載する必要があります。
再発防止策は具体的かつ実行可能な内容にすることが重要です。

再発防止策の例として、以下が挙げられます。

• 加害者に対する再発防止研修の実施
• ハラスメントに関する会社の基本方針の周知・啓発
• 全従業員対象の面談やアンケート調査の実施
• ハラスメント規程の厳格化
• ハラスメント調査マニュアルの整備
• 今回の相談対応における不備や改善策の検討
• 相談窓口の実効性の確保
• ハラスメントの起きにくい職場環境づくり
• 管理職登用条件の明確化（管理職に求めるスキルに「ハラスメントを行わない者」を追加　など）

ハラスメントにおける調査報告書の開示義務

一般的に、ハラスメントの調査報告書について開示義務はないとされています。当事者から開示を求められても、基本的に応じる必要はありません。
調査報告書は本来外部に公表するためではなく、社内の方針を決めるために利用するものだからです。

ただし、調査結果に不服がある被害者や加害者から、報告書の開示を求められるケースは少なくありません。労使トラブルを避けるためにも、個人情報を伏せたうえで部分的に開示するなどの配慮は求められるでしょう。

本人へのヒアリング部分については、本人から開示請求があれば必ず開示しなければなりません（個人情報保護法33条1項）。

調査報告書の社内共有の範囲

調査報告書は、社内で共有することでより再発防止の効果が高まります。
ただし、全社員に共有すると被害者と加害者の情報が明るみになり、名誉棄損などに発展するおそれもあるため、共有範囲はトップ層に限定するのが一般的です。
具体的には、

• 社長
• 取締役
• 人事部長
• 法務部長
• ハラスメントが発生した部署の責任者　など

に共有しましょう。
一般社員にまで報告書の内容が漏れないよう、文書の取扱いや共有の方法には十分注意が必要です。

ハラスメント調査や報告書の作成は、専門家である弁護士への相談がおすすめです

調査報告書は、加害者への懲戒処分などを決定する際の資料として用いる重要な書類です。

調査報告書の内容が不適切だと、当事者に誤った処分を下してしまい、懲戒処分の有効性や損害賠償といった問題に発展するリスクがあります。
そのため、ハラスメント調査や報告書の作成は、法律の専門家である弁護士のサポートを受けることをおすすめします。

弁護士法人ALGには、ハラスメント問題に精通した弁護士が多く在籍しています。専門知識や経験が豊富なだけでなく、最新の法改正や判例に基づき、中立的な立場からハラスメント調査や報告書の作成を行うことが可能です。ぜひ一度お問合せください。